浅析多媒体信息化在干部人事档案管理中的作用

■ 徐春燕

如今，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业，而新时期机关单位干部人事组织管理工作更应该走在前面，那么机关单位干部人事档案管理要适应时代的要求，充分利用多媒体信息化在机关单位干部人事档案管理中的管理功能，以适应时代的需要。下面谈谈我对机关单位干部人事档案管理中的存在的问题和解决方案的一点认识：

一、在机关单位日常的干部管理工作中，形成了大量的干部人事档案信息，但是在干部人事档案的管理与利用中存在着一定问题：

1.部分机关单位对干部人事档案管理的责任意识落后，思想观念滞后，机关单位干部人事档案管理缺乏长期的、专业的档案管理人员，多半是单位的其他人员兼职做档案管理，缺乏档案管理的相关知识和技能，与新形势下的机关单位干部人事改革的要求和现代社会发展的需求不相适应。

2.机关单位干部人事档案管理制度存在不足

在部分机关单位的干部人事档案管理工作中，其工作制度以及管理制度等还处于早期工作的模式，和现代社会发展新时代应用多媒体信息化信息技术存在一定的不匹配性，缺乏有效管理，从而使得机关单位干部人事档案管理工作的开展以及相关管理工作存在一定不足。比如在干部人事档案管理收集、整理、保存等具体工作中多媒体信息化技术的应用方向不明确，以及对档案管理人员缺乏良好的工作评价机制等。干部人事档案资料归档工作有待规范，经常在归档范围工作中存在归档不科学，归档资料不完全等现象，对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性、档案材料真实性打折扣的现象。

3.机关单位干部人事档案管理的管理方式和方法存在着落后性。现行的机关单位干部人事档案管理的工作方式方法还有点落后，在档案资料的保存中过分注重纸质档案，而容易忽略了使用与之配套的电子档案，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；机关单位干部人事档案管理工作者缺乏足够的档案多媒体信息化管理的专业素养和必备的工作经验，理论与实际相脱离，与在新时期的档案工作要求不太适应，很难适应新形势下出现的新问题。

4.机关单位干部人事档案管理存在着局限性

机关单位干部人事档案内容难全面的反映干部的真实情况：一是干部人事档案内容过于简单和程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；二是机关单位干部人事档案在机关单位干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；三是过分注重机关单位干部人事档案的保存存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。机关单位干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。

5.机关单位干部人事档案管理的设备设施比较落后，多媒体信息化建设投入资金不足

许多机关单位对干部人事档案管理投入资金不足，基本都存有从事机关档案管理的设备落后或缺乏、档案库房构建不完善甚至没有干部人事档案管理专门的场所的情况。即使是有设备也存在设备没有得到及时更新，基础设施过于落后的情况，还有机关单位档案管理人员缺乏相应的档案管理多媒体信息化管理技能。随着科技的进步，多媒体信息化时代的到来，原有的机关单位干部人事档案管理方式已经严重滞后，多媒体信息化建设投入不足，设备和管理技能更新速度不能实现机关单位干部人事档案管理的多媒体信息化管理，从而导致机关单位干部人事档案管理难以适应现代社会高速发展的要求。

二、重视机关单位干部人事档案管理多媒体信息化，建立机关单位干部人事档案管理多媒体信息化系统，实现机关单位干部人事档案管理科学化、现代化

1.重视机关单位干部人事档案管理多媒体信息化人才的培养，稳定档案管理人员，加强机关单位干部人事档案管理

以往机关单位干部人事档案管理工作在实施过程中主要以纸质资料及人力管理为主的方式进行。这种以纸质为信息载体的方式限制了档案资料长期保存，人力工作方式在进行干部人事档案管理中不仅效率较低，而且在档案的管理内容上具有一定难度和局限性，很多从事档案管理的人员不愿意长期从事档案管理工作，人员流动性大，缺乏相应的档案信息化管理的稳定人才，机关单位干部人事档案管理信息化人才的培养是机关单位干部人事档案管理多媒体信息化管理建设的必要保障，在档案管理多媒体信息化进程中一定要注重人才的培养和人才的引进。一方面，机关单位领导要重视干部人事档案管理工作，设立专门的干部人事档案管理人员，稳定管理人员，加强干部人事档案管理多媒体信息化人才的培养，组织单位现有的干部人事档案管理人员到上级档案管理部门进行档案管理系统培训，加强干部人事档案管理人员思想道德教育，使从事干部人事档案管理的人员认识到档案管理的重要性，树立强烈的档案管理责任意识，进一步提升他们的档案管理能力和专业素质，更好地适应机关单位干部人事档案管理多媒体信息化的岗位要求。通过观念及思维引导的方式，对档案管理工作进行相应改良，如档案内容采用信息化载体进行传递与储存，减少管理工作的繁琐性，还可通过信息化结构的建设，使档案管理部门人员在工作上得到一定程度精简，从而降低材料费用以及人力费用的支出等。另一方面，也可以根据机关单位干部人事档案管理信息化建设的具体需要，招录具有多媒体信息化专业的人才，让这样的人才参与到单位干部人事档案管理多媒体信息化管理中来，发挥其优势运用在机关单位干部人事档案管理多媒体信息化建设中的作用，使机关单位干部人事档案管理更加规范、科学，更加现代化。因此机关单位要紧跟时代步伐，建立新时代干部人事档案管理信息化工作思维及观念，已适应信息化时代发展的需要。

