文书档案电子信息化管理探讨

夏菲

摘要：随着管理机制的逐步完善，要求文书档案工作的质量能够得到大幅度的提升，可以说提升文书档案管理质量能够进一步推动机构管理和档案体系的完善。随着电子技术的进步和发展，促进了很多行业领域的发展和突破，这已经成为了本世纪以来的主要行业发展趋势，推动了各个领域的变革和发展。通过对电子信息技术的应用，使得文书档案工作出现了大幅度的改变，并建立了新的管理理念和思路，提升了整体的信息化管理能力和水平，是在这一新时代当中给予文书档案管理工作的一项重要的任务。

关键词：文书档案;电子信息化;管理策略

引言

在信息化时代背景下，各个行业的档案管理工作逐渐实施了信息化建设，这样不仅可以极大方便档案管理，还可以实现档案价值的挖掘，提升档案管理工作的价值和意义。在信息化热潮下，文书档案管理工作逐渐实现了无纸化建设。对于文书档案管理工作而言，实现无纸化建设不仅是文书档案管理工作的需求，更是文书档案管理工作发展的趋势，相关工作人员应当在信息化发展的热潮下，基于实际工作进行思考，找到实际工作中存在的不足，有针对性地进行解决，提升文书档案无纸化管理和应用的质量和水平。

一、文书档案信息化建设意义

计算机化文档存档管理提高了文档存档管理水平，现代信息技术具有强大的功能，可实现数字信息资产的存储、数据分析、数据计算和检索、将文本自动翻译成多种语言等。所有这些功能都为数字文档归档管理提供了可靠的基础，从而使信息数字化更加标准化和有效。文献档案管理信息化也是时代发展的要求。随着信息技术、信息技术和网络技术的发展，文献档案信息化也是一个主要趋势。为了满足生产管理的要求，档案的收集、储存和管理也必须随着时间的推移而演变，以适应时代的发展需要和科技进步。在广大网络环境的影响下，文献档案信息管理促进了单位文献档案数据的共享，档案管理信息系统不仅能够满足单位档案数据管理的需要，还提供不同单位和不同用户阶层之间档案数据的检索和存储等功能需求，并为档案数据提供增值服务。

二、文书档案管理工作的现状和不足

（1）档案的收集和归档没有标准化，管理效率低下。第一，收集的材料没有标准化，办公人员的文件处理、版本说明和纸张使用没有规范。第二，档案分类不符合规范，材料不完整。（2）秘书工作与档案管理之间存在差距。在实践中，邮件管理与档案管理分开，实行分组管理，导致两者之间的差距扩大，导致邮件管理人员对档案管理缺乏认识，档案工作人员对相关邮件缺乏兴趣在提交和处理正式文件方面也存在违规现象，使现有档案的内容更加复杂和多样化，而不利于收集、分类和保存。（3）各部门之间在存档方面缺乏协调与合作。许多文件分散在各科，需要大量收集，但各部之间往往缺乏合作与协作，导致一些重要文件的归档工作出现延误，而且从长远来看，有些文件丢失或无法归档。

三、文书档案电子信息化管理策略研究

（一）改变传统的管理理念

科技的发展为很多行业领域都带来了重要的发展机遇，在坚定遵循社会主义核心价值观的同时也要积极的进行管理理念的创新，改变传统观念，积极的提升自身的思想意识水平，充实相关的专业技术和知识，增强自身的业务水平和各方面素质能力，从而有效推动文书档案的信息化管理发展，变被动为主动来为档案信息化奠定良好的基础。

（二）文书档案无纸化管理制度的完善

文书档案无纸化管理工作对相应工作管理制度具有依赖性，相关工作人员需要重视文书档案无纸化管理制度的创新，以此来提升文书档案管理工作的科学化和规范化建设。可以从工作需求的角度出发，细化文书档案无纸化工作的细则，借助这些工作细则对相关工作人员的工作行为进行约束和引导。譬如在文书档案立卷归档的过程中，应严格遵循相关立卷归档工作细则，以此实现对文书档案立卷归档的规范化建设。

（三）建立良好的创新环境

首先，要重视基础部分的建设，主要是从硬件方面来进行着手，对平时的工作环境进行积极的优化和改善，并要对设备和仪器进行及时的更新，对软件进行升级，确保文书档案的信息化管理能够得到顺利的进行。其次，要加强团队建设，提升负责文书档案管理人员的专业水平及综合素质，并重视专业人才的引进，做好已有人员的培训工作，要求他们必须掌握先进技术，并积极学习先进的制度和理念，增强他们的业务水平和管理能力。最后，要在加强硬件投入的前提条件下，加强各个部门和区域之间的良好合作，通过互通和交流来进行资源转化和共享。

（四）文书档案无纸化大数据平台的完善

文书档案无纸化管理工作中，文書档案的保密性、安全性和完整性是相关工作者不得不去思考的问题，所以在文书档案无纸化管理的过程中，相关工作人员应当从信息化的角度进行分析，完善文书档案无纸化大数据平台，借助不同的信息化手段对文书档案进行保护，必要时，可以对不同用户设置不同的权限，在最大程度上确保文书档案的保密性、安全性和完整性。

（五）积极引用先进设备与管理技术

为了提升文书档案管理质量和效率，需要积极引用先进的设备与管理技术。先进技术可以加强档案信息共享程度、扩大共享范围、提升文书档案利用率，避免传统文书档案管理的局限性，让档案资源利用更加方便、快捷。由于信息化平台中需要录入过往文书档案信息，为避免人为因素的负面影响（如信息输入错误等），可采用先进的文字扫描仪，扫描档案信息内容并录入，以提升文字录入效率和精度。当然，档案管理人员也要对所录入文字内容进行检查，确保电子档案信息的精准性。

结束语

信息化背景下，文书档案管理工作的无纸化发展是一种历史发展的必然趋势，为提升无纸化管理和应用的质量和水平，相关工作人员需要深入对文书档案无纸化管理工作进行思考，明确其中存在的隐患和工作的要点，确保文书档案无纸化管理工作建设的科学性、合理性、有效性和规范性，让文书档案能够在信息化建设的背景下发挥出更大的价值。

参考文献

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[2]周臻君.大数据时代文书档案办公自动化的便捷与隐患[J].兰台内外，2020（02）：77-78.