文件编码规则在石化建设工程项目档案中的应用及探讨

何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

一、文件编码的特性与应用

对文件进行科学编码并进行信息化管理，是提升文档管理效率的重要途经。文件编码的特性主要有唯一性、定位性、内涵性、时间性、成套性、层级性、扩展性[1]。文件编码体系应具有连续性和完整性。文件编码是一个或一组易于计算机和人识别与处理的有序字符，有利于文件的分类组织、管理、查询、检索、和利用。2021 年1 月1 日实施的新修订的档案法明确了国有企业和非国有企业的归档范围，要求文件归档应做到应归尽归，应收尽收[2]。实践证明，给归档文件一个唯一且有定位性的文件编码，是解决这个“应归尽归，应收尽收”的行之有效的主要方法之一，也是档案数字化的必要条件之一。

大型石化建设工程项目，WBS 繁多，参与建设的设计单位、承包商、监理单位、检测单位、服务单位非常多，形成的文件种类和数量也非常多，文控管理人员非常少，文件管理困难。所以统一、规范的项目文件编码可以很好的解决文件管理上的混乱，使电子文件实现有序性，完整成套性。

二、三种典型石化系统编码体系

国内石化业务主要集中在中石化、中海油、中石油、中国中化。本文选择其中三个系统的文件编码体系进行比较和分析，并结合实践，总结出一套通用的项目文件编码规则。本文并未涉及设计文件编码。所选择的三个系统以下简称A 系统、B 系统、C 系统。

（一）A 系统项目文件编码

A 系统项目文件编码分为二类，分别为建设单位、承包商管理类文件，承包商、监理现场交工技术类文件。

1.建设单位、承包商管理类文件。

项目号-编制公司-编制部门-文件类型-流水号

XXXXXX-XX-XXXX-XXX-NNNN

（1）项目号是在项目管理过程中给每个项目指定的唯一编号。（2）编制公司：使用3 到6 位企业英文名称缩写或汉语拼音缩写。（3）流水号是文件的顺序编号，文件编码中通常采用四位阿拉伯数字组成。例如：0001。若主文件有附件的，该文件附件的编号为四位数字的流水号后加上一位大写英文字母。例如：0001A。（4）典型管理文件类型例如MOM会议纪要。（5）项目管理文件类型较多，有些文件使用典型的文件编码形式会造成文件无法有效区分和文件数量较大，不利于快速查找，比如在文件类型后加一个文件小类，即项目号-主项编号-编制公司-专业代码-文件类型+文件小类-流水号。

2.承包商、监理现场交工技术类文件。

项目号-单项工程代码-编制公司-专业代码-文件类型-流水号XXXXXX-XXXX-XXX-XX-NN-NNNN

（1）单项工程代码是指装置编号或系统编号，用四位阿拉伯数字表示，采用业主主项号。（2）专业代码：工艺管道PE，给排水WS 等指定代码。（3）文件类型：报验类型文件代码例如01 施工组织设计；监理文件类型代码例如01 监理规划。

（二）B 系统项目文件编码

B 系统项目文件编码分为三类，分为部门级管理程序、规定类文件，业主、承包商、设计院、供货商和第三方产生的所有技术类文件，业主、设计院、承包商和供货商之间产生的非技术文件。

1.部门级管理程序、规定类文件。

项目代码-专业代码-文件类型代码-序列号。

XXXXX-XXX-XXX-NNNN

这类编码主要用于业主内部部门使用的规章制度类文件。这类文件无论纸版还是电子版都必须在文件中注明版本号Rev0.0。

2.业主、承包商、设计院、供货商和第三方产生的所有技术类文件。

项目代码-项目进度代码-文件来源代码-单项工程代码-专业代码-专业内目录流水号-文件类型代码-序列号

XXXXX-XX-XXXX-NNN-XXX-NNN-XXX-NNNN

（1）项目进度代码：项目进度代码由二个字符组成，第一个为数字0～9，代表工程建设各个阶段；第二个为英文字母 A～Z，代表新建和改扩建。0A 整个项目阶段、1A 工艺包、5A 施工等。（2）专业内目录流水号：专业内目录流水号由三位数字组成，为专业内部的分区或分项代码。（3）文件来源代码一般为公司名称四位字母缩写。（4）单项工程代码三位数字，例如000 全厂。（5）专业代码由三位字母组成，例如PRO 工艺专业。（6）B 系统未对报验类和监理类文件类型做要求，由过程中按需求提起审批程序来确定。

3.业主、设计院、承包商和供货商之间产生的非技术文件。

项目代码-项目进度代码-单项工程代码-文件来源代码-接收方代码-文件类型代码-序列号 。

XXXXX-XX-NNN-XXXX-XXXX-XXX-NNNN

（1）接收方代码为公司名称四位字母缩写。（2）文件类型代码由三位字母组成，例如MOM 会议纪要。

（三）C 系统项目文件编码

C 系统项目文件编码分为三类，分别为业主、监理及承包商管理综合类文件，承包商材料设备报验文件，监理、承包商项目技术文件。

1.业主、监理及承包商管理综合类文件。

项目代码-单项工程代码-文件来源_去向代码-文件类型代码-序列代码

XXXX-NNNN-XXX_XXX-XXXX-NNNN

（1）对于同一文件类型文件可能涉及多专业时，在序列代码前增加专业代码以示区分。专业代码为ZJ 桩基、TJ 土建等9 个专业。（2）单项工程代码由四位数字组成，例如0000 全厂。涉及两个或多个单项工程时,代码标识为“UUUU”；适用于整个项目时，代码标识为“0000”。（3）回复类文件编号在原文编号后加R 即可。（4）文件来源和去向代码为大写字母加3 位数字，数字即为先后进场单位序列号，例如C020 代表承包商十公司。（5）文件类型代码一般为四位字母，例如HYJY 会议纪要。

