社会救助档案信息管理系统的建立

文/刘生辉（舒兰市社会救助事业中心）

一、构建社会救助档案信息管理系统的作用和重要性

社会救助档案信息是国家档案信息资源中十分重要的一个组成部分，是社会上各种救助工作能够顺利开展和进行的重要依据和关键保障，而且还与城乡建设中困难群众的自身利益密切相关。在进行社会救助的工作中，记录的相关数据就是社会救助档案的重要数据，也是政府部门在开展社会救助业务中的关键依据。因此，建立和完善社会救助档案管理系统不仅仅是要维护广大人民群众的合法利益，更是社会和谐发展与前进的重要基础和必然之路。只有从根本上改善民生的问题，才能够从根源上满足社会建设与发展的客观需求[2]。

社会救助档案管理系统需要严格遵守分级管理和以基层为主的工作原则，其中分级管理是指由各县级民政部门、各乡镇人民政府和各个村（居）委会组成的一个管理机制体系，所建立的社会救助档案也基本上都是给相应的内部工作人员，或者是救助人员使用的，但是极少数的情况下，也会给一部分的检察机关进行使用。而且救助信息具有很强的保密性，不会随便对外公开或是使用，这种发展现状就容易使得社会救助信息出现流通堵塞的问题，人民群众很难知晓目前社会上的救助信息的具体发展情况。而且，还会导致救助人和被救助人之间无法进行有效的沟通，所以很难达到预期的救助目标和效果[3]。

现阶段互联网技术行业的飞速发展使得社会救助体系慢慢趋向于自动化和电子信息化，社会救助档案系统在进行建立的过程中，需要把纸质信息和网络信息充分结合起来，做到同步建设和统筹设置。并且在进行社会救助的时候，必须严格按照以政府为主、相关部门配合为辅的基本原则，国家需要不断健全社会救助的模式。据悉，今后社会救助服务的举措为：一是拓宽申请受理渠道。困难群众可前往村级社会救助服务站申请，或由社会救助经办人员手持移动设备入户协助困难群众申请各项救助，有条件的困难群众也可通过手机APP足不出户完成申请，基层工作人员可通过手机APP，对已经受理的城乡低保、特困人员救助供养、临时救助等申请救助事项进行资料变更、信息完善，对低保、特困供养对象通过手机APP人脸识别功能开展动态管理，不仅有效维护信息安全，防止冒领行为的发生，也提高了工作效率，提升了群众满意度，且有效解决了边远地区困难群众无法按月或按季去街道办事处（乡镇人民政府）签到等问题，为实现民政服务对象精准化、精细化、智能化管理提供了有力保障。二是健全完善移动办公功能。通过移动设备完成信息完善、核对、入户调查、审核、审批等操作，实现在保救助对象的动态管理、上传图片、资料变更等。三是提升申请救助家庭经济状况核对能力。进一步优化核对系统，拓展核对内容，确保核对结果更加精准高效，切实发挥好核对在社会救助中的重要作用。目前，为了能够更好地响应国家的号召，提供更加便民的服务，电子信息管理系统渐渐融入社会，传统的纸质档案已经被慢慢地取代，而且电子信息化的档案系统管理方式已经广泛被人民群众所接受和认可。立足于当前社会救助档案管理信息的现状，相关政府部门应该尽快建立和完善社会救助档案管理机制，不断改革和完善信息共享功能，方便人民群众实时查看信息，并且在进行信息调用时可以提供更加便利的条件，进而更好实现信息资源的共享[4]。

二、当前社会救助档案信息管理系统中的问题及现状分析

目前社会救助档案系统在进行管理的过程中需要对管理模式加以改革和应用，进而可以提高和优化所有的档案管理所具有的完善性和安全性，让档案管理的准确性和真实性得到有效保障。但是，社会救助部门的档案管理系统在进行构建的过程中依然需要不断改革和加强，并且要能够适应当前社会的发展模式，使管理信息体制更加高效化，进而可以使整体的工作效益得到进一步提升。当前，社会救助部门在具体的实际应用中依旧存在着许多问题，比如无法把更加优质的科学技术运用在档案管理中，档案管理工作在系统升级进行相应的对接时，存在一定的现实问题，增加了档案信息丢失的风险等等。而且，档案信息资料的管理具有高度的单一性，使得数据库的信息资料对未来的社会救助工作起不到有效的指导和作用，管理部门所拥有的分配资源也需要进一步进行完善。最主要的是，档案管理系统在工作开展过程中，具有复杂性，信息量很大，而且不便于查找。每年系统都会对更多的新数据进行记录和存储，如何把新数据和旧数据进行有效的规范整理，也是目前档案管理系统中存在的一个实际问题[5]。

