信息技术服务于人事档案管理工作的研究

孙炤华

（赤峰市红山区人力资源和社会保障局，内蒙古 赤峰 024000）

近年来，我国企业和单位的人事档案管理水平稳步提升，其原因是运用了信息技术，然而在运用信息技术的过程中，人事档案管理工作出现问题，导致人事档案在管理过程中遭遇障碍。要想真正发挥出信息技术对于人事档案管理的服务功能，就需要对新时期的人事档案管理工作进行研究，从而使人事档案的管理在信息技术服务下发展更为完善，获得更大的成效。

一、人事档案管理在信息技术影响下产生的新变化

（一）人事档案获得更高的价值

我国企业或者单位在运用现代化的信息技术之后，可以在短时间内分类、分析和归纳人事档案之中的信息，使得管理工作能够增加人事档案的整体价值，而且使人事档案的各项管理工作提升效率。伴随着信息技术的不断更新换代，我国企业以及单位增强了对人事档案管理工作的重视，在信息技术得到科学运用之后，人事档案的管理工作能够拥有更强的系统性以及准确性。

在我国企业或者单位之中，以往所运用的纸质档案，在信息技术影响下逐渐转变为数字化档案，而且人事档案相关的数据库也得到建立，人事档案的管理工作与信息技术之间能够得到有效整合。通过对信息技术的大力运用，企业或者单位的人事档案管理工作开始进行改革，为企业或者单位的发展开辟了全新的途径，人事档案所拥有的价值不仅可以获得提升，还能够最大限度地发挥出来，并且为数字化档案的建设提供更多支持。

（二）人事档案通过信息技术得到整合

信息技术已经对人们的工作与日常生活产生十分深远的影响，企业或者单位在对人事档案进行管理的过程中，通常依赖于信息技术手段，同时与相关工作人员的记录相结合，创建数字档案库，结合人才的分布特点对人事档案进行分类管理。在管理过程中，数字化的档案不仅能够得到有效存储，避免人事档案出现丢失、损坏等情况，还能够使档案资源得到有效节省，使人事档案管理工作高效化开展，人事档案内部的信息也变得更加准确。

（三）人事档案能够实现信息共享

尽管信息技术已经在我国各行各业得到普及，但是在我国部分企业以及单位之中，依旧存在“信息孤岛”现象。“信息孤岛”现象在于每个部门都有自己的工作与档案，导致一些部门对于人事档案信息的公开没有产生足够的重视。我国企业以及单位要想在新时代运用自身的人事档案，必须重视交换人事档案信息的过程。因此，企业或者单位可以建设统一的处理标准以及信息技术管理标准，从而保证人事档案的存储、管理、查询、运用以及传播等，而且人事档案的共享活动可以促进管理工作的进步。

二、信息技术服务于人事档案管理的意义

现如今，以互联网技术为核心的信息技术在我国的运用十分广泛，而且我国各个行业领域的工作效率也在信息技术的作用下而得到提升。在以往开展的人事档案管理工作之中，所有人事档案的存储依赖于纸质介质，然而纸质介质在存储过程中可能会出现安全问题，如果纸质档案受到外界环境的影响，人事档案就可能出现损坏或遗失，因此而丢失的信息也难以找回。

在运用先进的信息技术之后，纸质档案的安全问题能够得到有效解决，通过运用信息技术相关的管理软件，可以将原本记载于纸质档案内部的信息录入至数据库内部，从而保证人事档案的信息能够长久储存，且不会出现丢失问题。对人事档案进行信息化管理的过程，就是通过对信息管理相关技术和系统的运用，对人事档案内部的信息进行分类、储存以及管理，在实际的储存过程中，需要将我国档案管理工作的相关要求作为开展工作的基础，使人事档案在整理、查阅和使用的过程中，为人们提供更多便利。

三、现阶段人事档案管理存在的问题

（一）负责管理人事档案的人员水平有待提升

运用信息技术管理人事档案，能够极大提升管理工作的效率，以往所运用的纸质档案难以获得较高的管理效率，而且不利于人事档案的长期储存。然而信息技术在人事档案管理之中得到运用之后，负责管理档案的工作人员也面临着更大的挑战。在部分企业或者单位内部，管理人事档案的工作人员并非“科班出身”，对于档案管理相关的专业知识了解较少，在运用计算机以及信息技术方面也缺乏应有的能力。管理人员应当掌握档案管理系统的操作流程，同时了解数据库等信息技术层面的知识，这显然与传统的档案管理工作有很大差别，如果管理档案的工作人员的信息技术能力存在欠缺，人事档案的管理工作将难以开展。

（二）人事档案管理的信息系统存在安全隐患

其一，在绑定主机和端口的过程中，相关工作人员需要设置每一台电脑，导致工作难度和强度大大增加，而且设置过程十分复杂，稍有遗漏就可能引发严重后果。其二，随着时间的推移，黑客入侵的手段也在“更新换代”，黑客在入侵的过程中，可能会轻易地做到对电脑的实际MAC 和IP 地址进行修改，或者直接运用其他地址进行伪装后入侵档案数据系统，导致数据外泄，企业或者单位因此而蒙受巨大损失。

建设信息系统之中的安全系统，主要目的在于提升档案数据系统对于外部恶意攻击的抵御能力，从而有效拦截入侵者。但是，当前所运用的拦截技术依旧存在局限，在拦截的可靠性和成功概率方面，依旧存在需要及时解决的问题。我国大部分企业或者单位当前主要运用IDS 入侵检测系统，该系统的优势更大，而且能够将一般入侵直接“拒之门外”。

