信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施

摘要：在我国各企业中，进行档案管理工作非常重要，能够完整保存企业的重要信息，以便使用者快速查询。而且，伴随着信息化的发展，档案管理工作迎来机遇和挑战。相关管理人员应该重视档案管理工作，正确使用信息化技术，建立良好的档案管理制度，并优化进行档案管理工作时的基础设施，有效保证信息的质量。不断从多角度进行分析，根据存在的问题，采取针对性措施，促进档案管理工作的顺利进行。本文针对信息化背景下档案管理工作中存在的问题与解决对策进行分析，以期提高档案管理工作的先进性。

关键词：信息化档案管理 问题 优化措施

随着科技的不断发展，社会进入信息化时代。信息时代的到来，为社会和企业的发展带来许多的先进技术，能够提供更加便捷的服务。在档案管理工作中，使用信息化技术能够创新工作方法，更好地进行信息的收集与整理。但是，在信息化的背景下，档案管理工作还存在着员工工作意识差、基础设施不完善以及管理机制不健全的问题。有关人员充分了解存在的问题，并且采取有效的措施进行解决，不断对社会市场中有利于档案管理工作的要素进行创新，并将其融入档案管理工作中，加强档案管理工作的信息化建设。

一、信息化背景下档案管理工作存在的问题

（一）工作意识存在问题

随着社会的变革，我国档案管理的方法发生了变化，管理的内容也在不断创新。信息技术的出现，为档案管理工作提供了便利条件，所以，许多企业引入信息技术。但是，由于企业管理人员对信息化技术的使用不当，导致不能够发挥巨大的效用，进而使档案管理工作进展缓慢。除此之外，如果档案管理人员对这项工作存在忽视的态度，那么，很容易导致管理力度下降，对档案造成损害，影响档案的保存。还有，企业负责人对档案管理人员重视程度不够，没有对档案管理人员进行系统的培训，档案管理人员缺少专业的管理能力，导致档案管理工作迟缓。有关人员对信息平台的依赖性较高，产生了不好的影响，不利于信息化档案管理工作的健康发展。

（二）基础设施建设不完善

通常来说，进行信息化档案管理工作需要许多先进技术以及相关设备的支持。这些先进的技术和设备如果引入企业中，能够发挥重要的作用。有些企业的经济发展存在问题，缺少足够的资金去购买和维护设备，使用的先进设备比较少，导致信息化档案管理工作进展缓慢。另外，有些企业虽然购入一批先进的设备，但是，有些工作人员缺少对先进设备的认识，不能正确使用，很容易造成设备故障。另外，设备出现故障需要进行维修，如果维修人员能力不够，不能够及时发现并解决问题，很容易对设备造成严重的损害，不能够再进行操作。而企业重新购买先进的设备，会导致不必要的资金浪费。

（三）档案管理机制不健全

在档案管工作中，经常会进行运输和档案换机构进行管理的情况。这两种形式会给档案管理工作带来一定的困难。如果在进行运输的过程中，员工的职责和义务没有进行明确的划分，则会导致运输混乱，不利于档案的分类工作。另外，在管理时，缺少健全的管理机制进行规范。如果企业缺少完整的管理机制，很容易使员工工作没有依据，容易出现档案管理混乱的情况。一旦出现混乱，档案分类工作的难度就会增大。而且，档案管理工作中管理的文件较多，出现混乱，打乱其中的顺序，很容易出现文件丢失的问题。在进行档案管理工作中，如果档案管理换机构进行时，容易在录入信息时出现重复的问题，档案管理顺序被打破，就需要重新进行，导到时间的浪费。有些机构进行档案管理时，只是单纯地进行堆放和保存，缺少备份工作，一旦出现文字档案丢失的情况，会给企业的发展带来一定影响，造成企业信息泄露。

