数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用探究

文/许志颖（滨州市人民医院）

随着信息技术的高速发展及普及应用，社会中越来越多的专业领域开始大力推进信息化建设，旨在借力于信息化建设提高管理工作水平和效率。对于医院档案管理而言，在医疗体制改革发展的大环境中，对档案管理工作者提出更高的要求，唯有加快信息化建设，才能持续提高档案管理水平，助力医院改革发展，为人民群众提供优质的医疗服务。但医院数字化档案管理系统的应用属于初次尝试，在实践中存在诸多缺陷和不足，要求医院方面在正确认识数字化档案管理系统应用价值的基础上，引进数字化技术的同时，注重技术的合理使用，才能全面提升医院档案管理水平，为医院的发展提供档案信息参考。

一、医院档案管理中数字化档案管理系统的应用优势概述

（一）高效处理海量数据

随着我国医疗事业的发展，医院档案数量也随之急剧增加，并且医院各项业务活动的有序开展，医院档案数量的逐年增加，使得医院档案数量已经形成海量化规模。当前，虽然绝大部分医院采取电子归档方式存储档案，但仍然使用单一的服务架构，使得医院档案信息处理工作难度增加，不利于医院档案管理工作效率和质量的提升。因此，医院应在档案管理中加强先进的信息技术手段的有效使用，充分利用信息技术的优势来处理大量档案数据信息，才能满足于当下医院档案数量剧增的实际需求[1]。除此之外，医院档案管理中应用信息技术，可以分类建立档案数据库，便于档案用户快速检索获取档案信息，为广大患者提供更加优质且可靠的医疗服务。

（二）档案数据信息处理速度快

数字化档案管理系统适用于规模庞大的档案数据信息处理，即使面向庞大的医院档案信息，数字化档案管理系统仍然在运算处理方面表现出显著优势。当前，医院在发展中，对档案信息的需求量大幅度增加，这使得医院档案管理工作者需要快速提供优质的档案信息服务，才能助力于医院服务水平的提高[2]。而在医院档案管理中应用数字化档案管理系统，可以通过建立数据库实现档案信息的互联，满足广大患者对档案信息的个性化需求的同时，为医院各项业务活动的有序开展提供信息支持[3]。

（三）提高医院档案信息的关联性

在现阶段，医院内部档案信息之间缺乏关联性，一定程度上影响档案信息利用价值的挖掘。但随着医院的改革发展，医院在档案管理中开始注重档案信息内在关联分析，且开始重视档案信息的完整性和真实性，以便为医院各项业务活动的开展提供信息支持，进而才能保障医院医疗服务水平的持续提升[4]。因此，医院档案管理者在实践中，需要将数字化档案管理系统融入到档案管理工作中，充分利用数字化档案管理系统的数据分析能力，全面提升档案信息的关联性，进而可以将不同类型的档案信息关联起来，以此为档案信息用户提供更加全面的信息服务，这对提高医疗服务水平具有良好的促进作用[5]。

二、医院档案管理中数字化档案管理系统的应用方法分析

如前所述，在医院档案管理中，数字化档案管理系统应用价值不言而喻，但当下医院档案管理中还存在诸多缺陷，使得数字化档案管理系统应用价值难以发挥出来，不利于医院档案管理水平的提升。因此，基于医院档案信息利用价值提升角度考虑，医院档案管理者应从牢固树立正确的档案管理理念入手，积极做好数据安全工作，同时要落实其他多元措施，才能持续提高医院档案管理水平，助力医院医疗服务水平的提高。

（一）牢固树立正确的档案管理理念

在医院档案管理工作中，数字化档案管理系统的深度使用，虽然可以大幅度提升医院档案管理水平，但当前医院部分领导人员尚未正确认识该系统的应用价值，使得数字化档案管理系统应用流于形式。因此，医院档案管理工作者要想充分发挥数字化档案管理系统的作用，应牢固树立正确的档案管理理念，据此规范化开展档案管理工作。在实践中，应在如下方面进行转变：首先，医院档案管理部门的相关领导应加强充电学习，深入了解数字化技术系统的应用价值，并要广泛涉猎大数据技术、信息技术等，才能积极转变档案管理理念，创新性开展医院档案管理工作[6]。其次，医院档案管理工作者及领导在转变思想观念的基础上，还要在具体行动上落实新型档案管理措施，如以传统档案保存管理为基础，积极建立以档案信息使用者的实际需求为导向的管理模式，这样既可以满足档案信息用户的真实需求，又可以充分挖掘档案信息价值，充分体现了人本理念的档案管理思想，可以大幅度提升档案管理工作质量和效率，实现医院档案信息利用价值的增值[7]。最后，医院档案管理部门应做好数字化档案管理系统建设工作，完善配置数字化管理系统相关的配套设施，才能使得数字化档案管理系统与档案管理工作深度融合在一起，进而才能借力于数字化档案管理系统来提升档案管理工作质量和效率，为医院各项业务活动提供有效信息支持。

