新冠疫情影响下远程办公模式的探索

文/魏明月（中国人民大学劳动人事学院；国际商业机器有限公司）

一、远程办公的概念

远程办公分为“远程”和“办公”两部分，是指利用现代互联网技术，实现非本地办公，即家庭办公、远程办公、移动办公等远程办公模式，即使它们远离中心办公区或生产设施，彼此没有直接联系，员工也能利用新技术进行持续沟通。远程办公与传统工作方式不同，与雇主相关的组织形式、不固定的地点和全新的技术模式构成了远程办公的三大核心要素。远程办公部分是允许员工自由利用工作时间，依赖信息和通信技术在远离中心集结区的自由地点中完成任务的新型工作安排。

二、远程办公对组织的影响与挑战

（一）远程办公对组织的影响

（1）提升企业效益。有关数据显示，在非固定办公区域工作也就是选择远程办公的员工通常比在固定办公区域进行传统工作的员工拥有更高的工作主动性和积极性，因此，这类员工在工作上相对会拥有更高的工作效率和生产力，这对企业的效益存在着巨大的影响力。由于能够根据员工自身与工作的实际情况而更加灵活地安排工作时间和工作地点，员工会加倍集中精力完成自己的工作，所以通常情况下选择远程工作的员工会更加努力地工作，以提高企业的效率，以证明远离集中式场所工作比在办公室工作更好。

（2）降低企业成本。根据分布式工作的研究发现，可持续远程办公的实施可以降低35%的预期设施成本和25%的培训成本。远程办公最初实施的目的是为了减少通勤，有效节约工作成本和时间。在固定办公区域工作需要为员工提供一定的工作空间以及工作资源，从而产生更多的费用，而远程办公可以打开传统工作方式局限性，降低固有模式所带来的高成本。如办公空间的租用、购买和折旧，相关的水电费，办公楼、停车场等办公场所的维护费、管理费及日常开支等传统办公模式的必需支出可以得到有效节约；另一方面，远程办公的实施可以减少员工的通勤费用和时间成本，变相地提高工资水平和工作效率。

（3）提高企业服务水平。远程办公的工作时间和工作地点的多样化结合，可以打破企业业务服务时间和地区地点的限制，提高企业的服务水平。当今社会科技高速发展，客户需求趋于多样化，并要求更高的服务水平，这给很多行业的发展带来了全新的挑战。越来越多的行业开始选择提供24 小时服务，特别是在互联网和机械化信息交换行业。研究发现，跨时区工作的办公方式可以为工作流程和客户服务提供更大的便利；像微软和甲骨文这样的公司可以在全球范围内提供24 小时办公服务。因此，工作时间更为灵活自由的新型方式——远程办公更能在日益严峻的行业市场上占据一席之地。

（4）降低员工流动率。“携程”的实验显示，与在办公室工作的员工相比，在9 个月的时间里，260名员工每周自愿在家工作4 天，不仅提高了12.2%的绩效，还降低了50%的流失率。从传统的集中办公模式向新型的远程办公转变，意味着工作模式逐渐向更加现代化的方向发展，员工的办公环境拥有更高的舒适度，组织的管理更加人性化。这将对提高员工的工作满意度，降低员工流动率起到积极的作用重要。

（5）通过多个渠道增加员工数量。选择远程办公工作模式将有助于企业扩大劳动力来源的渠道。由于远程办公不受工作时间和办公地点的限制，允许员工根据自己的情况选择合适的工作方式，可以吸引更多的求职者，为企业丰富劳动力来源。研究发现，远程办公有效提高了残疾人的就业率，吸引了需要照顾儿童和老人的员工。

（二）远程办公对组织的挑战

（1）公平的挑战。远程办公是一种灵活的工作方式，可以被认为是一种工作福利，但它也可能引发公平问题。例如，员工申请病、事假，周一到周三每周3 天的时间在家办公，这一定会被其他员工认为是一个极其漫长而令人羡慕的周末。类似在组织中存在有差异的工作方法，很容易引起员工之间的相互嫉妒，甚至发展成更严重的敌意。此外，组织不知道员工在远程办公过程中所遭受的伤害是在正常工作中还是在其他非工作活动中造成的。因此，很难保证员工薪酬的公平性。

（2）伦理的挑战。与在传统办公室工作中的领导检查和同事监督不同，远程办公场所中使用的互联网虚拟技术将对人性带来极大的考验，并容易导致工作场所中的懒惰、泄密和欺诈等伦理问题。例如，由于缺乏周围主管和同事的指导和监督，远程办公可能导致素质较低的员工发生更多的懒惰和网络漫游行为；同样，由于远程办公时间地点的灵活性很强，对工作信息必要的保护措施难以有效实行，因此可能会加剧组织数据的安全风险，造成人为泄露；虚拟环境也可能鼓励员工做出更多不诚实的行为，如欺骗、欺诈和说谎。