（三）部分单位或企业缺乏对人事档案管理的重视

当前我国的企业以及单位虽然已经重视对信息技术的运用，而且已经通过信息技术促进自身发展，成功地改善了自身的管理工作。但是在实际情况之中，一部分企业以及单位在人事档案管理方面，依旧存在重视度不够的问题，出现该问题的原因有以下两点。

首先，此类企业或者单位错误地认为，对人事档案的管理工作只是对人事档案进行简单的存储以及分类，并没有意识到人事档案在促进企业或者单位发展方面，能够产生十分积极的作用，因此企业或者单位更愿意将时间、金钱和精力等，投入到业务工作的开展之中。其次，此类企业或者单位不重视人事档案管理过程中的信息技术应用，在管理人事档案的过程中依旧使用人工管理方式，导致整个管理工作的成效长时间得不到提升。

（四）缺少人事档案管理相关机制和基础设施

我国部分企业以及单位的人事档案管理工作之中，出现基础设施匮乏、相关机制不完善的现象。该现象产生的根本原因，就是企业或单位的领导者没有真正重视人事档案的管理工作，由于人事档案管理所获得的资金十分有限，因此在管理过程中出现设备陈旧等问题，难以支撑信息化人事档案管理模式的变革。

四、通过信息技术服务于人事档案管理的策略

（一）企业或单位应当充分重视人事档案管理工作

我国企业或者单位的领导者应当及时产生对人事档案管理的重视，意识到对人事档案进行管理，能够有效促进企业的长远发展，同时积极地将信息技术融入人事档案管理之中。在开展实际管理工作的时候，企业或者单位的领导者需要强化对工作人员的思想教育，使负责管理人事档案的工作人员产生责任感，进而使工作人员做到主动提升自身的工作能力，为人事档案管理的进步贡献力量。

（二）强化建设人事档案相关信息技术管理系统

当前我国已经进入互联网时代，因此，负责管理人事档案的部门应当强化自身的业务能力，并且提升自身的服务能力以及沟通交流能力。除此之外，相关工作人员需要具备运用信息技术软件的经验，企业或者单位应当在日常工作中，加入信息技术培训的内容，其重点在于培训工作人员使用信息管理系统的能力。

在建设档案信息管理系统的过程中，企业或者单位应当立足于自身对于信息技术的需求，根据实际的发展情况进行各项建设活动，从而使得信息系统更好地服务于单位的档案管理工作。除此之外，要想使相关管理人员在岗位上顺利开展工作，必须保证其熟练掌握各种信息管理软件和信息管理系统的操作流程，同时重视信息技术更新换代的情况，对自身的信息技术进行及时更新。

（三）制定并落实科学合理的人才培养机制与考核机制

企业或者单位应当立足于时代发展的要求，制定全新的考核机制，以保证负责管理人事档案的工作人员产生工作积极性。因此，在制定绩效考核机制的过程中，企业或者单位可以选择运用信息技术特征，对所有工作人员进行考核，对于还没有熟练掌握管理系统运用方法的工作人员，企业应当进行督促。在具体考核指标量化的过程中，需要考虑企业在未来的发展路径，通过考核帮助工作人员了解自身的不足，同时明确自身所具备的优势，达到提升工作人员综合工作水平的目标。与此同时，企业或者单位应当在内部普及信息管理系统相关的知识，并且在制定工作人员培训计划的过程中，充分结合自身的人事档案建设方向，促进所有工作人员掌握档案管理相关的技能。

（四）重视人事档案管理过程中的信息技术安全

人事档案的管理离不开信息技术所提供的服务，所以企业或者单位需要关注信息系统的安全性。人事档案属于一种机密资料，如果外泄就会导致企业或者单位蒙受严重的损失，因此在强化建设信息系统之中的安全系统过程中，企业必须落实整个安全防护建设过程，不仅要做到抵御入侵，还要做到对系统进行实时安全监测，做到防患于未然。在建设安全防护系统的过程中，企业或者单位需要重视以下三个方面。

其一，科学合理地对企业或者单位的防护系统能力以及登记状态进行评估，全面排查系统内部可能存在的安全漏洞，进而出台更为完善的解决方案，同时建设不同类型的权限，保护人事档案之中的核心数据。其二，建设入侵检测相关系统，防止黑客非法入侵或者病毒攻击，采用现阶段最为先进的杀毒软件，为信息系统的防护提供可靠保障，使企业人事档案数据的稳定和安全得到维护。企业的领导者需要提醒相关工作人员升级杀毒软件以及系统补丁，提高相关工作人员的信息安全意识，使企业或单位所面临的信息安全风险大大降低。其三，完善自身的信息服务管理机制，并设置紧急状态下开启的服务系统，备份人事档案之中的关键数据，并在特殊情况下运用数据恢复技术，通过完善管理来提高信息管理的质量，提升人事档案管理的整体服务质量。

五、结论

综上所述，对于我国各类企业以及单位而言，人事档案的管理必不可少，而且在所有管理工作之中占据关键地位。随着新时期的到来，我国企业以及单位应当对人事档案管理进行信息化建设，使信息技术真正服务于人事档案的各项管理工作，主动寻找人事档案管理过程中存在的问题并加以解决，从而真正发挥出人事档案在促进企业发展之中的积极作用。