二、信息化背景下优化档案管理工作的具体措施

（一）形成档案管理信息化意识

现代社会不断变革，以前使用的档案管理方式虽然能够保存文件，但是形式较为落后。随着企业的发展，档案管理工作需要先进的方式来维持，比如使用信息化技术录入档案信息，并通过系统进行分类和筛选，如果存在问题，系统会自动指出，帮助管理人员进行改正。除此之外，企业负责人应该注重档案管理人员的信息化意识，使档案管理人员能够自主使用先进的设备开展工作，提高档案管理工作的技术性。用设备代替人力，有效减少工作的时间，提高工作的进度。企业的领导还应该建立健全档案管理机制，为信息化档案管理工作打好基础，有效规范员工的行为，维持良好的秩序。注重档案管理人员能力的提升，通过培训和招聘的方式，让企业拥有更多具有专业才能的人员。在员工培训的过程中，企业负责人可以邀请具有丰富档案管理经验，而且表达能力及综合素质强的讲师。通过讲师的讲解和经验的分享，帮助员工更好地理解档案管理工作，学习更多的管理知识。现在的互联网技术也可以帮助讲师进行培训工作，通过使用公众号的方式，让员工随时随地进行学习。在员工培训完成后，可以通过考核的方式了解员工的情况，进而合理分配员工的工作，讓员工能够自主进行档案管理工作，有效发挥自己的才能。企业还可以完善招聘制度，形成合理的、规范的招聘流程。在招聘时，严格按照流程进行，优先选择具有专业管理能力、经验丰富、综合素质好的人员，以便很快地融入企业的档案管理工作中。通过对外招聘以及对内培训的方式，整体上提高企业的档案管理水平，使档案管理工作顺利进行，有效减少错误档案管理方式的出现。

（二）加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

通过研究发现，信息化档案管理工作具有复杂性，需要工作人员有耐心，有责任心。在开展档案管理工作时，如果单纯依靠人力，则会导致档案管理工作进展缓慢，应该引进一批先进的设备。引进先进设备，需要充足的资金。所以，为了保证有充足的资金购买先进的设备，企业可以与政府相关部门进行沟通，获得资金的支持，缓解企业资金困难的问题。除此之外，档案管理部门可以利用社会力量筹集资金。与此同时，应该注意档案管理人员的选择，选择专业能力强的人才，包括具有权威、有能力的管理型人才加入，提升管理工作的权威性和合理性。

（三）建立信息化档案管理制度，提升档案信息安全管理水平

在档案信息化管理工作中，应该注意信息的安全性，防止信息泄露，有效保证企业的安全健康发展。档案管理人员可以建立档案管理信息化制度，通过使用先进的信息化系统对文件进行加密，只有专门的人员才可以解锁。另外，应该注意备份工作。文件档案要合理保存，不要放在较为湿润的环境下，并且注意虫子的咬食，保证文字文件的良好保存。在进行归类时，可以进行编号设置，将有关文件放置在相连的位置，让员工便于查看。還要注意电子备份工作，将文件进行扫描，并标明文件的内容，分类保存。这样，可以防止文件丢失带来的损害。如果有关员工想要查看其中的档案，需要相关部门领导的批准签字，经领导同意后，档案管理人员才可以让员工进入。要依据相关的法律制定档案信息化管理制度，严格规范员工的行为，让员工在制度范围内开展工作。设置防火墙软件，防止病毒的侵害，有效保证信息的安全。

（四）做好档案的交接工作，保证档案的完整

企业人员如果流动性较强，没有进行及时的交接，很容易造成文件的丢失或者断裂。如果有档案管理人员离职，需要进行交接工作。在前期阶段，应该对档案管理文件进行具体的分析，了解文件的顺序以及存放的注意事项，这样，能够更好地保证文件的质量。对于一些借出去的文件应该仔细梳理，并询问相关人员具体情况;妥善保存借条，有效防止文件丢失的问题。对于一些零散的文件，要进行有序整理，选择专门的位置放置。另外，有关人员可以根据交接的情况，建设档案管理的移交清册，能够及时进行记录，满足档案管理工作的需求，形成良好的工作秩序。对交接工作加强监督，保证员工在进行文件交接时，档案的完整性，并且做好记录，记录交接的内容、文件以及交接时间，要求双方签字确认，保证交接工作的顺利进行。

三、结语

综上所述，信息化档案管理工作存着不规范、基础设施不完善以及机制不健全的问题。为了帮助企业发展，更好地开展档案管理工作，需要对档案管理人员进行培训，帮助员工掌握更多的管理知识，并建立健全管理制度，有效规范员工的行为，保证信息化的发展，还应该注意档案的交接工作，保证档案的完整，防止文件丢失。引入先进的档案管理设备，加快工作的效率，促进档案管理工作的信息化建设。

参考文献：

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[4]焦晶.“互联网+”模式下档案管理工作存在的问题及优化措施研究[J].东方企业文化，2017（S1）：73.

（作者简介：麻岩，女，本科，嘉峪关市人力资源和社会保障局档案中心，助理馆员，研究方向：档案管理）

（责任编辑 葛星星）