论数据技术在基层档案管理中的运用

卢云学

（山东海阳市档案馆，山东海阳265100）

档案工作是党和政府工作中一项非常重要的环节，档案管理工作不仅仅是收集整理文件资料，更重要的是利用这些档案资料为社会服务、为民造福、为未来提供借鉴和依据，这与大数据应用的目标相一致。大数据的应用强调的是对有效数据的提取和分析，用最快的速度获取最有价值的信息，并通过这些信息预测未来发展趋势。在基层档案管理工作中，运用大数据有助于更好地实现档案管理的价值。习近平总书记强调，正视问题、解决问题，我们才能更好地前进。推动档案工作科学发展，很重要的一点，就是要对制约和影响档案工作发展的重点和难点问题进行科学整治，通过化解矛盾、破解难题，促进档案工作全面有效落实［1］。

一、大数据技术运用到基层档案管理面临的困境

第一，工作量加大，技术含量提高。随着时代的发展和档案信息化工作的推进，形成的电子文件数量越来越多，包含的内容越来越广泛，档案管理对象也由单一的纸质档案变为纸质档案与电子文件并存的形式电子文件本身具有不稳定等特点，如果仍然采取传统的档案管理方式，难以保证电子文件的完整性、真实性和保密性。档案信息化建设的开展和推进，促使档案管理方式向结构数据库的管理方式转变，档案管理信息系统与外部信息系统的对接成为现实，这也消除了纸质档案管理的信息瓶颈，但同时也加大了电子数据的数量，加大了档案管理的技术含量，增加了档案管理员的工作量，例如，海阳市基层镇村多年积累的大量土地确权、荒山、海域等文字承包延包合同以及棚户区改造前的村容村貌都需要进行数字化加工，以形成电子文件长期保存，但基层缺乏专业的大数据技术人才，纸质档案数字化处理步伐相对滞后，电子档案推进缓慢，随着时间的推移纸质档案的不稳定性和查阅效率低等问题也暴露无遗。

第二，档案数据的操作标准需更规范。一方面，随着数据技术的发展，综合档案馆的档案管理逐步采用电子目录索引的方式，查阅方式也由传统的上门借阅发展为远程传输和档案共享，档案利用的便捷带来了人们对档案信息利用要求的普遍提高；另一方面，电子文件数量的增加、门类增多使得电子文件质量良莠不齐，有价值的档案文件与无价值的电子信息混杂在一起，入馆资料堆积罗列和扎堆挤压，若接收人不及时处，理，时间久了不容易找到头绪，无从下手，这对档案工作者快速准确鉴定电子文件价值、及时处理有关数据资料提出了更高要求。从笔者到基层调查的情况看，县级以下基层单位急需培养或引进大数据互联网技术方面的人才，使基层适应信息技术时代的需要，服务于当地经济社会的发展。

第三，对管理人员的素能要求更全面。档案管理人员既要有传统管理经验，又要掌握现代互联网信息技术，达到传统经验与大数据互联网技术的完美结合，不断提升工作理念和职业素能。从我们调研情况看，当前档案管理人员普遍缺乏自我提升的勇气和动力，特别是在大数据互联网技术与传统档案管理相融合领域缺乏蚂蚁啃骨头的精神，有的老馆员不懂互联网大数据技术，不愿主动学习，年轻馆员掌握了一定的计算机互联网知识，但缺乏与实践相结合的实干精神，新、老馆员在知识结构上存在代沟，不利于档案管理工作的新老互动发展。从内动力来看，档案队伍学习新技术、新知识风气不够浓厚，缺乏我要学的内动力，没有形成学习新知识、创新工作方法与发扬优秀传统相结合的良好氛围；从外动力看，目前上级主管部门制定的档案工作创新发展评价体系与基层单位的年终评先选优、职称评聘挂靠得不够紧密，提振档案管理工作者的社会荣誉感势在必行。

