RPA技术在审计函证程序中的应用探索

宋迎春 陈蕾

（湖北工业大学经济与管理学院湖北武汉430000）

一、引言

我国国家发展改革委、工信部等17部门联合发起“数字化转型伙伴行动”，加快各行业数字化转型，引领创造价值新需求，培育壮大经济新动能。审计工作是一种相对传统的业务，数据大且程序繁琐，在数字化转型的背景下，审计行业也需要走出传统审计的局限。在审计行业数字化转型进程中，主要有两大目标，一是落实“以数据驱动审计”，通过大量数据的应用，更好、更精确地发现风险并管理风险。二是借助软件和技术进一步改善审计方法，提高审计工作效率，进而实现降本增效。大数据、云计算、智能化技术的快速普及应用，使得审计数字化转型有了更多的落地手段，尤其是以RPA技术为代表的智能化工具的应用，能很大程度上提高审计工作的质量和效率。

函证程序所获取的证据可靠性较高，所以在审计业务中很受审计人员的重视，并被经常使用，但一直以来审计中函证程序的实施效果并不尽如人意，一些审计失败案例中也存在函证程序不到位的情况。通过调查发现，函证流程耗时费力、成本高是目前审计实务中的常见问题，特别是函证中对发函地址和回函地址逐一核实的工作是难点也是痛点。因此，审计人员有必要进一步思考如何借助RPA技术提高发函地址核对工作的效率，同时节省出更多的时间和精力去做需要更多职业判断的工作，进而整体上提升审计工作的效率和质量。

二、RPA介绍

RPA（Robotic Process Automation），即“机器人流程自动化”，是一种依据预先设定的业务处理规则和操作行为，能够模拟并增强用户与计算机系统交互过程，自动化去完成一些重复性强、基于规则的任务的机器人软件。根据操作的自动化程度，RPA有两种操作模式：一是用户参与模式。在业务处理过程中，RPA实时响应系统事件或用户事件，实现与用户的协同从而来完成流程，即需要用户与系统交互来完成全部流程，只是部分实现流程自动化，这种RPA被称为用户参与RPA，也被称为RDA（Robotic Desktop Automation）。通常这类操作在用户电脑安装表层程序，实现友好交互。二是非参与模式。在业务处理过程中，所有流程操作都由RPA自动完成，流程全部自动化，而不需要与用户互动，流程是通过事件或者预定时间定时触发，用户只是监控流程处理过程。由于不需要与用户交互，所以被称为非用户参与RPA，通常部署在云端或服务器端自动运行，用户只是监督运行状态。本文主要研究用户参与模式下的RPA应用，需要在用户计算机桌面安装RPA软件，表1展示了目前市场上主要RPA软件，本文采用的是Uipath软件。

表1 常见RPA软件介绍

三、RPA在函证程序中应用的前提

（一）RPA的适用条件

并非所有审计业务流程细分下的独立审计任务都适合运用RPA。具体而言，函证程序可以细分为许多独立的审计任务，如发函地址核对、询证函生成、签字确认、发函等等，不是所有的任务都可运用RPA来完成，需要考虑其是否符合运用RPA技术的一些标准，即适用条件，包括是否重复性高、是否简明、是否基于明确的规则、是否只需要低度判断甚至不需要判断、流程中涉及的数据兼容性如何等等。

第一，能成为目标任务，其必定具有重复性较高的特点，这样才能最大限度地利用RPA，也就是让RPA“有必要应用”。例如，工作人员需要去查看几十份邮件并下载其附件，他们至少需要进行“打开邮件”和“下载附件”这两个操作，然后重复几十次，这就属于重复性高的工作任务。换言之，如果正常情况下只需下载一两份附件，人工可以轻松完成，这时就无法凸显出运用RPA技术的价值。

第二，目标任务选取时需确定其对应的工作流程是否简明，特别是在探索RPA的应用初期，因为刚开始对RPA还不太熟悉。可以选取一些工作流程简明的任务作为试点项目，积累了更多相关知识和经验后，审计人员可以把RPA应用到更复杂的流程中去。

第三，目标任务是否基于明确的规则、是否属于低度判断。如果不是将会增大自动化实现难度和运用风险，也就是让RPA“有可能应用”，这是因为目前RPA技术发展还不足够智能，它只能完成一些基于明确规则的工作，无法像人工一样去做复杂的判断。

第四，目标任务中涉及的数据是结构化还是非结构化。单一任务的结构化程度越高，就越适合进行RPA技术处理。像Uipath软件含有OCR识别功能，可以从非结构化数据来源（如图像、PDF等）中提取数据，但是结构化数据更不容易出错，更容易与RPA软件兼容。

