新形势下加强市场监管局档案管理工作的策略

张春霞

（内蒙古自治区乌兰察布市凉城县市场监督管理局综合执法大队，内蒙古 乌兰察布 013750）

档案管理工作的质量与信息的使用效率和信息资源效果的发挥有着直接关系。随着社会信息化程度不断推进，档案管理工作中需要处理的内容不断提升，同时对档案管理专业化、科学化、现代化的要求也更加突出。在这样的发展背景之下，从事档案管理的工作人员必须充分认识到档案管理的价值，提升自身的工作能力和工作水平，更好地服务于档案管理。

一、档案管理概述

事业单位档案是记录国家科教文卫等事业各方面资料，涉及国家安全信息，如果档案文献资源泄露会形成严重危害，因此，事业单位档案管理具有很高机密性。

档案管理工作是各项工作的重要环节，是衡量单位工作业绩的重要尺度。档案工作可以作为制定未来发展方向的资料。加强档案管理工作有利于单位领导掌握工作开展情况，为上级领导决策提供依据。随着社会的发展，档案管理信息化成为事业单位档案管理的趋势。未来档案信息化设备设施等方面需要提升。要根据事业单位实际需求定期更新设施，实现新型设备设施智能化；要根据使用管理系统档案工作人员要求改善优化，为信息技术提升做好准备；要重新调整传统形式组织结构等，推进档案信息化建设发展。

二、新形势下加强市场监管局档案管理工作的主要特点

（一）档案管理电子化、数据化

随着技术的不断进步，人们已经逐渐迈入了信息化时代，信息技术应用到人们学习、工作中的各个领域，并逐渐成为必要可少的重要组成部分。对于档案管理工作来说，也正在向着信息化、电子化、自动化、智能化的方向发展。与传统的档案管理模式相比，电子化的管理方式不仅能够提升管理的实效，减少对于空间的占用，而且在后期的查阅与利用中也更加便捷，极大地提升了档案管理的应用水平和使用范围。

档案管理电子化带来的一个重要影响就是档案管理的一体化，也就是说档案资料在转化为电子数据之后，能够直接实现一体化传输，直接存储到档案数据库中，减少了中间程序，也能够极大提升了工作效率。

（二）档案信息资源海量增加

随着经济社会的不断变化，相应的人们生产的信息记录也更加丰富，与传统的档案管理工作相比，人们需要处理的信息，在范围和数量上都实现了快速增长。这些对档案管理工作提出了比较大的挑战，如果仅仅依靠人工的力量，在速度和时效上都十分不足。通过建立电子信息系统，能够将各种档案信息上传到云端，在一定的权限限制下，人们能够比较方便快捷地实现对档案的调取与查阅，进而极大地节省了查阅档案信息所耗费的时间成本，能够更好地推动档案信息的实效性提升。

（三）档案管理涉及的部门更加多样

在档案管理中，并不仅仅是单一部门的任务，而是一项需要多系统协调、多方积极配合的工作。在现代信息技术的支持下，档案管理工作能够快速、高效地实现信息的采集、使用、维护，这些有效保证了档案管理工作的专业、规范。新时期的档案工作涉及的领域更加广泛、人员更加众多，相应的也需要更多部门的有效协调，在信息时代的大背景之下，档案管理部门要认识到工作的重要性，根据时代发展的现实需要，积极开展工作，提升工作的实效性，更好地体现出档案工作的价值。

三、新形势下加强市场监管局档案管理工作中的发展难题

（一）管理程序不够规范

档案管理工作对于专业性的要求比较强，需要管理人员在档案管理，以及负责的具体内容上都有比较规范、专业的技能和知识。但是就目前的档案管理工作而言，存在着许多地方不尽如人意。第一，在档案管理工作中过于随意。一些档案管理的工作人员在工作中没有认识到工作的重要，对于相应的培训工作也不重视，相应的人员素质不高，难以有效推进和执行档案管理工作。第二，在档案管理工作中不规范，一些单位将档案管理工作仅仅看作是形式化的面子工程，对于档案管理工作的建设与投入不足，相应的工作流程、工作标准没有有效贯彻。例如，在人事档案管理上，一些单位领导将其看作是一种单位闲职，于是为档案管理的工作人员同时安排其他的工作，在“身兼数职”的工作压力之下，工作人员难以有效地进行档案管理业务的钻研与磨练，这样的结果就是造成了档案管理工作的恶性循环，十分不利于档案管理工作的高效推进。或者在一些单位，档案管理中各个岗位的工作人员时长变更，这样做的结果就是，档案管理中的工作队伍十分不稳定，往往内部比较浮躁，新人对于工作的熟悉程度和理解度也不强，整体工作难以取得有效的成绩。第三，在档案的收集与利用上不合理，一方面是收集上不完善，一些需要配合的部门不能在规定的时间内有效协同，或者在档案的收集质量上欠佳。另一方面，档案的利用不合理，这种不合理具体表现在档案的借阅过于随意，没有形成规范的借阅流程，或者借阅规定形同虚设，没有起到规范借阅的实际效果。此外，在档案的归还上不及时，极大的影响下后续的档案利用工作，甚至一些档案在借阅中出现了丢失，这些不规范的行为都极大影响了档案管理工作的效果。

