高校财务无纸化云报销平台建设研究——以D高校为例

○东北林业大学 李 璐 孙百原

随着《高等学校会计制度》(2014年)、《政府会计制度》(2019年)等会计制度的实施，到科研“放管服”政策的深化，都要求高校财务工作要不断探索与时俱进，用财务工作的创新发展助力高等教育事业高质量发展。在高校财务工作中师生感受度最高的是财务报销，从20世纪80年代末开始的会计电算化，到近年来的财务信息化再到财务智能化，传统的报销模式已不能解决科研经费大量增长与繁重财务报销工作之间的矛盾[1]。因此，高校财务部门要顺应时代的进步和科技的发展，让报销实现“信息多跑路、师生少跑腿”，优化办事流程，提升服务手段，为顺利实现无纸化云报销做好事前准备。

一、D高校财务报销模式的演变

随着《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)的贯彻落实，D高校财务管理模式以及财务部门服务理念都发生了较大转变，报销模式也随之发生了变革。

1.窗口式报销

窗口式报销是传统报销方式，报销人员需要现场排队或者通过叫号机排号，然后从会计审核到复核再到出纳付款。业务过程往往需要较长时间，需要报销人员现场等候，如果报销出现不合格情况，则还需要补充完善之后再重新排队报销，在季末、年末等报销高峰节点，更是出现“一号难求”的情况。这种报销模式的优点是以面对面的形式进行财务结算，流程直观、沟通方便不易出现差错；缺点是报销效率低、等候时间长管理服务手段相对落后。

2.接单式报销

接单式报销是窗口式报销之后的一次突破式转变。随着科研“放管服”政策的深化和信息技术的发展，网报平台成为高校财务管理改革与财务信息多元化融合的必然产物，为财务管理流程再造带来了新的生机。2016—2019年D高校采用此种报销模式，报销人员只需按网报操作流程在网上填写报销单，并将其打印出来，配合报销票据一同由相关负责人签字后送到财务部门，财务人员进行初步审核，后续的核算、复核和付款环节无需报销人员现场等候，由财务人员在后台操作完成。与传统窗口式报销相比，这种报销模式大大节省了报销人员的时间，缓解了报销高峰时期排队等候的压力；对于财务审核人员来说，很多信息由报销人员在网上填报完成，提高了审核和付款效率，缓解了现场办公压力。缺点是报销人员仍需到财务部门递交报销单，等待审核人员初审，从时间和空间上仍会受到一些限制，如果审核过程中再次发现问题，仍需返工重报，工作流程难以尽善尽美。

3.投递式报销

投递式报销是接单式报销的衍生产物，是将自助投单机设置在校园内方便师生投递的位置，报销人员可以就近投递，财务人员定时取回报销单进行分单、制单、审核、付款，如发现问题单据则进行线上沟通完善或者退单。D高校目前采用的是投递式报销模式,优点是帮助报销人员突破时间和空间限制，特别是在疫情期间，有效减少了人员接触。不足之处是报销程序依然设置线下审批环节，并且大量原始票据的粘贴、保存仍耗费人力物力。相对于前两种报销模式，投递式报销从报销流程到报销形式都有很大程度的变化，需要完善的技术支持来保障各个环节的顺利施行[2]。

二、无纸化云报销模式的流程设计

1.D高校实行无纸化云报销的必然性

第一，符合“放管服”背景下优管理重服务的财务管理理念。无纸化云报销充分利用互联网和信息化手段，整合财务、资产、科研等各方面数据形成资源共享，将电子凭证、在线审批与网上报销无缝对接，是财务数据与业务数据融于一体的智能化报销系统。报销人员不必再奔波于相关负责人之间签批，也不需打印报销单传递给财务部门，财务票据在符合报销要求的前提下，所有的流程只需在线操作即可，大大提升了报销效率。可以预见，无纸化云报销将是未来高校财务报销的发展方向。

