基于管理体制视角的区县城建档案工作研究

王晴月

摘要：本文介绍了区县城建档案工作管理体制现状，指出区县城建档案工作的重要性，从管理体制的角度出发，认为区县城建档案工作存在对城建档案工作缺乏整体性认识、工作人员职业满意程度不高、文化职能薄弱等问题，并从加强沟通交流、培训教育和文化开发等方面提出对策建议。

关键词：城建档案 管理体制 区县

区县城建档案工作是整个城建档案工作中的重要一环。在社会发展过程中，特别是随着城镇化和信息化的推进，区县城建档案工作面临诸多变革和挑战。本文注重区县城建档案工作中的管理特质，从管理体制的视角出发，分析区县城建档案工作存在的主要问题并提出相应对策。

一、區县城建档案工作管理体制现状

（一）形成脉络

20世纪80年代，各地城建档案工作逐渐恢复开展，成立各市城市建设档案馆。随着城市建设的开展，从80年代末开始，区县一级城建档案工作更加注重制度化、规范化。各区县根据自身情况，大多以成立城建档案室的形式，建立区县城建档案管理机构，经过多年发展，多数区县城建档案室升级成为城建档案馆，城建档案工作在区县一级得到正式确立。当行政区划调整或设立新区时，也会有城建档案工作相应安排，确保区县城建档案工作的顺利开展。

（二）隶属关系

在隶属关系方面，区县城建档案管理机构一般隶属于建设或规划主管部门。已升级成档案馆的对外称区（县）城建档案馆，对内是主管局的一个下属事业单位或科室，个别区县城建档案室属于其主管局综合档案室或与综合档案室并列属于主管局办公室。

（三）内部管理

在内部管理方面，各区县城建档案管理机构大多按照业务流程，设置专门科室或个人负责城建档案征集、整理、利用等档案管理各环节。也有的区县按照现实条件和需要，以对外和对内为标准，划分工作职责，设置人员负责需要对外的城建档案征集查询以及对内的管理工作。

二、区县城建档案工作的重要性

（一）联结城乡的桥梁

区县在科层制管理体制中的位置决定了区县一级机构要在做好本级行政区划范围内具体业务工作的基础上承上启下，接受上级的监督，做好下级的指导。城建档案在内容上的特殊性又使得区县城建档案管理机构成为城市建设档案事实上的承接者。科层制中再下一级的村镇在建设过程中形成的村镇建设档案与城市建设档案在范围和内容上有较大不同。区县城建档案管理机构还负责对村镇建设档案工作进行业务指导。城和乡两级建设档案工作，各有不同侧重点，汇集在此，使区县城建档案机构成为联结城乡建设档案工作的关键节点。

（二）服务基层的支撑

城市规模的扩大同时提升了公众对公共服务的要求，最基本的便是对空间分布的要求，要求其更便利可达。区县城建档案管理机构处在当地城建档案工作的一线，征集、接收城建档案并提供利用服务，是公共服务的一部分。很多区县城建档案管理机构参与公共服务改革，将面向公众的服务部分与其他单位的公共服务一道，进驻当地行政服务中心，成为城建档案服务公众的一个窗口。特别是远郊县，更在其行政区划范围内强化服务角色。

三、区县城建档案工作存在的主要问题

管理体制虽然抽象，却切实地影响着机构的运转和人员的思维，进而影响整体区县城建档案工作的效率和质量。

（一）对城建档案工作缺乏整体性认知

随着信息技术的日新月异和社会分工的逐步细化，单纯依靠档案部门自身，难以构建高效的公共服务集成模式。[1]作为公共部门，便要守护公共利益，提供公共服务。城乡规划、建设和管理是一项复杂的系统工程，从立项，到规划、建设施工、竣工验收，直至运维管理，涉及众多组织和专业。城建档案是其中之一，要承担记录、服务全程的责任。这就要求城建档案工作要从整体出发，秉持全局观。

不管是分属规划系统还是建设系统，城建档案管理机构只是整个规划、建设和管理全流程链条中的一环，但在庞大的管理系统中，又不可避免地处在更近于主管部门的位置，因此，对城建档案的认识容易偏离规划或建设方向，与全流程链条中的其他相距较远的组织和专业，如立项、运维等，联系不够，相互了解不深，从而导致对整体的把握不足。如今城建档案馆的服务对象依然主要是各规划、建设系统部门与房地产公司等组织机构。[2]这种偏颇无论是对自身馆藏建设还是对全流程中与其他档案部门的合作，都可能产生不良的影响。

（二）职业满意度不高

城乡建设的快速发展伴随着大量的城建档案工作。然而，区县城建馆（室）的人数没有同步增长。即使在非核心业务外包的情况下，工作负荷量增长也是不可否认的事实。同时，城建档案作为科技档案的一种，其应用对规划、建设等相关专业知识要求较高，与日常生活相距较远，单个个体或组织利用频率不高，不易发展出直观的职业认同。此外，区县城建档案管理机构人事管理情况相对复杂，长期存在人、编、岗错位情况。馆室定位不清，使得较少对城建档案工作岗位的职业发展道路和要求做出明确的规定或者提供帮助，大多依靠工作人员自己摸索。多种因素的叠加，导致区县人员职业满意度不高。

（三）文化职能薄弱

档案职业主体概念界定中存在的分歧之一是工作职能上的分歧，即档案职业主体是从事行政活动还是从事档案管理活动，抑或两者兼而有之。[3]现代社会，档案工作成了社会秩序改良中借助的有效手段。[4]城建档案管理机构的工作实践，融合了多种角色。督促、指导参建单位形成、收集、整理文件，接收建设单位移交的档案，在工程竣工验收中发表城建档案管理部门意见等，实质上发挥了一定的行政管理的作用。

