探究信息技术在事业单位档案管理中的应用

王钰 王亮

（通辽市地方病防治站，内蒙古 通辽 028000）

信息技术是事业单位档案管理工作中非常重要的手段之一，事业单位在开展档案管理工作时需要坚持与时俱进的管理理念，关注各种现代管理技术的应用以及灵活调整，切实实现信息技术与事业单位档案管理工作之间的紧密结合，才能突破传统管理模式的束缚，更好地提升档案管理水平。经过多年发展，事业单位运用信息技术管理档案有了长足的进步，也出现了一些问题，需要引起我们的重视，并采取有效对策，认真加以解决。

一、信息技术应用在事业单位档案管理的意义

（一）降低档案管理成本

通常，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。

（二）提升档案管理效率

数字档案管理的功能在于实现档案的及时归档，满足不同用户的需求。如对各单位而言，人事档案都属于档案的重要组成部分，涉及人员的招聘、调入、考核管理、调离、退休等信息，是单位开展人力资源管理工作所不可或缺的。如果采用传统的人工管理方式，都需要办理归档手续之后才能进行信息的查询利用。而在应用计算机技术之后，档案录入后即可在线归档，效率得到提升，我们通过数字化档案就可以即时、准确地了解有关人员的当前信息。

（三）提升档案利用效率

过去，档案以纸质载体为主，所需存储空间庞大，往往保存在档案馆、档案室等处，这就给档案利用者带来了诸多不便。而利用计算机技术以后，档案实现了数字化，其特征在于高效、便利，使用者能够借助网络快速、准确地找到自身所需求的信息资料。使用者节省了到现场查档的时间，可以利用系统的检索功能，摆脱档案利用的时间、空间限制，能够随时随地进行档案查询，从而提升了档案的利用效率。当然，这也对档案的安全性造成了一定的挑战。

二、事业单位档案管理的问题

（一）缺乏先进的档案管理观念

目前，部分事业单位还在以一种传统的思想观念看待档案管理这件事，为了减少单位的用工成本，部分事业单位聘请的档案管理人员年龄往往偏大，对于新鲜事物的接受程度差，会先入为主地认为信息技术没有传统纸质档案管理的安全度高，缺乏对信息技术的重视，使得信息技术在档案管理中的应用效果不够明显。但人总是会犯错的，传统的以人工手段处理档案管理的方式，极易因人员疏漏而造成档案数据或档案信息遗漏，甚至可能会导致档案信息失真。

（二）系统化的电子档案管理不够

由于电子档案管理工作的难度偏高，包含的细节要素较为复杂，许多事业单位开始以信息化电子化为目标，充分彰显档案管理工作的重要作用以及优势，促进这一工作的现代化发展。但是大部分事业单位的档案管理工作还只是停留在简单的存储、逻辑归档以及网上查阅，忽略了对管理系统的进一步开发以及利用，没有充分体现相应的作用。同时，规范化以及系统化的档案信息化管理水平较差，对于办公系统设计来说，档案管理系统设计工作不够理想，有一部分功能比较简单，存在许多缺陷，导致档案管理系统所发挥的作用十分有限。

（三）“互联网+档案”信息资源亟待有效整合

2018 年6 月，国务院印发《进一步深化“互联网+政务服务”推进政务服务“一网、一门、一次”改革实施方案》，要求加快构建全国一体化网上政务服务体系，推进跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理和服务。我国档案信息资源都是分散保存在不同的档案馆中，不存在统一管理所有档案信息资源的中心机构。因此，要实现档案跨馆利用，首先就要将分散的档案信息资源进行整合，但由于各档案馆之间的支撑软件、技术规范等不统一，从而导致档案信息资源整合难度大，需要耗费大量的时间和精力。各省档案馆虽然逐步建成以信息化为核心的档案信息管理系统，基本实现收集、归档、保管、利用和电子化存储，但在跨馆、跨行业服务、区域数字档案信息整合共享等方面空白较多，从西部地区来看，各级档案机构跨界融合、馆（室）际、部门之间资源整合力度不够，“互联网+”大数据、区块链等新技术的嵌入亦不成熟。

三、信息技术在事业单位档案管理中的应用措施

（一）提升档案管理人员信息素养

作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。

（二）加深对档案管理信息化的认知

1.档案管理工作人员应注重基础性工作，严格按照不同档案搜集整理及分类要求，注重按标准进行分析研究，加强对整个档案管理质量的控制及协调，及时修订不合格的标准，确保档案管理工作的有效性、科学性和严格性。2.以规范化、标准化意识的树立为基础，构建完善的培训机制。档案管理工作人员需要定期接受专业性考核，并参加培训，全面提升自身的职业素养及信息技术能力，真正意识到信息技术的使用价值以及作用，灵活利用信息技术，提高工作能力和水平。

（三）充分落实档案管理制度

事业单位应严格按照《档案法》的要求制定健全完善的档案管理制度，并加强对相关人员培训的重视，帮助工作人员树立正确的档案管理观念。同时需将合理应用现代信息技术纳入其中，使其以制度的形式来规范档案管理人员的工作，让档案管理人员的工作向标准化程度迈进，促使档案管理工作质量及效率得到提升。这样一来档案管理工作也会更加具有层次性，如此当有问题出现的时候，工作人员也就更容易找出问题的根源，从而及时采取有效措施解决问题，让档案管理工作更加有条不紊地进行下去。与此同时，事业单位还要加强档案管理工作的监督力度，并建立完善的考核制度，将档案管理工作和薪资待遇挂钩，以激发档案管理人员工作热情及积极性，促使工作人员以更高的热情、更积极的态度来投入工作。如此才能更好地提高档案管理的工作效率。

（四）对档案信息实行共享管理

现如今，我国的信息技术已经发展得越来越成熟，其中“云技术”作为信息技术中的一项重要内容，在很多领域都得到了广泛的应用。而且随着科技的不断发展，手机、电脑等电子设备都有了可以进行云端传输的接收口，所以将“云技术”中的某些功能应用到档案管理中对于事业单位来说是非常有利的。因此，为了更好地实现档案信息的共享，各级政府可建立起相应的档案数据库，做好各环节档案信息数据库的检修及维护工作。同时各有关区域内的事业单位也可通过政府建立的档案信息数据库进行自有档案信息数据建立及维护，档案管理工作人员可以利用“云技术”中的云共享功能，让档案信息在事业单位内部实现共享，这样档案信息就可以及时被上传到云端，避免了档案信息在相关部门的停留时间过长，从而避免档案信息泄露，提高档案管理工作的质量。实现以政府建立的档案信息数据库位云端支撑的集云端于一体的管理模式，从分应用“互联网+”的管理理念，提升管理效率。

结束语：作为现代化档案管理系统中的重要组成部分之一，信息技术直接影响着事业单位档案管理工作的有效开展及创新。当部分事业单位应用模式不够科学、不够合理时，应该提高事业单位以及档案管理工作人员对信息技术科学应用的认识，确保信息技术在档案管理工作中的有效运用、实施和改革。档案部门及其工作人员应该进一步调整管理策略和管理模式，着眼于新的社会大环境，更好地将信息技术运用于事业单位档案管理工作中。