信息化背景下高校档案信息资源的开发利用

摘  要：为了提升高校档案信息资源的开发利用效率，该文对信息化背景下高校档案信息资源的开发利用进行研究，文中分析了档案资源开发利用的重要性和现状，并提出了开发利用的措施，包括构建档案数据库、运用多样化的技术开发档案信息资源、建立档案信息资源开发法律法规和标准、加强档案管理人才的培养，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：信息化背景   高校档案信息资源   开发利用   学籍数据库

中图分类号：G27                           文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）09（b）-0004-03

Development and Utilization of Archives Information Resources in Colleges and Universities under the Background of Informatization

XIE Zhenzhen

（Xi'an University of Finance and Economics， Xi'an， Shaanxi Province， 710100 China）

Abstract： In order to improve the efficiency of the development and utilization of archive information resources in colleges and universities， this article studies the development and utilization of archive information resources in colleges and universities under the background of informatization. It analyzes the importance and current situation of the development and utilization of archive resources， and proposes development and utilization measures， including the construction of archives database， the use of diversified technologies to develop archives information resources， the establishment of archives information resource development laws， regulations and standards， and strengthening the training of archives management talents， hoping to provide references for relevant personnel.

Key Words： Background of informatization; Archives information resources of colleges and universities; Development and utilization; Student status database

当前高校中的档案资源数量不断增加，更新速度提升，资源变得更加丰富，服务对象也得到了拓展，价值内涵体现出多元化的趋势，这就对高校的档案资源开发以及利用提出了更高的要求。传统的档案资源开发以及利用方式显然已经无法满足当前发展的要求，这就需要积极地转变理念，通过运用先进的信息技术，转变工作的方式，适应时代发展要求，提升档案资源的开发与利用的效率及质量，为档案资源的利用奠定基础，更好地发挥出档案资源的价值，为重要决策提供依据，促进高校的健康发展。

1  新形势下高校档案信息资源开发利用的重要性

当前科教兴国战略得到了进一步的落实，国内高等教育事业在不断的发展中，在高校发展中，教学质量的提升就是重点内容，除了要提升教学科研的水平，还要促进档案开发利用，畅通档案利用的各个途径，做到档案信息资源共享，让档案工作在學校的教学科研以及管理中充分发挥出价值[1]。高校档案信息资源开发利用的作用包括：首先，可以给决策提供依据，为教学科研服务。学校的档案信息资源带有真实性、权威性以及综合性的特征，是重要的本源性信息源，对于重大问题，可以结合档案资源做出合理的决策;学校的教学科研档案中包含很多的科研理论成果以及事实数据，能够体现出高校的教育教学以及整体实力。其次，能够给教师学生以及社会各界提供服务。收集档案资料并进行管理，旨在对档案资料进行合理的利用，以适应教师和学生的不同要求。例如：利用档案馆的优势编写院校的发展历程，对学生开展教育，包括爱国主义、传统优良传统和素质教育。除此之外，还可结合具体情况，构建文件服务利用中心，将院校的相关内容公开给教师和学生，如发展规划、规章制度、领导分工、部门设置、相关性文件以及财务报告等，提升高校的透明性，加强民主化建设，同时将高校的档案馆建设成提供多样化服务的快捷平台，为师生和社会各界提供服务。

2  高校档案信息资源的开发利用现状

2.1 高校学籍档案信息资源的重要性

学校的档案可以记录学生在大学期间的生活和学习情况，档案资料内容具有可靠性、真实性的特点，可以为学生提供多样化的服务，比如：学生毕业后参与公务员考试可通过档案提供学历证明，或是给用人单位提供相关的奖励材料和成绩证明。若是学生档案资料丢失，学籍档案就能够当作佐证材料，帮助学生证明相关的信息。当前的用人单位对于学生学籍档案较为重视，这就需要高校加强学籍档案管理，给学生以后的工作提供多元的服务，全面发挥出档案信息资源的作用[2]。信息化背景下，借助各种先进的信息技术，给高校档案管理提供了便利，提升了管理的信息化以及数字化水平，未来工作也会朝着网络化方向发展，将大数据和学校档案信息资源共享进行整合，学生能够在官网中查询所需的信息，解决以往必须到学校调查的问题，给学生提供便利。

2.2 开发利用中存在的问题

首先，数字化管理不足。当前信息化技术在高校的档案管理工作中得到了广泛的运用，然而因为一些因素的限制，如资金、技术等，使得档案信息化建设受到了阻碍，还停留在探索的阶段，并未形成完整的管理模式实施推广。在工作中仍然运用传统的管理方式，由档案管理中心收集相关的档案信息，而档案的形成一般是由院系以及辅导员完成，然而所有人对于档案填写和管理程度存在不一样的看法，导致档案行程中会存在较多的不确定性因素，甚至产生填写不符的问题，需要学生重新填写，限制了工作落实的效率以及效果[3]。部分学校运用了管理软件以及档案管理系统，然而在操作中有出入，给档案管理信息化的建设带去了消极的影响。信息化背景下，为了促进档案管理信息化建设，就要有专业的管理人才。对此，需要提升对管理人员的要求，配置专业的管理人才，掌握充足的理论知识，同时有较强的网络技术操作能力，还要了解学校档案信息资源开发。然而实际情况是，这样的人才较为缺乏，不能适应信息化建设工作的要求，而且学校间的档案管理系统并未做到互通，存在一些问题，如兼容性不足。

