新时期血站档案管理的创新与发展

王丽莉

（日照市中心血站 山东省日照市 276826）

今年来，随着我国公共医疗体系不断完善，无偿献血事业快速发展，血站在采供血方面也取得长足进步，成为了公共医疗体系的重要补充力量，在保障人民生命安全方面发挥了重要作用。但与此同时我们也必须认识到，血站档案管理工作仍处于较低水平，已经严重影响了血站的正常运行及发展，因此必须创新血站档案管理理念，进一步完善优化血站档案管理模式，以实现血站的可持续发展。

血站档案管理重要性分析

关于血站档案管理的重要性，可以分以下几方面阐述：其一是血站档案管理能够为无偿献血事业提供必要保障。根据相关统计数据显示，近年来我国临床输血量持续增长，这无疑对采供血工作提出了新的要求，同时针对采供血过程中形成的原始资料信息要求也更为严格，如果不及时将这项资料信息及时整理归档，造成原始数据缺失，则会影响到输血事业。而规范化、标准化的血站档案管理能够完整、真实记录采供血过程中各方面资料信息，可以为临床输血提供必要依据，这对于规范我国无偿献血事业发展具有重要意义。其二是血站档案管理可以作为处理相关医疗纠纷的依据。近年来，因各种原因导致的医疗纠纷屡见不鲜，其中不少纠纷涉及到输血，虽然我国《献血法》对此作出了相应的规范，但是血站要证明因输血过程中的无过错感染酿成不良后果，不属于医疗事故，必须要出具有效证据，而血站档案因其真实性、完整性以及不可更改性，可以作为处理相关医疗纠纷的重要依据。血站档案中涵盖了献血者信息、血液信息、血液存储信息以及血液调配使用信息等，可以作为血站的有力证据，对于维护血站的基本权益具有重要作用。其三是便于快速服务于特殊患者，比如稀有血型患者。在临床上经常可以遇到稀有血型患者，由于血型特殊导致治疗难度较大，而通过血站档案可以快速找到血型匹配的献血者，从而及时对患者进行救治。此外，部分无偿献血者由于无偿献血证书丢失，导致本人或者亲属无法享受免费用血服务，对此通过查阅血站档案能够快速确定献血者的信息，从而使其享受应有的服务。

现阶段血站档案管理存在的问题

档案管理制度不完善。客观而言，血站档案存在数量大、类型复杂等特点，这是导致血站档案管理工作难度较大的主要原因之一。从当前血站档案管理工作实际来看，主要存在管理过于分散、档案资源缺乏整体性等问题，究其根本主要是由于缺乏完善的档案管理制度体系。完善的制度是确保血站档案管理工作有序开展的重要保障，由于档案管理制度建设滞后导致血站档案管理工作长期处于无序状态，难以实现规范化、标准化管理，这在很大程度上影响了血站的正常运营。

软硬件设施不完善。由于血站的主要职责是负责采集、存储以及供应血液，因此在基础设施建设方面侧重于采血、储存血以及供血等环节，软硬件设施相对比较完善，而在血站档案管理方面的投入则相对有限，这也是限制档案管理水平提升的重要因素。血站档案管理机构受限于资金问题，硬件设施长期得不到改善，信息化建设相对滞后，软件设施水平不足以支持开展血站档案信息化管理。

档案管理人员专业素养不高。在传统观念下，人们普遍认为档案管理就是简单的整理档案资料，不需要专业知识技能，实则不然，档案管理是一门专业学科，要求档案管理人员必须掌握相应的专业知识技能。然而从当前血站档案管理队伍的现状来看，普遍存在年龄结构不合理、专业素养不高等问题。血站档案管理队伍中以年龄偏大的人员居多，并且对于档案管理专业知识技能掌握不足，缺乏专业性人才，这也是限制血站档案管理水平提升的重要因素。

档案资料归档不及时。血站档案具有涉及业务环节多、信息分散的特点，血站内部各部门的工作既相互联系又相对独立，这就导致档案资料的收集以及归档难度较大，无论哪个环节或者哪个部门出现问题，则血液从采集到临床使用的过程档案资料就会出现缺失，影响档案资料的完整性。从目前血站档案管理工作的现状来看，档案归档不及时是较为突出的问题之一，不仅严重破坏档案的完整性，削弱了血站档案的价值，同时也对血站档案管理工作产生了较大影响。

对档案资料开发利用水平较低。血站档案具备多重功能，可以作为精准采血的重要参考依据，可以作为血站管理决策的信息支撑，可以作为凭据解决因用血问题产生的医疗纠纷等。然而从当前血站档案管理工作的现状来看，在档案资料开发利用方面存在明显短板，血站档案管理部门的工作重心集中在档案资料的收集、归档以及管理等方面，忽视了对档案资源的开发利用，未能充分挖掘血站档案的内在价值。造成此问题的主要因素是血站档案管理人员受传统管理理念的束缚，缺乏创新意识，同时也没有充分意识到血站档案资料的价值与作用，对于这方面重视程度不足。

