高校办公室信息工作的网络化分析

董治平

(湖北科技学院 学校办公室，湖北 咸宁 437100)

近几年，高等教育信息化建设如火如荼。为适应人才培养的需要，各高校陆续投入到了与中国教育科研网、因特网连接的校园网络建设中。高等院校信息工作体系初步完善，为校办公室信息工作人员搜集、获取、记录、汇总最新信息提供了强有力的支撑，也为学校科研、教学工作优化提供了依据。当前高等院校办公室信息工作的网络化仍然处于探索阶段，不可避免地存在薄弱缺陷。基于此，探析高等院校办公室信息工作的网络化实现及优化路径就具有非常突出的现实意义。

一、高校办公室信息工作的现状

1.信息利用率偏低

现代化技术平台淋漓尽致地发掘了信息的共享效用，为高等院校信息工作的开展提供了完备的信源。但是，在当前高等院校办公室信息工作中，对信源的发掘、利用程度较低，大量依赖于内部封闭信息，导致信息利用率低下，信息工作体系僵化，缺乏生机和活力。

2.信息收集渠道保守

虽然现代化技术平台为高等院校办公室提供了海量资讯，但是，受传统思维限制，多数高校办公室信息工作具体实践中，仍然沿用传统模式。比如，经学校活动日程安排获知已发生或将要发生的关键事项，或提炼上级教育主管部门下发文件有价值信息作为领导层决策依据。整体信息收集渠道较为保守，无法保证信息收集的全面性[1]。

3.信息传递标准不统一

现代化技术的应用，致使信息高速传递成为现实。仅需轻点鼠标，就可以实现信息的实时共享。虽然当前越来越多的高等院校适应新形势需要将网络平台引入了办公室，但是由于客观因素限制，学校OA办公系统信息传递标准不统一，严重限制了信息传递时效性。

4.信息人员培训模式单一

现代化信息管理模式可以同时满足利用者对于快捷度、性价比的要求。但是由于历史存储观念影响，现今时期的高等院校办公室信息管理人员对于管理载体的认识较为滞后。再加上信息人员培训模式较为单一，无法熟练掌握数字化、网络化信息管理技术，增加了不必要信息存储资源损耗，也加剧了工作者压力。

5.信息网络管理安全风险多

信息传递方式是信息反馈时效性的直接决定因素。毋庸置疑，依托现代化技术平台的信息发布、输送的信息可以获得即时反馈。而办公室信息工作网络化在为高等院校各项活动提供方便的同时，也带来了一些较为突出的信息安全隐患。比如，黑客入侵、互联网病毒的入侵与传播、垃圾邮件继续泛滥及人员误操作、电力中断、强烈地震等不可控数据受损事故。

二、高校办公室信息工作网络化的现实意义

1.满足经济社会发展需要

在当前网络高速发展的时代，信息在经济社会中发挥着不容置疑的作用，一个以信息技术为典型代表的新技术革命悄然兴起，这一技术革命将推动人类社会迈入网络化时代。不容置疑的是，网络化时代的到来，可为传统高等院校办公室信息工作提供良好的机遇。通过落实办公室信息工作的网络化，可以消除办公室信息传递、上报之间的时空差异，促使相关信息最大程度面向社会区域开放，满足经济社会发展需要。

2.夯实远程网络教育基础

网络技术的广泛运用，为高等院校办公室工作开展提供了更加通畅的渠道。而教育服务是高等院校办公室工作的核心内容，通过推进高等院校办公室信息工作的网络化，可以致使传统远程教育焕发出新的生机，突破高等院校办公室传统信息教育服务便捷，为办公室信息工作者、被服务者提供更加宽广的选择空间。进而根据被服务者的个性化需求，打造真正服务于高等教育的信息资料库，夯实远程网络教育基础。

3.助力院校整体改革发展

进入信息网络时代后，产业结构升级不断加速，社会人才市场对高等教育机构也提出了更新、更高的要求。与此同时，我国诸多高校也遵循“调整、共建、合作、合并”的八字方针，全方位、深层次展开改革，办学规模不断扩大，办学形式不断丰富，给办公室信息工作提出了较大的挑战，致使办公室信息工作者陷入了人手少而工作头绪多的窘迫境地。而办公室信息工作的网络化开展，可以缓解甚至消除上述问题，保证办公室各项工作有条不紊地开展。

