浅析新时代背景下高校办公室管理创新

孙健

（沈阳师范大学，辽宁 沈阳 110034）

高校办公室管理是高校管理工作、学术研讨、日常生活工作保障等工作的基石。在新时代下，社会飞速进步发展，唯有进行自我审查和改革，才能跟上时代的步伐，才能为祖国培养高素质高教育水平的人才。在我们不断改革的步伐中，高校办公室工作模式也呈现新的形势，作为高校行政管理的一份子，我们必须人人拥有危及意识，时刻提醒自己要及时地发现自身、组织在管理工作中存在的问题。习近平总书记在党的十九大报告中提出了优先发展教育事业的总体要求，总书记的这一要求为我们指明了推动教育改革发展的方向，我们要学会合理运用现代信息化工具，进行行政管理的创新落实工作，提高高效率管理工作模式。深入讨论高校行政管理工作存在的问题及如何解决的方案，旨在提高办公室行政管理人员的综合素质及工作能力。

一、高校行政组织的简单刨析

高校行政管理的运行体系，区别于正常的自上而下的管控体系，而是特殊的自下而上的监督体型，我们要把行政组织整体都始终定位在一个服务者的角色，我们的服务宗旨就是为院校内的师生服务，行政单位和师生之间的关系是服务者与被服务对象的关系。在日常工作中，也可说在对院校师生的服务过程中，行政组织应为广大师生尽力地提供高质量、高效率、高反馈率的服务。在工作的过程中不能丢失与师生之间的交流沟通，积极听取师生的意见和建议，阶段性进行自我审查，对于群体反映的问题，要做到及时反馈，随时准备进行改进和提高。从管理学的角度来说，管理也是服务。高校行政办公室管理首先是一个以服务为目的的特殊组织，区别于地方行政组织。高校的根本活动表现在教书育人、科研活动、人才培养，是以学术为基础的组织单位。因此，作为高校行政管理人员要明确自己的职责，树立正确的心态和摆正自己所处位置，明白行政管理的特殊性，是带有从属性和服务型的管理工作。因此，行政管理工作的根本目的是为了广大师生提供更好的教学科研平台，为了保障科研任务的顺利开展，以师生为中心，创造良好的学习和工作氛围。为了推动高校的不断发展，创新改革老旧的行政工作方式和模式，是在新时代下必不可少的。

二、高校办公室管理工作中存在的主要问题

（一）行政管理手段滞后，部门职责划分不明确

现有的高职院校往往还是按照传统行政管理单位的形式开展工作，随着近几年高校不断扩大规模，原有的行政管理体系很难满足新时达的服务需求，现有的行政组织设定过于简单，职责划分范围不明确，常出现互相推卸责任的现场。并且现有的行政组织设定服务意识不够，还是传统行政组织问题。常出现师生为了一个报销，花费大量时间和精力。各行政部门办事程序复杂，部门之间缺乏沟通和配合，常需要到多个部门、找多个行政领导签字才能办理好。行政工作内容也作为非公开，办理流程及具体办理人员都模糊不清。部门内部工作职责划分不明确，常出现一头忙碌一头清闲现象，缺乏主动配合部门工作的自觉性，同时也没有固定的管理机制进行约束。现在环境下的高校行政管理手段显示了陈旧的特点，应该有效地进行改革和处理。院校内管理组织缺少监督制度、奖惩制度与责任制度，这样的后果将影响行政管理的发展，影响广大师生的工作和学习，甚至阻碍院校整体的发展脚步。

（二）行政工作人员信息化专业素养不高

随着快速发展的计算机信息技术，为行政管理工作提供了许多便利工具，但对于办公室管理人员的要求就变得更多，现代化信息管理仅仅靠原有的技术知识是远远不够的，这是一种知识化管理，是一种智能新管理模式，需要办公室人员掌握对现代信息化工作工具的掌握，甚至需要学会对信息库、数据库技术的掌握。原先办公室事务工作量很大，通过信息化专业技术，节省重复性工作，掌握院校庞大的数据库也变得轻松。但掌握这些现代信息技术、技能的难度较大，现有行政工作人员信息化专业素养不高。

