浅析大数据时代信息化背景下企业档案转型升级研究

吴虎 高磊

摘要：本文以山东省新汶矿业集团翟镇煤矿档案转型升级为例，对大数据时代信息化背景下的企业档案转型升级进行探讨研究。

关键词：大数据;信息化;企业档案

一、大数据时代企业档案管理转型升级的方法与路径

大数据时代，企业应不断优化档案管理的规章制度。要知道，在社会发展进程中，企业强化档案管理工作，对企业转型升级扮演着十分重要的角色，尤其是企业在现代化建设进程中，抓好企业档案管理工作，是企业发展规划中不可缺失的组成部分，因此，企业要针对档案管理工作，应制定出适合企业发展的规章制度。如今，在大数据时代，企业档案管理模式发生了极其明显的变化，企业的档案利用价值也不断提高，大数据使企业档案管理的效率大幅提高，然而却也出现了诸多的问题。同时，档案管理制度应不断完善各项规程，特别是对大数据背景下可能出现的档案信息化管理问题，一旦出现档案信息化管理不科学，特别是档案资料丢失、混乱、人为损坏等，则需要对管理人员进行惩处，严格规范档案管理人员的行为，进而提高档案管理水平。

对于企业而言，档案管理人员要结合自身实际情况来制定档案信息化管理方案。在大数据背景下，尽管档案管理信息化是未来的发展趋势，但是，企业也不能盲目的跟风和效仿，而是需要根据企业档案管理现状来制定科学的管理模式，还要设立阶段性的目标与远期目标，进而保证档案管理人员能够做到有制可依、有章可循。为更好的服务于档案信息化建设，企业应建立更为完善的信息化服务系统，完善与优化软硬件系统，提高数字化系统的信息搜集、处理效率，可大大降低档案信息化系统的运行风险，从而保护档案信息的安全。以财务档案为例，每个部门都会向财务系统提交相关的财务信息，其也成为该年度或季度档案中的数据分支。若想确保档案数据的精准性与科学性，软件会自动复制此档案，然后这些数据复制到档案管理系统之中，还会对档案进行科学的标号，还会设置好关键词，把后续相似的档案汇总到同一个档案体系内，以便实现对档案库内档案资料的科学化管理。而硬件则是各类办公电脑与档案信息化设备，为提高系统的执行力与工作效率，企业可以不断的完善与优化控制中枢，对工作站、新型存储系统与虚拟服务器等进行不断的升级，还要做好线缆的精准化配置，在硬件设备运行过程中，企业可通过各类线缆来把档案数据传输到服务器与存储设备之中，形成了一个完整的档案管理框架。

为保证企业档案信息的安全性，企业还要重视对信息化系统的安全防护，提出完善的安全管理方案，引进最为先进的安全防护技术，成立专业化的安全防护团队，是提高信息安全的重要保障。具体来讲，计算机维护人员要确保计算机系统的安全等级，由技术角度出发，做好安全风险预防工作，强调硬件保护和软件预防相互结合的管理模式，从而做好相关的安全防护措施。当前，为了维护计算机网络的安全性，最为常见的安全防护措施是防火墙技术，其会在档案管理系统内部局域网和外部网络间形成防护墙，既可防治黑客、病毒侵入到系统内部，还能避免档案信息泄露。另外，档案管理人员还要学习使用各类安全保密技术，对重要的档案资料要进行加密处理，可采取数字签名、人脸识别、指纹识别或数字证书等方式，能更大程度上保证档案资料的安全性与完整度。

二、信息技术是企业档案管理转型升级的重要因素

在实际档案管理转型升级过程中，企业运用信息化技术是确保企业档案转型升级的重要因素，应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程中，还应于其他多个非技术因素共同起作用。其中包括符合档案信息化要求的档案管理业务、人才、标准规范、政策法规、管理体制与机制等。俗话说，“三分技术、七分管理”，企业档案实现信息化，往往不在于技术本身的先进程度，而更多地取决于非技术因素的支撑程度，取决于技术、非技术因素之间的匹配程度。信息技术手段对档企业案管理，其使用的工具就是“档案管理系统。”档案管理系统将档案信息化的概念执行到完整，将现在档案管理工作的强度减轻，提高工作效率。

