利用信息化手段为依托创新高校毕业生档案管理的方法

王颖

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-5495

摘  要：高校毕业生的档案对于学生自身来说，是极为重要的，它是记录了学生在学习生涯中各类能力的进步与思想觉悟的重要材料。在管理模式与管理技术上，如今的高校毕业生档案管理都存在一些不足，档案管理人员的管理素质也有待提升，这给高校毕业生的档案管理工作带给了一定的难题。因此，该文基于信息化手段为依托对创新高校毕业生档案管理的方法进行分析，并提出相应对策。

关键词：信息化   高校   毕业生档案   档案管理

中图分类号：G270.7                       文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）09（a）-0071-03

Relying on the Use of Informatization Means to Innovate the Methods of College Graduate File Management

WANG Ying

（Jilin Province College Graduates Employment Guidance Center， Changchun， Jilin Province， 130000 China）

Abstract： The archives of college graduates are extremely important to the students themselves. It is an important material that records the progress and ideological awareness of students in various abilities during their study career. In terms of management mode and management technology， today's college graduates' archives management has some deficiencies， and the management quality of the file managers needs to be improved， which brings certain problems to the file management of college graduates. Therefore， this article analyzes the method of innovating the archives management of college graduates based on information technology， and proposes corresponding countermeasures.

Key Words： Informatization; Colleges and universities; Graduate files; File management

随着我国信息技术的发展，高校毕业生档案的管理模式也受到启发，如何在信息化时代利用信息化手段创新高校毕业生的档案管理成了高校就业指导中心研究的课题。高校毕业生档案对于学生来说，不仅关乎于学生步入社会后的就业问题，还对其未来的工作生活有着一定的影响，因此急需探索一种优质、便捷的档案管理方式，改善现如今陈旧的高校毕业生档案管理现状;利用信息化的手段，探索科学有效的档案管理方法[1]。

1  傳统模式下高校毕业生档案管理中存在的问题

1.1 档案管理制度陈旧，技术落后

在现如今高校毕业生档案管理的过程中，还存在着使用陈旧的档案管理模式，对学生的毕业信息收集情况不明朗;在档案的录入过程中，还使用传统的人工输入，这大大增加了高校毕业生档案信息不完整或出现错误的可能性。值得注意的是，一些高校的毕业生档案管理的信息化技术水平明显达不到要求，以至于在记录高校毕业生的学习成绩时，也需要档案管理人员逐层查阅，这不仅严重地降低了记录高校毕业生档案的效率，也增加了信息出现差错的概率。总之，这种依靠打电话、发短信等与对方沟通的方式，为后续的高校毕业生档案管理埋下了真实性的隐患[2]。此外，针对于高校毕业生的档案管理制度上，也没有形成一个高效、透明、真实的管理制度，缺乏对档案管理人员的培养与监督。

1.2 档案管理员的业务素养尚待提升

高校毕业生的档案管理与档案管理人员息息相关，可以说档案管理人员有着对高校毕业生未来人生的参与情况，档案管理人员信息化利用程度的高低与高校毕业生档案管理的水平有着密切的关系[3]。以目前大部分高校毕业生档案管理的情况来看，问题主要分为了以下3种：一是通常情况下，一些分管高校毕业生档案管理工作的领导，习惯于传统的管理模式，对利用信息化手段管理高校毕业生档案的认识还不够到位。这一类领导虽然学历高、管理人员的能力强，但问题在于对高校毕业生档案管理上却有着很大的缺陷，不仅对信息化技术手段理解得不够透彻，对于实际的档案管理工作也是较为模糊。二是针对直接参与档案管理的工作人员来说，一般都是出身于非管理专业的人员，导致其自身档案管理知识不够扎实。三是针对整个高校毕业生档案管理的总体来说，高校对于档案管理的重视程度有所欠缺，导致整个档案管理的专业人才不足，增加了高校毕业生档案管理的复杂度。