（二）RPA在发函地址核对任务中的适用性分析

基于RPA的适用性条件，在这里需要考虑函证程序中哪些工作满足上述条件，这是RPA在函证程序中应用的前提。首先，在各个审计项目中，需要函证的对象较多，据了解，一次审计项目中涉及上百份函证，依次从网站上查询工商地址后再与被审计单位提供的发函地址核对，这项查询和核对工作也就会被重复操作很多次。其次，针对发函地址核对，其任务流程就是根据被询证单位名称进入“天眼查”网址查询工商注册地址，然后与被审计单位提供的地址进行初步核对，如不一致需人工进一步审查，其任务流程是简明的。再次，审计工作大概可以分为两类：一类是重复性高、几乎不需要太多职业判断的工作，另一类是需要一些或者很多职业判断的工作，它正是发现被审计单位舞弊的利器。函证中发函地址核对属于前者，查询地址不涉及重大判断，两个来源的地址核对可以根据计算机既定的规则实现，属于低度判断任务。最后，函证地址核对中主要涉及数据包括被询证单位名单和网站上抓取的工商地址信息。被询证单位名单通过Excel存储，属于结构化数据；网站上需要爬取的数据可能是非结构化的，但是也可以利用Uipath的OCR文本提取功能解决，数据兼容性可以达到要求。综上，发函地址核对任务基本符合RPA技术实现的前提，本文以发函地址核对任务为例，进行RPA应用实践。

四、RPA在函证程序中的具体运用

（一）基本流程

如图1所示，业务流程自动化包括以下三个阶段：前期工作（根据自动化需要修改原有流程、整理需要的数据）、中期工作（设计RPA流程图、调试修改）、后期工作（运行、评估运行结果和审计风险）。

图1 RPA应用基本流程

1.前期工作。选中目标任务后，需要考虑其对应的流程是否需要修改，以更好地与RPA软件配合。还要准备流程自动化时所需要运用的基础数据，基础数据的意义在于为机器人指定执行的范围，明确操作的具体对象。

2.中期工作。像Uipath软件，其具有用户友好的界面，简化了代码过程，不需要审计人员具有计算机专业背景，可以通过相关学习进行流程设计。中期工作需要正式进行流程图的设计，设计完后需要进行调试和修改。

3.后期工作。正式运行后，需要进行后期的评估工作。首先，需要对RPA实用性进行评估。这里可以运用一些RPA性能指标，如准确性、中断性等，采用业务流程自动化很有说服力，也是必要的，这些指标可以帮助我们客观地评估工作流程中RPA部署的效果，也就是比较机器人流程自动化前后的情况。RPA实用性评估指标具体如下：第一，准确性。自动化可以消除由于乏味、疲劳、注意力不集中等情况而导致的人工操作中不可避免的错误。第二，中断性。导致机器人提高生产率的另一个功能是其连续工作的能力，并且很少出现升级中断的情况。因此，可以通过比较审计人员完成流程所需的停机时间与机器人的停机时间来测量RPA。第三，审计的数字化。通过将繁琐的审核任务（例如内部控制测试、细节测试、对账等）传递给RPA，员工可以更熟练地处理复杂的审计任务，如调查异常或估计公允价值投资等，可以通过将数字化审计的比例与仍然采用手工审计的比例进行对比来评估进度，评估应针对每个流程并按特定的时间范围进行。第四，循环时间。由于机器人不会感觉厌倦，也不需要休息，因此RPA可以显著缩短工作周期时间。可以通过比较审计人员执行给定流程所花费的时间与机器人所花费的时间来对比，由于周期时间取决于可变的总工作量，因此最好将此估计值锚定在相似期间。第五，员工保留率。RPA可以通过接管那些具有高度重复性任务来支持保留率，使员工免于单调乏味的工作负担，并可以专注于对业务也很重要的高价值任务，从而使员工更充实、更满意，从而降低离职可能性。在实施RPA之前和之后保留率的差异是自动化驱动收益的一个相关指标。但是，这是一个较长期的指标，因为员工的职业反应需要时间来证明。第六，员工满意度。这是短期内员工敬业度的定性度量。要将其用作RPA盈利能力的指标，需要做的就是要求员工填写有关自动化前后其角色和工作量满意度的调查，应该在受自动化影响最大的部门中启动调查。员工期待必须执行的手动重复性工作越少，工作满意度就会越高。一个必要的先决条件是，必须对员工进行充分的培训，使他们了解自动化可以做什么和不能做什么。这样一来，他们就不会抱有“机器人会窃取我们工作”的态度，这有助于RPA的推广和应用。其次，评估审计风险（检查风险、固有风险、重大错报风险）。在审计流程自动化中主要考虑的是检查风险，即审计程序不会发现错报的风险，至少保证检查风险不会增加。具体来说，包括考虑前期工作中审计工作流程修改和最后的运行结果会不会产生检查风险。