第二，符合“互联网+”潮流下高效率低风险的财务办公趋势。在绿色发展理念下，各行各业都在倡导无纸化办公。2016—2019年，D高校的事业发展使各类经费逐年增长，会计核算凭证已从 48 000 多笔上升至 70 000 多笔，装订册数也从600余册增至1200余册，预计未来还会大量增长。逐年增长的原始凭证耗费财务人员大量粘贴、装订及归档的精力，重复的调阅凭证也存在原始凭据损坏和丢失的风险。无纸化报销将纸质版凭证转化为电子会计凭证，通过影像化技术，将凭证查询变为电子凭证线上授权调阅，不仅查阅方便、输出简单，而且易于保管备份，大大提高了管理质量，降低了内控风险。

第三，符合电子发票普及情况下财务管理信息化、无纸化的要求。早在2016年初，财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中就已明确了电子会计档案的法律地位，单位从外部接收的电子会计资料只要满足该管理办法规定的电子发票，并且带有符合《中国人民共和国电子签名法》要求的电子签名，就可以电子形式对发票进行保存并形成电子会计档案。有研究机构统计数据显示，2018年中国电子发票开具数量为32.7亿张，预计2021年电子发票开具数量将接近500亿张。2019年中国铁路在全国铁路范围内推广使用电子客票，2020年全国内地高铁和城际铁路实现电子客票全覆盖。可见，随着信息技术的发展，电子发票、电子客票等均已在全国范围逐步推进，总量将会持续快速增长，电子发票代替纸质发票成为未来财务管理的必然趋势。

2.D高校无纸化云报销流程设计

无纸化云报销采用集“审批、报销、付款”于一体的智能化报销系统，所有的报销流程只需报销人员网上操作即可，财务工作人员将直接提取报销单和原始凭证数据进行审核制单。

综上所述，双歧杆菌对NEC具有预防和治疗作用，通过添加双歧杆菌可抑制肠道炎性因子TNF－α的表达，促进炎性因子IL－10的表达，从而减轻新生SD大鼠NEC肠损伤，降低新生大鼠NEC发生率。证明双歧杆菌对内毒素致新生SD大鼠肠损伤具有一定的保护作用，并为寻求治疗NEC提供新的方法。

如图1所示，报销人员的办事流程包括五个步骤。第一，上传验证发票。报销人员通过账号登陆学校门户网站进入财务系统，在电子票据存储端口上传纸质发票图片或电子发票，上传后的发票将自动验证真伪，若验证通过，则保存到个人“电子票据数据库”中；第二，电子签批。报销人员在票据存储库中选择本次需要报销的原始发票，并选择需要签批的项目负责人或相关部门领导，若负责人签批时有疑问可进行线上沟通，若无疑问负责人点击“同意”，电子签批成功，签批后的电子票据保存在“待报销票据库”中；第三，填写自助报销单。报销人员在网上自助报销端口填写部门号、项目号、用途及金额等相关报销信息，填写后点击“上传电子票据”，从“待报销票据库”中选择与此次报销相关的电子票据，系统将通过发票的号码、代码等数据自动验证电子票据的唯一性，保证发票不会重复报销，再点击“上传相关附件”，上传与此次报销相关的明细、合同等附件，最后选择付款方式，待所有信息都填写完毕后选择“提交报销单”，并生成接单序号，作为今后修改或查找凭证的依据，至此所有网上填报流程全部完成；第四，在就近的投单机投递与此次报销相关的所有发票和附件，作为日后纸质凭证存档，待会计电子档案系统成熟普及后则不再需要留存纸质凭证，届时将取消此步骤；第五，等待财务人员在后台进行账务处理，如果票据出现问题工作人员会通过网上或者电话提出修改意见，修改后可继续报销，报销成功后2～3个工作日即可收到款项以及到账提醒短信，完成此次报销全部流程[3]。

