实现街道档案管理科学化的有效措施探讨

文/王延田（邹平市好生街道办事处）

近年来，随着我国城镇化进程持续加快，街道办事处的衔接作用日趋突出，继而使相关部门及单位对街道办事处档案管理工作提出了全新的要求及标准。需认识到的是，街道办事处档案管理工作不同于其他部门的档案管理工作，其档案资料内容普遍是对以往工作的经验总结，这意味着做好街道办事处档案管理工作，有助于前段工作的追溯，并为后期相关工作提供有效信息支持[1]。与此同时，即便近些年我国各地区街道办事处的规模持续扩大，档案管理水平得到一定程度的提升，但是在具体管理期间仍存在较多的问题亟待解决，例如：基础设施匮乏、管理机制不够健全、管理人员素质参差不齐等，这些问题会在不同程度上影响街道办事处档案管理的工作成效。因此，从街道办事处档案管理工作的科学化及质量提升角度考虑，本文围绕“实现街道档案管理科学化的有效措施”进行分析研究具有重要意义。

一、街道办事处档案管理科学化的必要性

档案管理是街道办事处的一项基础性工作，且为街道办事处行政管理工作的主要组成部分。街道办事处的档案资源能够真实反映居民的日常生活情况，还能为街道居民合法维护自身权益提供有力凭证。因此，做好街道办事处的档案管理科学化工作至关重要[2]。街道办事处档案管理科学化工作，能够确保档案资料得到规范妥善的存储、管理、利用，有助于加快城市精神文明的建设进程。此外，街道办事处档案管理科学化，能够使街道各项管理机制得到有效完善，使档案资源的应用效率提升，使街道工作深化改革进程得到有效推进。由此可见，无论是从城市管理发展层面考虑，还是从街道办事处整体工作科学化及质量提升层面考虑，开展街道办事处档案管理科学化工作均显得非常有必要。

二、街道办事处档案管理现状问题分析

近些年来，国内大部分地区街道办事处相关工作人员能够认识到档案管理科学化工作开展的重要意义，但在实际工作开展期间，仍存在一些有待解决的问题。

（一）基础设施匮乏

街道办事处不同于其他部门，普遍存在资金紧张的问题，各级部门对街道办事处档案管理工作的重视程度有待提升，档案管理的工作条件环境相对简陋，配置的基础设施明显不足，比如所需计算机或档案柜不足等。随着社会经济的快速发展，以往简单的档案管理设备已难以满足当下社会对街道办档案管理工作的要求，不及时更新档案管理的基础设施，会影响街道办事处档案管理工作效率及质量，难以充分发挥档案资源的利用价值。

（二）管理机制不够健全

目前普遍存在管理人人员对档案管理工作认知有偏差，重视程度不足，使档案信息搜集、整理、归纳等环节缺乏相应的管理机制，难以规范人员的管理行为，使街道办事处档案管理工作流于形式，难以取得显著的管理成效。街道办事处档案管理部门内部结构相对松散，相关工作人员的职责及任务划分不够清晰、明确，易出现各种管理失误问题，致使档案资源的利用率受到影响。

（三）管理人员素质水平有待提高

街道办事处档案管理工作有一定的复杂性、专业性及特殊性，档案管理岗位对管理人员综合素质及工作能力的要求相对严格。同时，街道办事处档案管理工作难以凭一己之力完成相关管理任务，需组建复合型的档案管理人才队伍，否则难以保证档案管理工作的效率及质量。需注意的是，受街道办事处自身对档案管理工作重视程度的影响，档案管理岗位的薪资待遇标准相对滞后[3]。此外，街道办事处档案管理人员招聘通常采取面向全社会进行公开招聘的方式，但易增加档案管理岗位从业人员的流动性，岗位人员的稳定不足，加上档案管理人员素质水平参差不齐，街道办事处档案管理工作的质量难以得到有效保证。

