公安机关纸质档案保护措施

郝林翔

（宁德市公安局，福建 宁德 352100）

引言：公安机关针对纸质档案的保护工作，要充分考虑到其主要的影响因素，从而及时采取措施，减少对档案使用的影响。档案民警要提高对档案保护工作的重视，不断增进对保护工作的认识和了解，增加对该档案重要性的理解和掌握，有效降低工作中对该档案的损坏，提升保护的质量和效率。

一、纸质档案管理的重要性

纸质档案的管理和使用为公安机关的工作提供便利，在信息化技术的发展下，做好档案的管理工作，保护好案件卷宗档案、文件材料，确保工作的效果和效率，在其使用中，可以为举证工作提供有效保证，使用方便，稳定性强，保证公安机关办公的质量[1]。该档案的管理工作需要基层民警注意其法律性和责任性，依法履行职责，做好保护，延长其使用时间，以此来促进档案管理工作的建设和发展。

二、影响纸质档案保护的因素

（一）内在因素

受内在因素的影响，案件卷宗档案在使用和保存方面，主要是材质的变化，在经过长时间的放置后，容易产生氧化反应，对其整体的结构产生影响，若是纸张遇到水分，会产生水解反应，产生侵染，缩短其使用寿命，纸张的表面出现明显的变化，且变化速度较快，无法继续使用。

（二）外部因素

外部因素的影响，主要表现在五个方面。第一是温度，案件档案所处环境的温度对纸质的影响较大，当温度大于其标准温度时，纸张的水分被蒸发，出现干巴巴的状态，使用质量下降，当温度小于规定温度时，纸张的所含水分过多，整体的使用强度变差，其性能受到影响，使用寿命骤降。第二是湿度，该档案放置环境的湿度数值提升，对其使用性能产生一定的破坏。当空气中的湿度过高时，会损坏字迹，促进细菌的滋生和生长，破损情况严重，造成相应的损失，若湿度的环境情况恶劣，纸张的变形速度加快，弯曲程度较大，影响使用。第三是污染物，该方面的影响是会产生相互间的作用反应，其耐用程度和强度下降，发生降解反应，影响档案的效用。第四是光的辐射，受到辐射的影响，在长时间的照射环境下，纸张出现裂开的问题情况，产生脆化的反应，造成纸张的损坏[2]。第五是有害生物，该方面主要是由于材料所含有成分的影响，出现细菌和虫卵，对纸张进行破坏，影响其使用。

三、公安机关纸质档案保护措施

（一）完善档案保护基础设施

公安机关在开展案件档案的保护工作时，需要增加经济资金的投入，确保基础设施的正常使用，为案件卷宗提供有效的保护，减少各方面因素对档案的影响，延长其使用寿命，保证质量。根据案件档案保护要求，开展具体的保护工作，首先，为保证档案的使用价值，对其存放的环境进行管控，尽量选择位置、湿度、温度、光线等方面符合存档标准要求的环境来进行档案文件的保存工作，注意做好各方面的保护，减少对其的影响，还要做好文件材料保护的准备工作，准备相关的防护工具，确保保护工作的顺利开展。然后，针对温度和湿度对其产生的影响，要提高机关民警的重视，通过调节的方式来减少影响的范围，并利用光的折射来改变光线的方向，增加保护的效果，还可以通过室内环境的改变来进行保护。最后，注意细菌的生长，做好清洁和防霉的处理控制工作，保证环境的稳定，避免细菌产生的影响。

机关要制定科学、合理的档案管理机制，在该制度的管理和控制下，开展档案管理方面的一系列工作，规范管理人员的操作，保证纸质档案的有效性。为提高管理工作的效率，为基层民警提供培训，通过学习和培养工作，提升人员的专业技术水平和综合能力，促进管理工作的顺利开展，为优秀人员提供奖励和表扬，提升档案管理工作的参与感，对此，还需要加强管理人员的责任感，增加纸质档案保存的安全性，以此来延长文件的使用时长。为检测档案民警的学习效果，通过参加市局和省厅举办的档案技能比武来查看人员的工作能力，并以此方式促进民警参与的积极性。

（二）做好档案清洁去污工作

在纸质档案保护工作开展过程中，针对管理工作的需求和要求，严格按照规范操作的标准来对其进行清洁和去污工作，在此过程中，可以增加相关技术的使用和应用，提高纸张清洁的效率和质量。档案在存放过程中会出现污染的情况，对此，需要扩大清洁技术的使用范围，加快清洁的速度，减少污染的影响，降低其扩散的速度，在具体的操作过程中，主要是查看纸张和字迹的情况，使用合适的方式来进行去除工作，在操作时，严格按照规定来进行，避免出现问题残留的状况[4]。在清洁工作开展时，制定详细的清洁计划，并设定清洁次数和时间、清洁的范围和内容，从而将灰尘清理干净，针对较难清洁的位置，需要使用相关的工具来进行辅助，提高工作的效率。