其次，馆藏中心服务模式较为落后。高校档案工作主要为学校中的有关职能部门、学生、政府机关等事业单位服务，可见，工作的服务对象较为复杂，跨越多个行业以及部门，且毕业生年龄跨度较大，毕业生的知识水平存在差异，因此，对于档案的需求也不同，要求提供多样化的服务。然而实际情况是，当前在档案管理工作中存在服务模式单一的问题，特别是一些馆藏中心服务人员的大数据意识不足，并未意识到该技术应用的价值，并未落实馆藏中心相关档案的数字化建设，限制了中心服务的作用发挥[4]。

最后，档案信息资源的社会价值并未得到有效的体现。当前已经进入到5G时代，给档案信息资源开发利用提供了发展机遇，通过互联网发展，让管理工作可以更好地开发和利用其社会价值。然而还有一些并未认识到信息化背景下档案管理信息资源运用的社会价值，仍运用传统管理模式，在信息资源开发管理方面，主要以学生需求为中心进行落实，一般提供复印和证明服务。高校档案资源十分丰富，基于利用大数据技术可以全面地对比提炼各种资源信息，挖掘出有价值的信息，能够为政府部门制订学生就业计划提供便利，促进政府部门落实学生管理工作，但是现阶段很多档案信息资源的社会价值并没有得到全面的体现。

3  信息化背景下高校档案信息资源的开发利用策略

3.1 构建档案数据库

高校应该构建档案数据库，先对学生档案信息实施数字化加工，结合具体情况购置新的扫描设备，基于扫描将纸质档案信息变成数字化资源，同时存档到数据库中。另外，需要将学生档案的基本信息都录入到数据库中，确保学生学籍档案信息的唯一性，在收录时要确保学生各方面信息都是准确的，这样才能更好地追踪和记录学生在大学期间的各方面信息。学生可登录档案管理信息平台，核对自己的相关信息是否正确，如果发现问题可与管理人员沟通，通过获取相应的证明资料，调整数据信息资源[5]。还要对学籍数据库服务功能进行优化和健全，除了要提供档案查询以及打印的功能之外，还要开发出有关的数据转换功能。

3.2 运用多样化的技术开发档案信息资源

当前在档案信息资源开发管理和利用中，应该积极地运用各种手段，高效地收集和整理档案信息资源。院系教师以及辅导员通过身份证方式，将信息都登记到学生档案收集系统中，并且把整理好的学生档案上传到网络中，进而对档案进行数字化保存，档案管理人员结合电子文档下载状况以及具体需求，判断是否要打印纸质形式档案以及存入到学生档案中[6]。教务部门在收集档案时应结合学生的院系和年级，分开存储，每个季度或是年度筛查和整理学生的信息。特别是对于毕业生，毕业前应该运用大数据技术，综合地分析学生在校期间的学习成绩，进而得到相关的分析结论，比如知识短板、学习能力、优势等，将这些信息上传到就业指导中心，教师依据大数据分析的结果，给毕业生制订新的职业计划，围绕学生的问题以及短板，提出合理的建议，充分发挥出档案信息资源的利用价值。

3.3 建立档案信息资源开发法律规范和标准

为了落实好档案管理工作，就要制定明确的规范以及标准，清楚规定各个部门的权责情况，确保各部门在管理中能够依据管理办法和规范，提升工作落实的规范性，合理地配置档案信息资源，收集网络中分散的档案信息资源，并做出整理，进而构建更丰富的档案管理信息数据库[7]。

3.4 注重管理人才的培养

档案管理信息化建设工作的落实需要有人才提供保障，当前高校工作开展缓慢的一个重要因素就是档案管理人才不足，对此，高校在工作中要依据档案信息化建设的落实状况，积极地引进高水平、高素质的档案管理人才，为工作的开展提供人才保障。现阶段高校毕业生都有较强的计算机操作能力，基于此，可通过开展大数据培训工作，將该技术运用到档案管理中，促进档案管理的信息化建设及发展。另外，还要组织已有的档案管理人员开展教育活动，将“走出去”和“引进来”进行有效的融合，不断提升人员的综合素质[8]。针对部分岗位中的年轻骨干管理人员，高校应该注重这些人员和合作互联网企业间的岗位沟通，让管理人员可以在互联网中学习到先进的大数据技术，促进信息化建设工作的落实。

4  结语

综上所述，现阶段各种信息技术得到了高速的发展，档案管理工作作为高校管理工作中不可或缺的一部分，要想提升工作的水平，就要有地运用先进的信息技术，以适应信息化背景下对于管理工作提出的要求，加强对于档案资源的开发和利用，充分发挥出档案信息资源的利用价值。

参考文献

[1] 林祝娥.基于大数据参与的高校档案信息资源开发利用[J].黑龙江档案，2021（4）：154-155.

[2] 房燕红，朱丽娜，王桔.新时代高校档案信息资源的开发利用[J].文化产业，2021（7）：86-87.

[3] 白丽.基于大数据参与的高校档案信息资源开发利用探讨[J].城建档案，2020（11）：65-66.

[4] 黄瑞霞.浅谈高校档案信息资源的开发利用[J].中国管理信息化，2018，21（14）：160-161.

[5] 周丽娜.浅议新形势下高校档案信息资源的开发利用[J].科学家，2017，5（6）：73-74.

[6] 雷洁.基于知识图谱的科研档案管理研究[D].北京：中国农业科学院，2020.

[7] 王敏.高校发展型学生工作模式构建研究[D].哈尔滨：东北林业大学，2020.

[8] 黄秀梅.信息化条件下高校档案资源开发利用探析[J].韶关学院学报，2013，34（9）：205-208.

作者简介：谢真珍（1970—），女，硕士，馆员，研究方向为档案管理。