1.3 档案管理的质量把控不到位

在高校毕业生的管理过程中，很大程度上是因为档案管理的质量把控不到位而导致出现质量问题[4]。一些高校在对毕业生进行档案管理的过程中，因为信息化手段不足，信息化技术尚未掌握，导致档案资料的鉴定出现了一些管理上的问题，使得信息对比的效率严重延缓，不仅增加了时间成本、耗费了人力，还会将一些关键性信息有所遗漏，这对于高校毕业生档案管理工作的展开来说是存在着严重问题的。因为档案管理人员的管理手段较为陈旧，信息化技术相对欠缺，使得一些高校毕业生的档案出现差错，还得不到及时的修改与补充，更有甚者，部分高校的毕业生档案管理人员还对档案的真实程度不够重视，这大大降低了高校毕业生档案的真实性，严重损害高校毕业生档案工作人员的形象。

2  信息化高校毕业生档案管理的优势

2.1 改善传统模式下档案管理模式

在以往的高校毕业生档案管理的模式下，通常档案都是分开进行保存的，纸质档案虽然更具有真实性，但是这种纸质档案不仅占用存放空间，一旦发生意外情况损坏了档案，档案就无法进行复原了。但依托信息化手段对档案进行管理，大大降低了这一风险，将学生档案以电子文档的形式进行管理，不仅有效地降低了占用空间资源的不必要浪费，还对档案的管理效率与质量有着很大提升[5]。

2.2 利用网络技术提升档案管理的效率

一些高校毕业生档案管理过程中出现的问题，往往是因为传统模式下档案管理的不方便导致的[6-8]。例如：在传统高校毕业生档案的管理中，往往需要向学校各部门进行学生信息的收集、整理、汇总，最终形成毕业生的档案，但在这个过程中，因为档案管理员的个人因素，极易出现档案信息收集不全、遗漏重要信息的事件发生。但有效地利用信息化手段进行收集毕业生档案信息时，就可以大幅度地避免此类问题，将高校毕业生档案信息在网络上进行处理，不仅更加高效、便捷，还可以真正意义上地将高校毕业生档案管理做到最优，从根源上避免高校毕业生档案信息出现遗漏的事件发生。

3  利用信息化手段提升毕业生档案管理的方法

3.1 改变传统高校毕业生档案的管理观念

一般来说，高校毕业生档案的管理工作是由高校一手负责，这也是高校对于毕业生未来的充分保障，高校一般在新生入学后，对学生的档案进行保存与管理，并针对档案情况的不同来对其分类管理，在学生在校的学习受教育的过程中，充分掌握学生的学习情况、日常情况以及生活情况，并对这些信息加以记录并妥善保存。在对高校毕业生档案管理的管理观念上，档案管理人员应该充分加强信息化档案管理的观念，在收集学生档案信息的过程中，应该充分重视学生的角色，切实为学生的档案管理工作提升工作效率，完善高校毕业生档案管理制度。毕业生档案管理工作虽然复杂，但相关的管理层也应该充分加强档案管理人员的素质，让档案管理人员转变对毕业生的角色的认识，从学生转变成人才，为未来的高校毕业生档案管理工作打下坚实的基础，使得档案管理工作更加具有效率性与规范性。

3.2 加强高校毕业生档案材料的内容管理

众所周知，在高校毕业生档案管理的过程中，因为其毕业生档案信息的来源不同，在性质与类别上都存在着诸多差异，这对高校毕业生档案管理人员的工作产生了极大的挑战。因此，在高校毕业生档案管理的过程中，管理人员应该充分依托信息化手段进行档案管理，将毕业生档案输入到计算机中进行妥善管理，完善地将学生信息进行记录。此外，还可以利用计算机的搜索功能快速查找所需要的毕业生档案信息，及时地查漏补缺，真正意义上将高校毕业生的档案管理好。此外，各个高校要针对自身的信息化档案管理模式进行联动，将毕业生的档案管理形成完善的管理机制，将学生日常的学习情况、信用记录、日常表现与特长优势等方面都纳入学生档案进行管理，利用计算機的信息化技术制成电子文档形式的学生档案，切实提升高校毕业生档案管理的质量与效率。

