浅谈高校毕业生档案转递工作的优化策略

文·陈康 秦瑶

高校毕业生档案是对学生成长轨迹、学习经历及社会实践能力的详细记录和真实反映，是学生个人素质和综合能力的权威见证，是用人单位全面了解、考察、选拔人才的重要依据，对实现人力资源优化配置、加快人才队伍建设具有重要意义。档案转递作为档案管理中必不可少的重要环节，对档案实际效用的发挥起着至关重要的作用。但长期以来高校毕业生的档案转递存在着不及时、不准确、不规范等各种隐患，影响了档案效能的充分发挥，亟需各方面加强重视，共同努力，确保高校毕业生的档案形成准确无误、转递及时高效。

一、高校毕业生档案转递中的问题

（一）档案转递不及时

目前，高校毕业生的就业形式呈多元化、自主化态势，用人单位多半依靠学生档案来识别人才、决定去留，因此学生档案在就业中成为用人单位必看的凭证依据，特别是体制内单位的“逢进必审”，更让学生档案的作用日趋重要。但在实际工作中，一些高校对毕业生档案的转递不够重视，导致档案转递不及时、不快捷，甚至滞后于用人单位对学生录用的考察时限，影响了学生入职手续的办理，也降低了用人单位的新人录用进度，严重损害了毕业生的切身利益。

（二）档案转递方式随意

有些高校在学生档案转递中，不严格执行国家有关档案转递的相关规定。比如转递档案时不开具档案转递通知单，导致无法获取接收档案单位的“档案回执”，一旦档案转递出现问题，无法查询档案归属以及档案的去向。比如有时受时间、人力、财力等方面的限制，将档案交由学生本人自行带走，导致许多档案因学生工作的不稳定而变成“死档”；或通过普通的快递公司转递，导致档案的安全保密性受到危害。

（三）对档案接收单位的权限认识不清晰

我国高校毕业生档案的最终走向可分三种形式：一毕业生已就业，且就业单位有人事档案管理权限的，学校应根据三方协议或报到证将档案转递至用人单位；二毕业生已就业，但就业单位没有人事档案管理权限的，学校应将档案转至为用人单位办理人事代理业务的服务机构；三毕业生未就业的，学校应将档案转至生源地或户籍所在地的人才服务中心。高校应根据以上三种方式进行学生档案的相关转递。但在实际工作中，因学校对学生毕业后档案的归属问题宣传不够，很多毕业生将用人单位和档案接收单位混为一谈，向学校提供了错误的档案接收单位，导致档案无法正常转递、不能正确接收。

二、高校毕业生档案转递问题的原因分析

（一）毕业生档案转递任务艰巨

随着高校招生规模的不断扩大，在校生数量日趋增长，每年需要转递的学生档案数量庞大，且转递时限集中。由于高校专职档案管理人员较少，归档工作都是由辅导员和学生共同完成，他们平时忙于自己的工作和学业，不能随时整理移交学生档案，多半在毕业前夕向档案部门进行大规模集中移交，既增加了档案部门检查审核档案的难度，也阻碍了毕业生档案按时转递的速度。

（二）高校毕业生档案意识薄弱

据统计，目前约四成人属于无档案着落的“弃档族”，“弃档”问题对于进入工作单位的毕业生而言危害巨大，会直接影响到毕业生以后的工龄认定、职称（务）晋升、社保缴纳、退休待遇等相关利益，但许多毕业生对此没有足够的认识，以为“人事档案无用或可有可无”，所以到单位报到后，不及时查询自己的人事档案是否完整准确、是否已转递到位，导致以后升职加薪需要使用档案时常后悔莫及。

（三）高校档案信息化建设落后

目前，许多高校档案管理信息化程度不高，学生档案的收集整理归档还处于手工阶段，毕业生的档案转递也需要人工操作，比如毕业生档案的信息统计需要人工查询，档案转递通知单和转递机需要手工填写，这些传统的手工管理模式在庞大的毕业生档案数量和紧迫的档案转递时间面前显得力不从心。

三、优化高校毕业生档案转递工作的策略

（一）健全完善毕业生档案转递制度

高校要通过制定完善的档案转递制度，确保档案转递的安全性、准确性和及时性。比如实行严格的档案收发登记制度，高校要对转出档案做好登记并开具档案转递通知单。用人单位要对转入档案进行认真核实，确认无误后签字盖章并寄回回执单；对未按规定转递的档案，可以拒收退回。比如建立档案转递工作的考评制度和反馈机制，对学生档案转递是否安全、准确、及时，档案转递情况是否有效追踪，“档案回执”是否及时收集归档等进行分析考评，不断研究总结档案转递工作中的问题和经验，不断提升档案转递工作的规范性和高效性。

（二）提高对毕业生档案转递工作的认识

高校档案管理人员作为毕业生档案转递工作的直接参与主体，要树立正确的责任意识和服务意识，积极争取领导的重视和各部门的支持，认真剖析毕业生档案转递工作中出现的问题，并研究出台精准的解决措施。要在档案业务培训中，加入档案转递工作培训内容，提高毕业生档案管理人员的知识水平和业务能力，确保高质量完成毕业生档案的转递工作。要加大宣传力度，提高高校师生的档案意识，使其充分认识到毕业生档案对维护个人权益、促进人力资源开发具有的重要作用，形成层层重视人事档案、人人关心人事档案的良好氛围。要通过开设档案知识教育课程，举办档案知识宣传周、档案知识竞赛答题等活动，让学生们通过学习增长见识，通过练习增加本领，自觉维护档案的真实性和转递的准确性。

（三）实现毕业生档案信息化管理

要坚持“让学生少跑腿、数据多跑路”的思路，利用高校大数据平台建立档案管理智能管理查询系统，实现毕业生档案自动归档整理、自动检索查询，并随时监控毕业生档案的转出、接收情况，减少毕业生档案转递过程中档案遗失、损毁的概率，减轻档案管理人员的负担，确保毕业生档案转递工作高效快捷安全。