浅谈大数据时代的诉讼档案管理

■ 韩卓泉

《人民法院诉讼档案管理办法》中指出“诉讼档案是国家重要的专门档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是对国家和社会具有保存价值的历史记载，是人民法院进行审判工作的重要依据和必要条件”；《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》中规定“电子诉讼档案，是指人民法院在诉讼活动中形成的、具有保存价值且应归档保存的电子诉讼文件，以及案卷归档后经数字化处理产生的纸质诉讼档案的电子版本”；《人民检察院诉讼档案管理办法》中指出“诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料”。诉讼档案伴随着司法机关的诉讼活动产生、形成，是对整个诉讼活动真实、原始的记录，涉及立案、侦查、预审、起诉和审判等阶段形成的各种形式的诉讼文件材料及有关物证材料。其中，诉讼文书是诉讼档案的重要来源，根据《辞海》(2000年版)的解释，诉讼文书是“为进行诉讼而制作的文书。如起诉书、起诉状、各种笔录、判决书、裁定书、调解书等。法律规定某种诉讼行为必须以书面进行时，这种诉讼文书就是诉讼行为有效的条件之一。该文书须按照法定格式制作，否则无效”。随着我国民主法治进程的加快，诉讼档案及诉讼档案管理在司法机关的地位和作用都愈加重要。

一、我国诉讼档案管理的发展沿革

诉讼档案管理是在尊重诉讼档案形成特点和规律的基础上，按照一定的原则和方法，对诉讼活动中形成的有价值的各种形式的记录进行收集、整理、鉴定、保管并提供利用的过程。

20世纪60年代，我国的诉讼档案管理进入了规范化管理阶段。1960年7月23日，最高人民法院、国家档案局发布了《关于全国地方各级人民法院档案管理工作中若干规定的通知》，对人民法院的档案管理中有关指导关系、立卷原则、档案的鉴定与销毁和档案移交等问题提出了指导意见。20世纪80年代，最高人民法院和国家档案局联合印发了《人民法院诉讼档案管理办法》；最高人民检察院和国家档案局联合印发了《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》等规范文件。进入21世纪后，2000年，最高人民检察院和国家档案局联合印发了《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》等。2013年，最高人民法院和国家档案局联合印发了《人民法院诉讼档案管理办法》《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，两个办法为诉讼档案管理提供了更加科学的依据，并对信息化背景下大量出现的电子诉讼档案的管理进行了解释说明和规范。2016年9月，最高人民法院、最高人民检察院、公安部联合印发了《关于办理刑事案件收集提取和审查判断电子数据若干问题的规定》，为规范电子数据的收集提取和审查判断，提高刑事案件办理质量提供了依据。

二、诉讼档案管理信息化

伴随着全球科技日新月异的发展，互联网、大数据成为时代发展的重要方向，大力推动信息化建设已成为各行各业顺应时代发展潮流的必然选择。先进信息技术的推广和应用，有力地推动了各个领域的飞速发展。司法机关的信息化建设是我国信息化建设的重要组成部分，也是司法机关一场深刻的自我革命。司法信息化是指司法机关利用信息技术，开发应用各类信息系统，打破传统工作方式，不断提高工作效率，推动司法现代化，以更好地维护社会公平与正义。司法信息化的深入发展，使得诉讼档案从形成到管理直至利用，整个过程都产生了新的变化，诉讼档案管理信息化在现代诉讼档案管理工作中愈显重要。

1.诉讼档案管理信息化阐述

诉讼档案管理信息化是指在诉讼档案的收集、整理、鉴定、提供利用等整个过程中，树立先进的信息化管理理念，全面应用现代信息技术，不断推动诉讼档案管理的现代化，以更好地实现诉讼档案管理活动的根本目标。诉讼档案管理信息化的实质就是：第一，在诉讼档案管理理念方面，树立并提升“信息化意识”。档案工作者在管理中应敢于打破原有的工作思维和旧有的工作方式，树立敏锐的信息技术意识，积极利用各种先进的信息技术，提高管理效率并使诉讼档案管理的各个环节更加科学合理。第二，在诉讼档案管理过程中，注重诉讼档案管理“全过程信息化”。各级法院、检察院等司法机关信息化水平的提升，为诉讼档案管理信息化提供了良好的土壤，同时也提出了更高的要求。诉讼档案管理应始终围绕如何利用先进的信息技术，着眼于充分发挥诉讼档案对本组织、对全社会的价值与作用，从诉讼档案的形成开始，实现信息技术对收、整、用等各个环节的全过程覆盖。第三，在具体管理方式上，实现信息技术与档案管理的深度融合。从诉讼档案管理不同阶段的目的和管理特点出发，认真分析不同信息技术的优势，在技术与管理的深度融合中，充分发挥信息技术对诉讼档案管理的促进和推动作用。

