新时代人事档案管理制度与模式的创新路径探讨

王兴

(黑龙江省八五七农场社会保险事业管理局，黑龙江 密山 158322)

引言

在新时代需要从理念、技术方法等方面推动人事档案管理工作模式的创新，并结合人事档案管理要求对其制度进行优化，从而实现对档案工作流程进行优化的目的，使各项工作按照规章制度的要求来高效落实，使人事档案得到有效利用。并且在现代科技的支持下还应借助信息技术来加强档案资源处理、分析等工作，推动档案工作的信息化建设，其有利于人事档案管理工作的信息化转型，使档案工作的效率、质量得到有效提高，进而推动人事档案管理中各类档案资源的全面整合及分类。

一、人事档案管理的重要意义

第一，为人事工作提供基础依据，人事档案需要对事业单位内部人事信息进行全面的收集，其包含了事业单位职工的身份、学历、资历等信息，并对职工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况进行全面的记录，其与事业单位内部的人事工作紧密挂钩，因此在人事档案管理工作中要求及时对其工作模式进行创新，从而为事业单位的发展提供重要的人事档案资料。

第二，科学评估个体能力，个体在工作中的表现及获得的荣誉均会记录在人事档案中，根据对人事档案资料的了解，参照事业单位现有的评价机制，可对个体职工的表现、能力有一个大致预估，再通过对职工工作行为信息的动态化收集，了解其实际能力，从而将其安排到合适的岗位中，贡献自己的力量。

第三，优化档案资料管理水平，落实规范化管理要求，事业单位人事档案管理工作的开展，可完善管理体系及制度要求，保证相关信息资料的完整性，为后续人员配置及工作调整提供可靠的资料支持[2]。

二、新时代人事档案管理工作的现状

（一）管理制度不够完善

在新时代事业单位内部的变化使得档案工作也需要进行相应的调整，根据国家档案行政管理部门的指导，实现档案信息化建设来适应新时期事业单位的发展形势。在此情况下固有的人事档案管理制度存有的局限性也逐渐显露出来，尤其是在面对创新的人事档案管理体系时，管理制度上的疏漏使其对档案工作的控制及约束力度不够，容易导致在实际管理过程中出现职责混淆、流程混乱等情况，不利于档案工作的顺利开展。

（二）管理模式存有不足

目前许多单位为了保证人事档案管理工作的正常开展，对于其管理模式通常不会进行较大的改变，此种情况虽然能够使人事档案管理正常落实，但是在新时代下其管理效率及管理质量得不到保障。并且在人事档案管理中对信息技术的利用度不足，未能对人事档案信息化管理所具备的功能进行充分的发挥，此种情况要求在实际中以相关规章制度为基础，结合人事档案的情况来进行管理模式的优化创新。

三、新时代人事档案管理制度与模式的创新路径

（一）细化人事档案管理制度

对于人事档案管理制度需要确保其各项内容都符合法律法规的要求，依据事业单位人事档案管理的规定及条例的指导来对管理制度进行全面的细化，实现档案管理工作的规范化发展。在新时代的背景下事业单位的改革，使人事档案管理所需面对的工作内容更为繁杂，因此需要有完善的制度作为支持来开展人事档案管理工作，通过对规章制度进行补充及改进，能够有效地确定在人事档案工作中的要点，并使档案工作在执行的过程中其各个环节得到有效的规范及约束，从而减少在档案管理中的失误问题。并且考虑到新时代人事档案工作的发展形势及其转变，对于制度内容还需结合实际来进行调整及细化，这样可以防止在档案管理工作中出现职责混淆的问题，并在制度规范下利用规范化管理模式简化档案工作流程。

（二）优化人事档案管理流程

首先，对干部人事档案收集程序进行规范，在以往的人事档案管理工作中，主要是对档案进行简单的收集、接收、保管，此种情况容易导致在档案收集的过程中出现缺失、遗漏等情况，因此在档案收集工作中需要建立起系统化的管理模式，并对人事档案进行全面的整合、详细地记录，这样能够更好地落实档案管理工作的责任及义务，从而保证干部人事档案的完整性、安全性。其次，对干部人事档案使用手续进行规范，根据相关规定事业单位人事档案在利用、转递和保密等方面都有严格的要求，例如对于干部人事档案的使用需要经由档案管理部门来进行移交，在干部人事档案移交过程中需要由机要交通或者专人进行送取，对档案递交手续进行严格的控制，确保移交单位及接收单位严格按照规章制度的要求履行各项档案移交手续，并在规定的档案移交时限内完成档案的转移。

（三）创新人事档案管理方法

在新时代需要结合现代技术及管理理念来对人事档案管理方法进行改进及创新，而人事档案管理的数字化、信息化是其重要的发展方向。对档案资料的数字化处理能够有效缩减存储空间、扩大存储容量，并且在档案的查询、检索、利用中电子档案的调取更为便捷，有利于提高档案资源的利用率。同时在档案工作信息化建设中还需对其功能进一步的完善，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对档案的处理，信息化管理系统的具备了自动录入、编号、生成、归档等功能，并且在实际中建立起对应的信息数据库，其便于对档案的检索和调阅，并重视档案的安全性、保密性，以规范化管理为基础提升档案管理水平，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对人事档案的处理，实现档案管理的自动化、现代化、规范化开展要求。