（3）团队的挑战。团队合作历来是使组织效用最大化而采取的工作方式。然而，远程办公所强调的分散化和自由独立性会对团队合作产生一定的影响。组织中很多创造性的工作需要员工经常面对面的交流，这种情况下，员工需要采用更集中的办公室进行工作。远程办公的自由模式相对传统的集中式办公而言不利于信息交流和知识共享，再及时的沟通技术也不能像面对面沟通那样直接、高效，因此这会阻碍员工之间的团队精神和合作，也会影响员工之间的人际关系。

（4）管理挑战。为了更好地监督和管理员工，远程办公对管理者提出了更高的管理要求。领导者除了要掌握先进的技术来监督员工之外，还需要掌握更多的管理技能，包括多种工作模式组合、不同员工的时间和任务安排、进度控制、沟通和反馈、突发事件的判断和处理、情绪安抚等。Trevinoet al.指出，各级领导都需要具备较高的管理技能，才能使员工消除在远程办公过程中的组织脱离感。员工只有与直接领导有高度的亲密感，才能更好地完成工作任务。

三、远程办公对个人的影响和挑战

（一）远程办公对个人的影响

（1）提高工作效率。远程办公打破了传统的朝九晚五的机械工作方式，更容易调动员工的工作积极性、主动性，从而提高工作效率。对于员工而言，没有必要每天相当一部分的时间浪费在往返于住所和办公室路上。除此之外，远程办公模式下，员工的时间地点灵活多变，衣着打扮不受同事、领导和办公室规范的干扰和约束。据统计，远程办公人员的生产效率会提高30%-40%，同样根据一些抽样调查的数据，当员工从办公室工作改为在家工作时，他们的有效工作时间从50%上升到89%，工作效率显著提高。

（2）促进工作和家庭的平衡。由于更少的通勤时间和更灵活的工作安排，远程办公模式为员工节省了许多时间，使员工在面对工作与家庭的冲突时，有了更多的时间去缓解矛盾，促进工作与家庭的平衡。例如，节省下来的通勤时间可以用来照顾家人，也可以用来处理机器维修等各种紧急情况。同时，由于在家办公更加灵活，不仅可以提高工作效率，还可以使员工更好地发挥自己在家庭当中的作用，对保持家庭关系的和谐、进一步促进工作家庭的平衡起到了积极的作用。

（二）远程办公对个人的挑战

（1）心理挑战。远程办公模式下的工作者与同事或领导直接接触较少，面对面的交流机会有限，彼此之间的社会情感链接很难建立，很容易产生隔绝感和陌生感 ；电子通讯工具更依赖于技术而缺乏现实沟通的多元化，沟通周期长、成本高的现状，也会给员工带来一定的心理压力。长期不在办公室办公，处于游离于企业之外的状态，导致员工之间的感情淡漠，与管理层之间疏离陌生，不利于塑造企业文化，难以培养员工的归属感。

（2）干扰挑战。与传统办公模式不同，远程办公缺乏工作氛围，各种随机事件频发，导致员工很难杜绝其他非工作因素的干扰。

（3）隐私挑战。当员工把生活和工作放在相同的物理空间，其心理和时间在家庭和工作之间的界限就会变得更加模糊，员工的个人生活和隐私难免会受到不同程度的干扰和侵犯（Basile&Beauregard，2016）。新生代员工的自我意识较强，很注重保护个人隐私，在远程办公的过程中，管理人员对员工进行常规的监督检查时，员工的隐私权很可能会难以得到充分的保证，势必会导致管理人员和员工的关系变得更加紧张。

四、远程办公所面对的难题

远程办公信息系统的安全性。第一，数据安全。一方面，数据所有权划分没有切实可行的依据（缺乏数据所有权的法律法规，缺乏对数据信息进行全面管理的部门），另一方面，在信息存储和传输过程中，由于处理不当会导致数据泄露的风险。第二，被窃听的风险。攻击者监听流量或记录在线活动，包括捕获用户名和密码的行为会增加远程办公的风险。第三，服务被盗的风险。攻击者试图非法入侵远程工作者的服务进程来达到自己的目的，例如发送垃圾邮件。第四，恶意攻击。攻击者非法对远程计算机和其他设备上的信息进行未经授权的物理访问。远程办公的管理机制。第一，员工的参与感和归属感下降。远程办公模式中，员工可以自由决定办公地点，同事之间因办公环境产生隔离，可能会使员工对组织文化的认同感降低，使团队协同作用难以发挥，这将给管理者带来新的挑战。第二，工作和生活的界限很模糊。远程办公易受工作环境的影响，员工对工作家庭的时间和空间的定义容易混淆，注意力在某种程度上被分散，使工作成为负担。第三，组织失去了对远程员工的控制。远程办公在实施和发展上面临的最大难题是缺乏信任。远程办公模式下，管理者对员工的控制和管理难度增加。远程办公应用行业的场景仍有待探索。首先，不同行业中员工的素质良莠不齐，远程办公软件的操作水平存在差异。数字化企业在招聘中普遍要求计算机技术能力，而传统制造业在人力资源结构的统筹中对信息化技术的掌握程度与数字化企业相比差异较大。其次，企业传统的管理模式与扁平化、网络化的在线办公模式发生冲突。新型管理模式的操作流程与线下管理流程相反。很多初创企业和小微科技企业的办公效率优于大企业。另外，远程办公缺乏工作氛围和商务会议环境，导致企业内外沟通效率低下。文本、音频和视频是三种主要的在线通信方式，其中音频和视频主要用于在线会议等场景，对网络速度要求较高。但许多网友反映，在流量高峰时，网络会被堵塞。

