基层行政管理人员如何高效工作

罗小宗

（江苏省徐州市政协办公室，江苏 徐州 221018）

行政管理是广泛存在于我们日常生活中的一个基本体系，是运用国家权力对社会事务以及自身内部进行管理的一种活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。

随着社会的发展进步，行政管理工作的重要性也日益凸显。行政管理工作的好坏，直接影响一个单位的工作效率。而行政管理人员尤其是基层行政管理人员的能力和水平则决定了行政管理工作的好坏。因此，如何提高基层行政管理人员的素质和能力则更显重要和紧迫。

一、基层行政管理人员的基本现状

基层行政管理人员承担的工作种类繁多且事务繁杂，但是重要性不可忽略。然而一天只有24 小时，能被有效利用的时间更是少之又少，高效管理时间对每一个基层行政管理人员来说都至关重要。作为基层行政管理人员，每天面对大量、繁杂、重复、内容交叉的工作任务，容易产生疲于应付、工作效率低下、得过且过等一系列问题，掌握时间管理的方法尤为重要。

首先是基层行政管理人员的工作特点。基层行政管理部门服务范围广，工作内容多，主要包括常规性工作、突发性、临时性工作等。同时，基层行政管理人员的配置往往人手较少，一个岗位需要掌握多种技能，对综合能力有一定要求，很多基层行政管理人员同时承担行政管理、文秘等多个岗位的职责，日常工作包括统筹协调、撰写各类文字材料、收集整理文档资料，以及一些来电、来访等临时性、突发性工作。这些工作性质不同、要求不一，相互没有关联且连续性不强，但时限要求严格，都需要在规定的时间内完成。这就要求基层行政管理人员必须合理分配自己的时间，从容处理各项工作事务，以求达到提升工作效率的目标，确保按时保质完成各项任务。

二是单位缺乏对基层行政管理人员的职业规划和激励机制。很多单位认为行政管理工作不是中心工作，对基层行政管理人员没有给予足够的重视，缺少正确的认识，同时对基层行政管理人员缺乏长期的、完善的、系统的职业规划，疏于对其提供进修提升的时间和机会。基层行政管理人员在进入工作岗位后绝大多数忙于一些日常性、事务性工作，工作任务量大但缺乏挑战性，长此以往会发现回想忙碌的一天，不知一天到底做了什么，每天的忙碌除了带来年龄的增长并没有在工作能力上得到大幅提升，甚至找不到一点成就感。另外，一些单位没有建立适当的激励机制，基层行政管理人员在个人晋升、评优评先等方面被边缘化，长期的行政管理工作会让从业者消极怠工，缺乏工作积极性、主动性。

三是基层行政管理人员自身的时间管理观念不强。经调研发现，基层行政管理人员大多数都没有做过时间的精细管理，尽管工作长期处于忙、乱状态，却不愿意改变，认为平时工作那么忙，能够完成份内的工作就不错了，没有精力对个人时间做精细安排；还有就是虽然认识到时间管理的重要性，也迫切想要提升工作效率和个人能力，以便改变当前忙乱的状态，为自己创造更好的发展空间，却找不到合适的方法，改变不了现状。由此可见，基层行政管理人员从工作性质、工作效率和个人成长进步上对有限的时间做高效的管理都迫在眉睫。

二、基层行政管理人员在时间管理上存在的问题及原因分析

前面谈到行政管理人员的工作现状，要进行高效的时间管理，接下来对行政管理人员工作中面临的时间管理上几个方面的问题做简要分析。

一是时间被碎片化，不易被高效利用。这是由基层行政管理人员的工作特点决定的，基层行政管理人员工作具有综合性、繁杂性的特点，时间被碎片化，处理工作过程中相互干扰从而分散基层行政管理人员的注意力，常规的工作总是被突发性工作打断，以致疲于应付紧急事务。而在处理更重要的任务时精力和时间不足，导致计划内工作不能按时高质完成，对工作质量的提升更是无暇顾及。长此以往，基层行政管理人员的个人业务能力得不到有效提升，工作积极性、主动性降低，工作质量和效率低下。

二是缺乏有效的时间管理方法。实现高效的时间管理，提升工作效率，方法很重要。在实际工作中，很多基层行政管理人员苦于无法管理好自己的时间，一方面源于工作的特点和性质，另一方面在于缺乏正确的方法指导。虽然很多人采用清单法、工作日志等帮助个人实现高效的时间管理，但效果不是很理想。

三是时间管理缺乏持续性。时间管理，越早想明白越好；但想明白还不够，越早做到越好；做到还不够，只有每天坚持才最重要。坚持的、持续不断的努力，才能更好地利用好有限的时间，更高效地开展工作，实现个人业务能力和工作效率的双重提升。不能三天打鱼两天晒网，工作顺心的时候就按计划进行，工作不顺心就各种借口不付诸行动，这样下去，时间管理永远都只停留在梦想里而不是现实中。