（二）RPA在发函地址核对中的运用

1.修改原有流程和整理数据。首先，细分发函地址核对任务步骤。审计人员负责步骤包括：（1）准备需要的数据，如被询证单位名单；（2）点击运行；（3）RPA软件运行完成后，整理地址不匹配的单位名单，分析原因并实施进一步审计工作。RPA负责的步骤为：（1）进入查询网址；（2）输入客户名称；（3）点击搜索；（4）查看工商地址，复制粘贴到文档中并保存；（5）比对地址，做出初步判断。这些步骤同时展示了审计人员与RPA软件交互的一个过程。其次，为了RPA能更好访问信息，整理的“被询证单位名单”存储在Excel文件里，因为Uipath软件中有【读取excel单元格】组件。在表格中需要准备的数据包括“被函证单位名称”“被审计单位提供的地址”。另外，不同于数字比对，文本信息比对更困难，比如“江西省南昌市”和“江西南昌”实际上是一样的，但是运用函数等规则很容易判断其不一致，所以为了RPA软件机器人更好比对，清单中的“被审计单位提供的地址”进一步规则化成“*省*市*区*街道*号***”。

2.设计RPA流程图、调试和修改。这一阶段的主要任务是把RPA软件负责的步骤投影到RPA流程图中。流程图设计主要步骤如下：第一步，通过设置【获取列】组件，实现机器人自动获取“被询证单位名称”。第二步，利用【遍历循环】组件实现对后面流程的循环。第三步，在【遍历循环】中利用网页录制功能实现机器人进入天眼查的查询网址。第四步，利用屏幕抓取功能实现抓取目标信息。第五步，设置比对规则。机器人最后将从网页上爬取的“工商注册地址”信息和“地址比对结果”对应地写入到设定好的表格中。在前面的操作中还包括变量的创建、变量类型设置等关键步骤。需要注意调试后，可能需要针对变量类型设置等报错进行修正，如运行结果与预想不一致，则需重新思考流程的配置逻辑，不断进行调试和优化，直到流程图按预期那样成功运行。

（三）RPA实用性评估和审计风险评估

在传统人工核对情况下，审计人员需要完成除“点击运行”之外的所有步骤。在运用RPA技术流程自动化后，很多操作步骤完全可由RPA软件机器人代替，审计人员只需完成整理数据、点击运行、差异分析等小部分工作。从直观上看，审计人员在流程自动化后可以节省很多时间。

关于中断性。在运行的过程中，存在两个例外的情况：一是个别公司并没有登记工商信息，这会导致流程循环的中止。二是流程图中的屏幕抓取环节，其抓取的网页主题格式设置为“**公司_工商信息_风险信息-天眼查”，但是清单中有些公司爬取网页主题格式为“**公司_电话_工商信息_风险信息-天眼查”，导致机器人无法识别网页，继而无法抓取，同样会导致循环的中止。

关于准确性和循环时间。为了更直观地验证机器人工作的效果，我们同时把相同任务分配给人工完成。这次的实践中，剔除上述例外情况后，机器人完成查询及核对任务仅花费了5分钟左右。相应地，设置人工操作相同任务作为实验参照，结果为人工完成整个任务平均要花费十几分钟。另外，软件机器人完成任务的准确率较高，基本没有错误，只要在中期工作中调试好所有流程，那么软件机器人就不会出错。因此，实践结果也证明了RPA技术确实可以在一定程度上缩短任务完成周期，进而提高审计工作效率。

关于员工保留率和审计数字化。发函地址核对流程自动化后，还是需要审计人员进行检查，并且后续针对异常情况的处理工作更需要人工进行，上述的RPA应用属于用户参与模式，也就是说整个任务中是离不开人工的，这类工作的自动化是有利于审计数字化发展的，也会使员工脱离繁琐的工作，让其在工作中发挥更大的价值，员工也会对RPA技术保持友善态度。

关于风险评估。前期工作阶段的流程修改环节中仅对地址格式进行标准化，对整个核对过程没有实质性的改变，运行结果是完全依照设定好的流程得出来的，可靠性高，而且运行后写入表单中的核对结果只是一个参照性的资料，后续的重要判断还需要审计人员来执行。所以，此发函地址核对任务自动化流程不会产生额外的检查风险。

五、结语

本文运用RPA技术，一定程度上实现了函证程序中发函地址核对工作的自动化，初步证明了RPA技术有助于提高审计工作效率。目前，在用户参与模式前提下还无法对审计中函证程序进行整体自动化，因为函证中还涉及到如邮寄等非计算机界面操作的环节，所以本文只是对审计业务流程细分下的一个审计独立任务进行自动化。不足之处是，如果样本量更大，两类例外情况的发生频率会更高，一一剔除会影响自动化效果，今后还要针对这些例外情况做进一步优化方案，比如考虑是否可以在爬取环节设置两种主题格式等。