图1 报销人员操作流程图

报销人员将自助报销单和相关原始凭证上传到接单系统后，财务工作人员就可以进行网上接单、审核和制作记账凭证等核算工作。

如图2所示，投递成功的报销单及电子票据将由财务人员在后台系统进行审核制单。具体流程为第一步，审核票据。审核人员审核原始票据及附件的合规性和相关性，并进行电子签批校验。审核通过后进入制单环节，不通过则联系报销人修改或退单。最后，核对纸质票据与电子票据是否完全匹配，若完全相符，待业务完成后将纸质凭证塑封存档备查；第二步，制作记账凭证。审核通过的报销单将自动生成财务分录与预算分录相匹配的记账凭证，审核人员再次核对两套分录的准确性和规范性，核对通过后保存记账凭证；第三步，记账凭证由领导复核后交由出纳网银付款，并通过短信告知报销人员，完成报销全部流程。

图2 财务人员制单流程图

三、推行无纸化云报销的难点分析

1.信息化技术将面临挑战

无纸化云报销依赖于强大的数字化信息系统，从审批到报销各个环节都需要系统全覆盖、无死角的运行作为保障，一旦中间环节出现问题，都会影响整体报销进度，不仅会激发双方主体矛盾，还会造成权责不清、职责不明等监管漏洞。系统的稳定性和安全性将对电子数据产生至关重要的影响，这就对高校财务信息化管理提出了非常严格的要求。D高校财务系统除网上申报系统和自助投单机运行正常外，想要实现无纸化云报销还需要系统持续的调试磨合，才能保障报销系统顺利平稳运行。

2.高返单率影响报销效率

无纸化云报销的内涵宗旨在于让报销不受时间、空间限制，同时解放一部分财务工作劳动力，但由于报销人员对科研财务政策以及签字审批流程不够了解，导致返单率居高不下。根据D高校2019年退单数据统计，2019年日常报销接单总量58 000余笔，返单量7102笔(其中修改后继续报销6108笔，直接退单1012笔)，返单率为12.27%，返单率较高的主要原因有发票不合规、报销缺少必要附件、缺少相关负责人签字、电子发票重复报销等。较高的返单率是报销人员与财务人员产生矛盾的主要原因之一，如果D高校要实行无纸化云报销，也将面临返单率高的历史难题，若不能有效解决，就失去了实现师生报销“零跑腿”的意义。因此，如何降低返单率，寻找双方信息平衡点，是急需解决的现实问题。

3.电子档案存储管理有待完善

无纸化云报销未来将实现全面云存储管理模式。云存储是将数据存储在第三方托管的多台虚拟服务器而非专属服务器上，需要大容量的数据传输宽带系统作为保障。会计电子档案正处于起步阶段，其要求的网络安全环境、大数据存储以及信息技术还不够成熟，高校若要实行无纸化云报销，存储管理技术将面临考验，一段时间里电子档案与纸质档案要共同保存，以防系统风险导致的电子档案遗失或销毁[4]，待信息技术完善后，则可不再保存纸质凭证。

四、保障无纸化云报销顺利实施的应用对策

1.完善配套制度和硬件保障

无纸化云报销与以往的财务报销相比，从报销形式和技术手段上都有质的突破，其顺利施行需要完善的配套制度和相关的硬件设施作为基础保障。D高校财务部门要以财务信息化建设为抓手，以高效服务为导向，加强顶层设计，落实服务手段。首先，建议成立专门前期准备工作小组，制定《电子签批流程》、《网上报销指南》、《电子档案管理办法》等相关制度，上线商旅平台、采购平台等报销服务平台，拓展钉钉预审、微信答疑群等常用线上沟通服务手段，在保障规范报销的同时，使报销流程简单易懂、便于操作；其次，在财务岗位设置上要强化信息技术岗位，增加专业技术培训，减少技术问题带来的报销故障，保证云报销系统安全稳定的运行；最后，做好财务宣传工作，让师生尽快适应新型报销方式，转变传统报销理念，理解财务报销改革初心。