二、档案工作与大数据融合的优势

第一，便于档案安全管理。传统档案管理的对象以纸质档案为主，而纸张本身稳定性差，对档案保存环境要求高，且应对外部环境变化的能力不足，如果发生地震、水灾、火灾等灾害，纸质档案很难保存，容易造成档案文件数据破损、丢失，而原始档案的丢失和破损，弥补难度大，而且很多档案无法弥补［2］。在基层，由于房屋结构、除湿功能、原始笔迹材料等原因，潮湿发霉、字迹模糊现象常见，有的档案由于年代久远，纸张受潮、字迹材料质量等原因，造成字迹模糊，无法辨认原有内容，文字价值已丢失，失去了保存的意义。档案管理与大数据技术的融合能够有效地规避纸质档案不稳定、难以保存的问题。笔者曾到建设中的海阳东方航天港参观其建设过程，亲身领略了大数据在航天档案中的作用。航天器在遥远的太空发回的各种数据传回地面，用纸质档案在时间、距离、安全方面根本无法实现，而大数据技术有效地解决了这些问题。同时电子档案便于通过多种方式备份保存，有利于保障档案管理的稳定性、灵活性和安全性。

第二，提高档案管理效率。在档案管理工作中应用大数据技术能够提升档案信息的处理数量、质量和速度，符合经济社会高速发展对档案管理工作提出的要求，例如：城市棚户区拆迁就涉及档案室的搬迁。由于搬迁时间需要根据工程进展进行，在时间选择上很难顾及天气气候、搬运工具及场地环境等因素，容易造成纸质档案丢失、受潮损坏，有了电子档案进行备份，搬运过程造成的损失，搬家后可恢复查阅电子档案，时间加快，弥补损失。同时，大数据技术的应用能够将档案管理人员从繁重的档案收集、整理工作中解放出来，将更多的时间和精力投入到档案信息的处理分析工作中，不仅降低了档案管理人工成本，也有利于发挥档案的信息保存作用。

第三，利于馆藏资料的快速提取。在档案管理工作中应用大数据技术，有利于从海量数据中提取出关键内容，通过对这些数据进行关联性分析，挖掘隐藏的数据关系，便于对同类型和同主题的档案资源进行整合和提取，对不同的档案信息进行分类，推动档案工作更加高效便捷地为决策制定和编史修志提供有效参考。如：海阳市的市志编写、《年鉴》编写及《地雷战纪念馆》《许世友在胶东纪念馆》陈列的大部分资料都来自档案馆馆藏资料的发掘提取。随着馆藏资料的大数据（数字化）处理，发掘速度越来越快，准确率越来越高，通过大数据远程查阅档案逐步被广泛采纳，阅档者足不出户就可以通过互联网大数据远程查到开放档案。

三、数据技术在基层档案运用中存在的问题

第一，对数据档案重视程度不够。首先，档案的重要性没有得到广泛认同。由于基层档案馆大多一直沿用传统的操作模式，要么没有相应的硬件设备，要么没有相应的软件工具，或者没有相应的应用人才，不能很好地把计算机网络技术运用到档案管理上，加上对档案工作的宣传力度不够，导致档案作用在社会上影响力不够。很多人对档案工作不了解，往往在办理退休领劳保、大病住院等关键时刻才想起了档案，病急寻医，平时则很少关注。其次，档案法治意识存在薄弱环节。有的领导片面认为只要经济建设搞上去了，档案工作的良莠无关大局，导致档案管理工作在一些基层单位没有得到较好的落实，甚至妨碍了经济发展步伐，特别是在企业改制和当前事业单位机构改革中，由于档案不完整或者丢失，更容易造成工作部门职责的相互推诿扯皮甚至影响到社会稳定，引发群体上访。笔者曾参与多起在企业改制过程中不重视档案保管的，档案移交不及时不完备，造成档案丢失，多年后影响到职工退休和医疗保险的报销，引发群众上访等。