2.诉讼档案信息化的来源

电子诉讼档案，是指司法机关在诉讼活动中形成的、具有保存价值且应归档保存的电子诉讼文件，以及案卷归档后经数字化处理产生的纸质诉讼档案的电子版本。可见，当前电子诉讼档案来源于两方面：一是诉讼活动中直接形成的电子诉讼文件，即在案件办理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像等电子文件，通常包括法律文书的电子文本、电子证据、电子庭审录音录像等；二是对传统纸质诉讼档案的数字化，对于上述第一种情况，司法机关在案件审结后应按时将有保存价值的电子诉讼文件归档，并以案件为单位进行整理，对诉讼档案进行归类整理，采用规范的管理方法进行同步归档，且须采用符合国家规定的通用格式存储。此外，电子诉讼文件元数据应与电子诉讼文件一并归档，电子诉讼文件元数据是指描述电子诉讼文件的内容、结构、背景和管理过程的数据。诉讼档案归档后，移交给档案部门进行管理，以防止档案的遗失，档案部门应当配备必要的软硬件设备，对接收的电子诉讼文件进行质量检查，质量检查内容包括数据的准确性、完整性、可用性和安全性等。

3.诉讼档案信息化的整理

对诉讼档案的电子版本制作可以根据不同的案件进行分类整理，在案件办理过程中对纸质诉讼材料进行同步数字化的方式，并根据不同的编号建立数据目录，简洁明了，一目了然，便于查询，对于库藏纸质诉讼档案没有完整电子目录数据的，一般应当在纸质诉讼档案的电子版本制作过程中，形成库藏纸质诉讼档案的完整电子目录数据。对纸质诉讼档案的电子版本也应进行质量检查，检查的内容包括目录数据、图像文件以及数据挂接等。通常，采用集中数字化方式制作纸质诉讼档案的电子版本时，由档案部门牵头负责实施和管理；采用同步数字化方式制作纸质诉讼档案的电子版本时，由诉讼材料形成部门对诉讼档案的真实性、准确性、时效性，进行认真的核查，由归档部门负责电子案卷的整理合成，在归档保存纸质诉讼文档的同时，确保电子文档的归类保存，最后由档案管理部门统一监管和保存。

三、电子诉讼档案的安全管理

电子诉讼档案的管理可用先进的程序系统进行统一管理，需要时根据编码查询，电子诉讼档案查询一定要快捷、准确，其他文本档案，可采用光盘、录影带、硬盘等贮存管理。重要电子诉讼档案可以转换成纸质或者缩微胶片进行异质备份。对于电子诉讼档案进行离线存储或者异质载体备份时，制作的载体一般不少于两份，一份用于保存，另一份用于利用；制作完毕的所有载体应当形成目录，记录载体内的文件信息等内容，也可在载体或者载体盒上设置与信息系统相关联的条形码、二维码、无线射频等机读标签。信息技术部门负责为电子诉讼档案管理系统的有效安全管理提供技术支撑；档案部门会同信息技术部门共同做好电子诉讼档案的在线和离线备份工作；对离线存储的电子诉讼档案应定期进行抽样机读检查或者转存，发现问题应及时采取恢复措施。

四、电子诉讼档案服务平台的构建

档案部门应当遵循统一管理、分级审批、区别利用的原则，为利用主体提供真实可靠的电子诉讼档案。各级司法机关应当充分利用信息技术手段，深入挖掘电子诉讼档案价值，积极开展电子诉讼档案的著录和检索工作，构建完善的电子诉讼档案服务平台，比如通过在线阅览、数据传输与移转、打印输出等，扩大电子诉讼档案资源的应用范围。我国最高人民法院将信息化建设作为一场深刻的自我变革，将信息化成果应用于审判执行和法院管理的各个领域，取得了显著成效，电子诉讼档案查阅服务平台的建设不断完善；同时，利用信息系统和智能化服务，快捷便利地实现了司法程序的顺利操作，同时方便了公众的查找与利用，建立长期有效的诉讼档案标准体系建设，严格制定执行标准程序，以保障电子诉讼档案服务平台的顺利实施。

诉讼档案的信息化管理，有利于诉讼案件案卷的保存与查阅，使得诉讼档案的管理更加便捷高效，打破传统工作方式，提高工作效率，推动司法现代化，为建设法治化国家提供保障。