3.3 明确高校毕业生档案管理的优化方向

在高校学生毕业之后，学生档案会随着毕业生的求职过程传递到用人单位的手中，档案中的诸多内容对于毕业生来说十分重要，用人单位不仅可以在档案中看到毕业生在整个学习生涯中的成绩与表现，还记录着学生在毕业后的工作情况，因此高校毕业生的档案管理人员应该充分利用依托信息化手段，将学生的档案信息完整地录入计算机中，依托计算机网络的共享性对高校毕业生的档案信息进行充分关联，在未来的档案查询过程中，便于能够准确无误地查询到档案信息。另外值得一提的是，在运用信息化手段进行档案收集记录的过程中，还要注意网络系统中存在的安全隐患，必须要严格按照相关规定对高校毕业生档案的电子文档进行加密保存，切实加强高校毕业生档案管理的安全性。

3.4 提升高校毕业生档案的管理水平

档案管理人员在对高校毕业生档案信息进行收集的过程中，也要对毕业生所掌握的专业技能与专业素养予以真实记录。我国当前对于专业技能人才十分看重，因此档案管理人员应该充分依托互联网手段对毕业生在校期间所获得的专业技能证书、技能竞赛的名次进行信息收集，并制作成电子文档。此外，利用信息化手段，要将高校毕业生档案管理制度充分的完善，建设专业的档案录入系统，将高校毕业生档案管理纳入高校发展的总体规划中，专项拨款加大高校毕业生档案管理的建设，构建更加专业的档案管理人才队伍，加强对高校毕业生档案管理人才的日常专业培训，健全档案管理人员的工作制度，奖惩制度分明，从真正意义上加强高校毕业生档案管理的工作效率。

3.5  健全高校毕业生档案的管理机制

在当前的高校毕业生档案管理工作中，学生本身就对档案管理的相关事宜不够了解，认为其重要程度不大。基于此，高校要重点加强学生本身对于档案管理的重视程度，对于高校毕业生档案管理的工作人员来说，要强化其档案管理知识，让学生在入学时，就要对其档案进行充分管理。此外，根据学生的重视程度，高校可以选择在学校论坛、学校刊物或校内广播中进行档案管理工作的普及，让学生们知道档案的重要性，对自己未来人生的重要程度，在档案管理人员收集档案信息的过程中，学生应该充分保证档案的真实性，不能弄虚作假，从根本上保障学生档案的质量。此外，很多高校毕业生档案的档案管理人员中，有一部分是学生志愿者，因此在档案管理上要充分保证其工作质量，规范其工作内容，尽量安排一些基础的档案信息收集工作。

4  结语

综上所述，在对于高校毕业生档案进行管理的过程中，要注重其信息化手段的运用以及管理，让高校毕业生的档案管理更加高效、真实与完整，将高校毕业生档案充分进行信息化、规范化的管理，这不仅可以使高校毕业生的档案管理工作更加高效便捷，还可以帮助毕业生在步入社会后的工作与生活更加灵活与方便。因此，需要依托信息化手段建立高校毕业生的档案管理制度，多方协同来提升高校毕业生档案管理的效率与质量。

参考文献

[1] 曹苒.浅谈高等教育自学考试毕业生档案的网络化审核[J].科技创新导报，2017，14（30）：181，183.

[2] 李季.毕业生档案信息化管理策略探析[J].科技资讯，2020，18（12）：204-205.

[3] 李婧.新时代高校毕业生档案高质量管理应对策略[J].档案时空，2018（12）：47-48.

[4] 杨润平.信息化时代高校毕业生学籍档案的管理与开发利用研究[J].办公室业务，2017（13）：60.

[5] 张鑫楠.高校学生档案管理现状调查[D].沈阳：辽宁大学，2020.

[6] 张靖.基于工作流技术的高校毕业生档案管理系统设计与实现[D].长沙：湖南大学，2014.

[7] 章莉.“互联网+”视角下高校毕业生档案管理水平提升对策研究[J].档案与建设，2020（1）：55-58.

[8] 王慧芳，马雯.基于信息化条件下探讨档案管理信息化的发展[J].科技创新导报，2019，16（28）：196，199.