三、高校办公室信息工作的网络化实现理论支撑

1.集成管理理论

集成管理理论是21世纪技术与管理两大“车轮”推动下管理学理论的新发展，容纳了多种管理理论方法，兼具理论与实践意义。集成管理理论包括系统科学与哲学、管理学理论与方法两个层次，强调在界定管理经济性、运作机制的基础上，搭建集分析方法、实现方法、设计方法为一体的框架，集成要素、界面、模式与特征、内涵、分类、原理，保证管理方案最优。

2.软系统方法论

软系统方法论主要是相对于边界明晰、便于建模识别、目标清楚的“硬”系统的方法论，首次提出时间为20世纪80年代，提出人为荧光果Checkland教授，可以解决建模难度大、识别难度大、目标不确定的复杂问题。软系统方法论的实时流程可以描述为：问题状态→问题描述→跟定义→概念模型(形成系统概念、其他系统思想)→比较问题描述与概念模型→可行方案→实施可行方案。通过上述流程，可以解决含有海量政治、社会、人为因素的劣结构情境以及病定义问题。

3.物理-事理-人理系统方法论

物理-事理-人理系统方法论是源于西方系统方法论的理论，又可称之为WSR方法论，该方法论强调从客观事实入手，在比较理论模型与现实实践的基础上，融合整体论与还原论，通过现实问题定义与识别建立类模型结构。进而求得模型的解，并借助人性思维、系统思维、还原思维，对模型解的现实意义进行解释。从本质上而言，物理—事理—人理系统方法论是综合考虑物质运动机理、做事道理、做事原因，统筹物质世界、系统组织、人的动态因素，灵活解决社会、人、组织等复杂问题。

四、高校办公室信息工作的网络化实现路径

1.开放信息工作空间

对于高等院校办公室而言，信源、信宿是信息工作空间开放程度的决定性因素。而由集成管理理论可知，高校办公室信息工作的网络化涉及了方法体系、理论体系两个层面，需要管理方综合考虑信息工作类别、内涵、特征与机制、原理，将网络要素、模式、界面有机集成。同时以信息化、数字化、王力宏为基础，搭建矩阵式的组织结构，配套建设跨区域线上监督管理机制，推动信息工作的网络化、扁平化发展。

一方面，高等院校应主动跟随社会主义市场经济体制建设进程，突破原有信息工作封闭空间，开发、汲取、收集、利用社会共有信息数据源。以眼观六路、耳听八方的方式，开拓传统教育以及科技、经济、社会等信息源[2]。比如，利用认知图、群件、智暴等工具CSCW(计算机支持协同工作)，或CATWOE(软系统根定义方法)、CSH(启发式系统批判法)、AHP(层次分析法)等方法，与各层信息工作者、服务者进行信息交互，尽可能了解服务对象尤其是具有决策权的领导的全部目标以及现有资源情况。并根据所收集的社会经济、科技信息，综合考虑工作目标相互关系(优先次序、权重)、背景、系统组织形式等因素，剖析其对新时期高等人才的新要求，有针对性地提升院校适应社会发展、争取社会支持、参与社会竞争的能力。

另一方面，高等院校应正确认识以往点对点组织传播中确切信宿的缺陷，发掘网络化技术优势，从客观层面跨越组织边界限制，从上至下建立包括多个层次的层级控制体系，横向则统一应用“电子签名”“电子签章”机制认定的电子报文技术，逐步利用点对面取代点对点，为信息工作监督、反馈提供新的途径。在点对面传播体系中，信宿具有潜在不明确特征。即高等院校办公室信宿不仅需要面向基层以政策性、指导性为突出特征的信息，而且需要面向上级领导、教育行政部门以反馈性、全面性、动态性、系统性为综合特征的信息。除此之外，高等院校还需要面向同级别院校以交流性、经验性为典型表现的信息以及面向潜在社会目标受众突出本校特色的信息。