（二）加强数据安全管理

数字化档案管理系统在医院档案管理中的有效应用，要想充分发挥系统的应用价值，则要加强数据安全管理，才能避免档案信息的丢失或者恶意篡改，从而威胁医院和患者利益。在实践中，医院档案管理者应从源头上减少重要数据的安全隐患，具体可以从数字化档案管理系统中增设可靠的安全系统，如防火墙技术、数字签名等，实时监控数字化系统运行中的数据风险问题，进而保证数字化档案管理系统安全可靠的运行[8]。在数字化档案管理系统运行中，往往会发生病毒攻击问题而不利于保护档案安全，从而给医院及广大患者带来不可估量的损失。因此，医院档案管理部门需要给予数字化档案管理系统安全管理足够的重视，定期检测数字化档案管理系统的漏洞，以便及时地更新和下载安装程序和补丁等，这样才能全面提升医院档案管理部门数字化档案管理系统的安全防护能力。与此同时，针对医院档案部门中的一些重要数据信息，应考虑加密和备份处理，这样既可以避免档案信息泄露而给医院和患者带来损失，又可以保障档案信息的安全，即使出现医院档案数字化管理系统的崩溃问题，也不会出现档案信息遗失等问题。除此之外，医院档案管理部门需要定期组织相关人员学习数字化技术，不断强化档案管理人员的数字化管理的安全意识，使得其在应用数字化档案管理系统中能够自觉规范行为，充分发挥数字化档案管理系统在档案管理工作的积极作用，助力医院档案管理水平的提升，进而为医院的高效运转和持续发展提供必要的帮助。

（三）优化和完善数字化档案管理系统

在数字化环境中，医院档案管理建立完善的数字化档案管理系统具有一定的重要性和必要性，在此过程中，医院档案管理部门应充分利用系统进行信息资源的整合，以此实现医院档案信息的共享和有效使用。首先，整合医院内部各处分散的档案信息，在此需要强调的一点是，信息整合不局限于医院各院系，还要将行政管理部门、业务部门、各类别信息完整收集，总之，在档案信息整合时，应做到医院内部全覆盖，才能保证信息的完整性。其次，建立大数据分析档案管理系统，同时做好医院档案信息的录入、归档和保存等一系列工作。考虑到后续档案信息开发利用需求，在档案收集保存时，应进行分类管理，建立专题数据库，将类别相同、内容相同的档案信息整合存放在同一个专题数据库中，才能合理、有序存放档案信息，便于后续档案信息开发与利用，对提高档案管理水平具有良好的促进作用。最后，制定符合医院实际且可行的标准体系，如档案信息录入标准、档案归档标准、档案安全防护标准等，以此推动医院档案管理各环节工作标准化、规范化发展，才能全面提升医院档案管理工作质量和效率，为医院高效运转提供必要的信息支持。

（四）加强档案管理队伍建设

数字化档案管理系统在医院档案管理工作中的有效应用，要想取得良好的档案管理效果，需要专业化的档案管理队伍提供支撑。因此，医院档案管理部门在日常运营中，需要深刻认识专业档案管理队伍建设的重要性和必要性，确保档案管理人才队伍的综合素质满足于数字化档案管理系统应用的实际需求。在实践中，医院方面应重点做好以下几方面的工作：一是重视复合型档案人才的引进。在档案管理人才选拔引进中，除了重点考察选聘人员的档案管理业务能力和知识水平的同时，还要充分结合数字化档案管理系统的应用需求来考核应聘人员的信息技术能力，当然具有一定档案管理工作经验的人员，应优选作为录用的备选人员。不仅如此，在考核过程中，不得局限于理论层面的考核，还要注重实践操作，以此保证选聘的档案管理工作人员有能力做好数字化档案管理工作。二是加强档案管理人员的培训，借助于大数据技术来明确现有档案管理人员的知识与技能结构组成，随后结合数字化档案管理工作需求，有针对性地开展档案管理知识和技能培训，使得医院档案管理人员正确深刻地认识数字化档案管理系统应用的重要性，并熟练掌握相关的操作技能和知识，这样才能更好地在医院档案管理工作中熟练使用数字化档案管理系统，并有效解决数字化档案管理系统应用中的各类问题，这对提高医院档案管理水平具有良好的促进作用。三是加强档案管理人员考核，并将其考核结果与薪酬挂钩，积极落实奖优罚劣制度，这样才能积极调动档案管理人员的工作积极性，促使其能够自觉加强数字化档案管理知识和技能的充电学习，以便更好地做好医院数字化档案管理工作。

三、结语

综上所述，数字化档案管理系统应用在医院档案管理工作中是时代发展的主流趋势，也是医院档案管理水平提升，并促进医院档案管理工作价值体现的重要举措。因此，医院档案管理部门需要在提高思想认识的基础上，结合数字化档案管理系统应用要求，加强专业化档案管理队伍的建设，并在实践中落实加强档案数据安全管理、完善数字化档案管理系统等多元化措施，以此全面提升医院档案管理水平，为医院高效、有序运转提供必要的支撑。