关于基层档案管理工作现状的分析研究

阎鑫

（高密市人民政府朝阳街道办事处，山东 高密 261500）

应该了解到，做好档案管理工作，对基层单位事业发展而言，起到了至关重要的作用，因为档案资料中汇集了基层单位开展各类工作的指导思想和工作业绩以及操作经验等，这会给单位未来决策部署和实施起到借鉴作用，有益于单位不断的改进各项工作，实现可持续发展。新时期背景下，档案管理工作在时代变化下也在不断的变化，日渐从之前的手工处理文字档案转变为信息化档案管理模式，进一步促进了档案信息共享。但纵观现状不难看出，很多基层单位的档案管理工作中，仍旧存在着诸多弊端与不足，这些问题存在均限制了档案工作的开展，因此必须要采用行之有效的办法去处理，要让基层单位档案管理工作走上常态化、高效化、正规化的运行轨道。

一、基层档案管理工作现状分析

（一）管理意识薄弱

基层单位管理工作开展中，常会出现各式各样的问题，若工作人员不能予以处理和控制，管理意识不足，那么工作必定难见成效。现在的基本情况，基层单位内部的档案管理人员，普遍对该项工作的重视度偏低，在日常工作中忽视了档案管理，在上级突击检查时敷衍了事，走过场、走形式的现象屡见不鲜。正因为档案管理人员没有对档案工作加以重视，再加上领导对档案管理漠不关心，上级对下级的管理力度显著不足，这就会造成档案人员消极怠工，进而阻碍了基层单位管理工作的正常进行。

（二）人员素养不达标

现如今，社会对各大企事业单位的人员素质提出了更高要求，岗位从业者不仅要具备充足的专业知识，还要具备优秀的实操能力，譬如计算机操作能力。唯有工作人员知识面广、专业能力强，方可从容应对各种问题，工作处理能力才能变得更强，才能为单位的发展贡献力量。现在大部分基层单位的档案管理人员，综合素养均有待提升，并且档案管理人员基本上都是身兼数职，工作通常都较为繁杂、琐碎，这就会导致其在一定程度上忽视了档案管理工作。即便是专职档案管理从业者，往往文化素质也不是很高，难以利用先进的信息化技术去融入本职工作。再加上档案工作岗位人员流动性大，职位更换频繁，新入职的人员没有经过培训便直接上岗，由于未能熟悉档案管理业务，所以实际操作中必定会频发各类问题。

（三）资金匮乏

基层单位通常都会将资金投在到建设中，再加上对档案管理工作的轻视，就不会在档案管理工作中投入大量资金。基于此类背景下，档案管理人员的薪酬待遇、福利奖励以及工作设施等均会受到影响，长期下去就会造成人员外流、人员素质良莠不齐的情况出现，进而严重影响了单位档案管理工作开展。若资金匮乏，就难以引进先进且齐全的设备，后期必然会严重限制档案信息的保存及共享，单位管理层和各部门之间的工作便会不通畅，若是缺乏良好的沟通，那么档案工作的压力就不断增大。

（四）档案信息管理格局未形成

现代化管理技术均融入了先进的科技要素，档案管理不外如是，声像档案管理融合现代化信息技术，其与传统文本管理形式有别，前者可以更好的保存信息，并且可以有效防止档案遗失。但现在的基层单位在进行声像档案管理时，未能建立起一个系统化的操作程序，档案细分不理想，进而就会造成档案管理工作处于长期紊乱的状态，难以实现有效的档案管理目标。

二、基层档案管理工作改进办法

（一）档案管理意识创新

大部分基层单位中的领导，之所以轻视档案管理工作，是因为档案管理难以给单位带来可观的经济效益，并且一旦发生单位利益受损事件，基本上不会采取根本性的办法去处理问题，而是问责职员、解雇职员。所以，旨在更好的处理上述问题，加强领导对档案管理工作的认知显得尤为关键和重要：

第一，需加强领导对档案管理工作重要性的认知。要让领导者真正实施到档案管理工作事关单位机密性文件管理，同时也关系到全员的利益。

第二，需加强档案管理人员的工作意识。若想最大限度上提升基层单位档案管理工作水平，就务必要全面提升档案工作人员的专业素养以及其对本职工作的认知，此时可采取模拟演练和专业培训等多种方式去加强工作人员素养教育和培训，强化工作人员的档案管理意识，进而使之尽职尽责，为单位各项工作的发展所服务。

（二）做好宣传工作

身为基层单位领导者，要对档案工作加以重视，在了解档案工作重要性的基础上，将档案工作纳入到日常管理程序中来，之后可通过组织会议、电视网络、报刊展览等多样化方式，加大对档案管理工作的宣传力度，旨在让档案管理工作深入人心，唯有单位全员对档案工作拥有着全面、深度的认知，才能使得档案管理人员的工作主动性、工作积极性得到大幅度的提升。另外，要做好档案工作的总结与汇报，单位要针对档案部门的重大会议以及活动等给予全力支持，如此才能带动其他员工一同支持单位的档案管理工作。

（三）加强人才建设

若想做好基层单位档案管理工作，人才建设则是最为关键的一环。新时期的基层单位，务必要建立一批技术硬、素养高、能力强的档案管理团队，之后在此基础上对新老员工进行档案管理知识、技术的培训，使之工作效率得以增强，并树立起高度的责任心和使命感。另外，基层单位要注意减少人员流动，防止优秀人才外流，就档案管理工作者而言，我们一定要为其缔造一个良好的工作氛围，如此方可使档案管理工作得到有条不紊的推进。

（四）优化工作方式

对档案管理予以完善顿显关键，首当其冲便是要深度加强对档案管理工作的监督力度，立足于本单位发展的实际情况，找出重点问题所在，之后在此基础上对档案管理细节予以规范，进而全面提升档案管理效率。在此期间，基层单位要对档案管理工作手段和方式加以创新，譬如创建数字化档案室等，如此便可让档案工作更具效率，使其更好的为基层单位的各项发展所服务。除了上述方法外，档案管理工作者还要灵活使用信息化技术，用先进科技去处理档案工作中的各种问题，使用计算机技术去全面保护、利用档案资源，让档案的价值彻底发挥出来。

（五）制度改革

基层单位要在充分认识到档案管理重要的同时，制定出正规且完善的档案管理制度。需根据我国档案法律法规的相关要求，制定出一套行之有效的档案收集方案，并要明确档案存档范围以及保管期间，并要建立集鉴定、收集、归类、检索、保存、调用、统计、剔除于一体的档案制度，明确档案保密要求和设备维护规定以及突发事件处理办法，要求在职人员格尽职守，并要定期检查档案管理工作动态，最大限度上调动档案工作者的积极性、主动性，保障工作人员按时保质的完成任务，实现档案有效分类、整理、组卷、存放、共享之目标。

结束语

总的来说，随着国内基层单位的不断改革和发展，档案管理工作也开始面临着诸多新问题。现在，基层单位档案管理工作的核心便是创新工作模式、提升档案工作水平，就管理意识薄弱、人员素养不达标、资金匮乏、档案信息管理格局未形成的基本现状，要通过档案管理意识创新、做好宣传工作、加强人才建设、制度改革等方式方法，全方位、多角度的提升基层单位档案管理工作水平，进而为基层单位未来的可持续发展提供坚实保障。