信息化背景下的高校档案管理研究

吕小良

（山东外贸职业学院，山东 泰安 271000）

我国注重对优秀人才的培养工作，所以在教育事业上投入了大量人力、物力、财力支持，而各高校也都落实了扩招政策，学生人数显著增加。随着高校学生数量的增加，也对档案管理工作提出了新的要求和挑战，导致部分高校的档案管理工作存在问题，影响了高校的长远稳定发展。因此，为了提升高校档案管理工作质量和效率，就应注重落实管理工作信息化，为档案管理工作人员提供专业的培训工作，让其具备现代化管理理念，加强对信息技术的学习，为促进我国高校档案管理工作的创新、稳定发展提供保障。因此，本文将围绕信息化背景下高校档案管理为主题来展开分析，通过详细了解在信息化背景下高校档案管理的基本情况，再提出促进在信息化背景下高校档案管理工作顺利开展的可行性对策。

一、在信息化背景下高校档案管理基本情况的探究

在当前信息化背景下高校档案管理工作正在改革和创新，各高校也都意识到信息化建设档案管理的价值和优势，并逐渐把信息技术应用在档案管理工作各个环节中，实现构建完善、专业的档案管理体系，最大限度地发挥出档案管理的优势。而且当前高校档案管理工作也正在向着信息化、智能化、专业化的方向进步。但是不可否认，部分高校由于自身依然存在着各种问题，所以未能将信息技术的利用优势全面展现出来，其中主要体现在以下几点。第一，未能重视档案管理工作。虽然高校档案管理工作正在不断优化和完善，但是由于部分高校的领导和管理人员缺乏对档案管理工作的认知，导致在日常工作中未能重视档案管理工作，影响了档案管理的实际效果。如果领导层面缺乏重视，很有可能会引起管理人员对工作产生懈怠心理，形成恶性循环。第二，缺乏完善的基础设施作为支持。高校档案管理信息化建设工作需要具备完善的基础设施作为辅助，而硬件基础设施主要包括网络设备、计算机等，软件基础设施主要有档案信息数据库、信息管理系统。但是由于部分高校缺乏资金和技术支持，所以未提供完善的基础设施，影响了高校档案管理信息化发展。第三，缺乏专业性技能较强、综合素质较高的管理人员支持。高校档案管理工作人员应具备一定工作经验、专业性技能、责任心，也能在实际工作中第一时间发现现存问题，并采取可行性对策落实处理，确保高校档案管理工作有序开展。但是由于部分档案管理工作人员并未具备专业技能和综合素质，缺乏良好档案意识，在工作中没有形成正确的工作态度，缺乏正确工作理念，导致档案管理信息化发展受到阻碍。虽然部分管理工作人员意识到自身工作的必要性，在实际工作中也逐渐开始配合档案管理信息化建设，但是由于能力和素质较低，很难发挥出推动作用[1]。

二、在信息化背景下促进高校档案管理开展可行性对策的探究

在社会快速发展的背景下，信息技术在社会各领域中都有着广泛应用空间。在面对当前高校档案管理工作中存在的各种问题时，要求管理层人员和档案管理人员要具备一种正确的眼光，依据存在的问题来落实具有针对性的改进和优化，从而确保在信息化背景下，高校档案管理工作有序开展，当前能够促进高校档案管理工作顺利开展的手段主要包括以下几种。

（一）重视和关注档案管理工作

档案管理工作的内容较为多样，其中主要包括收集、归纳、整理、研究、保管等，其都是属于档案的实体管理，而档案信息的组织以及集中是档案信息管理，具体的工作方式也存在不同，高校档案管理是落实教育教学的关键内容，能够促进高校的长远稳定发展。在实际实施档案过程中作为档案管理部门，要把教职工和学生的档案依据特定的流程落实统一分类管理。

为了在信息化背景下促进高校档案管理工作有序开展，要求管理层人员和档案工作人员始终关注和重视档案管理工作，这就体现出高校首先要处理的问题就是领导层和管理人员对档案管理忽视这一现象，让高校领导人员和档案工作人员足够重视和关注，并制定相关政策作为支持，还要取得政府的辅助。在政府出台各种政策和条例后，鼓励管理工作人员努力工作，开展信息化建设。与此同时，在领导层和管理工作人员足够重视和关注档案管理工作的背景下，学校还要注重开展宣传工作，让学校全体教职工人员和学生也能正确认识档案管理，并了解其在学校发展中的意义，促使档案管理各项工作正常开展，提升档案信息的信息化程度[2]。