三、实现街道档案管理科学化的有效措施

（一）更新档案管理理念

创新管理理念是实现街道办事处档案管理科学化的前提条件，在实际管理工作中，街道办事处需树立现代化档案管理理念，逐步改变以往“重藏轻用”的管理理念，融入创新理念，使档案管理模式向社会化、网络化方向转变[4]。具体而言，需做好档案信息的整理工作，形成系统性的档案信息资料，并充分发挥档案信息的作用，将档案信息的应用价值充分体现出来。要满足社会大众对档案使用需求，重视档案信息的加工处理，从根源上认识到提高档案资源利用率的重要意义，在提高档案管理效率的基础上，进一步提高档案资源的利用价值。

（二）健全档案管理机制

为了提升街道办事处档案管理的工作效率，需以档案管理的总体流程为切入点，搭建切实可行、规范健全的档案管理机制。具体而言，需做好街道办事处档案信息的搜集工作，强化档案管理部门与其他部门之间的深度联系，确保彼此之间相互配合的有效性，并明确划分档案资源的搜集流程范围，必要时引进合理科学的奖惩机制，规范约束档案工作人员的行为。与此同时，需持续细化街道办事处内部档案管理人员的工作职责及任务，引领档案管理人员了解自身岗位所承担的责任，有效规避档案管理问题的发生，进而达到全面系统管理档案资源的目标。要确保档案材料的归档、处理工作节奏一致，保证街道办事处各项工作与档案管理之间有效衔接，促进街道办事处各项工作科学化水平及质量的协同提升。此外，要对街道档案管理工作体系加以完善，明确责任分工。加强与上级区政府、社区、驻街单位的密切联系，建立良好的信息互动机制，使各部门在街道档案管理工作中发挥出自身的职能作用，为街道档案管理科学化提供充分有效的保障支持。

（三）创新档案服务方式

在实际管理过程中，街道办事处要改变原有的档案管理服务模式，融入创新意识，遵循为人民服务的基本理念，拉近与街道居民之间的距离，除涉及相关机密信息、需特殊管理的部分档案信息外，均推行资源数据共享的服务机制[5]。要立足街道居民的共同需求，向街道居民提供有针对性的查询服务，提升街道办事处档案管理的专业化及科学化水平，突出街道档案管理工作的区域特色。街道办事处还需合理规划、科学利用对外公开的档案信息，招募思想政治素养过硬、具备档案管理经验的专业人才，组建完善的志愿者服务团队，以此减轻街道办档案管理工作的压力。对于新时代的街道档案管理，有必要构建健全的服务反馈机制，使档案管理部门的服务意识得到有效提升，对各方意见或建议广泛听取并采纳，以街道居民的档案使用需求，对档案服务路径进行合理拓宽，形成专业化、科学化的档案服务工作渠道，使街道档案管理工作的有效性及科学性得到全面提升。

四、提升档案管理人员素质

档案管理人员肩负着管理街道办事处档案资源的主要职责，在提升档案管理人员素质的基础上，才能够提升街道办事处档案管理工作的效率。因此，针对在岗的档案管理人员，街道办事处可通过定期组织讲座、聘请专家前来展开培训活动等方法，使档案管理工作人员的能力得到有效提高。

另一方面，对于新晋的档案管理人员，侧重考核档案管理专业水平，比如是否具备档案管理实践能力、现代化信息技术使用能力是否达标等，通过岗前培训，使新晋档案管理人员能够充分掌握档案管理现代化技术，比如防火墙技术、安全密钥技术、档案信息系统管理技术等，使新晋档案管理人员的档案管理技术能力得到有效提升[6]。此外，街道办事处还需加强对档案管理人员的思想政治教育，注意规避裙带关系，并适当提升街道办事处档案管理人员的薪资待遇，激发档案管理人员的责任，从而使街道办事处档案管理工作效率及质量得到全面提升。

五、结语

综上所述，街道办事处档案管理科学化工作至关重要，但仍存在一些有待解决的问题。因此，有必要及时转变档案管理理念，健全档案管理机制，并创新档案服务方式，进一步提高档案管理人员素质水平，以此使街道办事处档案管理科学化工作目标得到有效实现，并促进街道办事处档案管理工作效率及质量的全面提升。

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档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。

由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。

档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。

它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。