数字化档案馆建设问题探究

刘玉慧

摘 要：如今的时代，正是从工业到后工业时代向信息化时代过渡的时期，在计算机及互联网充分普及的情况下，信息才得以被普遍的数字化，由此带来了信息突破时间、空间的限制。档案馆具有广泛的社会功能，其不仅积累和保存了国家和地方历史发展的档案，同时也肩负着向全社会传播信息以及宣传的重任。尤其是综合性档案馆，在我国社会主义物质文明和精神文明的建设中起着重要的作用。随着信息化时代的到来，档案馆的信息化建设已成为一个重要的课题。本文通过我国当前档案馆的现状及存在的问题，以及档案馆数字化建设研究进行了相关探讨。

关键词：数字化;档案馆;建设研究

当今社会已经步入到数字化时代，数字化时代是指信息领域的数字技术向人类的各个生活领域推进的过程。数字化档案馆是指对一些纸质档案进行数字化，使其存储载体发生变化，由纸质档案变为数字档案。而电子文件档案馆则是指这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其后期利用和归档都是以电子形式，直接进行数字化操作。尤其是大众传播领域内的传播技术和传播手段，以数字制式全面代替了传统模拟制式的转变过程。数字技术已成为现代各类媒体的核心技术，并得到了广泛的应用。

档案馆是面向社会、面向广大群众，为当地经济服务的信息中心和文化中心，肩负着向社会传播信息及宣传的重任，在我国的传媒领域中占据着重要的地位。档案，是历史的真实记录，也是国家进行经济、文化、国防建设以及外交、教育的可靠依据。我国各级档案馆保存的数量庞大的各类档案，是我们中华民族的宝贵财富。而如此规模庞大的档案数量，需要有效的进行管理。因此，科学规范的管理档案，是衡量一个档案馆业绩和管理水平的重要尺度。

在进入到信息数字化时代的今天，我国档案馆的档案管理工作顺应时代的潮流，与时俱进，已进入到数字化管理的阶段。我们應该清楚的认识到，在档案管理工作和数字技术融合的过程中，我国档案馆数字化建设取得了相当的成绩，同时也存在着诸如数字化档案馆建设还不成熟等许多问题需要解决。

一、我国档案馆当前档案管理状况及数字化建设中存在的问题

1.我国档案馆档案管理现状

首先，在实施数字化档案馆建设之前，我国传统档案馆的档案多以纸质材料、老式胶卷、影像等方式存储，数量庞大，内容众多繁杂，需要档案馆动用大量人力资源进行长时间清理、分检、排序整理，时间长，工作量大，且极易出现疏漏。甚至因为档案馆人员缺乏重视程度，导致一些年代久远的档案，由于是纸质文件，在保存或整理过程中，工作人员稍有不慎就会出现不可修补的损坏，带来不可估量的损失。其次，传统纸质化档案严重限制了信息的传播速度和范围，导致信息流通不畅，甚至信息封闭。最后，传统档案馆在数字化时代，需要紧跟时代潮流，利用数字化技术加强建设改造，才能满足广大人民群众的强烈需求。由此可见，档案馆数字化建设的紧迫性。

随着近年来信息数字技术的快速发展和广泛应用，我国档案馆紧跟潮流，积极进行了数字化档案的建设，在国家相关管理部门的大力支持和引导下，我国档案馆的数字化建设已经取得了一定发展，相关的数字化技术也已经在档案管理中进行了有效应用，已经初步具备了数字档案馆的特征。

2.数字化档案馆的特征

（1）实现数字化信息资源存储

数字化档案馆是以二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆。数字化信息存储，是建立数字化档案馆的基础，也是数字化档案馆与传统档案馆最大、最根本的区别。数字化档案馆将经过数字化后的档案信息，采用数字的方式进行处理，并通过互联网的网络传输，形成一个数字档案信息资源库，各数字化档案馆通过互联网相连，并通过标准接口来实现资源共享。

（2）实现档案信息传输平台数字化

在数字化档案馆建立前，人们要查阅历史档案等信息，需要亲自前往档案馆，通过复印、阅览、拍照等形式获取自己所需要的信息。在数字化档案馆建立之后，档案资源等信息以数字化形式存在，数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。数字化档案信息在传递过程中可同时进行多项传递，形成传递网络，而且可通过网络方便地进行远程协助，利用者能够突破时空的界限，能在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

