乡镇卫生院档案信息化体系的构建

尹子元

（山东省高密市大牟家中心卫生院，山东 高密 261509）

引言

乡镇卫生院工作任务复杂繁琐，需要经常组织群众开展卫生活动、召开会议为群众普及医疗知识、为群众诊治疾病、为群众定期体检。随着经济的发展，医院越来越重视信息化体系的构建，乡镇卫生院虽然是基层医疗组织但是其工作复杂琐碎，为了提高乡镇卫生院各项工作的处理效率，促进乡镇卫生院的快速发展，必须加快乡镇卫生院档案信息化体系的构建。

一、乡镇卫生院档案信息化建设的重要性

乡镇卫生院档案记载着登记、运行、业务、患者的病历等信息，涉及卫生院开展工作的方方面面，是乡镇卫生院日常工作的依据[1]。

（一）保证了档案原件保存完好

在医疗事业的发展中，离不开各种档案资料的保存，尤其在这个领域涉及人们的生命安全，文字资料和影像资料都显得十分重要，乡镇卫生院的发展、病人的治疗记录、疑难杂症的研究报告等都需要经常查阅，随着时间的推移，这些纸质资料就会出现破损，所以，要完好无缺的保存好这些资料有一定的难度。计算机、影印技术的发展与普及，使得纸质原件的内容可以通过扫描记录到计算机中，在医生或者护士在翻看记录时，就不需要在翻看纸质资料，就不会对纸质原件造成损害，而且查阅起来非常方便，这就提高了档案资料的利用率，此外计算机存储信息，还可以对信息进行分类储存、快速检索，大大提高了医生就诊的效率[2]。

（二）有利于提高档案查询的效率

当前我国乡镇卫生院的档案管理各科室、各部门之间的工作没有明确的界限，档案资料的存放更加没有规划，当工作需要查阅各种资料时，就会是很费事费力的一项任务。对卫生院档案进行信息化体系的构建，就可以预防这类情况的发生，档案管理人员可以将档案进行整理分类，将各科室、各部门可能会查阅的资料分发给对应的工作人员，以方便其随时查看。

（三）有利于对档案进行管理

目前我国条件较好的乡镇卫生院会配有专门的档案室用来存放档案，条件较差的卫生院只能随便存放在柜子里，要保存好这些资料，防止潮湿、虫咬，是一项非常繁琐的工作，尤其是南方的档案室，天气会更加潮湿，资料很容易出现破损。而且随着卫生院的发展，档案会越来越多，对这些资料进行存放、管理，会需要很多的工作人员来负责，加之人员的缺少，会严重拖延卫生院工作的开展效率。对乡镇卫生院档案进行信息化体系的构建，只需要安排专门的一名档案管理人员即可，节省了人力。

（四）有利于提高乡镇卫生院的工作效率

纸质版资料的查询不仅浪费时间，而且是重复性工作，会让档案整理的工作人员产生厌烦心理，影响工作的顺利进行。在对档案进行信息化体系构建以后，会对档案资料的收集方式和处理方式进行改变，提高资料收集和整理的效率，方便卫生院的工作开展，节约人力和物力，缓解了医务人员的工作压力，其可以腾出更多的时间用来医术研究和治病救人，更好地为人民的生命健康服务，从而推动卫生院的长远发展。

二、乡镇卫生院档案信息化面临的主要问题

（一）档案管理意识不强

目前我国乡镇卫生院的整体建设规模较小，医疗工作人员普遍短缺，绝大多数卫生院仅仅依靠一两位经验丰富的医生支撑，而且过去的管理模式很松懈，对档案的信息化管理更是停留在形式，档案管理的工作人员思想不积极，对档案整理、归档工作十分拖沓，甚至是放任不管。出现这种情况，与乡镇卫生院领导思想不积极，不重视档案信息化处理有很大的关系，乡镇卫生院的领导经常忙于行政工作、业务工作等日常工作，对卫生院的信息化技术的应用并不了解，从而对信息化处理的资金、人力投入也很少，导致了乡镇卫生院工作人员整体意识的欠缺，在一些经济比较落后的地区，这样的情况要更为严重，这样严重阻碍了乡镇卫生院档案信息化体系的构建。此外，档案构建的不及时会造成重要信息的遗失，导致新来的医生或者其他工作人员很难适应新的环境，对乡民的身体状况不了解，在提供医疗服务的时候不能有效开展治疗。

