档案鉴定理论在企业档案工作中的运用

鲁玉忠

（四川省资阳市乐至县人力资源和社会保障局 乐至县人才交流咨询服务中心，四川 乐至 641500）

前言

档案鉴定理论属于在总结经验的基础上，不断创新改进的成果，实际应用期间应结合企业发展特点与发展趋势进行完善，实现企业档案理论与实践的一体化管理，发挥档案鉴定理论的价值，为企业赢得更多的经济效益。

一、档案鉴定意义与理论概述

（一）档案鉴定的意义

首先可以提高档案质量与服务水平，便于此后馆藏。鉴定档案价值可以合理确定档案保管期限，确保档案价值，优化馆藏结构。通过档案鉴定工作可以去粗存精，有利于创建精品档案，促进企业的良性发展，获得更大的经济与社会效益。同时，通过档案鉴定也可以及时发现档案收集、整理、归档等管理过程中存在的不足，分析原因并采用完善的改进措施，由根本上提高档案管理整体水准。其次可以分级管理档案，保证安全性，节省人力、物力、财力资源。如果不采用鉴定管理办法，则会无差别管理失去保存价值或价值较小的档案，降低了档案利用效率，还会增大人力、物力成本。且一旦发生地震、火灾等危险事件时，无法及时转移重要档案，造成巨大损失。而通过鉴定工作可以分级档案价值，并根据价值进行区别保存，重点保护价值重大的档案，提供更好的保管方式与环境，保证档案的使用寿命与完整性。而失去保存价值的档案则应及时销毁，降低人力劳动强度，减少库房等物力的消耗量。且一旦发生危险，也可以有效保护更具价值的档案。最后可以优化业务环节，实现档案资料的深层次开发。档案鉴定工作涉及收集、整理、检索、归档、数字化等各个环节，通过鉴定可以找出精品档案，降低数字化工作量，提高线上利用率的同时，为档案编研等工作提供更多价值材料。

（二）档案鉴定理论概述

档案鉴定理论指的是鉴别档案，判断其使用价值。企业档案鉴定工作较为繁琐，工作量大。由于缺乏完善的管理系统，加之各部门存在大量档案资料，以致档案库中存在较多参考价值小或没有参考价值的档案。对此，工作人员应依据鉴定理论系统化整理档案，分析档案时间、档案内容等，剔除不存在保留价值的档案，提高档案管理效率与参考价值。由此看出，企业档案管理过程中，档案鉴定理论具备十分重要的作用，应具备细致、科学、专业等特点，并建立鉴定原则、鉴定方法以及鉴定标准等完整的运行体系，以准确识别档案价值，降低工作量，促进企业档案管理工作的高效完成。

二、企业档案鉴定工作存在的问题

首先是企业缺乏正确的档案鉴定认识，增大了鉴定难度。档案鉴定工作直接影响着档案去留，一旦销毁失误将会造成巨大损失，工作人员需要承担较大责任，风险较大，以致部分企业管理人员与档案工作人员在鉴定期间持有慎之又慎的态度，导致较少开展档案鉴定与销毁工作。同时，部分企业以档案库存量作为评价档案管理工作的指标，甚至与人员的薪资待遇挂钩，这便导致管理人员在档案库中存放较多无价值的档案，忽视了档案的内在价值，增大了鉴定难度与工作量。其次是档案鉴定实际操作难度大，部分企业鉴定档案只是为了应付上级检查、项目验收等工作，没有建立可行的鉴定制度，短时间的鉴定工作会造成较多失误，无法发挥鉴定的真正作用。同时，档案鉴定工作缺乏参考依据，没有明确归档范围、保管期限以及鉴定标准等，甚至部分企业只是照搬其他行政部门的指导方法，判断标准并不科学合理，没有联系实际情况，实践操作难度较大。除此之外，还有部分企业以经营价值为标准判断档案价值，鉴定主观性较大，没有设定严格的等级标准，增大了鉴定失误的发生几率。最后是缺乏专业鉴定工作人员，档案鉴定工作主要判断预测档案未来价值，对工作人员的综合素质要求较高，而当前鉴定人员素质良莠不齐，直接影响着鉴定工作的开展成效。除此之外，部分企业并未设定固定的鉴定小组，仅临时组建鉴定人员应付突击检查，专业性较差，无法保证档案鉴定工作的科学持续开展[1]。