（二）优化和更新基础设施建设

高校档案管理工作应注重优化更新基础设施，具备完善的基础设施作为支持，才能促进各项工作有序开展。这就要求高校给予更多支持，提供充足的资金和技术，加强档案管理的硬件设施、软件设施建设工作，还应设立专项经费，购置扫描仪、计算机以及网络设备等。在当前社会快速发展背景下，各高校也都开通了内部局域网，确保学校内部网络和外部互联网的联机，对促进档案管理工作信息化建设提供了保障基础。并在这一背景下高校还应对档案管理信息化设备第一时间更换和升级，构建档案数据库、文件目录数据库，为更好地实施档案信息数字化管理还要成立全文信息数据库，落实创建数字化档案馆，为落实学校建设数字化校园以及档案信息化管理同步开展奠定坚实的基础。

除此之外，在高校档案管理工作中因为档案内容复杂多样，所以工作量较大，在实施电子化档案管理中要实现建立规范的档案信息化管理准则，要求各位管理工作人员在建立电子化档案前，要制作规范的信息标志，像在开展档案的电子信息资源、标识、交换、查询以及管理等操作时，都要坚持按依据标准程序落实操作。还要保证档案的输入格式保持高度一致性，确保项目代码符号统一，通过这种手段促使档案管理工作更加规范、专业。

（三）提升管理人员自身的能力

专业性技能较强、综合素质较高的档案管理工作人员将会推动高校档案管理工作顺利开展。所以在信息化背景下各高校应注重提升档案管理人员自身能力和综合素质，成立一支专业的工作队伍，高校应在具备现代化设备的背景下，还要注重管理档案管理人员信息化管理能力的提升，定期开展培训工作，让档案管理工作人员都能踊跃参加学习设备操作知识，提升工作能力，合理利用现代化设备改进工作方式，减少自身工作压力的同时提升工作效率，并具备良好信息化管理能力。为了提升档案管理工作人员自身素质，要求在培训在职工作人员时，还要注重引进复合型人才，要求复合型人才具备良好管理能力、信息化管理能力，并把其编入档案管理队伍中，提升档案管理工作人员的整体素质和水平，让其能够相互交流沟通，产生思维上的碰撞，落实共同进步和发展。

（四）采取手段强化信息安全管理

信息技术在社会各个领域中都有着广泛应用空间，各高校在信息化视角下应在注重档案管理工作信息化建设的同时，还要强化档案信息的安全管理，信息安全其实就是要确保档案管理中的数据和信息具有完整性、保密性、专业性、可用性特点，这就要求高校积极采用数据加密、设置防火墙等手段来提升信息安全性。数据加密要求高校应积极联合专业技术人员利用某种公式算法来合理处理敏感档案信息，并促使其成为系列代码，也就是我们常说的密码。做好数据备份要求高校能对关键档案信息开展备份处理，通过这种手段避免数据信息丢失或者被损坏，以此来确保档案管理工作有序开展。而设置防火墙则是要求在网络之间设置保护墙，通过这种手段来强化访问控制，利用防火墙的过往信息过滤作用以及监测防控作用，在本质上减少非法访问现象的发生，以此提升档案信息的安全性[3]。

总结：通过上述问题的分析，我们充分地意识到在信息化背景下注重开展高校档案管理工作的重要性。档案管理是高校教育教学中的主要内容，但是在社会快速发展中信息技术受到了推广和广泛应用，促使档案管理工作和当前的社会发展存在冲突，所以高校应注重对档案管理工作改革创新，发挥出信息技术优势，落实高校档案管理工作向着数字化、现代化方向进步。与此同时，在信息化背景下高校档案管理工作应转变以往工作态度、优化更新基础设施建设、提升档案管理工作人员专业性和技能综合素质、采取科学手段强化信息安全管理，为促进高校档案管理工作有序开展奠定坚实的基础。