浅谈信息化背景下事业单位会计档案管理

黄梅娟（云浮市公共资源交易中心）

事业单位对档案进行及时管理有利于对事业单位的发展状况进行良好的记录，为事业单位今后的发展提供了有效保障,同时还能直接有效地反映出社会事务的演变过程。事业单位的会计档案管理工作主要是对事业单位的财务状况进行详细地记录，对事业单位未来的发展提供良好地建议及数据参考[1]，是事业单位不断进步和发展的基础。尤其是近年来，互联网行业的大力发展，使得我国进入信息化社会，事业单位在此过程中能够利用互联网技术转变传统的交易方式和货币流通方式。且对于会计档案管理而言，积极实现档案管理网络化、信息化、对于该行业的发展具有重要作用[2-3]。

■ 信息化会计档案管理的意义

（一）自动化管理提升工作效率

处于信息化社会的今天，会计档案管理自动化能够大幅度的提升工作效率。目前，事业单位会计档案管理信息化，有效地将其与互联网技术相互融合，更好地促进事业单位的发展。因为计算机的使用能够提升档案信息的处理速率，对于信息的储存、转发等操作十分便利。信息化的会计档案管理能够通过计算机系统自动对所需的数据进行自动生成，大大节省了人工计算的时间，方便了会计档案信息的核对。同时，计算机还能够对数据进行自动核算，辨别会计数据档案是否真实可靠，并自动对会计数据进行分类储存，在提升工作效率的同时，增加了档案的真实性及准确性，对事业单位今后的发展起到了良好的推动作用。

（二）信息化管理能够提升管理水平

事业单位对会计档案管理实施电子化管理，有利于将不同的数据收集整理起来，再利用计算机系统对其进行分类、保存及使用，有效地实现了会计档案信息资料的统一管理，有利于提升会计档案资料管理的高效性和规范性。电子会计档案相对于纸质会计档案而言大大降低了人力物力，提升了工作效率，减少了纸张的消耗。另外，电子化的会计档案会使得在调取档案时更加的便捷、安全。实行信息化会计档案管理有利于对事业单位今后的发展提供有利帮助，更好地为事业单位发展奠定坚实的基础。

■ 信息化背景下会计档案管理的现状

（一）信息化意识不够

信息化改革的不断深入，传统的档案管理工作不再适应时代的要求，档案管理信息化势在必行。但有的事业单位对档案电子化不够重视，导致事业单位会计档案信息化的建设仅仅流于表面，存在形式化现象[4]，导致会计档案管理工作的开展无法较好地迎合现代社会的要求，无法满足市场需要，使得事业单位在新时代中的发展受到阻碍。对事业单位的调研发现，现时大部分事业单位档案管理人员仍然使用手写的方式记录数据，这种方式不仅工作量大、枯燥乏味，且对工作人员的要求较高。但突然转变为电子化办公，会使部分档案管理人员一时无法接受，其中涉及的人员配置问题较为复杂，一时间难以理清。

（二）管理制度不够完善

随着《会计档案管理办法》的正式实施，有效地将电子会计档案纳入会计档案管理的范围中，使得传统的会计档案管理工作有了较大的提升，大大节约了时间和空间。但一些事业单位的会计档案管理制度落实不到位，导致执行能力不足。当前大多数事业单位会计档案管理工作还是主要以人为控制及计算机管理相互结合，但若出现责任不到位的现象，会使档案信息发生泄露，甚至出现无法弥补的严重情况，较难保证事业单位会计档案信息的真实有效性。

（三）管理人员素质有待提升

档案管理最终主要依靠的是管理人员的操作，提高信息档案的管理水平，应该从底层抓起，培养一支高质量、高水平的档案管理团队。由于我国会计信息化建设起步较晚，无法做到完善的档案管理，且大多数事业单位会计档案管理人员的年纪偏大，对计算机无法正常使用，对信息化技术不熟练，再加上管理层对档案管理工作的不重视，导致事业单位往往会出现一些财务知识缺乏的现象。这对于事业单位会计档案管理工作的发展具有一定的制约性，难以发挥会计档案管理工作的真正作用。