三、档案鉴定理论在企业档案管理中的应用

（一）档案鉴定步骤

我国企业档案鉴定工作一般分为三个步骤，目前大多企业档案采用按件整理方式，由业务部门或文书部门统一管理。按件整理的目的在于根据档案时间、内容等层级，归纳不同档案资料，提高管理效率。且按件整理还可以节省人力、物力以及财力资源，由此第一层次的档案鉴定工作在于剔除企业全部档案中失去参考价值的档案材料，提高档案利用率。同时，为了提高档案的更新速度，还应根据档案材料不同的保存价值确定保存期限，根据保存期限进行按件整理，高效完成档案更新、保存以及管理等工作。第二层鉴定工作在档案室进行，工作人员审查档案的保存期限。企业每年具备较多档案，工作人员应反复检查档案的保存期限，保证管理效率。第三层次的鉴定工作在档案馆中进行，通过定期审查及时发现档案中存在的错误，保证科学准确使用档案。当前企业档案鉴定工作主要集中于第一层次与第二层次，在经过上述两个层次的鉴定后，应及时核对销毁保存期限不妥或漏查缺查的文件。由此看出，档案鉴定工作量较大，持续周期较长，属于内容复杂的工作项目。

（二）行政官员决定论的运用

由行政官员决定论可知，企业管理阶层决定企业档案管理周期，且理论明确指出企业应由技术部门、主管部门中挑选优秀人才，组建专门的行政鉴定小组，参加人员包括行政管理人员、领导人员、各部门主管人员以及专业技术人员等，主要鉴定管理档案的保存期限。通过行政官员决定论，可以有效结合领导阶层与职能部门，保证档案鉴别的准确性与科学性。在应用行政官员决定论时，工作人员应严格遵循国家相关的档案管理条例，避免出现恶意主观判断行为。且还应明确档案管理原则，制定科学的归档范围、归档标准以及管理流程，避免各部门间出现重复归档行为，降低资源消耗量。

（三）双重价值论的运用

档案的价值主要体现于对国家、社会以及企业的作用，双重价值论主要确定档案的所有价值，企业在档案管理工作中应用双重价值论，不但可以体现档案管理的历史价值，还可以提升档案管理的凭证与考查价值。档案的内容与使用者的满意程度直接决定着档案的具体价值，因此双重价值论的使用应以实践为基础，在保证档案完整性与系统性的基础上，详细分析档案价值。实际工作中，使用频率与档案价值并不成正比关系，使用频率低的档案并不意味使用价值也低，且超过保存周期的档案也并不意味失去保存价值，通过在档案鉴定管理工作中应用双重价值理论，可以避免盲目鉴定[2]。

（四）以我为主原则的运用

以我为主的原则指的是主要存档对象为本企业的文件资料，当前大多企业普遍重视“红头文件”，忽视了内部资料的管理与运用。而企业内部资料可以完整反映企业的经营情况，属于重要的原始凭证资料，直接影响着未来的发展方向。对此在档案鉴定过程中应坚持以我为主原则，尽量不剔除企业内部资料。档案纸质材料往往只存在原稿，一旦剔除很难被恢复，因此档案鉴定期间应主要保存企业内部文件资料，辅助保存“红头文件”，适当保存企业相关联的文件，保证鉴定工作的周密性。