五、远程办公的治理办法

（1）招聘/挑选高素质的员工。拥有高质量的员工是实施远程办公的先决条件。员工的素质决定了远程办公的效果。组织可以通过人格测试、情景模拟、全面评估等方法为企业招收高素质员工。在自愿的基础上，选择那些诚信、自律、高度责任感和主动性强的员工参加远程办公计划。

（2）加强对员工的监督管理。过去的许多事实表明远程办公更适用于高科技企业。为了提高工作效率，避免技术上可能出现的问题，组织需要不断引进和更新各种高新技术，通过各种视频、文字和人脸识别签到等办公软件，工作视频直播、远程实时监控等技术手段，不断加强完善对远程办公人员的在线监督和管理。

（3）定期召开正式和非正式会议。定期的正式和非正式会议有利于领导者对下属的工作安排和管理，加强员工的情感联系，消除由此产生的孤立感和被排斥感。在实践中，组织可以定期召开工作会议。此外，可以利用空闲时间组织各种社会活动，加强员工的情感联系，减少工作场所边缘化，提高员工对组织的认同感和归属感。

（4）创造相互信任的组织文化。组织文化有规范和制约员工行为的作用。因为远程办公很难实现线下监督，所以对于一个组织来说，拥有一种相互信任的文化是非常重要的。当组织内成员相互信任时，个人的工作态度和工作效率不再与什么样的工作风格有关。即使是远程办公，每个人都会尽到自己的职责，互相合作，为企业作出更多的贡献。当然，要营造相互信任的组织文化，各级领导要做到不偏不悖、言行一致，充分发挥模范领导作用，做一个受人尊敬、诚实守信的领导。

（5）为工作设定固定的界限。鉴于在家办公的干扰，组织可以在家里建立一个类似于传统办公空间的区域，将家庭和工作事务隔离开来。设定固定的工作边界要求组织投入一定的资源，比如划定一个独立的空间，配置必要的工作设施，要求员工在规定的时间内完成工作。研究发现，为员工设定一个固定的工作生活界限，可以有效地避免非工作因素的影响，使员工更加专注于工作。它不仅可以提高远程工作效率，还可以节省员工和企业的时间。

（6）建立健全现代化远程办公管理制度。第一，明确数据所有权是信息社会中处理政府与市场关系的前提，特别是在远程办公领域。包括政府、参与远程办公过程中对数据进行使用和管理的企业及个人的权利、责任和义务。第二，远程办公将在全方位的社会活动中得到全面发展，这就需要一套完善的、可预见的指导性文件。例如制定远程办公指导，包括办公表格的制定、办公设备的使用和办公许可证的管理、服务器的安全使用管理办法、远程办公商业犯罪法等。为远程办公创建网络信息安全系统。一是有关高校、科研院所和企业要积极响应号召，适应用户市场需求，发展安全可靠的网络安全技术和模块化、多样化、个性化的软件，加快建设5G、WiFi 6 等通信基础设施，降低企业在线办公成本，提高工作效率。二是呼吁相关部门发布网络信息安全操作手册、行为规范或管理措施，进一步规范避免因人为失误和恶意操作造成的信息安全泄露等事件的发生。第三，完善信息系统的安全规章制度。鼓励企业和远程办公人员参与制定安全政策，如禁止在办公电脑上浏览个人网页和发送电子邮件，禁止通过公共WiFi 发送或打开敏感数据等。支持企业推进数字化转型，提高企业网上办公投入产出比重。指导企业培养和评估在线团队，制定基本的在线办公需求和网络安全培训需求。加快企业在线团队的模块化分工，形成在线组织和工作分配、负责在线成果提交和验收、通信软硬件支持、网络支持等多重集成的新型合作模式。推动企业办公模式转型和运营管理体系数字化转型。网上可采用扁平化管理和就业合作模式。

在新冠疫情的影响下，企业安排员工远程办公可以有效降低用工成本，最大限度地维护了社会稳定。同时，随着互联网技术的发展和现代科技信息技术的普及，远程办公作为一种新的工作模式，也受到企业和社会越来越多的关注。因此，对远程办公的员工进行有效的管理显得至关重要，这就需要企业在制度和管理层面上的支持，同时也期待国家从法律和政策层面出台相关文件，明确远程办公期间员工和企业的权力和义务。