档案信息化随着社会整体信息化的推进而不断发展，每一个新的进展都是前一阶段的结果，同时又是下一发展阶段的新起点。实现档案管理信息化，就需要企业的档案管理团队要做到各司其职、各负其责，密切合作，共同推动企业档案管理工作健康发展。要知道，在企业档案管理转型升级中，部分企业的档案管理工作依然存在保管条件落后、档案信息化技术滞后、档案人员业务水平不高等实际亟待解决的问题，这就需要企业的档案管理者要充分发挥业务优势，重点在创新档案管理模式、基础业务、分流（买断）工龄职工档案转移、厂荣厂史档案保护、信息化建设、档案文化宣传等方面不断进行强化，为企业档提升档案工作规范化管理奠定了基础。

三、加强档案转型升级的组织领导确保档案管理有序

大数据时代，企业在信息化背景下实际档案管理转型升级，就应当建立健全转型升级档案工作领导小组，应建立党委书记负总责，行政主要领导负同等责任，办公室主任具体负责，档案人员抓具体实施的档案处置工作机制和责任追究机制。企业档案转型升级领导小组要定期对档案管理工作进行督查，对未按规定时间节点和要求完成档案整理和移交工作的，从严问责，并应纳入当年所在单位领导班子全体成员的绩效考核。

大数据时代，企业应明确档案处置的具体要求。应按照“分类整理、完整规范、安全保管、有序移交”的原则，对不同种类档案分别提出移交节点，档案处置单位要做好现场调研，量身定制移交方案。并要提前做好档案分类摸底调查。企业档案馆应及时清点各档案处置单位档案的门类和数量，为集中接收、科学安排档案库房提供了可靠数据。同时，企业档案馆应配合人力资源部做好人事档案保管、整理情况的摸底调查，防止在人事档案转递环节因工作不到位而引发分流安置人员的不满情绪。

针对不同门类的档案，如何统一规范整理和有序移交，需要企业档案馆专业人员对基层单位进行现场指导，分析库藏档案，解决一系列操作细节问题。要统筹调配资源。根据设备清单、设备序列号等向各关停单位做好登记，其档案柜、密集架、除湿机、空调等在处置工作完成后统一向杭钢档案馆移交，有效盘活和利用这些设施设备。在制作各门类档案交接文据，应全部按照统一移交标准进行交接，不开口子、不讲情面、不留隐患。移交时，双方当面核对箱、卷、件、页等数目，谁签字谁对档案的去向和数量负责，防止移交人员浑水摸鱼，接收人员囫囵吞枣。

四、提升信息化应用水平确保档案管理工作平稳推进

大数据时代，企业在档案转型升级过程中，档案馆应为企业干部职工积极提供查档服务，要严格遵循企业档案利用规定，所有出具的档案证明材料，原始内容依据清楚，手续齐全。企业要建章立制完善业务流程。在企业转型升级过程中，要不断调整修订档案管理办法、文件材料归档范围和档案保管期限规定和会计档案管理制度，对档案管理工作流程進行重新设定，着重规范了各类档案资源的收集、管理和利用。

在企业档案管理转型升级过程中，企业还要积极面对改革发展所带来的新情况、新要求、新挑战，大数据时代，企业在新形势下，不断深化企业内部改革，这对档案管理工作提出了更高的要求，因此，企业档案管理工作应围绕企业转型升级中心大局，进一步加强档案工作组织领导，优化档案管理体制机制，提高档案人员素质，加强档案资源建设，加快档案信息化建设，提升档案服务水平，实现企业档案工作更高质量更高水平发展。

五、结语

当前，随着网络和信息技术快速发展，企业的档案管理工作也在面临一场深刻变革。特别是面对大数据时代，信息化发展潮流要求企业要不断加强档案的转型升级工作，这就需要企业档案管理部门应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。