四、提升企业档案鉴定效率的措施

（一）增强对档案鉴定工作的正确认识

企业档案鉴定工作内容繁琐复杂，技术性较强，属于系统性工作，领导人员应正确看待档案鉴定工作，并认识到档案鉴定对促进企业发展的作用，明确馆藏数量与质量的关系，在资金、物力、人力以及技术培训等方面给予更多支持，保证档案鉴定工作的顺利开展。

（二）成立专门的档案鉴定小组

为了保证档案鉴定工作的常态化执行，企业主管领导应牵头组织专门的档案鉴定小组，各部门业务负责人、专业档案鉴定人员等参与。鉴定小组应根据企业实际情况，在遵循国家行政部门颁布的档案鉴定法规条例的基础上，细化档案鉴定的流程、内容，确定统一的鉴定标准，保证档案鉴定工作的实用性与高效性，保证可操作性。为了强化鉴定效果，必要时还应将档案鉴定制度纳入企业行政管理制度条例，实现常规化管理。除此之外，还应根据企业实际情况，制定年度鉴定加护方案，并严格监督检查，在档案实践工作总结经验教训，针对问题不断改进，全面提高档案鉴定水准。

（三）强化档案鉴定各环节控制力度

档案鉴定工作在档案管理工作中占据十分重要的位置，且贯穿始终，由档案整理立卷环节便开始鉴定工作，既独立运行，又与其他档案管理环节存在密切关系。为了保证档案鉴定工作的深入开展，提高鉴定效率与质量，应在档案管理各个环节不同程度的开展鉴定工作，强化控制力度。首先，收集档案文件资料时，便应统一公文写作标准，制定技术文件的写作模板，强化业务指导力度。且企业还应根据业务特点制定文件编辑器，根据文件编制要求将各研制阶段的文件输入至编辑器中，在最大程度保证文件材料完整性与规范性的前提下，提高文件编制质量。其次，立卷归档文件材料时，立卷人、归档审核人以及归档接收人应协同合作，遵循文件归档范围与保管期限表，鉴定档案资料的价值，确定合理的保管期限。且及时剔除签署不完整、标识不明确等不合常规的材料，保证文件材料的准确性与科学性。同时，档案管理人员与项目负责人员应严格根据质量管理体系以及合同等实际要求，梳理各个项目研制阶段的输出文件资料，保证完整有效归档文件材料。鉴定档案资料时，有条件的企业还可以建立数据库系统，数字化加工馆藏档案，保存更多的电子档案。直接鉴定与间接鉴定均属于档案的鉴定方法，企业应尽量采用直接鉴定方法，逐页识别鉴定档案，不但需要鉴定目录与题目，还应审核每份档案内容，鉴定工作应在固定时间内进行，集中办公，一旦发现疑问可以互相沟通，及时解决，加深鉴定人员对鉴定标准的理解。最后，应针对档案鉴定工作制定可行的监督计划，根据部门质量体系以及项目监控检查标准，抽查档案质量，发现问题后，鉴定小组及时出具指导意见，通过层层把关保证档案的鉴定质量[3]。

（四）培养高素质档案鉴定人员

首先应选择合适的档案鉴定人员，熟悉本企业的生产发展与长远规划，了解鉴定文件的背景、性质等内容，对本行业的发展具备一定的前瞻性。其次，企业应组织多种形式的培训活动，保证鉴定人员掌握更多专业的档案鉴定知识，熟悉鉴定标准，并在培训活动中互相交流学习，提高鉴定能力。再次应建立可行的激励机制，激发鉴定人员工作积极性。最后应开展专家指导活动，在专家指导下实践操作，掌握更多的鉴定技能。

结束语

当前档案鉴定理论在企业档案管理运用过程中依然存在较多问题，存在局限性与主观性，无法发挥档案鉴定理论的作用。对此，企业应有效结合档案鉴定理论与实践管理方法，保证档案管理的科学性与准确性，全面提升管理质量，为创建精品档案打下坚实的基础。