数字化背景下公路工程档案信息存档的挑战与策略研究

文/杨素琳（山东省滨州市公路事业发展中心）

在公路工程中，档案资料的有效管控是非常重要的。特别是在当前的数字化时代背景下，资料信息化趋势持续提高。所以，在现阶段，在对公路档案信息进行存档时应该对数字化技术进行充分的运用。通过这样的方式使得档案存档得到优化，让原本的一些问题和不足得到改善和解决。

一、数字化背景下公路工程档案信息存档的概述

从目前的实际情况看，在针对公路工程中的档案资料开展管理工作的过程中，无论是在管理体系还是在管理方式上都得以健全、完善和创新[1]。但伴随着公路工程整体的快速发展，使得档案资料这一管理工作在开展中面临着比较繁重的工作量。假如一味地对传统的管理和存档模式进行运用，则很难与当前的需求相吻合。所以，在新时期下，就应该加强数字化技术的有效运用。通过这样的方式来使得档案存档工作得到良好的开展，使得档案的安全性得到最大化的保障。为工程的建设与施工提供更多的依据，达到理想中最佳的档案存档效果。

二、数字化背景下公路工程档案信息存档的挑战

（一）存档范围日益复杂

通过数字化技术的有效运用，能够更好地以互联网作为载体来实现智能技术的有效运用[2]。互联网当中的所有物体都可以实现数字化，在技术运用的过程中可以突破时间、地点的限制，实现信息的传递。但在海量信息当中，对所需要的信息进行筛选和处理，也成为一个非常重要的问题。所以，在数字化背景下，档案信息在存档的过程中具备着多样化场景、范围比较复杂的特点。只有对技术实现合理运用，才能够让存档工作得到进一步的开展。

（二）存档节点无法设定

在数字化的视域下，信息的传递速度是非常快的，具备较强的即时性特点，能够更好地打破空间和时间上的限制。但能否根据实际需求对信息进行及时记录，则是其中的一个难题。传统工作中，对档案资料进行搜集、存档往往会贯穿整个工程。而在数字化的时代背景下，只有选择良好的时间节点来对档案进行存档，才能够更加便于利用和保存，从而真正地展现出数字化下档案存档的优势和价值。

（三）存档难度不断加大

数字化在公路工程信息数据的档案存档工作当中的运用，无疑可以使存档空间得以拓展和延伸，使存档空间在呈现的过程中更加多维化[3]。这样在无形当中也使得档案存档难度得到进一步地加深。如，在数字化的引领下往往会提供更广更宽的互联空间，使得信息的自由度和连接度不断扩张。导致信息在提取、发现以及保存上都面临着更高的难度。这就需要在档案存档的过程中应该结合资料的对象、主题、背景、节点、路径和目的来实现全面的利用和解析，真正地展现出融合性和合力。

三、数字化背景下公路工程档案信息存档的策略研究

（一）明确存档内涵，优化档案存档

在当前的社会背景下，在对档案存档工作进行开展的过程中，首先就应该对存档内涵进行进一步的明确[4]。这样才能够更好地助于数字化优势的凸显，带动存档工作得到良好的推动。在公路工程建设中往往会涉及很多档案资料，如项目建设档案、竣工档案等。假如借助传统技术对档案存档则难度较大，只有加大数字化的运用才能使得存档工作找寻到突破口。

例如，在传统模式下，在对档案进行存档及管理的过程中，更加注重过程性的控制，会按照每个环节和节点按照一定的顺序对图纸档案、文件资料进行收集。而在大数据技术深入发展和融合下，档案存档的内涵也得到了一定的转变。在数字化背景下，档案存档的开展过程一定要朝着非线性逐步调整，也就是对原本的存档内涵逐渐转变和延伸，不要一味地执着于节点，而是可以借助平台优势来更好地实现资源的拓展。可以将过程控制作为基础，对数据库进行构建。通过数字化技术的有效运用快速地打破传统管理的局限性，对一些数据进行有效的存储、预测。使得工程档案在利用的过程中能够更加灵活，为工程建设和施工提供便利。

（二）转变存档方式，优化档案存档

在数字化技术的背景下，应该在存储方式方面不断地追求创新和改变。在公路工程建设的过程中，资料的存档需要从初步的施工到最后验收完成[5]。在工程开展的过程当中往往会出现大量的图表类和文字类资料，时间跨度较大，涉及不同科目，收集难度非常大。所以在现阶段，就可以对数字化进行运用，实现对于档案的全面性管控。

和传统的档案存档相比，在大数据视域下，信息往往会呈现爆炸性的有效增长。所以，应对数字化进行利用，对信息进行分析，根据信息的不同类型和分类进行存档。在此过程当中，应该将数字化技术作为立足点，对软硬件相应设备进行运用。在档案存档方式上应该朝着全景协同这样的方向发展，也就是在明确存档主体之后，运用数字化技术针对参与者和位置的不同对资料快速地进行生成。以此能够更好地助于档案的存储，使得档案在存储的过程中能够做到主体突出，真正地实现档案存档的合理规划。