（3）数字化档案馆可实现服务对象扩大化和服务方式多样化

档案馆数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。数字化档案馆的建立，将与其他档案信息机构及广大用户之间建立起更加紧密和广泛的联系。在用户范围扩大化的同时，用户需求信息类型也将变得更加多样化、内容更加广泛化。

我国档案馆数字化建设已经取得了较快发展，具备了数字化档案馆的特征，管理技术也接近满足了数字化的要求，但同时，在档案馆数字化建设中也存在着相应的一些问题。

3.我国数字化档案馆建设中存在的问题

当前，正是我国档案馆由传统型向数字化转变的关键时期，受到诸如个人观念、原有制度以及技术掌握等问题的影响，在转变中难免出现各种问题，主要表现在以下几个方面：

（1）传统的档案馆管理方式和手段无法完全满足数字化要求

我国的数字化档案馆建设尚属于初始起步阶段，缺少相关的专业化人才以及相关经验，个别地区档案馆数字化建设还缺乏足够资金来支持，因而导致在由传统档案馆向数字化转型过程中，管理方式和手段相对落后，甚至相当一部分档案馆还采用传统的档案管理方式，不但无法满足数字化建设的要求，甚至在一定程度上限制了数字化建设的进一步发展。

（2）数字化建设缺乏相应硬件设施

很多档案馆尤其是一些地方上的档案馆，对档案管理必备的设备设施不全，甚至相当一部分设备已经老旧、落后。有些档案馆面积小，整理室和档案室混合在一起，根本无法满足现代化管理的要求。数字化档案馆的建立需要大量高科技硬件设备，而在当前我国档案馆中，在建设的初级阶段，由于缺乏资金的投入，仍有大量的档案馆缺乏数字化建设的相应硬件设备。因而，进行现代数字化的档案馆建设也只能停留在初始阶段，无法深入的发展。

（3）对数字化档案馆建设内涵的理解偏差

档案馆数字化建设中，最常见的问题是由于缺乏专业数字化人才导致的观念上的偏差。档案馆作为经济发展和文化交流的中心，其肩负着信息传播、推广的重任。数字档案馆的建设，一是为了方便档案的管理，但最为重要的原因，是为了实现资源的共享、信息的传播。开放、兼容、共享，才是数字化技术的本质。由此可见，数字化档案馆的建设应该是一个公开的、面向大众的过程，其建设目的，是为了更好地满足社会广大人群对共享资料的需求，这也就决定了资源的充分公开化。而在如今的数字化档案馆建设过程中，许多人忽视了建立数字化档案馆的真正的原因，认为所谓的数字化档案馆，只是简单的将原有的传统纸质档案资料、信息等，转化为计算机网络数据的存储，这是缺乏对数字化技术深刻理解而产生的观念偏差，也是对数字化的一种错误理解。该问题的出现，也揭示了在数字化档案馆的建设中，思想方面教育的缺失，没有系统性的对专业人才进行培养，因而导致了无法全面客观的进行数字化档案建设，无法真正理解数字化档案馆建立后，可以完成资源的最大公开化、信息共享化，可以有效避免人力资源的浪费。同时，有效提高档案馆资料的查阅效率，从而能够更加快捷便利的满足不同层次用户的需求。

（4）缺乏系统性专业人才队伍的培养

数字化档案馆的建设，离不开专业人才队伍。纵观我国档案馆，数字化专业人才严重匮乏，管理人才观念陈旧，延续传统档案馆的管理模式，无法满足数字化档案馆的管理要求。缺乏对专业人才系统性的培养，是现今我国档案馆数字化建设中的一大弊端。

（5）缺乏信息网络安全意识

在进入到信息时代后，随着网络的普及，越来越多的人已经无法离开网络，由此引发的网络安全问题越来越严重。网络安全是一门涉及计算机科学、网络技术、密码技术、通信技术、信息安全技术、数论、应用数学、信息论等多种综合性的学科。网络安全是指网络系统的硬件、软件及其系统中的数据受到保护，不受偶然或恶意的原因而遭到破坏、泄露、更改，系统连续可靠正常的运行，网络服务不中断。网络安全从其本质上而言就是网络上的信息安全。数字档案馆的网络安全对于保护馆内珍贵资料不外泄，起着重要的作用。但遗憾的是，在数字化档案馆的建设过程中，对网络安全的重要性，还没有完全引起相关管理人员足够重视。