第二，档案管理设施落后。档案工作不直接创造经济效益，而是通过提供凭据服务社会，推动经济社会发展。因此，档案需要有一定的专项经费作为保障，使档案库房的设施不断完善，确保档案保管的基本条件；也需要确保档案科研工作、将档案管理信息化智能化、不断提高档案管理水平的支出。有的地方政府、部门和单位过分强调经济建设，忽视档案经费投入，导致档案设备不全，硬件建设差，表现在：1.没有标准固定的档案库房，随意找间房屋充当库房，找几个柜子存放档案；2.管理不规范，有的单位档案就放在办公室，档案柜随意摆放，有的单位档案库房就像保管室，办公室、库房、阅览室交叉使用，办公挤占库房现象严重；3.硬件设备落后、匮乏，设施不全，技术装备数量，少且陈旧落后。

第三，档案安全管理系统存在隐患。档案信息中有一部分内容具有保密性，信息技术的发展使得档案数据信息的获取更便捷，传递速度更快，但是数据信息的安全性也面临着一定的挑战，主要原因在于：一是网络病毒、黑客等对数据信息的攻击和威胁；二是档案管理人员自身的安全意识不足，技术水平低，安全意识薄弱，存在档案数据信息丢失泄密的隐患；三是从征集的档案资料来看，极个别的内容存在文字加工后的纸质档案与工作实际操作执行不一致的现象，表述有出入，操作有偏差，经不起精准推敲，影响到档案质量和公信度。

第四，资料收集整理不全面。乡镇、街道办事处是基层民间管理组织，它具有多方面的职能，其中包括指导、帮助社区居委会开展组织建设、制度建设和其他工作；负责辖区社区建设、管理和服务工作；做好社会救助和其他社会保障工作；执行辖区内经济和社会发展计划、财政预算，管理辖区内的社会事务管理、劳动和社会保障、计划生育、环境保护、文化、卫生、安全生产等行政工作。可见乡镇、街道办事处工作范围涵盖广泛，档案管理工作很难全部到位，尤其是涉及民生民情问题的大量急需入档资料，更说明了基层档案管理的重要性。当前，收集档案资料不完善问题尤为突出，有的基层单位在整理档案的过程中仅仅是将其作为文书档案来整理，然而，这种处理档案的办法存在着结构单一、容易遗失等多种不足，相应地不完备的档案资料也无法客观真实地反映出某个特定区域特定时期的真实面貌。

第五，管理队伍中人员素能亟待提升。在基层单位档案管理工作中，由于档案管理员大多以兼职为主，岗位流动性快，档案素能偏低，业务知识掌握不精。究其原因：一是档案管理人员大多数“身兼数职”，半路出家，没有经过严格的业务学习和岗位培训；二是部分基层单位在档案工作人员配备上不注重实际业务素能和学历层次，把档案管理岗位看成是安排闲人的“备胎”，在政治待遇、奖金福利等方面与其他部门相比，政治待遇不高，奖金福利有差距，工作业绩没有得到应有的评价，人心不稳，岗位调动频繁；三是在晋职、晋级、职称评聘等方面评价考评过程中，难于发挥岗位优势，在竞争中处于弱势地位，难于调动其积极性;四是档案工作涵盖所有机关、企事业单位，涉及面广，良莠不齐，不同单位的管理方式差异较大，部分部门档案信息凌乱分散，有保存价值和没有保存价值的档案资料混杂在一起，如果不精心提取加工整理，就会影响档案信息的共享；有的部门档案信息盲区较多，补齐信息资料势在必行。

四、大数据时代做好档案管理工作的策略

第一，树立良好的管理理念。新修订的档案法自2021年1月1日起施行，国家档案局也于2020年12月10—11日举办了面向全国的“新修订档案法公益大讲堂”视频学习，为基层档案工作者做好本职工作找到了理论依据和努力方向。档案管理的目的既是保存档案资料见证地区发展历史，更是通过整合、提炼档案信息资源，为地区未来发展提供借鉴，促进社会资源的合理利用以及地区的健康发展。随着经济社会的发展，档案管理工作者的角色需要由传统的档案保管员向知识提供者转变，档案管理工作的重心也要由传统的信息管理转移到对信息的挖掘、利用、传播和构建知识数据库上［3］。档案管理部门要充分认识到档案管理的价值，明确档案管理人员不仅是档案信息的保存者，更是数据信息的挖掘者和管理者。

