信息化背景下高校行政档案管理的创新

王述刚 孙鹤阳

（1.滨州职业学院，山东 滨州 256600；2.山东省北镇中学，山东 滨州 256600）

高校具有一定的社会责任，其对社会培养了大量的有用人才，要不断强化高校的管理，才能推动高校进步与发展，更好地服务社会与经济建设。高校招生不断扩大、经济全面发展，建设项目越来越多，要想保证高校的管理科学化，则需要对档案进行良好的管理，高校的档案内容越来越复杂，传统的档案管理技术落后、人工操作量大，很容易出现问题，影响到了档案的创新发展，随着现代技术的全面推广与应用，技术得到了蓬勃发展，特别是互联网信息技术的发展与普及，给高校行政档案管理带来了良好的机遇，通过信息化建设，提高了高校行政档案管理效率，使高校行政档案更加安全、准确。

一、高校档案体系建设重点

（一）确保档案信息化与安全性

档案是重要的文本，不论任何一个组织，其档案都具备一定的价值，特别是一些组织的行政档案管理，更需要严格做好保密，进行档案管理工作中，不但要提高整体管理的效率，更要保证安全，所以说，运用信息化技术的同时，要考虑到安全问题，当前，档案管理信息化建设是大势所趋，通过信息化建设，使传统的纸质档案变成了电子信息，有效保证了文件、照片、音频、视频内容的长期保存需求。高校的不断发展，所以行政档案涉及到更多的内容，整体行政档案数量大、内容杂，借助现代化的信息技术进行行政档案管理，能够大大提升工作整体效率，解决传统人力所不能解决的问题，这样，以往行政档案管理中的困难事情就会迎刃而解，信息化录入的行政档案，更加精准高效，管理人员通过使用多媒体技术及图像处理技术，对文档、音视频进行电子化处理，保证了管理的效率，进行信息化建设时，要考虑到网络的安全性，信息化技术下可对档案设置多重保密和身份认证，全面提高信息技术能力的同时，保证了档案的安全。

（二）档案信息的管理与共享

行政档案主要就是高校日常运用中的相关工作情况，档案记载了工作内容，进行行政档案管理工作时，重点就是各类数据保管、信息检索与档案使用查询，通过行政档案的管理与查询，全面促进高校各项工作开展，可以这样说，档案调取与使用在档案管理中是重要的环节，没有应用就没有价值，所以档案的应用至关重要，那么，通过信息化技术运用就能够减少工作的强度，使行政档案管理使用与共享更简便快捷。传统行政档案管理人工工作量大，不论是查询还是应用，都需要大量的时间，如果说调取1 份档案，则需要大量的时间成本，要在众多档案中寻找，才能找到需要的内容。而通过信息化技术应用，就能够通过关键词输入快速调取所需要的内容。档案不但是保存与管理，更主要的是要实现共享，使档案资源实现资源共享的价值，信息化技术应用，能够针对不同的权限进行设置，重要资料可先取得查阅权限由管理人员核实后再查阅。

二、存在的问题

（一）进行信息化管理的意识较为薄弱

当前，新技术应用越发广泛，高校已经意识到了技术的力量，在实践工作中，也引进了较为先进的技术，很多的信息技术运用到行政档案管理工作中，大大提高了工作的整体性、系统性，但在实际档案管理工作运行中，还存在许多的问题，影响到了信息化作用的发挥。整体看，不论是领导层还是档案管理者，信息化管理意识薄弱，不能进行档案管理工作创新，信息化建设跟不上时代的发展，档案管理工作还是老传统、老模式，整体档案管理的效率不高，能力不强，档案信息化建设落后时代较多。领导层的不重视，也是导致信息化进程缓慢的成因，很多的高校领导把更多的精力放在了教学教育工作上，而把行政工作看得较轻，认为行政工作没什么用，对学校发展没有推动的事不干，也没有多少投入，导致高校行政档案管理工作质量效率低。

（二）档案管理人员专业素养不足

档案管理是一项专业性较强的工作，但是档案管理部门的人员专业性不够，特别是一些档案收集部门人员，对档案不重视，随意性强，分不清哪些应该存档，哪些不应该存放，造成了一系列的问题，如档案管理环节上的不协调、管理人员专业素养的不足、档案管理质量低下、效率不高的问题是当前最为主要的问题，对行政档案信息化处理产生了直接影响，整体看，高校档案管理人员都是临时性的多，专业不强、业务不精，把档案工作理解成存放与收集，没有开发好档案的价值，档案整体利用效果不好。相关的档案管理人员知识结构单一，不能进行有效的创新与引进，工作方法落后，模式固定，工作效率低下。

（三）信息化设备不够完善，制度不健全

高校信息化建设必须要有足够的软件与硬件，这样，才能更好地实现行政信息化档案管理目标，信息化技术是发展的趋势，在信息化的过程中，设备是基础、制度是保障，当前，很多的高校设备不足，档案使用的都是淘汰设备，内在版本低，不适合进行档案管理应用，设备落后、短缺、陈旧是高校信息化设备存在的现状，设备型号不统一，系统不统一，软件不统一，严重影响到了高校行政档案管理信息化进程，整体信息化建设工作速度不快。制度不健全也影响到了信息化建设，高校没有针对行政档案管理工作制定健全制度，影响到了信息的标准与统一收集。

