国有企业加强数字化档案管理的路径探索

文/李伟（北京首钢文化发展有限公司）

国有企业若要实现高质量发展，离不开人才的支持。在识别、选拔、储备人才的过程中，人事档案发挥着非常重要的作用。

随着时代的发展以及企业规模的扩大，对人事档案提出更高的要求，尤其是相关信息技术的发展，档案数字化管理成为国有企业档案管理必须高度重视的领域。因此，研究国有企业加强数字化档案管理的路径具有一定的现实意义。

一、国有企业人事档案特点

（一）动态性

国有企业人事档案从构建开始就具有动态性特点。随着一名工作人员的工作经历、学习经历日渐丰富，其人事档案资料信息也会不断充实；同时，基于“人档统一”以及“档随人转”的基本档案管理准则，使得人事档案资料信息一直处于“完善”状态之中。

（二）现实性

在对人才进行识别以及对干部进行选拔的过程中，人事档案所涵盖的资料信息将会充分反映主体的社会关系、思想道德品质、学历、工作经历以及政治品质等各种现实情况，并充分发挥着组织人事部门提供现实信息的重要功能，因此，国有企业人事档案具有现实性的特点。

（三）保密性

从人事档案资料信息来看，当中不仅有提供给相关组织进行参考的主要依据，而且还包括职业评价、家庭信息、奖惩信息等个人隐私，因此具有保密性的特点，明确要求不允许个人进行随意查询。

（四）全面性

人事档案所包含的信息资料比较丰富，具体包括鉴定、奖惩、学历、考核、政审、工资情况、政治面貌等多种内容，能够将一名工作人员的全貌客观反映出来，因此具有全面性的特点[1]。

二、数字化档案的优势

（一）保护性

对于传统纸质档案而言，如果损坏、丢失、恶意涂改等，都可能导致档案失去使用价值。国有企业加强数字化档案管理之后，数字化档案可以替代原始纸质档案，并以多种载体、多种形式供利用者进行利用，整个过程基本不会触及原件，因此可以充分保护原件，具有保护性的优势。

（二）高效性

档案数字化之后，可以通过信息技术的优势实现高效利用；同时，还可以通过加密功能，完成加密查询，并通过互联网保密传送，形成“横向到边、纵向到底”的信息体系。利用者有需求，可以基于自身权限通过相关平台对档案内容进行检索、查询以及查阅，可以为国有企业跨区域、跨机构、跨部门的人事调动、干部选拔提供有价值的参考依据，从而实现档案传阅效率的提升。

（三）集约性

国企成立时间早，随着企业规模的扩大以及不断发展，档案资料信息量极大，其中有很多纸质档案，而这些纸质档案需要用符合标准而且面积较大的房间进行存放；同时，档案管理人员还要结合档案使用需求对空间进行合理布局，其整体难度比较大。对档案进行数字化管理，可以将纸质档案转化成为电子档案，并通过硬盘、光盘、U盘等载体进行存储，具有体积小、易存储以及容量大的特点，可以将各种档案资料充分集合，从而解决物理存储空间的局限性问题。

（四）规范性

对人事档案进行数字化管理后，档案以电子档案形式存在，并基于权限进行传输、借阅以及利用，加之安全保障，能够杜绝纸质档案存在的涂改、撤换、抽取等问题，不仅可以保障档案真实性，而且能够强化档案管理规范性[2]。

三、首钢集团有限公司人事档案数字化实践路径

对于国有企业而言，加强数字化人事档案管理，要坚持以安全保密为大前提，坚持以高质量服务以及高效率管理为宗旨，通过对分布式数据库技术、智能检索技术以及互联网技术等进行合理利用，进而满足数字化档案的传递使用需求以及信息化管理需求。依据国家市场监督管理总局和国家标准化管理委员会联合发布的《干部人事档案数字化技术规范》，结合首钢集团实际情况推进人事档案数字化的工作实践，可以通过以下几个方面进行：