2.健全信息报送平台

依据物理—事理—人理系统方法论可知，信息是一种“易碎品”。一旦延误信息收集、输送、利用时机，就会导致信息价值被削弱，直接或者间接造成办公室信息工作损失[3]。因此，在信息工作网络化开展阶段，高等院校应在依托现有网络设备的基础，结合物理-事理-人理系统方法论，综合考虑物理、事理、人理，构建更加完备、先进的信息报送平台，切实提高信息上报、传递速度，为整个办公室的高效率运转提供支持。即整个高等院校办公室的高效率运转不仅需要现代化技术手段作为保障，而且需要根据办公室信息问题性质、状态按逻辑推理以及数学理论进行集成变换，结合待处理信息事务阐明信息的价值。同时利用前馈与反馈相结合、定性与定量相结合、规范与灵活相结合的方式，进行信息报送机制的建立健全。在办公无纸化、办公自动化逐步落实的现今时期，高等院校应进一步发掘网络化优势，从信息收集、信息传递、信息存储、信息反馈等方面，突破信息报送平台功能限制，提高信息报送平台实效。不容分辩的是，因高等院校办公室信息工作指向的多样性，办公室信息网络化报送平台构建也涉及了硬件、软件等多方面因素。对于高等院校来说，办公室信息网络化报送平台下行通向渠道无阻碍因素，但上行通向渠道及学校?上级间因各单位对信息需求的差异性，阻碍因素较多。因此，高等院校可以积极联系各上级单位响应现代社会信息工作网络化发展趋势，开发可行性较高的报送基地，为包含高等院校在内的信息上报、递送组织开辟便捷的通道。

根据物理-事理-人理系统方法论要求，高等院校应以客观物质规则、组织管理道理、人与群体关系为对象，聚焦于“是什么、怎样做、最好怎么做”，落实追求效率、追求真理、追求和谐的原则。即在上、下行运转通道设置的基础上，高等院校应在办公室信息上报、递送平台中增设具有多种模式的网上交流功效，具体表现为交互性、多媒体性，便于高等院校办公室信息工作者与其他教师、高校生凭借现代化工具展开双方向、多方向信息互动，除E-mail(电子邮件)、讨论组、公告板外，高等院校还可以在办公室信息上报、递送平台中设置网络会议模式。以视频系统为载体，面向学生社区、专业系部召开规模不一的回忆，从根本上改变长时期以来其他教师、高校生在信息工作中的过分被动情况，克服以往办公室会议存在的参会人员迟到、缺席、交通不便、地址安排不合理等困难，促使师生及其他职工可以足不出户的与办公室信息工作者“面对面”沟通，在提高高等院校办公室工作服务公开程度的同时，促使整个院校决策管理更加民主科学。在这一模式下，高等院校内部师生可以通过登录办公室信息上报、递送平台获知校情、教育部精神及专业内最新消息，并经公告板、电子邮件向办公室人员反映特定时期自身关于学校文化建设、物质环境建设的意见，较之传统单向调研了解、意见征集具有更加突出的优越性，保证办公室工作反映更强烈、真实、可信的民意。

3.发掘信息外宣功效

由软系统方法论可知，不管信息工作的运行环境如何变化，高等院校办公室信息工作的基本功能处于固定不变状态。即：为校内党政领导递送信息，为领导作出管理决策服务；及时向上级主管部门报送信息，为上级领导部门战略制定服务；向同等级单位及下级部门发送信息，为基层管理者、教师、高校生及其他员工服务。但是，在工作网络化模式中，因高等院校办公室信息工作信宿增加、传播空间扩大，除传统教育系统内原有信息接收目标外，广大社会公众成为潜在信息接收对象。这种情况下，高等院校办公室信息工作人员就需要立足新的形式，在认真履行“服务领导决策、服务基层落实、服务群众发展”基本功能的同时，考虑广大潜在社会公众的需求，有针对性的提升办公室信息的对外传递功效[4]。即调研、辨别办公信息问题的内部条件与外部环境，从结构、信息流、沟通渠道、边界等方面，进行问题状态描述。进而从多个视角，综合考虑信息获益方、受损方、执行方、价值观念与道德观念、拥有方等因素，进行信息输入输出转变过程的定义。同时在信息上报、递送平台运行的基础上，考虑外部伦理、政策、司法等制约因素，将强时效性、本校特色突出、声望提升潜力巨大的原则贯彻落实到信息收集、编辑、发布环节，面向全体社会公众，展示高等院校的蓬勃生机，营造良好形象，真正发挥信息工作作为高等院校对外宣传工作的窗口功能。进而基于系统概念以及相关系统思维发散，主动面对人们对于问题的认识差异以及理解同异，将现有系统模块与现实问题进行比较、对照，确定可行性调整方案，为平台执行提供充足支持。