2.建立健全机关单位干部人事档案管理制度，树立信息化工作思维及观念是机关单位干部人事档案多媒体信息化管理的基础

要在现代社会发展新时代中更好的将多媒体信息化信息技术运用在机关单位的干部人事档案管理工作中，必须要有一套适合机关单位干部人事档案管理的制度，建立健全档案管理工作制度以及管理制度是机关单位干部人事档案信息化管理的基础。要明确多媒体信息化技术在机关单位干部人事档案管理中的应用方向，以及建立对档案信息化管理人员的工作评价机制等。

3.加大资金投入，更新设备，建立一套现代化的机关单位干部人事档案管理多媒体信息化系统

资金是机关单位干部人事档案信息化管理的保障，单位需要加大对管理经费的投入，只有经费充足才能保证加工单位人事档案信息化管理基础设施的合理建设。机关单位要结合档案管理的实际需要和实际情况，更换不符合档案管理需求的设备，购买档案信息化管理的相关设备，为信息化档案管理奠定良好硬件基础。同时，为了解决传统档案管理工作中分类不完善、效率低的问题，提高档案应用于管理的效率，实现对档案资源的共享和有效管理，单位还需要大力提高机关单位档案管理信息化的意识，推动将信息化与档案管理的有效结合，建立一套现代化的机关单位干部人事档案管理多媒体信息化系统，提高机关单位干部人事档案管理应用水平和工作效率。

三、用多媒体信息化管理系统对机关单位干部人事档案进行科学管理和有效利用

1.多媒体信息化系统能为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息化系统建立以后，可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩廉等干部全方位的综合信息，从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式，使干部人事信息充分得到共享，提高人事任免等工作效率与工作质量。在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高干部人事信息的时效性。

2.多媒体信息化系统利用到机关单位干部人事档案管理中可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度。从而不断促进机关单位人事组织工作的科学化和现代化。

四、多媒体信息化系统在机关单位干部人事档案管理中应注意的几个问题

1.要采用规范的应用软件。实现干部人事信息的标准化及大范围内的信息共享，为此，中央组织部制定和颁发了全国组织机关单位干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。应用多媒体信息化系统管理干部人事档案，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。要使机关单位干部人事档案多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的干部人事信息服务。

2.用多媒体信息系统来进行机关单位干部人事档案管理应该有计划、分步骤、分阶段建设。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中干部人事信息资源的采集是重点，也是基础，干部人事信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作中识人、用人的全面需要，做到全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育等。准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视机关单位干部人事信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，选用一些实用的应用程序，充分利用现有信息资源。拓宽应用范围，提供更深层次的干部信息服务，针对已经形成的干部人事档案数据信息进行及时更新、核查、分析和评估，采取精细化的管理，提升干部人事档案信息的使用率，针对信息化控制智能链条不断地完善，同时运用多媒体信息化精细化管理对干部人事信息进行监控和预警，制定标准化的业务流程，使精细化信息数据的信息管理达到更高准确性，利用机关单位干部人事档案管理信息化给工作带来便利。

五、结语

基于机关单位干部人事档案信息化管理中的存在的问题，怎样建立机关单位干部人事档案管理多媒体信息化系统，多媒体信息化系统对机关单位干部人事档案管理与利用的作用，多媒体信息化系统在机关单位干部人事档案管理中应注意的几个问题，我们要用充分利用现代化、科学化的手段做好新时期的机关单位干部人事档案管理信息化工作，使机关单位干部人事档案管理多媒体信息系统真正成为组织工作中必不可少的重要组成部分，更好地为机关单位干部人事档案管理服务，这既是新时期人事组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。