（一）搭建并完善硬件基础设施设备

首钢集团人事档案数字化基本环节包括：人员建库、目录建库、档案整理、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份。因此，需要搭建并完善硬件基础设施设备，包括计算机、扫描仪、复印机、打印机等，需要注意的是这些设备不得连接互联网及其他公共信息网络。

（二）设计以及开发专用系统

根据首钢集团人事档案数字化不同的功能需求，由首钢集团开发出具有信息录入、档案扫描、图像处理、提供利用、存储备份、导入导出等功能的信息系统（简称：《人事数字档案信息系统》）；同时，要对不同的管理人员进行权限设定以及管理，基于不同权限设置不同的数据访问，并通过先进的加密技术保障档案安全。例如，在专用软件中要对数据交换形式进行规范，结合首钢集团的实际情况，数据交换形式可以规范为两种形式：（1）集团成员单位之间的数据交换；（2）集团成员单位与集团外部单位之间的数据交换。集团成员单位之间的数据交换，只发生权限变更，不产生实际意义上的数据传递。与集团外部单位之间的数据交换，应当明确交换原则，规范交换标准，签订相关协议，确保数据交换完整统一、安全可靠、合法合规。

（三）档案数字化加工

首钢集团人事档案数字化加工需要从人员建库、目录建库、档案整理、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等进行完善。

1.人员建库

（1）人员基本信息集

用于描述某人自然属性和社会属性中最基本的信息。

（2）人员信息录入

按照首钢集团有限公司人事档案数字化要求中“人员基本信息录入内容”准则，采用单条信息录入以及批量信息导入。

2.目录建库

（1）人事档案目录信息集

在人工采集目录信息集的各项内容后，由系统自动生成人事档案目录表单。该信息集为多记录信息集，每一条记录记述该档案目录涉及档案材料的信息。

（2）目录录入

按照首钢集团有限公司人事档案数字化要求中统一的人事档案目录格式进行档案目录录入。

（3）录入方式

档案目录信息录入应有两种录入方式：一是单个人员档案目录信息手工录入，二是多个人员档案目录信息批量导入。

3.档案整理

按照《首钢档案管理办法》规定的分类标准和相关要求进行整理：第一，按照规定对实体档案材料进行分类，并按类别和有关规定对档案材料进行排序。第二，去除档案材料中夹杂的订书钉、回形针、曲别针等硬物。如档案材料上的缝纫线影响到正常扫描档案内容，应拆除缝纫线。第三，对缺损、褶皱、翘角等档案材料进行必要的修整，以便于图像扫描。

4.档案扫描

按照GB/T18788的规定，并根据纸质档案材料的具体情况，可以采用这些扫描方式：第一，大幅面档案宜采用大幅面扫描仪扫描，原则上不采用小幅面扫描后，再进行图像拼接的处理方式。第二，纸张状况较差、容易损坏的档案，应采用平板扫描方式。第三，对于纸张较薄的档案，若扫描时发生背页字迹透印而影响图像阅读的现象，应在背页后垫白色衬纸扫描。第四，扫描档案材料，应按照人事档案分类顺序和生成档案材料的先后顺序进行扫描；扫描时，应使档案材料平整、无褶皱、无翘角;扫描后的图像材料，应确保无漏页、重页、白页、错扫等情况，且偏斜度小于3度。

5.图像处理

主要结合原始图像的实际情况，进行纠偏处理、裁边处理、图像拼接。

6.数据存储

（1）统一图像存储格式

存储图像应以两种方式保存，一是以JPEG格式保存，二是对JPEG格式的图像数据利用加密技术进行处理，保存为字符格式。为方便利用，保存或读取的图像数据，可采用压缩技术，压缩率≧80%。

（2）规范图像文件存储

采用JPEG格式或字符格式保存的图像信息，应采取隔离存放，并采取安全保密措施。

7.数据验收

结合“人员建库验收标准”“目录建库验收标准”以及“原始图像数据验收标准”，对全部数字档案成品进行质量验收，并应根据验收标准填写相应的验收登记表，对数字档案作出合格或不合格的结论。