（三）加强档案保护宣传力度

为实现对纸质档案的保护，在档案管理工作中，要开展档案保护的宣传工作，公安机关增加对其保护工作的重视，提高宣传的工作力度，实现对档案达到有效保护，提升整体的保护效率。通过宣传，提升档案民警对档案管理工作的认识和理解，激发其工作热情。根据管理制度的要求，在开展管理工作时，要对各个部门和人员的工作内容和责任进行详细的划分，以此来稳定管理的效果，发挥出管理人员在工作中的最大效用，实现档案保护的最终目标。在具体的管理工作中，针对人员操作不当的问题，需要根据制度内容，对其进行批评和处理，为档案管理工作的质量提供保证，促进其系统化发展进程。档案民警在进行文件材料的管理时，注意查看该档案的保管期间，以此为依据来进行保护。

在档案管理宣传工作中，通过宣传，提高管理人员的应变能力，在遇到突发事件时，根据预防保护措施，对其进行处理，确保保护的效果。针对机密程度较高的文档，需要对其进行分类，并单独存放个保管，设立专业人员对其进行管理，加强对其的管控，保证档案文件材料的使用，确保其发挥出凭证的作用。在档案管理工作中，档案民警不断提升自身保护意识的提升，对其开展系统化的分类和整理，根据标准化的管理要求，增加工作投入力度，稳定档案的质量管理，保证其正常的使用，促进管理保护工作的开展。

（四）开展档案维护修整工作

公安机关重视开展档案的维护和修复工作，一方面，做好纸张的防护保护措施，减少因其他因素影响产生的经济损失，对放置的环境进行控制，避免酸性环境的形成，并对可能出现霉菌的位置进行重点关注，避免其出现变形情况，防止档案的载体发生破坏。针对案件卷宗档案，重点查看字迹和纸张，检查其文件材料的标号和页号的自己情况，对于字迹模糊和破损的文件材料，对其进行加边和维护，对较大的文件材料进行折叠，避免影响其使用，将材料的金属物进行清除。

另一方面，对其已经出现问题的纸质档案进行及时的修复，通过开展恢复作业，使其可以继续使用。使用修复技术进行修整，通过相关设备来进行检测，查看需要修复的位置和具体情况，制定科学的修整计划和方案，对其进行处理。针对字迹的处理，不同的问题状况需要使用不同的处理方式，根据其效果来选择物理或者化学的方式进行处理，保证恢复的效果。

在修整技术的使用方面，主要有两种方式。一种是物理方式，使用信息化和多媒体技术来进行恢复，该方式的使用优点是速度快。另一种是化学方式，根据药剂的反应原理，使用高效率的药水来进行字迹的再现，该方式的优势是效果显著。

（五）重视纸质档案的修裱保护

在开展档案的管理工作时，加强机关民警对档案保护的重视，使用修裱的方式对其进行保护，可以有效延长其使用时长，保证其完整性。在进行具体的工作时，操作人员需要提升自身的操作水平，避免因操作不当对其造成二次影响，注意提高操作的规范性。纸质档案的修裱主要是解决档案保存过程中出现的性能、强度变差的问题，通过该方式来进行恢复，以此来延长使用寿命，减少资金的损失。该方式使用粘合剂来进行纸质档案的粘合工，在用纸方面，使用的纸质的性能要选择杂质少、耐久性强的纸张来作为用纸，针对磨损比较严重的问题情况，需要利用技术手段对其进行处理和修补，在此过程中，重点关注纸张的厚薄程度，降低影响，避免出现变形的问题情况。通过对档案文件进行修补，提高档案的使用价值。对于该技术的使用，针对不严重的问题情况，选择补缺的方式来进行具体的操作，通常是对整页的纸张进行修复。若是情况较为严重的，则选择用拖补的修补方式进行操作，对纸张的局部进行修复，该方式的灵活性较强。

（六）建立健全的档案数字化应用

为保证公安机关对于档案的使用，在管理工作开展时，针对影响档案使用的因素，要开展纸质档案的数字化管理和应用，在此基础上，提高档案保存的效果，充分发挥出使用数字化管理的优势，降低档案的老化速度，增加档案管理的工作质量。重视科学技术的使用，利用技术来提高保护的效果，减少档案的损害，延缓档案的老化时间，增加其使用期限。档案民警开展统一管理，做好纸质管理工作，减少材料的破损，促进保护工作效率的提升。

（七）制定严谨的纸质档案管理制度

在开展纸质档案的管理工作时，为延长档案管理的使用寿命，增加档案的安全性，要制定档案的管理制度，并根据管理工作中出现的问题和情况，对其进行不断的优化和改进，确保管理制度的完善。在管理方面，对其安全需求展开工作，做好消防设施的放置工作，有效降低档案管理工作的安全问题的出现概率，提高民警人员对管理工作对档案保护的重视，保证公安机关案件档案的保护质量。

在档案的制度规定中，严格规定公安机关档案取用放回的要求，并制定其具体的使用时间和归还时间，确保稳定性。针对案件档案的管理，要设定使用的审批手续，确保档案的安全，避免出现失密的问题情况，在进行查阅时，需要有公安机关主管民警领导的审批方可进行查看，不得对其文件材料进行涂改、损毁、丢失和伪造。在使用中，对于不及时归还的，需要采取措施进行处理，避免档案出现丢失的问题情况。

结论：综上所述，纸质档案的保护需要对其进行定期的清理工作，并使用相关的保护设施来进行保护，在公安机关中开展宣传工作，提高档案民警人员的保护意识，做好文件材料的维护修整工作，对其进行绣裱，提高保护效果，重视开展档案数字化管理工作，确保保护的成效。