将校务信息内容公布上网是高等院校办公室信息工作网络化的核心主旨。高等院校办公室信息工作人员可以依托现有信息上报、递送平台，陆续推进校园内部校务信息、专业刊物的网络化递送、发布，比如各类通知、各类活动安排、校园内部简要讯息等，鼓励教师、高校生及其他员工查找浏览。以信息上报、递送平台为枢纽，拉近上级领导、教师和高校生、其他员工之间的距离。而通过教职工、高校生及时、全面了解整个院校的基本情况，可以削弱校园管理措施落实阻碍，缩短各项措施落实周期。进而引导教职工、高校生及其他员工通过信息上报、递送平台监督上级领导、不同职能部门工作行为，及时、有效遏制机关工作中潜在的官僚主义现象，营造更加明快、健康的工作氛围，形成高等院校办公室工作网络建设、运作的良性循环。

五、高校办公室信息工作的网络化优化对策

1.提高信息利用率

当前，受传统各自为政思想的影响，多数高等院校内部办公室信息工作网络化存在低水平、重复建设表现。资源配置不够科学，致使管理分散、网络站点少等问题频现，制约了办公室信息的高效率利用。因此，高等院校管理者应将各办公室信息工作网络化建设纳入校年度重点工作，不定期向各办公室相关负责人通报总体资源分配限额，并同步抄送汇总。而办公室信息工作者则应以月为统计周期，认真梳理网络传输管线、电力、基站、机房等项目，向上级管理人员提交网络化建设项目清单表，由上级管理人员初步判定资源分配是否可行，若资源分配可行性不高，则需要一次性提出相关意见。对于具有资源配置时间限制要求的，应明确具体资源配置时间段。比如，综合考虑业务发展、设备数量增多、应用系统信息承载量增大、系统复杂度提升要求，配置不同等级的带宽以及核心交换机、集线器。对于信息工作强度较大的办公室，可以选用千兆以太网，并将垂直系统全部建设为一千兆的光纤线路，从根本上保证主干带宽。

2.拓宽信息收集渠道

现今时期高等院校办公室内所使用的办公自动化硬件、软件系统基本处于Windows框架内，图片标识、文字编辑排版、声音等应用软件格式标准较为多样，需要经过“转换、兼容”等手段实现相互之间的协同使用，信息收集过程较为繁琐。基于此，高等院校可以在增加系统网络与主服务器系统信息网络带宽的同时，围绕办公室信息工作中的查询、运行、管理、决策需要，构建一个高效率、高度安全的自动化信息工作网络体系。在高校办公室不同的发展阶段上，信息工作网络体系建设与管理模式也存在较大差异，起始阶段为办公自动化阶段，仅涉及相应的办公设备、计算机单机系统，可以选择自建自管模式；进入网络系统阶段后，高校办公室信息工作涉及了内网、外网、网站建设诸多模块，此时，可以选择服务外包模式，将网络化建设、规划、运维、资源管理等内容通过授权委托、市场化机制等形式，交由社会专业机构完成，或者由专业院校与社会机构合作建立，保证自动化信息工作网络体系与校办公室信息工作实际需求相符[5]。

自动化信息工作网络体系建设时，除建立统一的各办公室服务网站以及技术标准、内容表达机制、服务标准外，还可以围绕重大教改问题、学生管理情况、科研事件，利用物联网、移动通讯、云计算等新技术，整合互联网、移动电话平台，在师生、办公室、领导之间搭建信息交互桥梁。以电子报文流转为核心，再造信息工作流程，即时开展在线访谈、网站留言活动，加强办公室与校师生的交流。并建立电子绩效考评体系，开展办公室信息工作电子监察应用，扩大信息工作开展面，树立民主、公开、透明的办公室形象。

