浅谈事业单位档案管理信息化建设

关小娜

（河南省驻马店市上蔡县道路运输服务中心，河南 上蔡 463800）

引言

人事档案载有员工的基本信息，真实地记录了他们的求学经历和各种人事变动情况，成为单位开展各项工作的基础和依据，单位可以根据档案来了解员工的情况，以便合理地安排任务，做到人事安排的科学化。事实上，档案管理是一项崇高的事业，它不仅意味着保护个人隐私，更记录了国家的发展轨迹，从个人档案来看待新中国的快速发展是最为客观的。从长远来看，档案管理工作对推动经济发展、服务社会民生具有不可替代的作用。保管不是档案工作的最终目的，相关单位应当在保证信息不外泄的基础上合理利用信息，从人事档案中发现人民群众的诉求，为开展各项工作提供真实的信息反馈，有助于及时改进政策方针，提高政府治理社会、为人民服务的水平。

一、事业单位档案信息化建设的概念及优势

档案的信息化管理是指采用先进的信息处理技术，构建大数据系统，从信息录入、信息保存、信息使用等各环节入手实现档案管理的自动化，有效克服传统档案管理的各种问题，提高档案管理工作的效率。

（一）档案存储保管方面的优势

相比传统的以纸质为媒介、主要依靠人工录入的档案管理方式，信息化管理可以优化档案的存储和保管过程。由于纸张本身存在缺陷，时间一长传统的纸质档案就会变黄变脆，影响后续的使用，且纸质档案占据的空间较大，一些档案遗失后不能被及时发现，尤其是在缺乏人手的基层事业单位，档案遗失成为一个老生常谈的问题。但如果采用信息化管理方式，就可以将大量的档案信息储存在一张硬盘中，解决了档案的存放问题，还可以利用电脑程序轻松快捷地进行管理，从本质上改进了档案的管理方式。

（二）档案提取利用方面的优势

在过去，对档案的录入需要耗费大量的人力和时间，在后续的利用上也存在过程繁琐、查找困难的问题。但如果采用信息化的管理方式，将档案转化为一组组电脑可以识别的数据，就可以利用电脑程序来对档案进行提取利用，这是人力所不能企及的优势。用现代信息技术来管理档案，不仅可以极大地提高提取信息的效率，而且失误率低，克服了传统档案管理的一系列问题。而且，还可以通过构建政府内部的大数据系统，将全国各地的信息录入进来，实现对档案资源的整合，帮助事业单位对人力资源进行有效管理，实现对档案信息的共享。

二、事业单位档案信息化管理中的问题

（一）缺乏足够的档案管理信息化意识

尽管档案的信息化管理具有各种优势，但在具体实施的过程中仍然存在很多不完善的地方。在过去，事业单位的领导不重视档案管理工作，只是将档案管理工作局限为对文档的保存，没有意识到档案背后深层次的意义。这样的态度也影响了下属干部，使得他们在开展档案工作时较为懈怠，管理工作形式大于实质，尸位素餐现象严重，更没有创新管理方式的动力。意识薄弱使得许多单位忽视了对于档案管理工作的统筹规划，缺乏专业的档案管理人员，相关工作的科学性还有待提高。

（二）档案信息化管理人员的素质有待提升

在过去，由于对档案管理工作不够重视，该岗位的门槛较低，对应聘者的专业限制较少，很多档案管理人员并不是档案专业的，没有经过专业的训练，有的甚至缺乏文献管理方面的基本知识，专业素养不足。这说明，我国的事业单位还需要进一步提高档案管理人员的专业素养。尤其在推行信息化管理的今天，档案管理人员更需要具有一定的信息素养和计算机基础，以适应档案管理方式的改革。

（三）档案管理信息化基础不足

事业单位普遍存在设备更新慢的问题，同样地，在信息化建设方面也较为滞后，这给档案的信息化管理带来了挑战。众所周知，信息化建设需要各种硬件和软件设施的支持，但事业单位常常受到各种主客观原因的限制，在信息系统建设方面投入不足。