8.数据交换

（1）数据交换形式

数据交换的形式有两种：一是集团成员单位之间的数据交换。二是集团成员单位与集团外部单位之间的数据交换。集团成员单位之间的数据交换，只发生权限变更，不产生实际意义上的数据传递。与集团外部单位之间的数据交换，应当明确交换原则，规范交换标准，签订相关协议，确保数据交换完整统一、安全可靠、合法合规。

（2）数据交换内容

数据交换的内容包括：基本信息交换、目录信息交换、图像信息交换等。

9.数据备份

（1）备份范围

经验收合格的人员基本信息、人事档案目录信息、原始图像数据、数据库加密图像数据应及时进行备份。

（2）备份方式

应采用在线、离线相结合的方式实现备份。在线备份可采用数据保护技术，保障数据备份的持续性。离线备份时，每个人的数字档案应形成一个数据包，数据包应采用硬盘、光盘等不同载体备份，宜异地备份。也可以按业务规则由系统自动完成备份。

（3）备份标签

离线备份或系统自动完成备份，应在相应的备份介质上做好标签或在命名时做好相应的标记，以便查找和管理。

10.安全管理

（1）加强原件保护以及保存

对档案内容进行数字化的过程中，档案工作人员需要对原件进行装订进行裱糊，将其整理成册，并按照顺序放置于符合温湿度标准的库房内；同时，采取防鼠、防虫、防霉、防盗、防火等措施。

（2）保障设备安全

人事档案数字化加工设备（计算机、复印机、扫描仪等）的使用、管理、维修、报废等应符合涉密信息设备使用保密管理的有关规定。

（3）落实身份鉴别

应建立以数字证书为核心的身份认证系统，按照密级选择安全保密方式实现用户身份鉴别。应提供专用的登录控制模块对登录用户进行身份标识和鉴别；不得设置匿名账户；应具备用户身份标识和鉴别信息复杂度检查功能，确保管理系统中不存在重复身份标识、身份鉴别信息不被冒用；应具备单点登录和用户行为记录功能。

（4）访问控制

严格按照《人事数字档案信息系统》做好访问控制，主体应控制到单个用户，客体应控制到单个页面。

（5）安全审计

完善安全事件审计功能，并将审计范围覆盖所有用户。通过审计功能，做好日志记录，包括事件发生时间、发起者信息、类型、描述和结果等各方面的记录。同时，可以实现自动备份以及手动备份。

（6）权限划分

《人事数字档案信息系统》需要设置系统管理员、安全保密管理员、安全审计员，且做到相互独立，相互制约，实行“三员分离”。

（7）数据保护

在系统中通过加密技术确保存储和传输过程中数据的完整性；数据在网络传输和存储中应采取相应的密码保护措施，确保数据传输和存储的安全。同时，完善涉密信息完整性检测功能，能发现信息被篡改、伪造、删除等情况，并产生审计日志。

（四）构建专业档案管理队伍

随着首钢集团人事档案管理数字化的全面深入，人事档案管理的工作重心从纸质档案管理朝着纸质档案保护以及电子数据管理转变，所有的日常运行维护、信息化功能、流程监督管控等，对档案管理队伍提出更高要求，需要管理队伍具备良好的信息化意识。因此，需要结合实际情况加强档案管理人员的培训，一方面，需要加强专业技术的培训；另一方面，还要进行相关法律法规的教育，从而建设一支专业的档案管理队伍，这样才能满足数字化档案管理的需求[3]。

四、结语

综上所述，人事档案数字化是信息化时代发展的必然趋势。国有企业以及档案管理人员需要改变思维以及工作模式，充分利用各种信息技术推进以及完善人事档案数字化，这样才能让人事档案有效服务于各类用户，让人事档案真正成为人事调动、干部选用中可靠的“听诊器”，从而促进企业健康发展。