3.统一信息传递标准

在办公室信息传递标准统一设置时，高等院校应贯彻落实可靠性、实用性、时效性要求。其中可靠性主要是保证网络化资源可以连续、稳定供应，一旦信息工作正式开始，就不应当对现有资源运用规划进行任何改动。若遇特殊情况，则应在不影响信息工作正常开展的空间内开展；实用性主要是落实一点对多点的结构，便于全校教师、高校生及其他员工高速访问中心数据服务器。由光缆组成的办公室信息工作网，应保证中心、各接入办公室之间的实时访问连接；时效性主要指办公室所选择的资源供应商提供的网络链路应高速、宽带，满足前期承诺的信息传输速率、突发速率，保证多媒体应用环境下的良好服务质量。同时资源提供者应保证故障响应时间最短，升级快捷，为办公室日常信息工作的开展提供良好的技术支持。

4.丰富信息人员培训模式

由于信息工作网络化是近几年新兴的一种办公室模式，高等院校办公室内部信息工作者还无法构建较为完备的知识结构以及成熟的经验体系。此时，为了保证高等院校办公室信息工作的顺利推进以及自动化信息工作网络体系优良作用的充分发挥，就需要从内部引进、外部输送两个方面入手，培养一支信息工作网络化基础扎实、网络化管理技术运用娴熟、工作理念先进的团队[6]。

当前国际公认的网络信息安全防范方式为：强化一线工作人员的信息安全意识、安全防范技能。激发并维持信息工作者的信息安全意识也成为高等院校办公室信息工作网络化推进的关键环节。因此，高等院校应将互联网道德教育作为内部人员培训的核心内容，邀请第三方专业机构或者专业系部教师，为办公室信息工作人员传授相关知识，促使信息工作者可以认清信息工作网络化发展形势以及对自身的要求，在贯彻办公室经济科技情报保密方针的同时，跟随中国社会主义现代化的建设步伐提升情报搜集识别能力，保证办公室信息工作的稳健开展。

5.提高信息管理安全性

防病毒软件部署是高效率、高度安全的自动化信息工作网络体系建设的首要环节。除自上而下构筑安全防护体系外，高等院校可以与第三方技术组织合作，基于计算机病毒可自身复制并传染其他程序的特点，构建集按要求的文件系统检查、实时文件系统扫描、实时电子邮件扫描、实时方位恶意脚本、更改可疑对象副本、实时办公应用程序保护、周期更新反病毒库为一体的反病毒程序。反病毒程序是一种“纵深”的信息工作网络安全防御手段，可以将防病毒手段运用到办公室信息网络全部可感染、传播病毒的模块。比如：在办公室信息工作者桌面上进行防病毒软件部署；在用于托管邮箱的服务器、简单邮件传输协议上部署防邮件病毒软件；在基于邮件服务器平台中安装“瑞星”“360”“卡巴斯基”识别隐藏在附件中的病毒等。

在防病毒软件部署的基础上，高等院校办公室信息工作者还需要注意网络防火墙技术的应用，其可以通过加强网络之间访问约束，防控无法预测且存在潜在破坏性的入侵。即在办公室计算机内部安装最新防火墙，并定期更新，将不允许办公室信息搜集、获取的数据“拒之门外”，避免网络内黑客访问网络或者增删、移动信息工作网络中的关键信息。与此同时，高等院校办公室信息工作者可以设置实时入侵检测，促使系统不定期或定期对行为、审计、安全日志中信息进行识别，判定其是否对办公室信息工作造成威胁，减少信息工作因被攻击而遭受的损失。在这个基础上，高等院校办公室信息工作者可以引入以监听网络状态、信息传输、数据流程为主要功效的工具——网络监听。即将办公室信息工作平台界面自行设置为监听模式，分析网络动作状态，排除网络方面的故障，为系统内各服务器功效的充分发挥提供依据。

六、结语

综上所述，相较于以往点对点的信息工作模式而言，在网络化模式中，高校信息工作源开始由封闭走向开放，信息加工、收集、存储、扩散的手段愈发丰富多样，信息反馈时效性更高。因此，高校应主动将基于非网络环境的信息工作迁移到基于网络的环境中。在跟随网络化要求调整信息工作运作模式的基础上，系统规划，科学配置资源，升级基础设施，加强信息工作人员培训，提升办公室信息工作的自动化水平，为办公室信息工作实际效用的充分发挥提供保障。