除此之外，社会救助部门的人力资源配置也是极其重要的一个组成部分。优质的人力资源管理可以使管理工作的创新性得到显著的改善和体现。但在实际的救助档案管理体系中，相关工作人员的组织结构存在一些问题，比如员工的年龄普遍偏大，无法进行有效的创新改变等等，这就使得管理工作中对于许多新技术的应用出现了相对的限制性。人力资源的合理配置得不到改善，对社会档案信息管理的工作就无法得到整体的提升，所以导致社会救助信息档案的管理工作存在一定的局限性。

三、促进社会救助档案信息管理系统建立的主要措施

（一）建立完整的社会救助档案信息管理、信息网络平台

要建立社会救助档案信息网络平台，首先就要明确信息网络平台的目标定位，明确根本目的是为了更好地服务于人民群众救助系统，是为了提高社会救助部门工作效率的重要举措[6]。这是一项公益事业，目的并不是要盈利，而是服务于人民群众。另一方面，还要确立社会救助档案信息管理系统的具体方法，结合各个地区的社会救助部门，连接地方上级部门，让地方和上级部门的社会救助信息系统之间能够进行有效的沟通和应用。一旦全国的社会救助档案管理系统达到了统一，那么社会救助工作就会成为系统性的利民工程，进而就能够得到更多社会群众的信任和支持，而且社会救助档案信息管理系统也才能最大限度上真正去发挥自身的功能，成为可以真正提高人民生活质量的一项有利的建设工程。

（二）提高档案信息管理工作人员的专业技能水平

提高档案信息管理工作人员的专业技能可以从前期的人力资源招聘开始，从最初的能力进行严格的质量把关，对相关工作人员进行有针对性的定期培训，把社会群众的实际需求作为出发的标准，进行有目标、高质量的技能培训，使工作人员对国家社会救助事业的现状和未来发展充分了解和认知，并且对自身的工作岗位职责进行相应的补充和说明[7]。另一方面，社会救助部门需要对拥有专业档案管理技能的人才加以重用，引导档案管理人员，端正工作态度培养认真、负责的职业精神，通过强化档案管理人员的专业技能来提升管理工作的质量和水平。

此外，社会救助部门要加强对档案管理工作人员的教育培养，提高工作人员对救助人员档案负责工作的认知和重视程度，让工作人员意识到这是对救助人员自身合法利益的重要保障，也是国家实现社会救助制度的必要途径。

（三）对档案管理信息平台的软件和硬件设施进行及时优化

档案信息在进行管理和维护的过程中，需要及时地进行综合性优化，一般是要对档案管理所用的软件和硬件设施进行优化处理。软件设施可以减少工作过程中复杂的档案查询的步骤，提高工作人员在进行社会救助工作时的工作效率，使工作进行的更加快速和顺利；而硬件设施可以保证社会救助工作中处理档案的速度和效率问题。良好的设施条件可以对社会救助工作的工作效率产生直接的影响，当然，也同样需要足够的资金来支持，所以政府部门对此高度重视和关注，满足社会救助部门工作需求，建立足够大的、优质的网站服务器，而且要实时进行更新和维护，避免档案信息或是数据信息丢失的情况。

此外，还需要请专业人员为社会救助部门的档案信息管理软件系统进行专业的设计，设计要求具有特别高的统一性和安全性，一旦出现档案信息泄露或是数据信息的丢失，都会影响到社会部分群体的正常生活，所以必须要有足够的安全性和保障性。与此同时，还可以根据社会救助中心工作人员的实际需求制定相关的功能特性，提高档案处理工作的效率，进而提高社会救助水平，达到真正意义上提高人民生活质量的发展目标[8]。

四、结语

社会救助制度是国家对民生关怀的体现，通过建立一个科学的社会救助信息档案管理系统，可以极大程度上减少社会救助部门工作人员的工作量压力，有助于提高工作人员的工作效率，促进人民生活水平的大幅度提升。纸质电子双保险的制度，使得档案管理工作更加便捷、可靠，而电子档案的管理是多元化的，既能够对文字进行存储，也能够对图片、音频、视频进行存储，丰富了档案存储的多样化，扩大了档案记录的范围。此外，为了有效贯彻和落实社会救助体系制度，政府部门还应当及时更新相应的档案信息和数据，保证档案信息的实效性和完整性，进而更好地为社会救助事业发展，提供相应的、合理的现实条件，为做好社会救助工作做出应有的努力和贡献。