（二）缺乏档案管理的硬件设施

在医疗信息化的大力提倡下，当前我国的乡镇卫生院档案管理已经实现了部分信息化，大部分的档案信息已经进行了电子输入，通过信息联网，可以实现有效的管控，能够根据患者的个人信息追溯到病人的过往病历和健康信息，从而对患者的疾病快速作出正确判断。但是，由于部分乡镇卫生院地理位置偏僻，规模较小，资金投入有限，缺乏省力的硬件设备，档案记录多采用人工录入，虽然与之前的情况比较有了很大的改善，但是容易造成信息丢失、出错的问题并没有解决，影响了档案的有效性和利用率。此外，缺乏专业的信息管理人员，复杂信息的整理并没有实现条理化，查询过程仍比较费时间，缺乏效率。

（三）专业素养较高的档案管理人员短缺

由于乡镇卫生院的薪资待遇、地理位置等客观条件的影响，使得乡镇卫生院的人才很短缺，具有对档案进行信息化处理的人才就更加少有。当前乡镇卫生院档案管理工作通常是由医生或者医疗卫生工作人员兼职处理的，一方面工作人员的精力是有限的，日常卫生院的工作本身就比较费时费力，还要兼顾档案管理的工作，其很难全身心投入到工作中[3]。另一方面从事乡镇卫生院档案管理的工作人员普遍年纪已经较大，对计算机等设备的操作很陌生，而且接受新事物的能力也比较差，缺乏专业档案信息化处理知识，这就导致无法满足现在乡镇卫生院档案信息化和智能化的需求。

三、构建乡镇卫生院档案信息化体系的策略

（一）加强建设乡镇卫生院档案信息化体系的软硬件设备

乡镇卫生院普遍存在缺少档案存放的存储空间的问题，而且目前大部分的档案资料还是以纸质版为主，存放条件对温度、通风、防火等都有要求，想要长期完好保存，就需要在乡镇卫生院配备档案信息化所需要的计算机、多媒体、电子信息录入设备和存储设备等，安装合适的计算机操作系统、信息数据库、安全保护软件、快速检索软件等，促进档案信息化的发展。此外在当今信息化时代的背景下，电子设备的更新换代很快，在购置硬件设备和安装必要的软件时，要充分考虑这些因素，避免造成设备资源浪费，做好规划，定时对设备进行检修[4]。

（二）加快推进档案数字化的进程

目前乡镇卫生院存放的纸质版档案数量庞大，由于长期的积累，档案信息也比较复杂，短时间内很难实现全部信息化处理，为了加快推进档案数字化进程，应该首先将当前新增加的档案全部采用电子录入方式保存，然后利用空闲的工作时间对以前存放的档案进行整理、归纳，安排技术人员整体进行电子录入，对档案信息进行分科室分部门的存储，为实现构建乡镇卫生院档案信息化体系做好准备。

（三）构建合理的信息化检索体系

构建乡镇卫生院档案信息化体系不仅需要加强有效资料的搜集工作，而且需要将档案信息化体系全面应用，建立科学的信息化检索体系，可以促进档案信息化管理目标的实现。有效提高检索工具的利用率，充分利用互联网的优势，增加档案管理部门的带宽，为档案信息设置专门的局域网，卫生院档案管理人员可以通过局域网对所需要的资料快速检索，实现对档案信息的充分利用。

（四）对乡镇卫生院档案管理人员进行信息化培训

由于客观原因，乡镇卫生院将更多的人力和物力集中在医疗水平的提升和医院经营管理工作中，忽视了对档案工作的重视，这也使得档案管理人才严重短缺。再加上乡镇卫生院的档案管理人员以医务人员的兼职为主，缺少专业素养，在工作中存在拖沓和混乱的问题，这就限制了乡镇卫生院档案管理工作水平的提高。在当前构建乡镇卫生院信息化体系的过程中，要重视对档案管理人员的培训，提高其计算机操作的专业能力，定期组织专业知识的培训活动，学习各种先进的信息管理方法和技术，推动档案信息的数据库建立，开展不同地区档案管理人员沟通交流座谈会，相互学习信息处理的经验，不断提升乡镇卫生院档案管理的水平。

（五）重视档案信息资源建设，利用网络资源加大推广

没有可以利用的档案信息资源作为基础，档案信息化建设就是纸上谈兵，必须对各部门的各种材料进行电子数据库的整合，确保其信息完整和准确，实现各地区各人员的资源共享，使得资源配置得到最大程度的优化。医疗档案资料是众多医疗工作者智慧的结晶，是一笔无价的财富，可以通过信息化时代的契机，对珍贵的医学资料进行保存，上传到网络，实现资源随时随地的查阅。

四、小结

随着科技进步，信息化建设已经进入了各个行业中，在乡镇卫生院做好档案信息处理对医院的运营管理具有重大的意义。为了构建良好的乡镇卫生院档案信息化体系，必须依据乡镇卫生院的实际情况，结合以最大程度提高档案使用效率的原则，创新学习到的管理方法和经验，力求为乡镇卫生院打造一套量身定制的档案信息化管理体系，实现各卫生院各有所长的长足发展。