档案信息化管理的优势与安全问题研究

尹慧琳

摘  要：伴随着科学技术水平的不断提升，信息化技术被广泛地应用于各个领域之中。档案可谓是社会发展的重要承载者，其管理水平和社会的发 展具有十分密切的关联，将信息化技术应用于档案管理工作中，使原本的纸质档案转变为如今的电子档案。这既提高了档案管理的安全性，同样也提升 了对档案信息的管理水平。本文主要探究档案信息化管理优势以及在管理过程中出现的一些问题，并提出有效解决方案。

关键词：档案信息化;优势;安全;策略

引言

在社会发展进步的过程中，单位档案管理工作的重要性和价值日益凸 显，在信息技术创新应用的背景下，档案管理逐渐朝着数字化和信息化管 理的方向发展。与传统的档案管理模式相比，信息化管理在安全和保密方 面具有较大的优势，能够有效地提高档案管理的质量，为相关业务活动提 供基础保障。

1 档案信息化管理的重要性

档案信息化管理是指将计算机技术科学合理融入到档案管理中，这样 不但可以提高档案管理的技术水准，还可以减小档案存储空间、增大档案 储存容量。档案信息化管理符合时代的发展需求，对企事业与国家的经济 发展至关重要。

2 档案信息化管理的优势

2.1  查询更加准确

在档案管理中储存较多的档案资料同属一个类型，当想要查询有关 资料时，会出现较多类似信息，这就加大了工作人员的工作难度。因为这 些相似档案信息需要利用人眼来甄别、判断，而且所涉及到的资料内容繁 重、复杂，所以在筛选时经常出现差错。假如利用计算机技术进行处理，  就可以轻松解决这些难题。在筛选档案资料时，只要在计算机系统中输入 简单的关键词，就可以筛选出想要的资料，过滤掉一些无用信息，进而降 低工作人员的压力，提高工作效率。

2.2  工作效率高，质量好

纸质档案的安全性极低，纸质材质不仅要防盗、防损毁，还要防虫 蛀、防水、防潮等，因而保存不易，查询不易。信息化与档案管理有机融 合之后，通过电子档案来完成对档案信息的管理，既安全又高效。且因互 联网具有不受地域、时间限制等优势，管理人员可以随时随地通过各种有 效方式来调取档案，这样不仅方便快捷，且效率高、管理质量好，是新时 代档案信息化发展的重要原因之一[1]。

2.3 提高档案的利用率

目前多数企业都在提倡无纸化办公，因此传统的纸质档案已经无法再 满足社会的发展需求，滞后性十分的明显。但建立电子档案，可以减少对 纸质材料的使用，提升档案资料的使用率，达到环保的目的。

3 档案信息化管理中存在的问题

3.1  档案管理人员的安全意识较弱

相關工作人员在管理档案信息时，缺乏一定的安全意识，这对档案 信息化管理造成了重大影响，其主要原因是由于档案管理人员专业能力不 足，并没有重视起档案信息化管理工作，在对其管理过程中经常出现操作 失误、工作疏忽等现象，最终导致信息化管理工作产生档案数据不完整或 者缺失等情况。与此同时，一些档案管理人员缺乏保密意识，对档案的密 码与账户管理不妥善，极易发生档案密码安全等级低或泄露于外的危险情 况，假如被非法分子盗取单位内部档案信息，对单位会产生一定的威胁[2]。

3.2  缺乏安全保障体系，系统安全性低

以往的纸质档案，所有操作都需要领导签字盖章，在一定程度上保障 了档案的安全性。而如今，随着信息化技术的渗透融合，电子档案被随意 拷贝的风险大增，特别是一些网络黑客利用远程操控对系统进行破坏，导 致信息系统安全性大减，难以百分之百确保档案的安全与可靠性，无法为 相关单位提供完整有效的档案服务。