第二，创设以用户为中心的服务模式。档案管理工作人员需要转变以往“等待”的工作模式，以用户需求为基础，主动提供服务，将档案管理方式从以“保管”为主转变为以“应用”为主，将以人为本、为民服务的理念贯穿档案的收集、整理、鉴定以及提供利用等各个环节。例如，在文书档案收集工作中，要求所有归档文件都是原件或者红头文件，以体现档案的凭证作用和完整性，但在实际应用中，很多复制件或不具有法律效力的文件本身也有非常大的价值，这就要求档案管理工作人员从群众的需求出发，在档案收集过程中，认识到外部文件的隐形价值，将其纳入收集范围，可以参考档案+众筹的方式，使群众和街道等都参与到档案信息提供中来，并通过专家论证、评估的方式加强对档案价值的评估，达到“保管”和“服务”的互动，实现档案管理和服务模式的拓展。

第三，做好档案的集中化管理在档案管理工作中，不同单位的管理方式不同，导致部分档案信息比较分散，影响了档案信息的共享。为了提高档案管理效率，保证档案信息服务多元化，档案管理部门应将纸质档案与电子档案集中管理，在档案管理工作中运用大数据技术，有利于从海量数据中提取出关键内容。通过对这些数据进行关联性分析，挖掘隐藏的数据关系，便于对同类型和同主题的档案资源进行整合和提取，对不同的档案信息进行分类，推动档案工作更加高效便捷地为决策制定和编史修志提供有效参考。海阳市（县）志编写、《年鉴》编写及《地雷战纪念馆》《许世友在胶东纪念馆》陈列的大部分资料都来自档案馆的发掘提取，而且随着馆藏资料的大数据（数字化）处理，发掘速度越来越快，准确率越来越高。繁琐的各部门档案整理、归类、备注提取环节，现在通过信息资源共享，短时间内就能准确完成，为档案的集中化管理提供了便利。

第四，构建档案安全管理系统。2018年4月，在全国网络安全和信息化工作会上，习近平总书记强调信息化为中华民族带来了千载难逢的机遇。我们必须敏锐抓住信息化发展的历史机遇，加强网上正面宣传，维护网络安全，推动信息领域核心技术突破，发挥信息化对经济社会发展的引领作用，加强网信领域军民融合，主动参与网络空间国际治理进程，自主创新推进网络强国建设，为决胜全面建成小康社会、夺取新时代中国特色社会主义伟大胜利、实现中华民族伟大复兴的中国梦作出新的贡献。档案信息安全是保证档案管理工作有效开展的关键。针对网络黑客、病毒等对档案数据的入侵，档案管理部门要加强网络监督管理，通过应用网络安全技术实现对档案数据库的实时监控和管理，一旦出现黑客或者病毒入侵及时警报。同时，档案管理部门还要采用网络信息防护技术，通过数据恢复、认证以及加密等方式，保证档案信息的安全性和完整性。比如，可以通过应用网络安全防火墙等技术设置网络安全防护，避免电子档案受到黑客、病毒攻击；通过反钓鱼软件，对钓鱼网站进行拦截；通过将存放档案的计算机仅连接局域网，防止外部网络攻击。此外，还需要加强对档案管理人员的安全培训，制定严格的安全操作制度，设置档案查阅、下载和分享权限，并与有权限的档案管理人员签订保密协议书。

第五，着力提升管理人员素能。在大数据时代背景下，档案管理人员必须创新思想观念，不断提升自我，从我做起，从现在做起，掀起一股学习大数据信息化知识与档案管理技能相结合的学习热潮，苦练基本功，练就一身硬功夫；档案行政管理部门要及时为档案管理人员提供学习提升的平台，加强对档案管理人员的技能培训，提升其对数据的采集、存储、分析以及处理能力。同时，还需要在档案管理人才队伍建设中采取开放性政策，面向市场吸引人才，通过输入新鲜血液，打通关键部门技术瓶颈，优化岗位职能，调动档案管理人员的工作热情，形成比学赶帮超的良好局面，确保管理人员素能满足信息化时代档案工作需要。