二、数字化档案馆建设的策略

1.数字化档案馆建设前，要全面规划制定完善的数字化建设方案

数字化档案馆的建设是一项重要的工程，需投入大量的人力、物力及财力。在建设前，应由上级管理部门统一制定发展规划，做到统一部署、统一建设、统一管理，从而保证数字化档案馆的建设能够健康有序持续地发展。

2.提高上级领导对数字化档案馆建设的重视

得到领导的重视是做好工作必不可少的前提条件，也是工作能够顺利进行的有力保证。数字化档案馆的建设，离不开领导的支持。我们要提高领导对数字档案馆建设重要性的认识度，领导的态度直接决定了数字化档案馆建设工作能否顺利开展。

在数字化档案馆的建设中，我们不难看到，一些地方领导对档案馆数字化建设并不以为然，在讲究经济效益的当下，认为对数字化档案馆的建设并不能提高地方的经济效益。因此，冷漠應对的领导有之，认为数字化档案馆建设可有可无的领导有之。这些都严重阻碍了数字化档案馆建设的顺利进行，甚至会成为障碍。这就要求我们要在上级领导统一部署、统一规划、统一建设的过程中，提高领导对数字化档案馆建设的重视程度，改变领导的消极态度，确保数字化建设的顺利进行。

3.加大力度完善数字化建设所需的软、硬件设备

加大力度，尽快完善数字化基础设施建设。建设数字化档案馆离不开网络环境、信息通讯系统、数据库服务器等一系列基础设施。其中，网络是建设数字化档案馆的首要条件，数字化档案馆建设依托于计算机网络技术。因此，加快数字化基础设施建设，是数字化档案馆建设最关键的问题。

数字化档案馆建设在依托计算机网络技术的同时，也要加强装备与计算机网络技术相配套的硬件设备。没有基本的硬件设备保障，是无法完成档案的数字化管理建设。首先，对于数字化档案馆建设的硬件设备，要做到尽量大范围的覆盖，满足最基本的硬件设备要求;其次，还要关注应用系统，在兼具开放、包容、扩展数字化特性的同时，拥有稳定的应用系统环境，可以在最大程度上避免因系统内部冲突、紊乱而造成档案数据丢失的现象;最后，要组建具有一定实力的网络技术专业团队，切实有效的保障数字化档案馆的网络安全，有力保证档案馆中珍贵档案资料的安全。

4.全力提高档案工作人员的能力与素质

数字化档案馆的建设及管理，需要大量的专业人才，尤其是综合性高素质人才。除了要具备传统的档案及其相关的管理知识外，还要具备信息化、数字化知识，要掌握现代信息技术、网络技术和数据库管理知识。数字化档案馆管理人员还要具有一定的信息处理、分析和利用的能力，这样才能成为档案信息网络的管理员。因此，加强工作人员的技术培养，组建一支高素质综合人才队伍，对数字化档案馆的建立至关重要，也是数字化建设过程中的必要环节。

5.合理资源转换，提高档案数字化效率，推进馆藏资源数字化进程

档案馆的馆藏资源数量巨大，如果要完全纸质资料数字化，需要付出大量的人力、物力、财力和时间，有着巨大的工程量。要完成档案馆的数字化建设，并非要将所有的馆藏资料全部进行数字转换，应根据主次，采取分批分期的办法，对于个别用户量大、利用率高，有特色的档案进行优先数字化。同时，还应加强加快对档案的数字化筛选、价值鉴定、上网利用，避免对无保存价值的档案进行数字化，以节省大量的人力、财力和时间，加快数字化档案馆建设的步伐。

三、结束语

在互联网大数据时代下，人们对信息的需求日益增加，同时也更加看重信息获取的渠道以及快捷与否。数字化时代的到来，使得档案馆中保存的海量信息让广大人民得以分享，让人们在知识海洋畅游的同时，充分体会到数字化档案馆所提供的便利、快捷的服务，而档案馆也真正起到了信息传播、推广的作用。因此，数字化档案馆建设是档案馆发展的必由之路，是未来的发展方向。尽管我们在数字化档案馆的建设过程中依旧存在着诸多的问题，但相信经过不断的改进，数字化档案馆建设必将取得圆满成功。

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（作者单位：聊城市房地产管理档案馆）