网络环境下档案服务社会化的优化路径

刘忠芳

（黑龙江省冬季运动与后备人才管理中心，黑龙江 哈尔滨 150009）

在当前档案工作开展过程中，档案人员服务对象更具广泛性，而且服务方式从传统的被动服务向主动服务转变，档案利用途径更具简捷性。特别是网络环境下，档案信息传播和传递更加快速，档案信息内容十分丰富，这也为最大化实现对档案信息的开发利用起到了积极的促进作用，档案信息的服务功能和环境进一步改善，并借助于网络档案信息平台，有效的提升档案服务的便捷性，加快推进了档案服务社会化的进程，更好的凸显出档案信息的重要价值。

一、网络环境下档案用户的需求特点

（一）全面性和社会性

网络环境下，信息不仅呈现出爆炸式增长，而且信息更新速度较快，这也使人们对档案检索提出了更高的要求。在当前人们档案利用工作中，简单的目录式查询越来越无法满足用户需求，用户迫切需要在线获取档案全文信息。用户对档案信息的准确性和获取范围有了更高的要求，特别是对于编研和深加工的档案具有更高的兴趣。这也表明档案用户对档案信息的需求开始向全面性和社会性方向发展。

（二）多样性和动态性

档案开发利用工作开展过程中，基于用户自身的差异性，这也使用户对档案信息的需求也呈现出多样化和动态化的特点。特别是在社会快速发展的新形势下，档案用户从事的社会活动也会发生相应的变化，档案用户对档案信息需求也无法维持在一个水平，会随郑社会的发展而发生相应的改变，而且在需求不断满足的过程中还会进一步延伸和扩展。

（三）快速准确性和信息导航性

网络环境下信息快速增长，人们面对纷繁复杂的档案信息，在具体使用过程中需要依托于稳定的档案网络平台，通过快速访问档案网络平台，准确和快速的获取所需要的信息。特别是对于一些内容新颖的信息，档案用户更具有迫切的需求，这就迫切需要建立智能导航系统，引导用户更便捷的获取所需要的档案信息。

二、档案服务社会化的内涵

（一）档案服务社会化的特点

档案服务社会化过程中，呈现出多元化、非营利性和公共性等特点。多元化主要是指面对的档案服务对象和服务主体。在当前网络环境下，档案服务对象已不局限于政府机关或是企事业单位，对于需要档案服务的单位和个人都作为档案服务对象。而且在新形势下，档案服务主体也不局限于档案部门，社区和个人都成为档案服务主体，并积极参与到档案服务中来。而且档案服务社会化推进过程中，始终坚持公益性，不以盈利作为目的。由于档案主体提供的服务为公共性质，为民众提供的档案服务具有无偿性，这也将档案服务社会化的公共性更好的凸显出来。

（二）档案服务社会化的原则

在实际档案服务社会化过程中，还需要遵循谨慎性、档案部门主导及效益分析等原则。档案服务社会化并不是完全的社会化，在具体推进过程中要保持谨慎性，有序的推进档案服务社会化的进程，而且在实际工作中主要是针对不涉及个人隐私或是国家机密的档案服务加快社会化，有效的提高档案服务质量。对于涉及到国家安全和个人隐私的档案则要严禁纳主到档案服务社会化中来。在实际社会化过程中，还要以档案部门作为主导，以档案部门作为档案服务社会化的核心，具体要制定更为合理的社会化政策，并对社会化服务实施有效管理。档案部门还要对档案服务社会化中的各种关系进行妥善处理，构建更为完善的档案服务社会化体系。另外，在档案服务社会化推进过程中，在满足民众档案需求的同时有利于提升社会效益，而且档案服务也要在保证服务质量的基础上，有效的控制服务成本，进一步提高档案服务效益，确保档案服务社会化经济效益目标的实现。

三、网络环境下档案服务社会化的优化路径

（一）坚持“以人为本”的核心理念

一直以来档案存在较强的封闭性，在网络环境下，档案信息加快了开放性的发展步伐，档案信息共享程度提升。基于这种新形势下，通过深入调查档案用户信息需求，分析用户不断增长的需求，不断丰富档案服务内容，全面提高档案服务水平，满足用户对档案信息的多元化需求。档案部门还要坚持档案服务公平性和均等 化的服务理念，营造科学主动的服务理念，而且在档案服务社会化推进过程中，应积极完善跟踪服务，建立健全信息反馈机制，为档案服务社会化工作的效率和质量的提升打下良好的基础。

（二）加大档案资源建设

基于网络环境下，档案部门不仅要重视实体档案的收集和整理，还要做好电子文件的归档工作，并针对传统档案加快数字化处理，构建更为丰富和完善的档案信息数据库，构建完善的档案信息资源体系，为档案服务社会化的有序推进打下良好的基础。

档案部门为了能够更好的与档案服务社会化的需求相适应，需要积极扩大档案收集范围，丰富档案信息资源。档案部门还要基于多角度进行档案信息收集，更好的满足不同用户的档案需求。收于收集的档案信息，宜建立多个档案信息库，提升档案信息收集的质量。同时还要重视特色馆藏建设，积极与当地特色文化相融合，推进档案的平民化发展，使其有效的融入到民众生活中来，这无论是对于优秀文化宣传还是当地社会公众文化的开展都具有极为重要的意义。档案部门也需要及时掌握民众的需求，并对民众档案利用方向进行了解，积极改善自身的条件，提升档案开发利用水平，为档案服务社会化的有序推进打下坚实的基础。