（四）明确人事档案管理责任

档案管理工作人员的责任意识直接决定了事业单位人事档案管理开展的效率和质量，因此在新时代对事业单位的档案管理工作进行创新发展时，也要把人事档案管理责任机制落实作为提升档案工作效率的重要途径。通过档案管理责任机制的落实实现对管理人员责任意识的全面强化，提升档案管理人员的工作责任意识，保证事业单位人事档案管理工作开展的实效性[4]。在新时期事业单位人事档案管理工作创新中，事业单位就要落实培训计划，对档案管理工作人员的综合职业素养及其档案管理的专业能力进行强化和提升，保证其可以良好地应对新时代人事档案管理制度及模式创新所带来的工作要求。

（五）加强对人事档案信息管理力度

人事资源档案信息在企业的发展过程中具有重要作用，属于企业信息体系当中的关键组成部分，需要对信息管理工作予以高度的重视。通过对现阶段的人事档案管理工作加以分析，可以看出市场会出现“弃档“或者“死档”等多方面的问题，对企业的长远化发展造成了严重的阻碍。在使用传统类型的纸质化档案储存方法过程中，仍然存在一定程度的弊端和不足，目前可以实现对档案储存模式的转型，采用电子档案储存的方法保障数据信息储存的有效性，提高信息的整体利用效率。为此，需要积极的推行人事档案信息管理工作，利用数字化信息处理体系，为档案管理工作提供便利性保障，实现对管理模式的有效创新，基于数字化的程序对信息进行整理和保存，充分地发挥出信息技术在人事档案管理阶段的实用价值。不仅如此，在数字化档案信息管理工作模式的推行过程中，有助于提高人事档案管理工作的实施效率，通过对空间的合理划分和科学使用，保证了人事档案管理工作的有效性。

（六）提高人事部门人员素质水平

对于人事部门的工作人员来说，其自身的专业素质与管理工作的正常运转有着直接影响，管理工作的人员需要及时的学习与人事档案管理工作相关专业知识，并明确掌握此类管理工作在实施阶段的重要作用，对自身的日常工作行为规范予以严格的要求，加大对日常管理工作的监督和管理力度。不仅如此，在企业高效化发展的过程中，还需要从管理人员入手进行监督，成立专项、独立的监督工作小组，并在细致化的管理制度要求作用下，加大对员工行为规范的约束力度。不仅如此，还需要从思想层面入手，为员工提供积极的引导，并定期召开以思想交流为主的会议和活动，及时的组织人员参与培训和教育活动，以此来提高人事部门工作人员的专业技能和综合素质水平，进一步提高整体部门的专业素养，为企业人力资源管理工作的顺利开展奠定良好的基础。与此同时，对于人事部门的管理工作人员来说，还需要严格的遵守管理规定，并塑造良好的道德品质，从根本入手避免出现徇私舞弊等情况，以此来保障人事档案信息的安全性。

（七）对人事档案的分类模式加以创新

在人事档案管理制度的建设过程中，对于人事档案的分类方法尚未出现明显的变化情况，且至今仍然沿用的是传统的人事档案分类方法，即：干部人事档案、学生档案以及普通人事档案等三种不同的类型，在缺少改革和创新的基础上，将干部人事档案作为了人事档案管理工作的核心内容，而对于其余两类人事档案管理工作来说，在实施的过程中通常会参照干部人事档案管理工作机制来运行，从而导致档案管理工作呈现出了混乱的状态。不仅如此，人事部门在前期阶段的人员流动性相对较差，并且降低了对人事档案的需求总量，然而在现阶段社会经济高效化发展的过程中，不仅提高了人员的整体流动性，同时还加大了对人事档案相关信息的需求，提高了对此类信息数据的利用效率。基于单一化和简易性的人事档案管理工作模式，已经无法满足现代化人事档案管理工作所提出的要求，并且对人事档案信息的开发和利用造成了一定程度的限制。为此，需要充分的针对人事档案管理工作进行分析，从类别入手对人事档案信息进行细致化处理，可以按照职业类别对人事档案信息进行分类处理，或者直接以人才属性为主加以分类。除此之外，还需要基于与时俱进的发展理念，加快档案管理信息化建设的整体进程，并将其融入人事档案管理工作过程当中，实现对管理工作模式的有效创新。档案管理机构需要对信息化建设予以高度的重视，在利用信息化档案的同时，减少对空间和资源的投入，为档案信息的补充和完善提供了便利性保障，避免档案信息与实际情况出现脱节现象，保障了档案信息与实发状况的有效衔接，基于统一化的管理工作规范和档案整理格式，加大对电子人事档案的防护力度，结合多种不同类型的关键技术，保障人事档案信息的安全性。

四、结语

上文从多个角度分析了现今人事档案管理工作所需面的变化及挑战，并以事业单位的特点及对档案工作的要求，提出了在实际中人事档案管理工作的开展要点，从创新的角度研究了如何对其管理制度、模式进行改进，以此来实现强化人事档案管理效力的目的。同时在新时代下还应从标准化、规范化的角度来对人事档案管理体系进行优化，使创新的管理制度、模式能够在档案工作中得到高效落实，使人事档案管理能够为事业单位运作及发展提供助力。