事业单位干部人事档案规范化管理的新路径分析

徐 莹

（西安市市政设施管理中心 陕西西安 710016）

随着时代科技信息的迅速发展，原有的事业单位干部人事档案管理模式已经无法适应现阶段的人事管理需要，推行新的管理手段才能更好的促进社会发展。规范化管理理念在干部人事档案工作中的融入能够推动其工作模式的优化及改进，从而实现对档案管理体系进行革新的目的，使干部人事档案工作按照规章制度的要求来高效落实，这样能够以干部人事档案的类型及性质来进行档案利用。并且在干部人事档案工作中，应推进数字化的转型来加强对档案处理、分析等工作，推进档案管理的现代化建设，其有利于档案管理的规范化发展，使档案工作在新时期下得到有效创新及改革。

事业单位干部人事档案规范化管理的原则

干部人事档案是党和国家机构、社会组织在组织人事管理活动中以及个人形成并经组织审查认可的，记载和反映干部的经历和德才表现情况[1]，在规范化管理中需要遵循以下原则内容。

第一，依规依法、全面从严，《干部人事档案工作条例》是依据《中国共产党章程》等党内法规和《中华人民共和国公务员法》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规所制定[2]，为此在干部人事档案工作中，需严格遵循相关规章制度、法律法规来落实各项工作内容，以规章制度作为保障是实现档案规范化管理的基础。

第二，分级负责、集中管理，对于干部人事档案严禁个人持有、保存，事业单位的干部人事档案所有权属于国家，因此是由得到国家授权的组织、人事、劳动部门来进行集中管理，以此来对档案工作进行有效领导，而分级负责是按干部管理权限由各级组织、人事部门分级管理[3]，以此来保证在档案工作中其管理权限与管理范围相一致，在事业单位中落实分级负责、集中管理有利于对单位内部人事管理体制的完善，进而推动干部人事档案的规范化管理与发展。

第三，真实准确、完整规范，对于干部人事档案是对干部经历信息进行全面记录的重要历史留存依据，因此要求保证其原始、完整、准确，其也是档案工作开展的基本要求，在实际中需要严格遵循《条例》要求进行档案资源处理，进而保证档案的规范化管理。

第四，方便利用、安全保密，干部人事档案中许多档案都具备一定的保密性质，因此在实际的档案规范化管理中需要熟悉相关法律法规内容，在档案的利用上严格履行规定的程序，提升档案保密意识来保证其安全性。

事业单位干部人事档案规范化管理的作用分析

提升档案信息收集能力。在信息时代下信息资源传播速度更快、共享程度更高，再加上事业单位在发展中其档案资源的快速增长，使得传统的干部人事档案管理方法在面对大量数据资源时存有的弊端愈发明显，因此需要科学地运用现代技术来实现干部人事档案的规范化管理。在档案收集方面，借助网络技术、信息技术能够在单位内部建立起信息传递网络，这样可以高效的进行档案资料的传递，并保证档案收集的时效，及时对干部人事档案进行更新，减少档案管理中的疏漏。

增强档案资源处理效率。在事业单位发展的过程中要求对档案管理进行创新来改进其工作中的不足，目前在单位内部信息化建设不断推进的背景下，现代化也是干部人事档案管理最主要的创新方向，其也是提升档案管理规范化水平的重要手段。在档案规范化管理中，可以利用信息化管理系统对干部人事档案资料进行自动化分类、归档、生成目录，并且在数据技术的支持下可以高速对档案资料进行筛选，减少无用档案的留存，相较于传统档案管理模式其在极大程度上减少了人工投入，并改进了纸质档案管理所存有的局限性，其能够彻底突破纸质档案管理的限制，提升干部人事档案管理的智能化水平，进而优化档案管理的流程及提升档案资源处理效率。

加强对档案资料的利用。在干部人事档案工作中其规范化管理能够使管理流程更为清晰，使各项工作按照规章制度的要求来规范化落实，并且在规范化管理的理念下，能够推动干部人事档案管理信息化建设的进一步完善，对各类干部人事档案进行全面的收集、整理，并对相关的档案资料进行电子化、数字化处理，经由数字化处理的档案资料都存储在数据库中，这样在档案的调用时可以直接进行检索、查找，使档案管理及利用的整体效率得到有效提高[4]。并且在单位中若是具备一定条件还可以建立起网络档案管理服务平台，对授权用户开放部分功能，使其自主进低保行档案资料的查询、调用，进一步实现资源共享，有利于提升干部人事档案资料的利用率。