3.3  档案安全受到诸多因素影响，需要相关的技术防范措施

伴随着科学技术的不断高速发展，档案管理的安全问题是人们十分关 注的一项内容，这同样是阻碍信息化技术应用的主要原因之一。档案信息 的安全问题和人员操作、计算机软、硬件等具有十分密切的联系，因此信 息的安全也受到了诸多因素的影响。电子档案虽然不会出现纸张丢失或损 毁的现象，但在实际工作中，档案管理会因为受到其他因素的影响产生安

全隐患，进而造成信息的丢失或是损坏等问题，因此必须要有完善的技术 防范手段。

4 档案信息化管理解决策略

4.1  增加档案管理人员的安全意识

我们要加强对档案管理人员的培训与教育，引导他们学习档案管理的 相关制度与法规，培养他们树立健全的档案信息管理意识。档案管理人员 在实际工作中，要不断提升档案资料的存储安全、录入安全、应用安全、 共享安全以及传输安全。此外，还要强化档案信息化管理人员的计算机水 平，使其能够对档案信息化软件可以规范、熟练的操作，减少因人为因素 引发档案资料安全问题。档案信息化管理人员也要掌握资料加密技术，例 如要保证档案信息体系密码与账户具有超高的安全等级，在传输档案资料 时需采用多种加密方式，避免在档案传输过程中产生盗窃现象。在日常工 作期间，还需加强对档案信息化管理的宣传工作，例如在职工大会上渗透 档案信息化管理的保密法规、普及有关档案资料管理的安全方面知识等，  从根本上提升广大员职工的安全意识与保密意识，进而提高档案信息化管 理的安全与工作效率[3]。

4.2  完善保障体系，为档案信息化管理奠定基础

积极落实解决策略，保障信息使用安全。单位要积极加强并落实档案 安全管理体系，以适当的策略来完成对信息化档案管理程序和流程的优化 提升，促进其科学性、规范性、标准性，使其不断升级完成蜕变，确保信 息使用安全。同时，单位还要设置统一的归档标准、专职管理人员，实现 措施到位、责任到位，确保档案分类得当、信息精准、系统完整。重视防 病毒软件的安装，做好网络备份。作为档案管理人员，必须要经常对杀毒 软件进行升级，以降低电脑病毒感染的几率。同时，还要不断更新软件、 硬件设施，确保在档案信息化建设过程中能有足够的支撑与后盾。另外，  对重要数据做好网络、本地备份也是非常有效的管理手段。该方法能帮助 单位在遗失数据时以最快速度恢复数据，减少单位压力，增强单位管理的 安全性。权责明确，双重保障。完善的责任机制是有效激发档案信息化管 理优势，解决其安全问题的重要手段，单位在实际工作中做到责任到人，  提高职工的权责意识，避免出现遇事推诿拖拉等现象，这样就能极大提高 档案信息化管理的安全性与可靠性。

4.3  优化管理技术，加强传输管理

针对档案资源的传输安全问题则要重视监控技术以及权限控制，在优 化管理的过程中要对档案信息平台访问的用户进行身份认证，避免非法用 户传输档案数据。同时还要设置用户层次，根据用户等级提供不同保密等 级的档案资源服务，从而保障档案数据的机密性。要优化监控技术，根据 实际信息化管理现状，加强对计算机防火墙的建设，制定相应的档案传输

协议，加密传输通道，提高档案资源传输的安全性[4]。

结束语：

综上所述，随着科学技术水平的不断提升，信息化技术也被应用于档 案管理工作当中，为档案管理信息化建设起到了很好地促进作用。所以管 理人员要深刻认识到档案信息化管理的优势，针对其存在的安全问题，采 取有效措施，进而全面保障档案信息化管理的安全性，发挥档案资源的实

际功能和作用，推动档案管理事业发展进步。

参考文献：

[1]阙仕华.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].办公室业务，2020，（15）：49-50.

[2]邱凯.初探档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台内外，2019，（32）：13-14.[3]郭晓滨.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].办公室业务，2019，（08）：64.

[4]吴沛腾.档案信息化管理的优势及安全问题分析[J].才智，2018，（34）：200.