（四）档案管理的安全性有待增强

现阶段的档案管理存在一定的风险，导致事业单位的会计档案管理工作出现信息泄露或信息保存不良的现象，这对于事业单位今后的发展具有一定的阻碍作用。这主要是因为传统的纸质档案转化为电子档案后，安全方面的问题有待提升，管理人员的保密意识有待加强。再加上信息化时代容易遭到黑客攻击、系统故障以及人为泄密等问题层出不穷，加大了档案管理安全隐患的发生。另外，会计档案管理电子化属于新时代的建设，在一定程度上事业单位的管理人员对计算机操作不熟练，影响了会计档案建设的进程[5]。

■ 信息化背景下事业单位提升会计档案管理的措施

（一）建立信息化的档案理念

事业单位在进行具体的档案管理工作的过程中，由于本身缺乏明确的目标，同时，一些管理人员缺乏对信息化档案管理的清晰认知，法充分认识档案管理的重要性。但只有充分的了解档案管理的重要性及必要性，管理人员才能更好地开展会计档案管理工作，确保事业单位会计账目的准确性[6]。事业单位的管理人员应当根据当下社会的发展，结合电子档案管理的特征及政府的相关要求，建立具有针对性的信息化档案管理理念，使得单位的会计档案管理工作更有效地开展，提升事业单位的综合竞争能力。

（二）完善会计档案管理制度

事业单位中会计档案管理人员应当合理地将电子化和档案管理密切地结合起来，制定出更为科学合理的档案管理制度，完善本单位制度并发挥其优势，使得单位更加符合当代社会的发展，有利于促进事业单位档案管理水平的稳步提高。另外，事业单位对于档案管理的模式应当及时的创新，传统的管理模式随着社会的发展早已无法满足其需求，工作量日益增大，工作效率却无法及时得到提升，这就要求事业单位应当扩大运作规模，完善相关的制度和条例，增强会计档案管理工作的开展，还需要将责任分配到个人，防止今后责任追究问题出现相互推卸的情况。

（三）提升档案管理人员的水平

为使事业单位会计档案工作的顺利开展，就需要提升会计档案管理工作人员的素质水平。事业单位在进行人才录用的过程中，应当对素质高、专业性强的人才进行优先考虑，有助于丰富会计档案管理的人才队伍的建设。同时事业单位应当在会计档案管理的技术及设备等方面进行不断的增强，重视对会计档案管理人员的教育培训工作，促进档案管理人员尽快掌握信息化技术的应用能力，提升档案管理人员的素质水平。

（四）提高会计档案管理的安全性及软件专业性

会计档案管理工作的顺利实施需要将安全意识作为基础保障，缺乏安全意识往往会出现档案泄露或丢失的现象，这将对事业单位带来极大危害。由此可见，事业单位应当加强对会计档案管理工作安全保密意识，并加强会计档案管理人员的安全意识。同时，国家应当加大对事业单位会计档案管理工作的重视，为其营造一个良好的电子化会计档案管理环境，使得事业单位的会计档案管理在一定程度上具有良好的安全性。为此，国家应当对会计档案管理系统进行不断的优化，加大资金投入，为事业单位会计档案管理开发出专业化软件，提升其工作效率的同时使得软件安全性得到保障，为事业单位未来的发展夯实基础[7]。

■ 结束语

在信息化时代下，对于事业单位的会计档案信息化、网络化及电子档案化对事业单位会计档案的保管及储存，能够良好的对档案进行保存和利用，有利于事业单位今后的长远发展。而对于事业单位日益加重的工作量而言，对人才的要求也不断加大，信息化背景下的事业单位会计档案管理工作已成为其今后发展的主要趋势。对于事业单位未来发展具有优化作用，使得事业单位更加现代化、规范化。因此，事业单位若想要长久的发展，满足社会需求，应当加大会计档案管理信息化的使用力度，建立完善的管理体系，创建优秀的档案管理队伍，确保档案储存的安全性，最大程度地确保电子档案的有效性，提升档案信息的有效利用率。