以下几种误区是在时间管理中普遍存在的。基层行政管理人员的时间管理无法显著提升，始终停留在皮毛阶段正是这几种误区造成的。一是没有时间管理的概念。认为自己不需要进行时间管理，领导交代什么就做什么，但是时间有限，没有有效的时间管理，碎片时间不能被充分利用，自己的职场技能得不到提升，得过且过，永远都只能是职场小白。任何一项技能的掌握都需要不断的练习。因此，时间管理，越早掌握就越早受益。二是没有正确地进行时间管理。认为时间管理，就是列个清单，一项一项完成就可以了。很多基层行政管理人员都有自己的工作日志，把领导交代的工作分门别类记录在工作日志里面，逐一完成，但时间管理能力还是没有得到提升。这就是把计划当作时间管理，只学到了时间管理的皮毛。三是忽视了时间管理的人格属性。基层行政管理人员要根据自身的特点设置适合自己的时间管理方法，不能一味模仿。比如你的年度目标是个人业务能力得到提升，读50 本书，英文词汇量达到10000，那么在年终总结的时候，你就要看自己的目标实现多少，以此来检验自己的时间管理方式是不是适合的，需要做哪些调整。通过反复的总结，逐步找到最适合自己的时间管理办法。

三、提升基层行政管理人员时间管理质效的对策建议

成功等于有效的自我管理，而时间管理是一切管理的根源，是实现有效管理的基础。时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标的过程。时间管理是一个概念，更是一种方法，每一个人都需要对自己进行时间管理。但是因为时间管理是一个虚拟的概念，很多人对时间管理没有很明确的定义，并且时间管理不仅仅是个人安排一下自己的日程表这么简单而已，时间管理有很多需要总结计划调整的环节在里面时间管理要掌握三大法则:目标性法则、要事优先法则、组织计划性法则。

一是掌握目标性法则。目标性法则是时间管理的基础，一旦掌握了这个法则，时间管理能力会显著提升，看到掌握时间的魅力与价值。法国著名思想家蒙田认为：“灵魂如果没有确定的目标、就会丧失自己。”管理学中，我们用SMART(specific、measurable、attainable、Relevant、Time-bound)原则来确定目标，即具体的、可衡量的、可实现的、合理的、有时间限制的。第五项标准(time—bound)一词就能看出，目标性法则是以时间管理为基础的。这里不得不提到的是10000 小时定律，就拿基层行政管理人员提升文字能力和工作创新能力来说，找到自己的可控和非可控时间，运用SMART 法则这一时间管理中要优先掌握的一项法则，确定目标，不能只把自己定下的目标当成一种口号，而要变成自己的行动纲领，每天坚持去实践。稻盛和夫认为每天一点的钻研创新，日积月累，今天比昨天进一步，希望做得更好。这种“上进心”是工作和人生中最重要的，也正是“创造”之门的秘诀。让自己的努力看得见，实践才是检验自己时间管理能力的标准。

二是坚持要事优先法则。这是时间管理中非常重要的法则。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。彼得德鲁克认为，要把重要的事情放在前面，并且一次只做一件事情。这就要求我们基层行政管理人员必须把握好事情的轻重缓急，把能掌握的整块时间全身心投入到做重要但不紧急的事情。比如今年的年度目标上第一件事情就是要提升文字材料的处理能力，那么你整块的可控时间就要用于提升这项能力上，而把碎片时间用于处理紧急但不重要的工作，比如:日常性、事务性的工作。这样在完成工作的同时，个人能力又得到了提升，工作起来更加积极和高效。

三是组织计划性法则。美国管理学者彼得·德鲁克(P·F·Drucker)认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。有效的时间管理就是要把所有可利用的时间尽可能地投放到最需要的地方，其关键在于制定合适的时间计划和设置事情的先后顺序。确定了目标和事情的轻重缓急，接下来就要按计划组织实施。可以采用目标分解法、单点突破法等来实现高效时间管理。时间管理是一个计划、实施、总结、评估、再次计划的闭环结构，缺少任何一个环节都是不行的。很多人勤于计划或者计划、实施，后面的都没有了，值得注意的是总结、评估才是不断完善自身时间管理的重点，好的总结评估有助于对自己的管理方法改进完善，使之更适合自己的工作实际，才能更好地进行下一步计划。联想倡导的复盘文化还有围棋中的复局都强调了总结反思的重要性。检验时间管理能力强不强，不仅要看在规定时间内，你的目标达成情况以及创造的价值，还要看在工作之外，个人知识与技能是否增强。高效的时间管理能力，不仅决定了你未来跑得快不快，还决定了你跑得远不远。作为基层行政管理人员一定要找到正确的时间方法，早日实现高效时间管理，实现工作和能力双提升。