（三）改善和创新社会服务机制

档案服务社会化推进过程中，档案管理人员要重视公共关系，积极转变服务理念。档案部门还要强化自身的服务意识，并基于民众需求作为出发点，积极推动档案服务的社会化发展进程。并积极引入竞争理念，通过竞争来促进档案服务质量的提升，增强民众的满意度。档案部门还要做好档案信息资源协调工作，在提高档案服务质量的基础上，进一步控制档案服务成本。而且在档案服务社会化工作开展过程中，要重视共享发展理念的融入，政府部门要加大支持力度，保证档案服务社会化的有序推进。

（四）基于用户需求来创新档案服务内容

一直以来档案部门服务多以档案信息查询和验证等为主，基于民生、历史等方面的档案服务开发较少，无法满足当前民众的的信息需求。因此在实际工作中，需要重视档案文化属性的发挥，依托于档案部门自身的优势，不断拓展档案服务范围，满足民众不同的档案利用需求。同时还要借助于全媒体，为民众提供个性化服务。具体可以根据不同媒体受众特征和兴趣偏好，积极开展个性化服务，使用户能够体验到不同表现形式的档案服务内容，用户也能够自主选择具有针对性的信息。档案部门深入分析档案用户的行为数据和个人信息，针对用户进行分层，并对档案信息服务内容实施模块化重组，使用户能够灵活选择档案服务。而且档案管理人员借助于媒体较强的交互性特点，还能够与用户之间建立起紧密的联系，优化用户体验。

（五）拓展档案服务方式

在当前档案服务社会化推进过程中，档案部门要重视电子文档管理模式的应用，积极构建档案信息数据库，根据社会需求建设电子档案库，为民众提供更便捷的档案服务。特别要借助于全媒体来建设档案服务社会平台，在具体实施过程中，需要考虑不同平台载体的特征和多平台的融合发展等问题。档案服务社会平台建设过程中需要重视档案载体的丰富性，平台要能够兼容不同载体形式。在线下要重视智能终端的引主，自助办理档案服务。并重视档案门户网站建设，借助于移动终端开展微信和微博服务平台，开展多种形式的档案服务，使档案服务不再受制于时间的限制。而且档案管理部门还要积极转变传统的馆藏中心服务模式，宜将档案服务业务有效的融入到各垂直业务中来，档案管理部门整合对各业务部门的服务平台，提供支持性和服务型的工作。这样不仅能够降低平台建设和运营成本，而且有利于进一步提升档案服务社会化的整体水平。

（六）完善用户体系和创新评价机制

在档案服务社会化有序推进过程中，无论是用户体系的完善还是评价机制的创新都是较为重要的手段，也是档案服务方式优化和档案服务质量提高的重要途径。在具体工作开展过程中，需要建立更为完善的用户体系，将用户调研、需求分析、反馈分析等内容都纳入其中，量化用户体验档案服务的各个流程。将用户反馈系统置入到全媒体服务平台中，服务完成后随机开展用户满意度调查，并对用户反馈信息进行收集，推动档案服务方式、内容等的优化和创新。积极建立健全档案服务质量评价机制，依托于全体化实施用户满意度调研，获取更为真实的信息反馈。进一步拓展评价维度，通过积极完善评价机制，进一步掌握全媒体环境下应用平台的实效性，为用户带来良好的体验，推动档案服务社会化的创新发展。

（七）加强人才队伍建设

档案服务社会化的实施，档案部门需要积极引进人才，打造一支高素质的档案人才服务队伍。在实际人才引进过程中，档案管理部门要重视对员工专业知识和专业素质的考察，要求其不仅要具备强烈的事业心和责任心，还要能够对实际工作中的各种情况灵活进行处理，档案服务人员还要掌握其他学科的专业知识，这样才能为民众提供高质量的档案服务。而且在档案服务社会化推进过程中，档案管理部门还要重视档案用人机制的优化，积极调整用人模式，并遵循市场经济形式引入竞争机制，增强档案工作人员的竞争意识，从而促进其工作的积极性。另外，还要重视对人才的培育，积极建立健全人才培育机制，针对档案工作人员开展专业性和针对性的培训，努力提高档案工作者的专业技能和综合素质，为档案服务社会化的有序推进提供重要的人才保障。

四、结束语

在当前互联网普及应用的新形势下，档案事业迎来了新的发展机遇，但同时也面临着严峻的挑战。在这种新形势下，档案部门为了能够更好的适应社会发展需求，宜加快推进档案服务的社会化发展，提高档案信息的开放度，更好的发挥出档案的重要价值，这样不仅能够满足用户的多元化需求，同时也能够为社会发展提供重要的信息支持。在实际档案服务社会化工作推进过程中，应以用户需求作为切入点，根据用户需求变化及时调整档案服务社会化的实施方案，积极转变档案服务理念，拓展档案服务方式，强化服务机制和人才建设，从而为档案服务社会化的有序发展打下良好的基础。