促进高校实验室设备动态管理的若干思考

◆陈文昊 秦淑芳 宋世佳

0 前言

实验室仪器设备是支撑实验室发展的重要保障。实验室仪器设备的高效管理对于高校的课程教学与项目实施具有显著推动作用，并且已经成为一流实验室的特征之一。尽管国内在实验室仪器管理领域有一些研究和文献报道，但是缺乏针对高校和研究机构仪器设备的专门研究与讨论。因此，本文结合国内各高校仪器设备管理现状，围绕制约仪器设备管理发展的热点问题，结合笔者在静态管理、动态管理、人员管理等方面的经验，针对实验室信息交流困难、仪器设备审批手续烦琐、资源合理利用率较低、管理团队意识差等问题进行分析并给出自己的解决方案，针对管理模式提出建立动态管理系统、开展管理人员专业培训等实用性建议。

1 热点问题分析

目前影响高校实验室仪器管理发展的问题很多，如审批手续烦琐、仪器共享率低、管理账目困难、闲置仪器较多、信息交流困难、管理人员变动大、仪器种类多且复杂等，都会对高校实验室仪器管理产生一定影响。从高校或者研究机构的视角来看，任何单位都迫切需要寻找新的途径来合理地解决目前所面临的问题，以便寻求更好的发展。因此，在具有完备的实验室仪器的基础上，如何提高管理效率，进而推动实验室技术和结构的发展，应当是高校实验室亟待解决的问题之一。

信息共享化较差高校内各院系之间没有搭建有效的设备信息交流平台，导致出现信息闭塞、孤掌难鸣的状况。往往一些大型课程或者项目需要同时借用多种仪器设备，而这种状况对于仪器选择、仪器借取等较为不利。并且，各个管理部门之间账本查询、数据统计工作难以进行，信息繁杂、沟通成本高。

审批手续较烦琐国内一些高校实验室设备管理处仍然采取传统的纸质审批办公的工作模式[1]。并且，目前各院系基本上是各个部门共同参与管理，因此，工作者需要借取仪器时，往往需要前往不同的部门、咨询不同的领导进行逐级递审来进行办理。不仅如此，对于贵重仪器等申请，还需要进行可行性分析等复杂流程，审批周期长，严重耽误教学和项目的进程。

资源利用率较低目前大多数实验室的资源利用不合理。随着各高校资金的大力投入，大部分实验室情况已大大改善，各种基础设施、软硬件设备特别是常用仪器配置基本上已达到现代化标准。然而，新引入的仪器如不能完全用于教学与科研，或是部分旧仪器被新仪器取代却不能及时用作他途，往往就会造成仪器闲置，导致仪器利用率低。那么，应该如何购置新仪器？如何合理使用新仪器？被取代的旧仪器又如何加以利用？这些都是目前实验室仪器设备管理的难题。

管理团队意识差就当前来看，管理人员管理意识不足。尽管最近几年，各大高校逐渐增加对新引进的仪器管理人员的要求，然而对于高校行政机构来说，教学和科研才是学校的重要工作，实验设备管理一直是次要的，是为教学和科研服务的。因此，一直以来对设备管理的重视程度不高，没有建立完备的仪器设备管理体系。这种情况导致一线的管理人员、教授以及学生对管理实验仪器缺乏高度责任感，管理素质不强[2]。

2 解决方案

从各高校实验室仪器管理情况来看，造成以上问题的原因在于仍旧使用传统的低效率、高成本的静态管理模式。随着互联网技术的迅速发展，许多复杂的管理通过互联网技术得以实现，实现仪器设备网络化管理正是适应新时代的需要，通过互联网技术将高校的仪器设备连接起来，建立动态管理体系，能帮助实验室完成仪器各种信息的实时反映。因此，转“静”为“动”，对于实验室仪器管理发展来说，无疑是一个稳妥的方向[3]。

系统架构及其特点

1）系统架构。根据各高校实验室仪器管理情况，一个功能完善的动态管理系统可采用简单易用、开源性强、拥有极强数据信息储存能力的MySQL作为其储存信息的数据库，再同系统框架实现可靠连接，构成动态管理系统[4]。前台使用HTML和Web进行网页开发，仪器设备管理动态系统基于B/S构架，充分利用互联网构造信息管理、系统管理、设备管理、实验场地管理、收费管理等模块[5]，在设备查询、预约、跟踪、维修、转移、报废、收费、测试等业务场景进行完善的设计。整个业务线采用JBPM技术进行灵活管理并方便后期维护，流程发起后可查询当前业务所处的节点。

