Excel 在部门人力资源管理中的高级应用

黄田茂

（厦门大学附属第一医院行政人事部，福建 厦门 361003）

前言

人力资源管理是医院管理的基本内容，其在医院经营发展中起到至关重要的作用。传统管理模式下，人力资源管理具有工作量大、效率低下的特点，这严重影响了医院人力资源优势的发挥[1]。新时期，Excel 办公软件在医院人力资源管理中得到了广泛应用，除文档管理、招聘管理、考勤管理外，绩效管理、薪酬管理等都是Excel 软件产检的应用项目，其有效地提升了人力资源管理的效率和质量。

一、Excel 的基本功能及应用的迫切性

（一）Excel 的基本功能

Excel 本质上是利用电子表格集合进行数据处理的一种办公软件，在实际应用中，其先需要设置工作薄格式并进行数据追踪，随后通过生成分析模型、编写公式等手段，即可完成数据计算，实现数据的多较低透视分析，此外，Excel 还能通过专业外观的图表来显示数据，这大大提升了数据分析处理的效率和精准程度。目前，Excel 在多个领域得到了广泛应用，仅从人力资源管理层面来看，其具体应用包含了人力资源招聘、考勤、绩效管理、薪酬管理等诸多模块。

（二）Excel 在人力资源领域应用的迫切性

人力资源管理直接关系着医院人才优势的发挥效果，对于医院的发展具有积极作用。新时期，深化Excel 在人力资源管理中的应用是提升医院人力资源管理质量的迫切需要[2]。一方面，人力资源管理是医院管理的基础，同时也是医院提升竞争能力的关键，基于Excel 开展人力资源管理能耐实现人才选拔、任用、培育、留任、绩效和薪酬管理的有机统一。另一方面，在传统管理模式下，医院人力资源管理存在诸多问题，如人力资源工作任务量大、管理效率低下等；借助Excel 实施人力资源管理，能有效地解决这些问题，提升人力资源管理的综合效益[3]。此外在信息时代下，医院借助计算机、互联网、现代通信等技术，实现了业务服务和办公管理的信息化发展，在人力资源管理层面，有必要借助Excel 等软件，提升人力资源管理的信息化水平，以此来适应医院全新的发展环境，促进医院的持续、稳定发展。

二、Excel 在人力资源管理中的应用

（一）文档管理

文档管理是医院最基础的管理单位，其在人力资源数据共享、数据发布等层面起到关键作用。基于Excel 开展人力资源，能在局域网中共享人力资源数据信息，此项操作具体步骤为：首先要打开开共享数据所在的工作簿，随后通过“工具-共享”，可打开共享工作簿的对话框[3]。其次借助于编辑操作案件，即可进行多个用户的在线编辑，该过程还能进行工作薄的合并处理。最后在高级选项卡中，通过确定各栏中具体选项的设置，即可完成对应的操作。利用Excel 进行文档信息数据发布时，先需要打开对应的工作表，选定对应的文档，然后打开“另存为”对话框，通过在“发布内容”中选择对应的内容，并确定“发布形式”，即可实现文档信息的发布管理。

（二）人员招录

招聘录用是人力资源管理的前端环节，规范化的开展招聘录用流程管理，能帮助医院选聘到优秀的人才，这对于医院服务技术创新和管理手段优化具有积极作用。现阶段，Excel 在医院惹怒眼招聘中的得到了广泛应用，除招聘表格制作、面试通知单外，婉拒信、员工工作证等都需要通过Excel 软件来完成，其在整个人才招聘中起到事半功倍的效果。医院人才招录中，先需要通过Excel 软件建立应聘人员的基本信息文档，随后结合具体的招录信息，需将是否招录的确认信息制作成Word 文档，最后通过Out Look 操作，可将这些面试通知单或者婉拒信群发给应聘者，以此来实行人才的招录。以招聘表格制作为例，在借助Excel 整理人事信息数据资源时，可将人事信息与照片放在同一个文件夹内，同时在描述文件路径是，需确保文件信息与名称的相对应。而在员工工作证模板制作中，需将Excel 信息转换为Word 文档，并以此作为邮件合并的主文档。就主文档内容来看，其仅包含了邮件合并内容固定不变的部分，并且这部分信息需要保存到人事信息表和照片所在的文件夹中。在员工工作证主文档中，还需要在“邮件”选项中，还需要通过邮件合并项目，进行“邮件合并分步向导”，该过程中，需完成姓名、部门、职务、工号等信息的插入，并在“文档部位”的下拉菜单中，通过“域”对话框中的“includepicture”选项，进行文档命名，

（三）考勤管理

考勤管理是医院人事管理的重要组成，规范化的开展考勤管理，能确保医院生活业务的规范开展，同时其能为后期的绩效管理和薪酬计算体用有效依据。启动Excel 制作考勤报表时，首先需在新建工作薄的任务栏中，导入本单位的考勤记录模板，确定并进行考聘工作模的命名[5]。其次需完成考勤工作薄的撤销保护操作，操作通过“工具-保护-撤销”指令完成，随后选择相应的对话框，编辑输入年月份，进行单元格命名；之后在“数据-有效性”命令下，可设置数据的有效性。最后在“来源”文本框中输入对应的部门，并进行确认，即可为后期各部门的考勤管理管理提供便利。