（三）设计存档方案，优化档案存档

在互联网下，也应该对存储方案进行进一步明确。在数字化背景下，信息往往以碎片化的方式呈现在人们的面前，更加便于智慧性和艺术性的运用。所以，在现阶段，就可以真正将互联网作为立足点来对网络状的数据库进行构建，便于对档案的开发和读取，有助于在工程管理当中的良好运用。

第一，应该开展顶层设计，不断深化规范意识和制度意识，通过科学、合理、具体规则的构建来对规则体系进行建立，在归档活动中便于对系统的有效运用，最大化地减轻在档案存档过程中的信息整合的繁重工作。第二，也应该在存档过程中对差异战略进行运用，应该根据主体的不同设置不同的模块。便于信息的有效利用和呈现，最大化地将档案的价值展现出来，有助于工程整体建设及施工效率的大幅度提高，将数字化的作用和价值充分展现出来。

（四）强化人员素质，优化档案存档

在当前的时代背景下，让工程中的档案存档工作得到良好的开展，人员素质的不断提高也是非常重要的。假如人员素质偏低，就无法在档案存档工作当中加强数字化技术的运用，使得技术的运用处在形式表面，无法真正地展现出技术价值。因此，在现阶段，应该不断提高工作人员的综合素质，使得人员在档案存档过程中将技术的价值最大化展现出来。

对于负责档案存档的管理人员，一方面应该融入更多的新鲜力量。可以采取大范围公开招聘方式。在招聘过程当中将招聘标准适当放高，聘请更多信息化素养较高的人才，能够更好地实现数字化的运用。另一方面，对于现有人才，应该加强相关内容的培训，让人员可以积极参与，在专业知识和技能方面不断提高。加大数字化在档案存档中的运用，对数字化在工作中的运用优势进行明确，使其在技术运用的过程中展现积极性和主动性。

（五）实现全面管控，优化档案存档

在现阶段，要想更好地对数字化技术进行运用，来更好地解决在传统档案存档中的问题和不足，就一定要对数字化技术进行充分利用，不断实现对档案存档过程的全面化管理和控制。其中，可以追求技术的有效整合，让管理方式变得更加科学，使得最终管理系统的构建能够行之有效。

例如，第一，作为档案存档机构，在日常工作中应该将更多的目光和时间投入到基层工作研究中，应该对数字化进行合理运用，对残缺的文献进行妥善处理，最大化地保障信息的真实性。对于一些档案造假等行为，一定要严惩不贷。第二，应该对数字化技术充分协调利用，对管理体系进行切实可行的构建，使得技术价值得到最大化的发挥。第三，管理机构应该将更多的关注点放在资源价值的挖掘上，应该对档案内容深层次化分析，使得档案价值得到最大化以及全面化的发挥。

（六）凸显技术优势，优化档案存档

除了以上这几个方面，在日常档案归档工作中，也应该对数字化技术的优势进一步挖掘和运用，在无形当中使得档案存档工作展现更多的优势，能够为工程的建设和施工提供良好的依据和保障。

应该对数字化手段的价值和作用进行充分的发挥，使其更好地运用于档案存档管理中，让档案存档管理能够朝着规范化和信息化的方向不断发展，使得存储中的一系列工作变得更加简便。应该将数字化技术有效地融合在档案存档工作当中，保障其中的各环节都能够有条不紊开展下去。做好信息的分类和采集工作，使得信息数据的价值得到最大化的发挥，带动管理效率及质量的进一步提高。此外，应在指定时间内加强对日常管理工作的审查和监督，保障在日常的档案存档工作中能够加大数字化的运用，使执行力度能够进一步提高。更好地减轻存档人员的工作压力，使得工作环境变得更加愉悦和轻松，在档案存档工作当中将数字化的价值和作用最大化地凸显出来。比如，在对竣工文件档案进行归档的过程中，就应该对档案内容进行生成。借助数字化制定目录、归档范围及保管期限表，便于档案后续的查找及使用。

四、结论

综上所述，在现阶段，针对公路工程中的档案存档加以数字化技术的运用是非常重要的。能够为档案存档提供更加多元化的思路，达到理想中最佳的管理效果。其中，主要可以通过明确存档内涵、转变存档方式、设计存档方案、强化人员素质、实行全面管控、凸显技术优势等方式，让档案存档工作得到进一步的优化。

相关链接

数字化，即是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。

当今时代信息化时代，而信息的数字化也越来越为研究人员所重视。早在40年代，香农证明了采样定理，即在一定条件下，用离散的序列可以完全代表一个连续函数。就实质而言，采样定理为数字化技术奠定了重要基础。