大数据时代事业单位档案管理工作的创新发展

王静

（梅里斯区绿色食品特色产业园区服务中心，黑龙江 齐齐哈尔 161021）

由于大数据技术对于实践工作具有极为重要的作用，而且随着大数据技术应用影响力的提升，在当前事业单位档案管理工作中引入大数据技术，可以提高档案管理工作的高效性和真实性，全面提高档案管理工作效率和质量，实现档案信息的高效利用，为事业单位档案管理工作的创新发展打下坚实的基础。

一、大数据时代档案管理模式的转变

（一）档案管理观念的转变

大数据时代环境下，档案管理人员档案管理理念发生了较大的变化，档案服务意识增强。特别是档案信息由纸质存储向云端存储的转变，有效地保证了档案信息存储的完整性，降低了人力和物力的消费，使档案信息能够发挥出最大化的价值。而且档案信息量的增加，档案信息服务水平的提升，为人们档案信息查询和利用提供了更多的便利性，有利于促进档案价值的发挥。

（二）档案采集和处理环节的转变

大数据环境下，借助于网络平台有效地拓展了档案信息的来源渠道，不仅实现了档案信息的快速收集，而且有效地保证了收集档案信息的质量，进一步简化了档案归档流程。针对各类档案信息进行分类整理，构建完善的档案信息数据库，可以为后续查阅提供更多的便利性，有利于档案管理和利用工作效率的提高。另外，通过对档案信息的有效处理，及时更新档案信息，进一步保证档案信息的及时性和有效性，可以为档案信息利用打下良好的基础。

（三）保证档案数据的时效性

大数据环境下，档案信息归档时，可以对档案信息记录时间进行详细记录，同时还能够对档案信息储存时长进行设备，并结合档案管理要求，及时删除一些不具有价值的档案信息，实现档案内容和档案存储空间的优化，有利于进一步保障档案数据的时效性。

二、大数据时代事业单位档案管理工作面临的困境

（一）档案信息资源开发不合理

在当前事业单位档案管理工作中，大数据技术的应用效果并不显著，事业单位档案信息化建设相对滞后，特别是在档案信息开始利用环节仍存在一些不合理的情况，这也对档案管理系统化和一体化的发展带来了较大的制约。由于档案管理工作对于事业单位发展具有直接的影响，因此在实际工作中需要重视大数据技术在档案管理工作中应用，积极应用大数据技术整合档案信息资源，提高档案管理的精细化和科学化水平，加快推动档案信息共享的步伐，从而为事业单位档案工作的有序开展提供重要的保障。

（二）档案数字化应用水平不高

事业单位档案管理工作中对于数字化重视不足，再加之档案管理人员信息化水不高。对于档案信息化管理改革而言，档案数字化是其中较为关键的一项内容，在具体实施过程中对于技术、人员和资金具有一定的要求。事业单位受制于诸多因素的影响，仍存在使用传统档案管理模式的情况，档案数字化转化效果并不理想，没有实现档案信息的全面数字化存储管理，这不仅导致档案管理成本增加，同时也影响了大数据技术的应用效果。

（三）档案信息安全受到威胁

事业单位档案信息中涉及到一些涉密信息，这部分档案信息具有保密性的特点，因此需要有效的保证档案信息的安全。大数据环境下，档案管理工作效率大幅度提升，但同时也增加了档案信息的安全风险。不仅纸制动档案信息转化过程中存在安全风险，同时在档案信息管理系统运行过程中，也易受到黑客入侵，导致档案信息泄露。另外，档案管理人员在实际工作中没有严格执行保密制度，这也对档案信息的安全埋下严重的隐患。因此在大数据环境下，更需要强化档案信息的安全管理，确保各项安全管理措施能够落实到位，进一步保障档案信息的安全性。

三、大数据时代档案管理工作的创新发展策略

（一）提高对档案管理工作的重视程度

在事业单位发展过程中，对于档案管理工作一直存在重视不足的问题，而且在实际档案管理工作中，工作业绩很难显现出来，这也导致实际工作中往往会档案管理工作。基于大数据时代背景下，信息资源的重要性不断凸显出来，这也要求事业单位需要加强对档案管理工作的重视，并认识到档案管理工作对自身发展的重要意义，积极将档案管理工作纳入到重要日程安排上来，确保档案管理工作措施能够有序落实。

（二）加强档案信息化基础业务建设

在事业单位档案管理工作中，为了推进档案信息化建设进程，在实际工作中，需要重视档案信息收集工作，并积极构建统一的档案数据库，统一数据格式，为档案信息共享打下良好的基础。同时还要积极汇总档案电子化存储情况，实现对重要档案信息的有效保护。积极推进档案数字化建设，并构建一个完善的档案信息数据库，在保证档案信息可靠性和全面性的基础上，可以更便捷进行档案信息查阅，提高档案管理工作整体效率。档案信息化建设离不开完善的软硬件设施，事业单位领导还要加大支持力度，增加投入，配备完善的基础设施，加快推进档案管理系统与OA系统的有效衔接，实现档案信息的快速收集和整合，为档案信息化管理目标的实现打下坚实的基础。

（三）促进系统整合

事业单位档案信息管理系统建立后，为了实现档案信息的高效管理，还需要积极与单位内部系统之间进行有效衔接，促进数据的及时交换。但档案信息管理系统与其他系统之间由于不同公司研发，格式和标准方面往往会存在较大的差异性，因此无法有效兼容，这必然会对系统的有效连接带来较大的阻碍。因此在实际工作中，事业单位档案管理系统建设过程中，宜尽可能地保证与单位其他系统之间的一致，系统要具备不同的数据接口，为数据导入和移植提供更多的便利性。同时还能够促进系统的维护和升级，促进单位内部各系统之间的有效连接，实现一体化管理，为事业单位管理工作效率的提升提供重要的保障。

（四）重视档案信息的挖掘和应用

为了能够更好地发挥出事业单位档案的价值，在实际工作中需要重视档案信息的开发利用，并深度分析档案信息资源，全面提升档案信息利用率，确保档案管理工作质量的提高。通过应用大数据技术，建立档案信息管理模式，并与不同类型的档案信息存储和应用相结合，推动传统档案管理模式的优化和创新。并针对档案信息进行分类处理，利用技术手段过滤无效的信息，进一步提高档案管理人员信息筛选工作的效率和质量，保证档案信息的质量，为档案信息的开发利用打下坚实的基础。

（五）加强档案信息的安全管理

事业单位档案信息中涉及到一些涉密信息，因此需要加强对档案信息安全管理的重视度，并做好各项安全措施的落实和执行工作。由于大数据技术支持下，事业单位档案管理工作得以不断完善，电子档案模式已成为档案的主要载体。在这种新形势下，事业单位档案管理工作中，需要加强对档案信息录入工作的重视，根据纸质档案内容准确录入档案信息，加快实现档案信息的数字化转化，保证档案信息的真实性和准确性。档案管理人员完成档案信息录入后，还要落实好纸质档案管理工作，从而为后续档案管理和利用提供重要的依据。而且在档案信息管理系统运行过程中，档案管理人员还要强化自身的安全意识，保证系统中设备的安全性和可靠性的同时，还要增强系统的防御能力，进一步保证系统内部档案信息的安全性。

四、结束语

大数据时代背景下，事业单位在档案管理工作中需要与自身的实际情况相结合，加快推动档案信息化建设的进程，并针对档案管理方式方法进行不断优化，重视先进技术手段的应用，在保证档案信息安全的基础上，全面提升档案信息利用价值，使档案信息资源能够更好地服务于事业单位和社会的发展和建设。