（二）管理方式相对落后

在新时期，面对档案管理工作出现的新情况、新特点，一些领导人员和工作人员没有对其产生足够的认识，没有认识到档案管理工作在新时期的重要价值，进而没有为档案管理工作投入相应的支持。一些单位的档案管理工作仍然沿用传统的管理模式，应用过去的管理手段，这种陈旧机械的管理操作方法，一方面难以提升工作效率，另一方面也降低了工作人员的工作热情，工作效率十分低下。并且一些单位在档案管理的信息化、电子化建设方面比较落后，缺少必需的硬件支撑，档案管理工作的质量和效率都十分受限。

（三）人员队伍稍显不足

首先，一些工作人员在责任意识上比较薄弱，在长期的工作中仅仅将档案管理看作是文件的收发，缺乏现代化档案管理意识。加之一些单位对于档案管理工作不重视，档案管理的工作人员的监督意识不强，工作比较散漫，缺少自我约束、自我提升的动力。其次，在专业素养和现代信息技术上比较欠缺。网络化、信息化时期，档案管理工作不仅要求工作人员具有档案管理的专业素养，而且对档案管理人员的计算机操作能力和网络技术水平也提出了相应的要求。但目前大多数从事档案管理工作的人员与这一要求还存在较大发展差距。另外，在人员队伍的结构上也缺乏合理性，由于一些单位将档案管理工作看做是“闲职”，相应的安排的人员也大多是年龄比较大的，整体档案管理的工作队伍偏向于老龄化。这些都在一定程度上制约了档案管理工作的现代化步伐。

四、档案管理提升的有效策略

档案工作制度要按照国家标准执行，由于不同单位具有不同规模，档案管理方式要求不同，事业单位档案部门要不断探索总结，建立符合单位实际的规章制度体系。规章制度制定中要明确领导干部的职责权限，如档案部门分管领导负责档案管理任务制定，要着重保护工作人员合法权位档案管理制度要坚持职责与权益兼顾原则。制度建设首要思想是按照部门特点探索制定系统档案制度，检验制度的合理性关键是制度执行情况。事业单位档案管理中要关注制度的执行情况，使制度更加规范化。事业单位发展需要制度保障。随着时代的发展，事业单位制度要适应工作的需求。当前事业单位走向国际化，要积极学习先进档案管理办法，完善现有档案管理制度。

（一）强化对于档案管理重要性的认识

想要提高新时期档案管理工作水平，使其更好地与新时代的发展诉求相契合，就需要首先转变观念，要将传统的将档案管理工作定位为文化收发的错误思想中解放出来。相关的领导干部要以身作则，上行下效，重视现代化档案管理工作的建设与投入。要在单位中形成宣传合力，使各个部门都认识到档案管理的价值，并且在工作中主动配合。另外，要加强对于档案管理的工作人员的监督，提升档案管理工作的实效性，建立健全相应的绩效考核，提升工作人员的责任意识，促进档案管理工作能够保质、保量的高水平完成。要定期对档案管理的工作人员组织培训与教育，提升档案管理工作的质量和效率，更好地推动现代化档案管理工作的完成。

（二）加强档案管理中的信息化、数据化

要加强对于档案管理的技术投入和资金支持，目前社会信息化、自动化的趋势更加明显，传统的“人工为主”的档案管理模式已经不能充分满足现代档案管理的需要，整体效率十分低下，并且也不利于档案资源的有效开发、高效利用。针对这种情况，加强档案管理的信息化、数据化迫在眉睫。要将传统的实体存储升级为数字化存储，将传统的人工为主转变为技术为主。想要实现这一目标，需要完成两项基础性工作，第一将档案电子化，要将单位内部的纸质档案通过扫描等处理实现数字化。这一过程要注意信息的准确性和实用性。第二，建立单位内部的档案数据库。想要实现后期档案管理的一体化，实现共享性、开发性、服务性的档案管理信息网络和网络建设，在建设中要注意与相关部门、相关项目的有效协调。在信息化的建设初期往往需要投入大量的资金，但是在后期档案管理信息化的优势就能够更加明显地体现出来。

（三）建立档案管理制度的合理性与科学性

制度必须具有可操作性，更好地发挥制度的指导作用。建立档案管理制度要符合单位特点，领导行为直接影响制度的执行，职工是制度的主要约束对象。档案部门是制定档案制度的主管部门，在制度执行中要做到赏罚分明。各级事业单位要提高对档案管理的重视，建立档案管理工作领导机构，结合单位档案工作实际，对档案工作实行考核。通过等级升降实施动态管理，建立完善质量管理体系。各单位研究制定各项工作质量评价标准，推进档案工作制度化建设。事业单位要通过定期宣传，提高对档案工作的重视度。要求单位建立过硬的领导班子，建立适合单位实际的考核机制，通过级别升降实行动态管理，推动档案管理工作规范化发展。

（四）提升工作人员的业务能力和专业素养

要加强对工作人员的专业素养培训和职业道德教育，提升员工的责任感，增强员工爱岗敬业的意识，使员工能够保质保量地完成相应的工作，同时在工作中仔细、耐心，具备高度的责任心与使命感，要能够认识到档案管理工作的价值与意义。并且要不断地提升自身的业务能力和水平，单位要为员工的成长提供良好的环境支撑和空间支撑，要给予员工以学习和进修的机会。

结束语

随着现代科技的发展，档案管理实行信息化管理是社会对档案管理工作的要求。延长档案使用寿命，是档案管理创新的主要目的。档案管理现代化是档案服务事业单位制度改革的需要，要使档案发挥作用表现利用先进科技手段，提高档案工作效率。