2）共享化。动态管理系统具有高度共享化的特点。在MySQL数据库中，可以轻易储存并合理分类高校内所有可查的仪器信息，而要获取这些信息，使用者只需要在相关网页或者APP上登录系统进行查询操作，便可轻易获得基础信息，不必再向管理人员进行书面申请；若想查询高级信息，使用者只需要进行申请操作，高级管理员将即时收到请求，进行审核，如若情况符合规定，便可开放查询权限，而开放的程度可以设置某一账号、某段时间甚至是开放某一栏信息。

3）简洁化。动态管理系统具有高度简洁化的特点。进入系统后，申请人可以参考库存情况，根据自身需求来挑选库存仪器并设定借取和归还时间，然后发起申请要求，信息便即刻反馈到管理员处；管理员只需完成确认步骤，系统会通过信息等方式自动提醒更高一级管理员完成下一步确认步骤，如此递进确认，直到成功通过申请。这样既保证了仪器借取的多级管理，加强监管力度，又大大简化了原来烦琐的手续，提高了效率；待仪器使用完毕，便可在系统内提交归还时间，发起归还申请，在规定的时间内将仪器交予管理员确认仪器无误后，便可完成归还操作。整个流程简洁方便，大大增强了仪器借取的自主性与能动性，给使用者带来较大便利。

4）数据化。动态管理系统具有高度数据化的特点。在系统内部，所有导入的信息以数据形式储存，并就使用率、闲置率等指标进行实时分析。高级管理人员可以通过分析所得的直观数据，计算出仪器、场地的使用率、维修率、报废率，进行横向、纵向分析，得出有效论证。在有效论证的前提下，管理者就仪器设备购置方案进行系统性的合理规划，避免新购置的仪器闲置，导致资源浪费，同时尽量避免仍旧可以使用的旧仪器被替换而导致闲置。

团队管理建设首先，管理者可以按照课题、班级、系别等对学生进行分组，挑选一批小组负责人进行培养，使其熟悉实验室的相关制度并让其严格要求小组成员。用学生来管理学生，既弥补了人手不足的问题，又达到了管理要求。其次，定期对新入学的学生进行培训，使其迅速熟悉实验室的规章制度。另外，特别监督曾有违规纪录的人员，使其养成良好的习惯。

各个高校应该自上而下，对设备管理发展新态势进行学习，对设备管理重新定位，引导各机构与个人重视仪器管理。只有这样，才能吸引更多的人才加入设备管理队伍，充分激发仪器设备管理团队发展的活力[6]。

初步探索部分高校对此也进行了一定的探索，比如华南理工大学的Weblib高校实验室数字资产管理系统就是一个成功的范例。Weblib系统基于SSH框架设计，并采用MVC模式设计思想，按照控制器层、模型层以及表现层对系统进行划分。这个系统满足了高可用性、可管理性、可整合性、适应高速网络环境、安全性等各项要求，相比以往纸质化管理，效率大大提升，成本有所降低。

3 建议和倡议

学校要提高管理人员的管理意识，增强其责任心。尽管动态管理系统已经大大摆脱对人工的依赖，然而部分工作（如核查真实借取仪器与网上预定仪器是否完全一致等）仍需人工完成。近年来，各大高校对管理人员的聘用制定了高门槛、专业化的标准，招募了一大批高素质人才，以往聘请临时工的现象逐渐消失，各高校实验室的发展呈现出新气象。

当前，学校应采取措施加强管理团队建设，如对转岗人员进行日常化的专业性培训，建立以老带新的“双结对”新人培养机制[7]，加强其对实验室仪器的了解，提高其实际操作仪器的能力，使其由“外行”变“内行”。以河海大学为例，在学校实验设备处及江苏省仪器设备系统组织推动下，通过定期开展培训教学活动，组织编写仪器动态管理制度章程，势必能极大推动学校实验室设备动态管理的发展。

4 结语

动态管理技术是推动实验室仪器管理发展的关键，而动态管理系统又是动态管理技术的核心。从目前各大高校的情况看，这项技术仍处于摸索阶段，然而，它的优点是显而易见的。一项技术、一个领域的发展离不开个人和团队的努力，离不开国家的支持。目前我国仪器管理模式发展正处于黄金时期，通过对影响仪器设备管理发展的各种因素进行分析，本文总结出管理模式、管理技术、管理人员等方面的经验和思路，有助于提高实验室设备管理水平。本文的研究成果可为各高校或研究机构实验室设备管理提供参考。