2.承包商材料设备报验文件。

项目代码-单项工程代码-细部工程代码-来源代码-文件类型代码-序列代码

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-XXXX-NNNN

（1）细部工程代码：为单位(子单位)工程、分部（子分部）工程、分项工程组合代码，分别为2 位数字代码（子单位，子分部为1 位数字起始，并与单位工程、分部工程之间用“_”相连）如文件无法对应到具体的单位、分部、分项工程中，则以XX 代替。（2）文件类型代码由四位字母组成，例如TJCY 土建材料。

3.监理、承包商项目技术文件。

项目代码-单项工程代码-细部工程代码-来源代码-序列代码

XXXX-NNNN-XX_NXX_NXX-XXX-NNNN

对比承包商材料设备报验文件不体现文件类型代码，因为此范围文件均为现场施工报验类技术文件。

三、编码规则

（一）编码规则的应用及通用编码规则

文件编码既要适用于全项目有机形成的所有文件，也必须具备唯一性。综上分析，工程项目文件类别主要分为综合管理文件类和交工技术文件类。

1.综合管理文件类。

综合管理文件类中项目（号）代码，编制（公司）部门（文件来源代码），文件类型，序列号是共有的，属于编码的必不可少的构成要素。文件小类，专业代码、项目进度代码，单项工程代码，去向代码是改进构成要素。A 系统中的专业代码并不常用，而文件小类并不是必要的，可以细化文件类型解决，比如会议纪要分为ZHJY 专题会议纪要，ZLJY 周例会纪要等。B 系统引入的项目进度代码使编码规则适配到整个项目全过程，涵盖从立项到竣工后评估的各个阶段。B、C 系统单项工程代码的引入可以将代码细化到各单项工程层次下，明确归属案卷，易于过程控制管理。去向代码指向此单项下多责任部门/承包单位的哪个。

所以，对于整个项目的综合管理文件类的通用性编码规则为项目代码-项目进度代码-单项工程代码-文件来源_文件去向-文件类型-序列号。其中文件去向可缺省。此编码规则可满足B 系统部门级管理程序、规定类文件编码需求，所以不必另外编码规则。注意建设单位需对综合管理文件类型进行确定并发布实施，进而来确定应用此编码规则的综合管理文件类范围。

2.交工技术文件类。

交工技术文件类分为检验批类技术文件、综合报审类文件和材料设备报审类文件。

检验批类技术文件中，项目（号）代码，单项工程代码，编制单位（公司）代码，序列号为共有的。区别主要在于专业代码的呈现上，C 系统利用单位分部分项代码可以取代专业代码和分区代码。所以检验批类技术文件的通用编码规则为项目代码-项目进度代码-单项工程代码-单位分部分项代码-编制单位代码-序列号。

综合报审类文件，比如开工报告，人员资质报审，HSE 方案这些文件经过实践，推荐A 系统中的交工技术文件的文件类型，即项目代码-项目进度代码-单项工程代码-单位分部分项代码-编制单位代码（_去向代码）-文件类型（A 系统）-序列号。去向代码可缺省，图纸会审、设计交底类文件应将文件去向明确，可以解决断号、追溯问题，比如一个单项工程同一个监理单位不同施工单位的图纸会审记录。

材料设备报审类文件与综合报审类文件类似，同样适用项目代码-项目进度代码-单项工程代码-单位分部分项代码-编制单位代码（_去向代码）-文件类型（C 系统）-序列号，这里去向代码省略，文件类型选择C 系统编码，按专业将材料和设备分类。

（二）文件编码规则应用亮点

1.材料、设备报验文件编码。

材料设备报审类文件编码的文件类型代码（TJCY 土建材验/JSBY 静设备报验）区别了材料和设备报验。单位分部分项代码明确材料或设备归属工程。当施工单位收到材料和设备的质量证明文件时，需要给其分配一个证件自编号，证件自编号的编码规则为单项工程代码-编制单位代码-材料类别代码-专业代码-序列号，然后录入材料或设备质量证明文件一览表。这里的专业代码不可缺省，解决了各专业同类材料证件自编号重复和断号问题。

2.文件类型的定义。

将交工技术文件综合卷归档范围中的文件类型逐个按组卷顺序编号，此编号直接作为文件类型代码带入文件编码中，既解决了各承包商综合卷文件排序问题，也解决了文件缺项审查问题，归档完整度得到有效控制。

3.细部代码。

细部代码的引入使检验批类技术文件与单位工程划分一一对应，彻底解决文件的缺项问题，使专业技术文件形成有机的整体，归档完整度得到有效控制。

4.石化配套码头、道路文件编码。

经过C 系统的实践证明，C 系统的编码规则可以在配套码头、电力、道路工程文件中得到很好的应用，可以依据其对应的规范表格来扩展文件类型即可解决。则通用编码同样适用。

四、总结

本文主要分析了石化行业主要的三个系统的编码体系并总结出一套通用石化行业的项目文件编码规则。通用编码规则主要从单位工程划分、立卷归档要求为切入点，非常好地解决石化项目建设中产生的各类文件繁杂无序，归档难，归档不全以及无效编码问题。在实际应用中既保证了过程中文件的有序整理、收集，数字化、再利用，也简化了归档时的完整度审查。