新时期血站档案管理的创新发展策略

完善血站档案管理制度体系。现阶段，传统血站档案管理模式的弊端已经暴露无遗，无法满足当前时代背景下血站发展的需求，因此无论是从血站的现状考虑，还是血站的长远发展，都必须要加快推进血站档案管理改革，这其中最为关键的档案管理制度体系建设。现阶段，随着科学技术发展进步，档案管理领域已经基本实现数字化、信息化，传统的档案管理制度与当前的工作实际不相适应。对此，血站档案管理机构应尝试从以下几方面着手重构血站档案管理制度体系，首先血站档案管理机构需要重新梳理档案管理流程，包括档案信息采集、建档、存储、查阅等环节均要作出明确规定。其次在当前信息化背景下，血站档案已经基本实现数字化、电子化，因此需要建立配套的管理制度，比如档案格式标准、权限管理以及档案检索等。这些方面在传统管理模式下都无据可依，无章可循，因此需要根据血站档案管理工作实际情况建立起制度框架。

完善基础设施建设。要全面提升血站档案管理水平，必须依托于完善的基础设施，这是开展档案管理工作重要的物质保障。血站在内部资源分配上，要适当向档案管理机构倾斜，在资金方面适当给予档案管理机构一定的支持，从而加快完善血站档案管理机构基础设施建设。由于目前档案管理已经基本实现数字化，纸质化档案数量减少，基本上都是原件，因此必须要构建安全的物理环境保存血站纸质档案。这就要求加大硬件设施方面的措施，包括消防设施、安保设施、控温控湿设施、档案柜等，确保纸质档案妥善保存，防止纸质档案出现损毁。针对血站数字化档案则要注重软件设施建设，可以考虑根据血站档案管理工作的实际需求开发相应的软件管理系统，这不仅可以有效提升工作效率，同时也能尽可能避免人为失误。

培养专业化档案管理队伍。工作人员的专业素养直接关系到血站档案管理质量与水平，高素质、专业化的档案管理团队是提高血站档案管理质量的重要基础。血站管理者要充分认识到专业人才的价值，摈弃传统的用人方式，积极优化血站档案管理队伍，引进和培养专业素质过硬的档案管理人员。首先需要解决的问题就是血站档案管理队伍年龄结构不合理的问题，对此血站应积极吸纳青年人进入档案管理队伍，优化队伍年龄结构，同时在后期人员调配以及任命方面也要注意适当调控。其次要加强档案管理人员培训，一方面要定期组织内部培训，针对档案管理工作中存在的问题进行研讨，并提出相应的改善措施；另一方面要支持档案管理人员走出去，学习先进的档案管理理念、技术，最终反哺血站档案管理团队。最后要不断引进高素质、高学历、高水平的档案管理人才，逐步改善血站档案管理队伍人才匮乏的现状。

制定标准化归档流程。血站业务档案涉及业务流程多，各项资料信息分散在各个部门，档案资料收集以及归档难度较大，这是由血站档案自身特有属性所决定的。要确保血站个业务环节的档案资料及时、完整归档，必须要建立起标准化的档案归档流程，确保从采血到供血的整个过程产生的档案资料都完整保存，以便在后续工作中查阅。首先，血站档案管理部门需要编制一套科学使用的业务档案分类目录，可以根据血站业务流程编制，也可以根据血站内部各个部门或者科室进行分类，从而确保档案资料收集工作不重不漏。其次，血站档案管理部门要根据相关法律法规明确档案归档的范围、档案保管期限以及保密等级，并按照具体的要求对不同档案资料实行分类管理。最后，血站档案管理部门要严格执行归档流程，严格执行档案分类、组卷以及保管期限等各项标准规范，血站内部各部门移交的档案资料必须逐一检查验收，并办理归档交接手续，确保整个过程具备可追溯性。

注重档案资源的应用。血站的档案资料记录了血液采集到使用的全过程，不仅是临床用血的重要参考资料，也是实现精准采血的重要资料，对于保障用血安全至关重要，因此血站档案具有极高的使用价值。血站档案管理工作一方面要实现档案资料的科学管理，一方面也要充分挖掘档案资料的潜在价值，发挥档案资料的使用价值。血站档案管理工作人员要积极转变思想观念，从“重管理轻利用”向“管理与利用并重”转变，挖掘档案资料的价值，并服务于血站的各项工作。比如可以通过对以往采供血数据资料进行分析，总结各采血点及供血点的血液采供规律，进而合理布局血站采供血业务，制定出科学的工作计划。也可以通过对血液储存管理过程中出现的问题判断导致血液报废的原因，从而找出血液存储管理的关键点，并在此基础上形成一套完善的血液储存管理机制，提高血液的保管质量以及利用效率。

综上所述，新时期对于血站档案管理工作的要求发生较大变化，客观上要求血站档案管理必须创新，对此血站档案管理人员要积极转变思想观念，同时血站档案管理机构也要注重人员培养、制度建设以及基础设施建设。