企业电子文件归档和电子档案管理的分析

曲世玉

摘要：随着社会的进步、科技的发展及“互联网 +”技术在社会中的重要性不断提高，数字化、网络化、信息化在人们生活中所占比重越来越高，我们已经进入大数据时代。信息化的出现，产生了多种多样、数量庞大的电子类文件，这对社会发展来说是一种进步。因为电子文件的出现，让我们对数据的把控更加真实、有依据，电子文件及电子档案的发展使我们的生活越来越便捷，但也给档案管理者带来更大的挑战。电子档案是新时期档案的主要形式，资源来源广泛，储存方式多样，并且有一定的形成规律。而对于电子文件和信息来说，必须要通过归档处理才能变成电子档案，但是这项操作中存在一些问题需要解决。因为各种因素的影响，在归档管理工作中，还存在一些问题，影响到归档管理工作的开展。本次研究主要是分析这方面的问题，并就问题提出科学的解决措施，致力于提升新时期电子档案的归档管理水平。

关键词：企业;电子文件;归档;电子档案;管理;分析

引言

对于这种新型的档案管理，档案管理者不仅要摸索管理的方式、方法，还要通过电子档案的有效管理和利用来提高企业的核心竞争力，推动企业发展，因此，这对档案管理者来说是一个机遇。文章讨论了电子档案资源的种类和形成规律，并探讨对其进行鉴定与归档的方法，分析归档管理中遇到的问题，最后提出如何提高电子档案的归档管理水平。

1电子文件归档

1.1归档接口

归档接口作为业务系统和档案系统的接口，主要目的是保证电子档案在归档时具备真实性、完整性、安全性及可用性。常规的归档接口不能满足电子档案信息管理要求，因为常规的接口不能检测数据是否正常，因此，在归档接口中应该加入“四性”检测。以中间库为例，电子档案的归档系统将数据传送到中间库时接口应该立即采集中间库的数据，并对中间库数据进行真实性、完整性、安全性和可用性检测，及时反馈检测结果，进行回写，最后按系统要求将归档文件存储于中间库，对于信息采集失败的数据也要直接反馈，重新归档。

1.2“四性”检测

在进行电子文件归档时，为了保证后续对电子档案的有效管理和利用，一定要对“四性”进行检测。“四性”是指电子文件档案的安全性、完整性、真实性及可用性。

1.2.1真实性检测

电子文件档案归档时首先要进行真实性检测，真实性检测包含固化信息检测、数字摘要检测、元数据检测、电子属性检测、信息包检测。一般情况下，固化信息检测和数字摘要检测采用MD5 算法检测数据是否有效;元数据检测主要检测数据的类型与长度、格式等是否符合規定要求。电子文件中所记录的档案真实性也是检查的要点，重点是检查元数据和归档文件数据是否有关联;还有电子档案所记录的存储位置是否与实际的元数据存储位置一致;电子属性检测就是元数据中所记录的属性信息是否和电子档案中记录的属性信息一致;信息包检测就是用XML封装与MD5 算法来检测对比电子文件和原始记录中的文件名称、大小、数字摘要值是否一致。

1.2.2完整性检测

电子文件档案归档时要进行完整性检测，完整性检测包含数据总量检测、元数据完整性检测、电子文件内容完整性检测及电子文件归档信息完整性检测。其中，数据总量检测指归档文件中数据的数量和大小是否完整无遗漏;元数据完整性检测就是检测电子归档文件中的数目编号是否编写齐全;电子文件内容完整性检测就是检测文件中的内容是否真实、完整;电子文件归档信息完整性检测就是由系统来检测归档信息中的文件数据、数量、大小与人工检测的结果是否一致。1.2.3 可用性检测

电子文件档案归档时还需要进行可用性检测，可用性检测包含元数据可用性检测、目录可用性检测、内容可用性检测、信息包可用性检测、电子档案软硬件环境检测。元数据可用性检测、目录可用性检测是指对于电子档案中的数据存放信息能够正常解析、读取;内容可用性检测是指归档文件中的文件是否可以正常打开应用;信息包可用性检测主要是检测归档文件中是否有加密、压缩、不符合要求的文件格式;电子档案软硬件环境检测就是检测归档文件中的软硬件环境是否符合要求。

1.2.4安全性检测

电子文件档案归档时最重要的是进行安全性检测，安全是电子档案的第一条防线。电子档案安全性检测包含信息包安全检测、归档载体安全性检测及归档过程安全性检测。信息包安全检测主要是检测档案是否感染病毒;归档载体安全检测主要是检测是否有非归档文档及读写的速度、外观、质量;归档过程安全性检测顾名思义就是检测电子档案在归档过程中是否安全。

2 电子档案管理

2.1注重电子档案的日常积累

归档工作质量的高低很大程度上依赖于电子档案的日常收集积累工作，收集工作是电子档案归档工作的基础。电子档案收集工作的特性决定了其与纸质资料收集工作的不同，包括不限于：收集方法、收集范围、收集要求等特性。此外，忽略中间版本的资料、辅助文件的无条理性、归档流程不完备、存储硬件不安全等使得收集工作更为困难，因此，需要注重日常的积累，为后期的归档工作打下坚实的基础。一方面，应当注重日常收集;另一方面，应当注重及时整理，并将电子档案与纸质资料相联系。电子文件在收集后应当制作对应的纸质版本或微缩版本。收集电子档案时需要标注资料的储存格式、支持的软硬件和其他有关数据并归档至一处。当前，国有企业通常使用信息化办公系统，海量的资料存储在终端上，此现实情况为电子档案收集工作带来了一定的难度，因此，做好日常积累工作至关重要。

2.2提升档案管理人员素质

进行电子档案的归档管理，还要重视提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化水平要进行提升。档案管理人员要求有高水平的档案管理专业知识和技能以及较高水平的信息化水平，能够有效将文件信息转化成电子档案进行管理。所以，企业档案部门要加强对档案管理人员的培训，重点关注对于电子档案归档管理的专业培训，提升档案管理人员的归档处理水平，了解电子档案的重要性。除了专业能力水平的提升，档案部门还要关注档案管理人员责任感和安全感的培训，保证他们对工作认真负责，不会私自修改档案资料信息，能妥善保证电子档案的完整性。档案部门经常进行组织学习、专业知识讲座、相关知识竞赛等等多种学习方式。档案管理人员自身也要加强学习，及时更新知识储备，关注信息技术的发展动态，适应电子档案归档管理工作现代化的需求。

2.3创新归档管理方法

进行电子文件的归档处理，需要保证获得的电子档案的原始性。如果遇到情况特殊的电子档案，需要在原始格式基础上进行还原显示。一般来说需要将电子文件的原件或真实文件进行归档处理和储存，所以要注意对原件与复印件进行区别鉴定，重点将原件归档，保证电子档案的原始性。通常的做法有：将电子档案及其相关的软件和应用系统一并存储;对原始档案的电子图像进行存储;对电子档案的打印、输出加以存储。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

结束语

综上所述，根据时代发展需求，加强电子档案的归档和管理是社会的诉求，同时，完善电子档案管理也有助于推动时代发展，但是根据我国电子档案管理现状，我们在电子档案归档和管理方面依然有很多不足之处，需要我们继续发掘。因此，不论是对企业、单位还是国家，我们都应该树立起现代管理思维，积极推动电子档案管理事业继续发展，并通过电子档案管理的发展反哺社会，使社会能够更好地进步。

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