三、信息化背景下高校行政档案管理创新意义

（一）有利于进一步提升工作效率

高校档案越来越复杂，只有全面利用先进技术，才能推动工作创新发展，高校的行政档案管理需要互联网信息技术辅助，才能更加提升速度与质量，解放繁重的人力劳动与操作，利用较少的时间完成大量的工作。传统的档案管理需要人力来完成，特别是对一些统计量、计算量大的工作，很难不出现失误与差错，不但在工作中浪费了时间，更消耗大部分精力。而利用信息技术就能够提高工作整体效率，推动高校行政管理工作更好发展。

（二）有利于进一步提升工作质量

高校行政档案管理工作是管理中的重要组成，技术日益先进就要顺应形势，不断引进先进技术，推动工作高质量发展，随着信息设备广泛应用，高校的行政档案管理工作需要不断上新台阶，才能跟上时代的潮流，顺应时代的变化，信息技术蓬勃发展也促进了高校行政档案管理工作的进步，需要全面提升工作质量，才能保证信息化背景下高校行政档案管理走进正规轨道，工作人员压力小了，工作效率也就上来了，通过信息技术运用，有效保证了信息的精准度，工作人员大大减少了自身的劳动强度，能够把更多的精力放在信息的价值开发上，信息技术有利于工作人员对问题的正视，能对以往无法破解的难题做到及时，技术创新能够全面敦促工作人员学习，提升主动性、创造力，促使相关人员熟练使用现代化技术与设备，展现互联网信息技术的优势，更好地服务学校与学生。

（三）有利于进一步提升工作人员能力

档案管理人员学习积极性不强，但是通过技术创新与应用，就能够进一步促进他们的学习热情，信息技术并非简单的收集与保存，而是需要及时录入与共享，高校行政档案是工作的记录，时刻都需要查询与使用，通过技术运用，能够让师生调取数据和分享数据更简便。技术的支撑实现了信息的电子化，相关人员要把握更多的技术，才能满足用户分享查询需求，工作人员必须要不断进步与学习，才能把握好技术灵活用好技术。

四、信息化背景下高校行政档案管理的创新举措

（一）全面提高工作人员信息化意识

高校是教育学生的地方，时代在不断进步与发展，只有不断跟上时代，才能不落后时代。行政档案管理是主要的工作，要对各个点位的信息进行整理，才能上传到平台上，要不断增强信息管理人员的整体素质。提高信息化运用的能力，把握各项工作要素，才能更好地适应新时代。档案管理人员应逐步提升自己信息化意识，以高校信息需求为导向，做好创新实践，应用符合用户偏好的功能，推动行政档案管理发展。要全面建立起信息意识，不断提升自身工作能力，通过技术开发与运用，解决日常行政档案管理工作遇到的难题，对软件提出必要的修订意见，有效简化步骤流程，从根本上提高自身和工作效率，最大化满足高校工作需要。

（二）提高工作人员信息化素养

信息化背景下的档案管理人员，一定要有专业的素养，才能做好当前的信息化工作，只有不断提高自身的素养，才能在实践中创新，高校行政档案管理创新就是需要专业素养来实现，通过创新提高整体工作质量。我国高校行政人员整体能力要不断提升，要通过造血的方式，专门引进具备较高素质的行政档案管理人才，推动工作不断创新。做好内部培训，全面强化业务应用能力，强化服务意识，提升管理效果。加大对档案人员的福利待遇，这样，才能通过物质激励提高工作积极性，提升创新的意识与能力，更好地完成各项档案管理工作。

（三）创新工作方法和模式

从机制上创新见实效，从方法上创新提升质量。要不断在实践中总结经验教训，对以往不符合时代的流程进行简化，要全面总结先进的技能技巧，通过对工作流程、环节的改进，进一步创建新的工作运行模式，全面提高档案管理效率。档案管理人员要全面遵循“发现问题、分析问题和解决问题”的原则，在实践中提高自身的业务能力，对落后模式逐步优化，推动行政档案管理流程的机制性创新，更好地服务高校行政工作发展。管理人员要不断做好流程的评估，以此，提高整体工作质量，按照工作量节点的不同，做好流程上的划分，根据信息化建设具体实施效果，循环反复多次进行流程环节优化，让档案复杂工作流程变成简单操作。

总结

综上所述，在新时代的信息化背景下，高校要不断创新管理能力与工作方式，通过对行政档案管理创新带动其他工作发展，要把档案工作当成创新的突破点，在信息技术辅助下完成创新建设，以此，全面避免出现工作差错，要解决传统档案管理的问题，进一步提升行政档案管理工作的效率和质量，让学校、教师、学生都能够从技术创新上深刻体会信息技术的简便、高效优势。