事业单位干部人事档案规范化管理的策略分析

完善干部人事档案管理制度

制度作为档案工作执行的基础依据，需要保证其各项条款都符合相关法律法规的要求，对于干部人事档案，为了推进其规范化管理的进程，则应以《干部人事档案工作条例》作为指导，结合事业单位内部情况、档案工作开展要求、信息化管理理念等来细化其规章制度，使制度内容可以覆盖到档案工作的各个环节，为相关工作实行就提供基础保障，并及时地针对干部人事档案管理要求来对其制度内容进行合理的补充，进而强化管理制度对档案工作的约束及控制力度。

规范干部人事档案管理流程

第一，对干部人事档案收集程序进行规范，在干部人事档案管理工作中，主要是对档案进行的收集、整理、接收、保管，此种情况容易导致在档案收集的过程中出现缺失、遗漏等情况，因此在档案收集工作中需要建立起系统化的管理模式，并对档案进行全面收集、细致整合、完整记录，从而使档案管理部门可以对干部人事档案进行高效地管理，这样能够更好地落实档案管理工作的责任及义务，从而保证干部人事档案的完整性、安全性。

第二，对干部人事档案使用手续进行规范，在档案使用中确保其各项流程符合规章制度的要求，尤其是对于干部人事档案此类具有较强保密性质的方案资料，在工作中需依据《干部人事档案工作条例》的规定，使其在利用、转递、保密等流程都严格落实规定标准。例如，对于干部人事档案需要经由档案管理部门来进行移交，在干部人事档案移交过程中需要由机要交通或者专人进行送取[5]，对档案递交手续进行严格的控制，确保移交单位及接收单位严格的按照规章制度的要求履行各项档案移交手续，并在规定的档案移交时限内完成档案的转移。

优化干部人事档案管理方法

对于干部人事档案管理需要结合事业单位的信息化建设情况及管理要求来进行改革及创新，主要是根据国家档案局的指导意见，采用现代科技来改革其原有的工作模式、方法、体系。

第一，加强对档案信息化管理系统的应用，信息化管理系统的应用能推动干部人事档案管理的专业化、规范化发展，信息化管理系统的具备了自动录入、编号、生成、归档等功能，并且在实际中建立起对应的信息数据库，其便于对档案的检索和调阅，并重视档案的安全性、保密性，以规范化管理为基础提升档案管理水平，通过建立起匹配的信息化管理系统来加强对干部人事档案的处理，实现档案管理的自动化、现代化、规范化开展要求。

第二，加强对大数据技术的应用，在干部人事档案工作中通过大数据技术的深化应用能够对档案资源进行高速处理，采用大数据技术可以通过数据技术进行分析及处理来对干部人事档案信息数据进行整理，同时大数据技术的应用可以对信息数据进行高效识别，留存具有价值的档案资料，减少废档及超出保管期限的档案留存，以此来为档案整理、归档等工作提供助力。

第三，进行档案数据库的建设，在干部人事档案管理中为了使其规范化得到顺利推进，应保证信息数据的完整性，根据信息化管理的要求将现代化技术与档案管理融合在一起，利用现代化管理平台实现在线变工的要求。并且针对干部人事档案的保密性、完整性、安全性要求，在规范化管理中可以进行信息数据库的建立。例如，依据干部人事档案的类型采用现代化办公技术进行电子化处理中，根据管理要求，应以《干部人事档案工作条例》的规定，依照国家所制定的技术标准来规范化处理档案资料，采用扫描、录入等方式使纸质干部人事档案以数字化图像及文本等形式进行留存，通过对干部人事档案的收集、处理、筛选、归档、保管，落实对档案的统一整合、规范管理的要求。

在新时期发展的背景下，事业单位内部也进行了改革及调整，而这也使干部人事档案管理工作的模式、结构、内容等都产生了极大的改变，为了保证干部人事档案的真实、完整符合国家对相关档案工作开展所提出的要求，需要重视其规范化管理。针对干部人事档案管理的现代化、规范化发展目标，应结合其工作改革及转型的要求来分析在实际管理工作中存有的不足，以此优化档案管理体系为目的进行改进及完善。在干部人事档案规范化管理中还需从多个层面入手，合理运用现代科技来推动其信息化建设，实现对现有的干部人事档案管理体系进行调整，使档案工作向着规范化的方向发展及转变。