（四）绩效管理

绩效管理是医院进行人力资源激励的前提；通过绩效管理，能了解医院各部门成员的工作情况，同时也能有效保证人员激励和奖惩的公平性。现代管理理念下，医院绩效管理不仅要制定绩效目标计划和衡量标准，而且需要对目标计划进行条轮，此外确定目标计划成果也是绩效管理的重要内容。目前，在员工绩效管理中，Excel 软件得到了广泛应用，相比于其他管理模块，Excel在员工绩效层面的应用涉及INDEX函数的应用。就INDEX函数本身而言，其代表了返回数据表区域的值或对值的引用，在表现形式层面，数组和引用是INDEX 函数表现的两种基本形式。在Excel 图表表现上，INDEX 函数指的是返回列表或数组中的元素值，通常，在确定行序号和列序号后，即可精准确定对应的元素值。

（五）劳资关系

医院人力资源管理中，劳资关系管理是极为重要的管理内容，通常劳资关系是通过员工工作计算和方法进行表现的。现代医院管理模式下，员工工作岗位不同，绩效不同，其工资状况也有较大差异，这给工资的计算和发放造成了较大困难。尤其是对于员工而言，除加班、补助外，其绩效层面存在明显差异，这要求在工资计算中，选用具有这很对性的计算方式。以此确保员工工资计算的准确性。传统管理模式下，员工工资计算涉及较多信息数据的整理、计算和分析，这使得工作计算容易出现误差，降低了劳资关系管理的实际效果。新时期，Excel 软件为医院员工工作计算和劳资关系提供了全新路径，其在特定函数公式的支撑下，实现了员工工资的标准化、数字化计算，有效地提升了员工工资计算的效率和质量。利用Excel 进行员工工资计算时，首先在Excel 上进行各个要素的分列显示，随后按照不同的分级公式进行工资计算，随后在Vlookup 作用下，可实现不同职工工资信息的调用分析，由此完成工作的准确计算。在员工工作薪酬管理中，要提升Excel 软件应用质量，还应注重与薪酬相关的各项数据整理分析。新时期，除员工基本工作计算、加班表统计外，奖金计算表、员工的假期等都是员工工作计算需要考虑的重要内容，此外，在员工工资具体计算中，还需要考虑个人所得税代扣代缴等信息。借助Excel 软件，能实现这些信息数据的有效统计，这对于绩效薪酬管理具有积极作用。

从应用效果来看，借助Excel 进行员工工资管理具有以下优势：其一，Excel 本身具有数据直观展示的作用，即其能实现员工各项数据的精准统计和表达。其二，在员工工作计算层面，Excel 表格工具依托特定的公式进行流程化、数字化计算，有效地提升了工作计算的精准性，减少了工资核算误差问题。其三，从整体管理效果来看，Excel 有效地提升了医院员工工资管理的质量，这优化了医院劳资关系管理质量，提升了医院凝聚力，促进了医院的长远发展。

三、Excel 在人力资源管理中的应用要点

（一）注意把控Excel 使用操作技巧

Excel 的使用对于医院人力资源管理质量具有深刻影响。新时期，要实现Excel 与医院人力资源管理的深层次融合，还应注重Excel 使用技巧的优化。一方面，在信息时代下，应对Excel 功能软件本身进行持续更新，要求在Excel 功能层面，对数据追踪、分析模型、公示编写、数据计算等功能进行优化，继而在多种方式下，实现数据的透视管理。同时在Excel 软件应用中，应注意解除Excel 软件的使用规范限制，如不断增加Excel 工作表个数、数字格式种类、自动以函数个数、工具栏按钮个数等，满足新时期的软件应用需要。另一方面，在Excel 应用中，应重视其适用操作技巧的创新优化。其一，在Excel 自动以模板设置中，可听过“Microsoft Excel 工作表”新建Excel 工作表，然后对其字体等要素进行个性化设置。其二，在Excel 操作中，应尽可能地获取更多的模板资源，要求提供的链接模板能有效满足人力资源管理需要。其三，函数使用一种是Excel 软件应用的难点所在，通常求和采用=SUM 公式，求平均值采用=AVERAGE 函数，此外求最大、最小值分别采用=MAX 和=MIN 等公式，应重视这些函数插入、应用流程的控制，确保数据计算的准确性、有序性。其四，在Excel 软件应用中，还应注意折叠让默认工作簿更有个性，这样能有效满足医院人力资源管理的实际需要。

（二）实现Excel 与人力资源管理具体模块的融合

要进一步提升Excel 在人力资源部管理中的应用水平，还应实现其与人力资源管理具体模块和项目的融合。现阶段，Excel 表格工具的应用范围极为广泛，其在人力资源管理中的适用性极强。现阶段，人力资源管理包含招聘、考勤、培训、绩效管理、薪酬管理等诸多内容，这些管理内容包含了较多的信息数据，利用Excel 进行这些数据分析中，应系统考虑数据的类型、数量和时间跨度，以此来使得人力资源数据的到处精准计算。譬如在进行员工考勤、绩效考核是，应严格地按照相应的月份、季度、年度来进行数据管理，这样能为医院年审工作提供便利，提升人力资源管理的实际效益。另外，在Excel 与人力融合应用中，还应结合具体的管理对象，对Excel 软件的具体模块进行优化设计，凸显不同管理内容的个性，以此来提升医院自身的运转效率，保证工作的有序进行。

结术语

Excel 在医院人力资源管理中应用广泛，新时期，医院管理者只有充分认识到Excel 在人力资源管理中的优势和迫切性，结合医院人力资源管理实际，深化其在人力资源管理各个层面的应用，同时考虑Excel 应用要点控制，这样能实现Excel 与人力资源管理的深度融合，提升Excel 应用水平，保证医院人力资源管理质量，进而在发挥人才优势的同时，促进医院的持续、稳定发展。