2.加强财务信息化顶层设计和系统性建设

财务信息化建设是一项周期长、风险大、涉及面广的系统工程，信息系统建设过程中需要对各方关联资源进行整合。系统以顶层方案设计为核心，第一，原始凭证影像化识别。结合电子发票及图片识别技术，对发票、明细、合同等原始凭证进行分类识别，提取多维度数据信息，并提供准确的发票验证结果，使发票信息与原始凭证、自助报销单及记账凭证在财务信息系统关联起来[5]；第二，审批流程设计。根据校内经费管理办法及部门职责分工，结合报销审批流程，开发原始报销凭证电子签批系统，提高线上审批效率；第三，标准体系梳理。结合政府会计准则和事业单位会计制度，遵循合法性、相关性和实用性的原则，梳理设置财务账务各种关联关系，如业务规则与会计科目的映射关系、总账与明细账的勾稽关系、原始凭证与记账凭证的对应关系等以保障财务人员在提取报销数据时顺利转化为财务会计和预算会计两套对应关系的会计分录；第四，银校无缝对接。支付凭证与网银系统准确对接，通过系统直联渠道，向银行传递账户交易指令和接收反馈信息，实时获取银行账户数据，实现银校一体化系统运作和数据交互。

3.开发大数据监控系统

利用大数据和人工智能建立数据监控系统，将财务“高频、高危、高值”等问题通过智能内外部数据获取、规则引擎交易、风险决策引擎等技术手段进行事中审查，加强过程控制管理。设置预警规则，通过对摘要和会计科目等监控，可以针对捐款、罚款、福利费、公务车、餐费等敏感词语进行疑似异常预警，或者规则中心建立算法模型，自定义时间期间、交易笔数，当累计金额达到条件则预警；后台稽核可对存疑交易进行实时监控和及时拦截，对经核实确实违反政策法规制度的报销业务不予处理，对于不规范单据及时反馈修改既能保护老师利益，又能降低财务风险；管理人员可根据监控数据统计，经过整理筛选，制作问题清单，通过网站或微信公众号等形式向师生及时反馈退单整体情况、退单率增减环比比率、退单情况排名、退单原因分析、今后注意事项等与师生报销相关的信息，以此来提醒报销人员减少不合规情况发生，降低返单率，提高内控监管质量。

4.培养高质量科研财务助理

《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号)明确提出要创新科研财务管理，建立科研财务助理服务模式。2019年，D高校教学科研经费支出11.1亿元，占支出总额的79%，教学科研的支出比重非常大，而教学科研人员大部分时间都在潜心研究课题，无暇传阅和钻研各种科研财务政策。科研财务助理不同于传统的报账员，是综合科研管理需求和财务管理需求的专业型人才。在技术方面，科研财务助理要做到了解最新政策精神，掌握编制项目预算、审核经费支出、编制决算报告等工作，熟悉操作和使用云报销系统，在经过一系列培训考核后持证上岗；在管理方面，结合学校科技长远发展需求，制定管理细则，对科研财务助理的用人形式、岗位设置、岗位职责、经费来源和考核奖惩等做详细规定，加强科研经费管理，完善科研经费使用内部监督机制。

5.完善电子会计凭证管理

无纸化云报销的推行意味着会计凭证由纸质版凭证转为电子会计凭证。会计凭证的获取、报销、入账、归档和保管将实现电子化管理，极大地降低了纸质凭证的打印、整理及保管归档成本，提高了档案管理质量。近些年来，党中央、国务院以及国家相关部委都在积极推行电子会计凭证在线传递和线上应用。2020年3月，财政部和国家档案局联合发布的《关于规范电子会计凭证号报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)为电子会计凭证管理提供了实施依据。高校应根据各自财务管理情况采用适合自己的电子会计凭证管理软件，规范制度要求，明确各类电子档案的保管期限、分类标准和储存形式等相关要求[6]；完善电子凭证备份技术，及时修复受损数据，保证凭证存档质量；建立电子凭证档案室，由专人负责凭证的整理、储存、检查和备份等工作，明确监管责任。完善的电子会计凭证管理可以有效提高电子档案管理的效率和质量，对高校信息化建设具有重要意义，是高校财务无纸化云报销工作稳健开展的有力保障。