（四）档案管理信息化标准不够规范和统一

目前，我国还没发布档案信息化管理的统一标准和规范，不同的部门有不同的管理标准，整体呈现出散乱无序的状态。档案信息化管理的最终目的是实现对人事信息的高效利用，而统一的标准和规范的缺乏势必会阻碍对档案信息的沟通和分享，不利于全国性档案信息平台的建设。

三、事业单位档案管理信息化建设策略

（一）推进档案标准化、规范化管理

要想推进事业单位档案的信息化管理，首先必须制定统一的标准和规范，规定档案信息录入、修改、提取等的程序，推进档案标准化、规范化管理。一方面，为档案管理制定标准有利于各地工作的对接，让全国的事业单位都使用同一套信息系统，有利于档案信息资源的整合。另一方面，通过颁布相应的规章制度，有利于档案信息管理的公开化、透明化，避免滥用职权，保障人员的信息安全。各事业单位要根据自身的发展状况，制定科学完善的档案管理制度，确保相关工作有章可循，实现硬件和软件的标准化、配套化。

（二）更新观念，加强重视

要想从根本上改变事业单位档案管理的现状，必须纠正相关人员的思想，宣传档案管理的重要性。部分单位领导必须认识到档案管理工作拥有巨大的前景，而传统的管理方式已经不能满足现代社会发展的需要，应当积极引进档案管理的新技术和新思路，将档案管理的信息化建设纳入重点工作内容，落实责任，建立激励机制，从档案管理入手推动整个单位的信息化建设进程。

（三）强化档案信息安全管控

近年来，档案信息泄露的事件时有发生，这说明我国的档案管理仍然存在漏洞，需要强化对于档案信息的安全管控。随着隐私意识的进一步增强，人们越来越重视档案的安全问题。为了更好地为人民服务，事业单位必须重视档案的信息安全，制定档案管理的规范流程，严格管控档案信息的录入、修改和提取，严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，要求相关工作人员在入职时签订保密协议，承担相应的法律责任。定期开展职业技能培训，增强管理人员的安全防范意识，从主客观方面降低档案信息的泄露风险。

（四）加大资金投入

我国的档案管理工作从传统的方式转变为现代化的信息管理方式，必然是一个长期的过程，不仅需要相关人员的努力，更需要物质支持，为了支持相关的建设，事业单位应当加大资金的投入。我国的事业单位的信息化基础普遍薄弱，缺乏必须的硬件和软件，需要投入大量的资金。另外，人员的培训也需要相应的支出。因此，单位应当建立档案信息化管理的建设基金，加大专项投入，确保相关工作得到顺利开展。

（五）培养档案信息化人才

首先，单位应当提高招聘门槛，注重考查应聘者的专业素养和解决突发事件的能力，为档案管理注入新鲜血液。其次，对于已经入职的档案管理人员，单位应当定期组织职业技能培训，让相关人员学习前沿的信息管理技术，培养高素质的档案信息管理人才。另外，单位还可以建立员工的激励机制，增强其成就感和获得感，鼓励档案管理人员之间进行良性竞争，营造良好的工作环境。

（六）档案管理信息化平台建设

为了实现档案信息的整合，事业单位应当积极推动档案管理信息化平台的建设。这需要单位建立一个安全可靠的网站，工作人员可以通过网页来提供档案信息服务，实现档案信息网上咨询、查找、电子文化的归档、下载以及浏览使用的服务功能。在具体开展的过程中，单位可以与专门的信息软件公司合作，开发出符合本单位需要的信息化平台。

结论

综上所述，档案的信息化管理不仅对于个人很重要，对于国家的长远发展也具有重要意义，事业单位应当做好表率，与多方开展合作，一步步推进档案管理的信息化建设。