随着信息技术的发展，世界进入信息爆炸获取时代，可以获取信息的途径变得越来越多，获取速度也变得越来越快，例如一条新闻可以在短短几分钟内传遍全世界。由于信息爆炸式增长和信息的公开透明化，高校很多问题就出现在网络上。大学生可能缺乏自身对信息的判断力，不懂得法律界限，在网络肆意传播，可能造成社会恐慌甚至危害国家安全，就会造成严重的网络舆情危机。尤其是大学生，经常在朋友圈、微信、QQ 群中转发各种新闻，他们并不知道新闻很有可能是虚假不实新闻，甚至有可能产生病毒。由于缺乏对舆情管理的相关专业知识，高校办公室行政管理人员在处理这些情况时可能会显得不得心应手，在这种情况发生时，很难快速有效控制舆情蔓延，会对广大师生甚至院校造成不利影响。所以高校可以引进信息化技术、舆情管理系统、大数据分析等，通过这些技术，提早避免网络舆情带来的不良影响，同时行政工作人员提高自我的专业素养，提升行政工作的工作效率。

三、高校行政管理的创新措施

（一）明确部门职责

目前，许多高校行政管理组织结构设立的并不合理，制度体系方面缺乏明确的岗位责任制度，高校现有的管理制度和组织机制往往只是纸上谈兵。现应明确各部门的具体职责，第一步准确划分工作职责，规范标准。办公室各部门应建立第一负责人，各部门之间在明确具体工作职责的前提下，还要明确改革和创新目标。相互之间应沟通协调，相互配合，为高校各项事业的发展齐心协力。以教师与学生为导向，重构服务提供流程，建立整体性的运作方式，强化一站式的服务模式，以提高服务效率。消除部门内部的本位主义，以教学与科研为中心提供服务，要围绕教师与学生的需求，对现有业务流程进行改革，充分利用现代信息技术，强调各部门之间信息、业务及服务的协同整合。明确部门职责，整合办事流程，简化行政系统，强化效率意识，改进工作方法，提高工作效率，为师生提供一次到位的服务。

同时建立反馈机制，就像许多政府部门一样，开通投诉邮箱、电话等，接受广大师生的监督。在日常烦琐的行政工作中，行政管理人员难免会犯错，偶尔会出现疏忽问题和潜在隐患，这时广大师生的监督显得尤为重要。建立反馈机制，能够很好地解决这类问题。广大师生通过微信、邮箱、电话等手段反馈行政管理部门存在的问题、改进建议等，不仅有助于行政管理部门改正自身不足，还增进了管理部门与师生之间的情谊，拉近了双方距离，让行政管理部门不再是高高在上的，而是以人为本、为师生服务的部门。

（二）充分利用信息化技术，提高行政管理效率

在如今信息快速发展的时代，高校如何进行信息化创新发展？高校办公室首先要重视新科技，采纳新兴信息技术，实现对各种数据、信息的整合优化并高校管理。现代信息技术为办公室管理工作提供了新的平台。例如，校园卡现在已经实现了门卡、饭卡、图书卡各种系统一卡化，都是智能化的体现。随着大数据、人工智能愈加完善，无纸化办公不再是理想，办公室管理实现智能化，也极大地方便广大师生工作和生活。所以，作为办公室管理工作者，我们要提高自身信息化专业素养，利用信息化工具提升工作效率。

四、结语

当下教育事业不断地进步，院校规模不断地增长，教学质量日益完善，高校办公室行政管理要进行创新改革已成定论。在新时代下，信息化智能工作快速进入到我们的日常工作中，作为办公室行政管理人员应该不断提高自身的服务意识，综合专业素养，学会利用现代信息化手段，更好地做到为广大师生服务。同时要完善监督和奖惩机制考核，做到分工明确，责任落实到个人。进入新时代下我国高校改革，形势日益多元化，为了保证各项工作的顺利进行，各高校应结合个体实际情况，落实改革情况和进行行政管理工作创新。