如何提升档案管理科学化信息化水平

王旭

（河北省涞源县矿产品交易管理局，河北 涞源 074300）

一、档案管理现状与存在的问题

（一）当前，大多数人群对于档案管理工作存在错误认识，片面认为档案管理并不形成直接效益，因此仅要加强收集、管理、存储、编目以及统计便可。该类不重视档案管理的态度较易导致员工消极、敷衍了事的问题。事实上档案管理终极目标在于有效应用，进而发挥其真正功能价值。然而当前较多单位档案管理工作仍旧停留在重视收藏忽视应用的层面。相关机构也没能围绕用户需求提升服务水平，各部门之间欠缺交流沟通，导致工作效率大大下降。当前，我国较多区域档案管理始终采用传统工作模式，虽然开发应用了较多系统与软件，然而由于欠缺统一标准，信息并不完整，使得信息档案不具备良好的共享性。

（二）档案管理的安全意识阻碍了其创新性不管是处于何时何地，档案管理对社会发展都起着重要的作用和意义，只是不同时期具备不同的作用。在当今时代背景下，各领域已不再使用以往的档案管理模式，开始逐渐广泛使用现代化档案管理模式。同时，随着信息化的发展，也给我国档案管理事业带来了极大冲击，然而我国档案管理体系依然具有诸多问题，无法跟上社会发展的步伐。尽管我国档案管理事业已经进入到信息化发展阶段，然而依然有很多问题亟待解决。从而可知，实现档案管理信息化的过程是十分复杂的，以往的档案管理与管理创新之间具有一定的矛盾，应该应用切实可行的措施进行有效解决。

（三）档案资料管理制度不够完善我国对各领域的档案资料均做出了明确的管理规范，但其中仍然存在一些遗漏的地方，主要表现为：1.缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率；2.领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处；3.档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。

（四）档案信息化管理尚未实现规范化和法治化当前，我国档案管理逐渐实现信息化发展，但在这一过程中依然存在信息化程度不足的问题，档案使用范围存在一定局限性，未能够实现资源共享，造成这些问题的主要原因在于：1.因为受到管理方式和体系的影响，不同的档案管理部门之间并没有形成统一的规范，以政府部门为例，其当前并没有形成标准化的档案管理体系，这项工作的开展依然处于分散状态，在档案管理过程中各部门之间所需执行的政策、法规还存在一定的差异，甚至存在矛盾和冲突；2.在信息时代环境下，我国档案管理处于动态变化中，这就要求其具备更强的时效性。

二、提升档案管理科学化、信息化水平对策

（一）完善档案管理制度体系

创建完善的档案管理制度体系是提升科学化、信息化水平的核心途径，宏观层面应制定合理有效的法规制度，令档案管理工作更加规范、科学与标准，并逐步实现自主创新。有关政府单位也应将提升档案管理科学化、信息化水平作为中期以及长期规划。微观运行层面各个部门应由思想层面给予档案管理足够重视，成立专门机构联合档案员工一同努力。同时，档案部门应依据各个工作环节特征制定对应的工作制度，加强制度改革，创建严格细致的考核标准、奖励制度、责任追究体系，提升员工责任意识以及奋斗活力。另外，应创建良好的制度系统，组建信息检索应用体系，创建惠及广大用户的档案资源系统以及便利的应用平台，把关档案录入以及输出环节，确保档案工作创设更大的经济效益以及社会效益。

（二）更新档案管理理念

为使档案资源更加灵活，体现更高的生命力，档案馆应致力于建成实体馆以及虚拟馆两个单元，战略目标则应定位在重视信息存取上。为此，各区域档案馆应重视对原馆藏资源的再次处理，即令以往陈旧多年的死资料再次发挥应用价值，令广大用户更精准方便的找到所需的资料。档案馆服务的对象也应从单纯的社会学者辐射到更多人群，例如面向广大社区或是百姓家庭。新时期，档案管理应做到与时俱进方能符合各个社会群体的不同需要，为此档案管理应在确保资料品质的基础上提升应用价值，更新服务观念。在汇总资料的过程中应做好系统整理、分类以及归档，体现档案价值。另外，还应促进各个档案管理部门的资源共享。

（三）优化员工综合素质

新时期，档案管理内容包罗万象、应用技术手段更为先进，分工更加细化，这使得档案员工需要面临更多的考验与挑战，不但要具备丰富知识，同时还要掌握多元化理论以及现代化、信息化操作技巧与管理技术。另外，深厚的道德情感、职业奉献精神与创新品质、优质作风也必不可少。也就是说员工培训环节应重视信息技能与业务教育，提升员工自我管理与学习水平，创建学习型团队。当前，档案管理人才的聘用选拔直至后续的培训管理、思想教育，均应秉承培养多元化人才的原则，令档案管理员工不仅精通计算机、信息化技术，还应了解档案管理现代化、专业化知识，具备应有的技能，唯有如此方能为档案事业后续的可靠稳定发展提供良好的技术与人才保障。

（四）促进档案管理现代化、信息化发展

伴随现代社会信息化发展水平的不断提升，对档案管理工作提出了更高的需求，即采用新型技术方式提升信息化、科学化水平，以满足时代需要。另外，档案管理信息化也是档案工作持续向前的必由途径。为此，应扩充档案管理硬件系统投入，做好基础设施建设，丰富档案载体。另外，应广泛应用计算机系统，提升档案系统电子化水平。同时，在关注共性的基础上应注重不同单位对档案资源管理的现实需要，便于激发档案管理核心功能。再者，可利用互联网完成档案信息资源的网络化传输，令各类宝贵资源惠及不同民众。再者，信息时代应重视档案资源安全保密管理，在开放应用档案资料的基础上，应创建完善的档案管理体制，加强监督控制，同时应强化档案员工思想认识，降低档案资源开发应用阶段中导致的泄密事件机率。

总之，档案管理科学化、信息化是符合信息时代、知识经济时代需要的必由途径，可以说档案管理科学化、信息化需要经历长期的努力，是一项不折不扣的系统工程。唯有各单位、各部门互相配合、积极协调，做好各个环节工作，方能达到事半功倍的效果。因此，各级政府单位应创建完善健全的制度体系，完善管理结构，明确发展战略，加强员工培训、及时更新软硬件系统，转变管理观念，提升服务意识，积极探索新型服务模式与防范，方能更好的符合社会需要，准确的抓住机遇，使档案管理工作获取更大的进步与提升。