区县城建档案管理机构在建设单位档案验收和档案管理上能顺利进行，而在文化职能方面相对薄弱。区县很少有专门的文化展示空间，如陈列室、展览室或者展示墙等，绝大多数是零散挂在墙上的寥寥几张宣传招贴，公众能接触到的区县城建档案管理机构的空间与其他行政单位无甚差异，常常没有组织或作为主要承办方参与过相近主题的文化宣传活动，仅在个别时候提供素材支持，宣传材料也较少更新。同时还存在缺少网页、官方微博、官方微信等对外宣传方式。很少组织制作专题片、宣传片等有较强传播效果的编研成果。对公众来说，区县城建档案管理机构几近沉默。

四、提升区县城建档案工作的对策建议

虽然现行管理体制可能会给区县城建档案工作带来一些非设计之初的影响，但也正是这套管理体制落实了法律法规对区县城建档案工作的要求，保证了区县城建档案工作的正常开展，守护了区县一级共同的建设记忆。我们应正视管理体制的影响，因势利导，在工作实践中做出适应性调整，将区县城建档案工作做精做实。

（一）积极沟通交流拓宽工作视野

档案工作与所记录的实践活动有一定的距离。要做好档案工作，就必须准确认识和理解实践活动，评估所形成的记录的价值。自然地，要理解城建档案，则须将城建活动放在社会大背景下理解，将视野放宽，不能仅局限于一隅，注意与周围相关要素的互动碰撞，在一个能动的、发展的状态下去理解。

区县城建档案机构直接面对建设活动中的参与者，给出的指导意见应当具有客观性和实践操作性。所以，区县城建档案机构要积极主动地与城建活动中的各方保持沟通交流，了解它们所处的状态。其中不仅包括参建单位，还包括行政管理部门、技术服务提供商、中介机构等。可以建立沟通交流机制，通过座谈会、函询、调研等各种方式，定期组织信息汇总，培养习惯，营造氛围。

另外，区县城建档案机构还要关注自身发展，研判区域内城建档案工作形势，做好规划。多与综合档案馆、市城建档案馆、其他区县城建档案馆、其他专业档案馆等进行沟通交流，强化馆的意识，找准对标对象，以追求专业档案馆的素质。档案馆不再是一个单纯的馆藏机构，而是随着信息网络技术的发展，转化为面向公众的窗口和向社会公众传递信息的门户。[5]

（二）夯实专业实力提升职业满意度

有调查表明，93%的被调查者认为需要不断学习新知识，才能适应现在的档案工作。[6]区县城建档案工作人员也在平时的工作中表现出比较强烈的培训欲望，但对于培训内容、培训形式、培训频率等关于培训的细节却没有相对明确的想法。这说明工作人员对城建档案工作及自身知识体系认识不够清晰，这从另一个侧面证明了培训的必要性。档案专业培训没有形成一个行之有效的、完整的培训体系，基本是由档案行政管理部门或者档案学会不定期地组织一些上岗培训或者专题培训，但这些培训缺乏系统性和针对性，与实际工作融合程度比较低。[7]

区县城建档案机构通常人数比较少，单靠机构扭转培训现状，无论是精力还是财力上都不合适。区县城建档案机构可以利用现行管理体制的优势，向主管部门、综合档案馆等业务指导部门等人数较多、培训需求更多元的关联单位争取培训资源。同样，区县城建档案机构也可以将眼光转向内部，让工作人员通过审视自己的工作、在机构内部介绍自己的工作重点难点等方式，达到以教带学，教学相长的目的。

（三）深挖文化特色打造档案名片

公共文化是公共服务和公共生活的重要部分。公众对档案馆的认识也逐渐从保管机构向保管机构和文化空间过渡。区县城建档案机构保存建设记忆，提供城乡公共文化服务，开发区县城建档案文化有其必然性。这不仅是区县城建档案业务建设、公共文化和共同记忆的完整，更是深化区域文化认同、凝聚区域力量的完整。同时，也是对社会进行城建档案重要性的宣传和教育，从而能够更好地推进城建档案工作。区县城建档案机构应将此作为一项重要工作，从思想上重视起来，选定主题，制定工作目标，梳理馆藏档案，深入挖掘，形成多种形式的编研成果。基于城建档案的资源优势，这些区县城建档案编研成果将带有明显的特色，是区县城建档案机构在规划、建设和管理系统的特色标识。

注释及参考文献：

[1]王运彬，王晓妍，陈淑华，等.公共服务集成视域下档案部门的协同合作与服务转型[J].档案学研究，2020（4）：56-63.

[2]李文鸿.城建档案知识集成服务模式研究[J].北京档案，2020（7）：33-35.

[3]杨光.社会分工视野下档案职业主体概念的界定[J].档案管理，2017（5）：16-19.

[4]徐辛酉.论档案事业的演進形态[J].图书与情报，2019（6）：111-117.

[5]孙馨阳，倪丽娟.智慧城市背景下档案信息资源建设研究[J].北京档案，2019（5）：13-16.

[6]朱玉清.我国档案在职继续教育培训需求实证研究[J].档案学研究，2015（6）：83-89.

[7]谭彩敏.我国档案职业资格证书制度发展取向之思考：基于美国档案职业资格证书制度与英国国家职业资格证书制度的比较[J].档案管理，2015（4）：15-18.

作者单位：南京市城市建设档案馆