高校人事档案信息化管理研究综述

任硕实

（河北政法职业学院,河北 石家庄 050061）

高校档案管理一直以来主要采用传统的纸质档案管理模式。部分企业及组织正在尝试档案信息化管理，目前仍处于初步探索阶段，尚未建成可以使用的信息档案管理体系。相对于传统纸质档案来说，电子档案具有节约成本、节省空间、安全性高、长久存放等优点。信息档案应用于高校档案管理中，方便对数据进行有效管理，使高校在人事管理过程中可以随时查看档案，大大提高了工作效率。

一、高校人事档案信息化管理的必要性

在信息化建设的新时代，高校对信息的需求空前增长。高校的各项工作都要在充分、准确的信息基础上进行。只有获得完整、准确、全面的信息，才能做出正确的决策。高校档案作为一种重要的信息资源，也越来越受到人们的重视。这不仅是高校档案事业发展的良好机遇，也是一个巨大的挑战。

在信息化建设的新时代，信息对于高校越来越重要。高校所有工作的进行必须在掌握充分、确切的信息后方可进行。因为想要做出正确地、有益于学校发展地决策，就必须依托于准确、全面的信息。高校档案是重要的信息资源的来源，越来越受到人们的重视，这对于高校档案事业的发展具有推动作用，同时也是进行信息化改革的一次挑战。由于原始档案具有不可替代的扁平性，长期以来人们在档案实体的收集、整理和保管上投入了大量的精力和劳动，却忽视了档案信息资源的组织和管理。在社会信息化的过程中，档案管理的内容也在逐渐发生变化，即从对档案实体的管理逐步向对档案信息的组织和管理转变。然而，现实中，许多高校的档案管理工作依然采用传统的纸质档案形式。信息管理水平与现代高科技水平相差甚远，现代信息、网络和高效检索技术的快速发展没有得到充分利用，严重制约了高校档案信息管理工作的发展应用，阻碍了档案工作的整体水平的提高。

因此，目前高校所使用的档案管理办法、理念、模式与信息时代高校的发展显得格格不入。推进高校档案信息管理已成为新时期高校档案事业发展的必由之路。如何解决高校档案信息管理中存在的问题，并提出有效的措施，已成为一个值得思考、探索和研究的重要内容。

二、信息化档案管理存在的问题

（一）高校信息化档案的保存与安全方面

高校档案信息化管理过程中，有管理人员全面负责数据的录入、整理、检索等。因此，在实际管理工作中，要及时对系统进行维护和更新，由于涉及人员多、系统多，容易从不同角度发生纸张泄漏，一些信息文件在输入时会泄漏或丢失。另外，在信息化的档案管理过程中，需要保障网络环境的稳定以及安全，如果档案管理人员不注意电脑的安全应用，电脑就会感染病毒或黑客，这种情况会导致文件内容的丢失、泄露或篡改，影响其可行性和真实性。

（二）管理模式、管理意识方面

目前，我国高职院校大多仍采用传统的管理方法对人事档案进行管理，缺乏信息管理意识。然而，我们没有充分认识到人事档案管理在高校发展中的重要作用，这使得人事档案管理的发展更加片面。因此，造成硬件设施不达标，人员配备不到位，极大地降低了高校人事档案工作的效率。

（三）管理人员综合能力方面

目前，我国高校档案管理工作存在着档案管理人才匮乏、人员素质不高等问题。通过对相关文献的研究，可以看出高校人事档案管理人员存在整体素质不高，缺乏服务意识、创新意识，知识结构不合理等问题。因此，档案管理方面的人才队伍建设存在着许多问题。当前，人事档案管理人员的整体素质不高，与信息化发展存在较大差距。近年来，一些高校虽然引进了计算机、信息管理、档案等专业方面的人才，但具备这两方面知识的复合型人才却屈指可数。

三、高校加快人事档案信息化改革的实践路径

（一）建立人事档案信息化安全保障体系

人事档案信息不仅对权威性和保密性有较高的要求，同时对信息来源的真实性和储存的安全性也有特殊的要求，安全问题是人事档案电子化最需要保障的问题。如何解决计算机本身的不稳定性和网络的不安全性成为人事档案电子信息化的难点。存档信息必须妥善保管，一旦丢失或泄露将会造成不可挽救的损失。因此，人事档案实现信息化的最重要方面是，其必须具备独立的操作系统，才能充分保障档案的安全性和保密性。其次，按照部门不同的工作内容，相应开放不同的使用权限，充分做好安全的基础管理工作。人事档案想要实现信息化的发展一定会面临着安全方面的风险以及隐患。保密性是人事档案管理最重要的原则，所以档案管理中要注重安全规范操作和保密原则，严格规范人事档案信息的查阅、共享、存储、处理等重要环节和流程，避免非法复制人事档案的可能性和可行性。

（二）创新档案现代管理理念

人事档案作为高校档案管理的重要组成部分，要着力引进创新理念，建立具备现代管理理念的队伍，充分为档案信息化建设奠定思想基础。首先，档案管理人员必须具备一定的管理基础和丰富的工作经验，核实所有重要信息，保证准确无误；其次，构建基础数据库，确保各职能部门能够联系到，用来存储全校教职工的一些情况数据，比如：个人基本信息、工作信息、家庭信息等，通过信息平台文件存储有效地分类，进而提高信息集成质量和工作效率；最后，将信息化改革目标与绩效管理指标挂钩，完善奖惩制度，通过制度管理将档案信息管理改革目标量化。同时，加强对信息化改革重要性的宣传和引导，使管理者在创新理念的指导下，树立现代管理理念，调整档案工作模式。

（三）组建高素质档案管理团队

高校档案管理队伍担任着有效实施信息建设目标的实践者和指导者。高校信息化改革的实效性很大程度上取决于高校档案管理队伍的专业能力、信息素养和工作理念。因此，高校应以发展和改革的需要为中心，注重复合型人才的培养和引进，将加强管理队伍的专业化培养作为重中之重。同时，高校领导应将档案人才队伍建设纳入内部整体发展规划之中。通过进一步研究现代档案信息管理与传统管理存在的不同之处，结合人才培养的长远目标，建立一支由专业人员构成的高素质工作队伍，从而建设科学的档案管理体系。一方面，高校应加大人才培养和引进渠道，组建专业化的教育、科研和管理队伍，培养高层次人才，带动和领导人才队伍建设，进一步提高档案人才队伍的知识和业务能力。另一方面，高校要将信息化人才的引进以及培养，比如选拔优秀人才参加有关专家指导管理的交流会，进而改变档案管理团队的工作和服务理念，创新档案管理实践。

四、结语

综上所述，人事档案管理在高校人事管理的中占据着举足轻重的位置，高校人事档案管理未来势必会向信息化、规范化、标准化方向发展。社会经济的快速发展以及社会建设的现代化进程的加快发展，意味着与个人身份相关的人事档案管理需要紧跟时代的步伐，进一步提高人事档案管理的信息化水平，进而使得人事档案资源价值得以充分利用。在信息技术背景下，高校人事档案管理必须与时俱进，充分运用信息科技，多方面进行创新，才能适应发展的需要。在人事档案管理过程中，要保证信息化的真实性、全面性、安全性。人事档案管理想要把信息化作为根本原则和思想，需转变以往工作模式，提升服务，建立人事档案管理信息服务平台，实行分类管理制度，提高工作效率。同时，要解决实际问题，突出管理特色，提高大学生就业率，提升管理人员专业水平，促使档案管理信息化的发展，实现高校人事档案管理的信息化和优质化。