新形势下行政事业单位档案数字化管理工作探析

王亮 王钰

（通辽市地方病防治站，内蒙古 通辽 028000）

如今在科技支持下，行政事业单位档案有了数字化这种新的呈现形式，这种新型的档案信息形态，对各种档案信息以数字化的形式进行存储，有助于及时进行档案利用，同时也为行政事业单位当中的档案信息共享创造了条件。档案数字化为数字档案体系的建立奠定了基础，并且在进行档案管理的时候也具备突出优势，为档案信息综合利用创造了条件，在未来发展过程当中，需要对档案数字化的生存路径进行创新探究。

一、数字化建设背景下档案管理的功能转向

（一）档案信息集成功能

依据《档案法》，档案管理部门要负责档案数字资源的收集、保存工作。随着网络信息技术的不断发展，对档案内容和形式也产生了深刻影响，档案资料已经呈现出数字化特征，为了更好地对档案资料进行保管，档案管理部门一方面，要对纸质的实体档案信息资源进行妥善保存，并实现纸质档案信息资源的后续开发和利用。另一方面，档案管理人员也要重视档案信息化对档案内容和形式产生的影响，将数字化档案作为重要采集对象，通过档案信息资源的采集和整理，实现对档案信息内容的集成再现，不仅能够有效节省档案信息资源的储存空间，也能够使不同信息载体的关联性有所增强，实现档案信息资源的有效共享，为档案信息资源的利用创造有利条件。

（二）档案辅助管理功能

传统的纸质档案管理模式很容易受到技术、资源和客观环境的限制和影响，导致很多纸质档案资源难以得到有效地利用和开发，违背了档案资源时效性价值规律，对档案工作的正常开展带来了诸多不利影响。而通过档案管理数字化建设，实现传统纸质档案资源与数字档案资源的有效融合，在信息技术的支持之下，还可以实现纸质档案资源向数字档案资源的转化，进而实现档案信息资源的有效整合，能够为需求者快速地提供信息服务，充分地体现出档案管理数字化的辅助性管理功能。

（三）档案历史再现功能

《档案法》指出，档案是具有保存价值的各种不同形式的历史记录。档案资源本身就是对历史的真实记载，通过档案管理数字化建设，能够实现档案历史再现功能，通过数字信息技术能够将档案资源的信息内容和载体相分离，实现对档案信息内容的有效整合，并依托多媒体技术和网络信息技术，实现档案历史场景的再现，进而提升档案管理的权威性，让我们对过去的历史信息有更为真切的认知和了解。

二、现有档案管理模式面临的主要问题

（一）档案管理工作人员的综合管理素质不够高

当前阶段，有很多档案信息管理者由于年龄较大，因此他们对各种网络化档案信息还不够充分的了解，并且在进行学习的过程中也存在着很大的困难。现代化的数字档案管理设备已经是大部分的事业单位都已经成功拥有的，这无疑是我国网络档案信息管理技术发展提供的一个良好发展契机。但是随着企业硬件设备的不断发展，事业单位的工作人员的专业水平还达不到标准，工作人员专业技能培养方面还仍然存在着一定的问题，所以在事业用人单位进行数字化档案管理的相关工作依然可能无法得到顺利进行。所以，事业单位的档案管理工作人员的综合素质还要及时进行重新培训和再整顿。

（二）长时间被传统档案建设理念约束

新形态下，我国各个行业档案在建设过程中，一定要从整体的方向考量，明确自身担负的职责，了解自身档案管理发展与社会外部因素之间的关联性，确保档案信息化建设水平在有效提升的同时，也能够与社会发展的总体方向保持一致。然而，综合现阶段档案数字化建设效果来看，与国外的一些发达国家相比，我国的档案数字化建设还存在较强的滞后性，不能与社会发展保持同步，存在的问题颇多。此外，在传统观念的约束下，档案数字化建设也受到了严重制约，无法积极迎合现代化先进技术发展步伐，深入提升自动化以及数字化水平，传统观念根深蒂固，不能实现观念的转变和创新。

（三）现代化设备不足

当前，部分行政事业单位数字化档案管理受限的主要原因是现代化设备不足，部分单位只将计算机用于日常工作，未将其在纸质档案数字化转换中充分利用。县级、镇级行政事业单位设备相较而言更为滞后，部分单位只有几台老旧的计算机设备，相关硬件以及系统并未得到及时有效更新，无法推动档案管理向数字化转变。除此之外，部分单位尚不存在规范的档案管理制度，对于档案的归档保管缺乏行之有效的制度和标准，档案随意摆放，不定时进行整理和清洁，且不重视防霉、防火工作，极易造成档案的损毁和丢失，造成档案资源浪费。不仅如此，一些行政事业单位仅将档案管理工作理解为档案的保管，而对于其开发和利用则重视度不高，进而致使档案积极意义无法得到充分发挥，遑论推动其向数字化发展。

三、新形势下行政事业单位档案数字化管理策略

（一）树立数字化档案管理思维

要想对档案管理模式进行优化，首先，要转变工作思路，树立数字化档案管理思维。档案管理部门应该加大对数字档案管理的宣传力度，看到数字化建设对于档案管理模式优化的重要意义。特别是要结合当前时代发展背景，对于档案数字化建设的重要性进行分析。当前，我国已经迈入了信息化时代，任何事物的发展都与信息紧密相关，档案管理也要与时俱进，向着数字化档案管理方向迈进。其次，要加大档案管理人员的教育和培训。数字化档案管理模式的优化还需要档案管理人员的积极参与，因此有必要在引导档案管理人员树立数字化档案管理思维的同时，还要进一步提升档案管理人员的责任意识和工作意识，培养工作人员对于数字档案的敏感度，在具体工作中对于数字档案要严格按照档案收集的管理要求应收尽收，对于有价值的档案信息要纳入数据库之中，并注重对数据资源的整合和利用。通过档案管理思维的转变，让档案管理工作人员在具体工作中主动地践行数字化管理理念，提升档案管理工作效率。

（二）提升事业单位档案管理工作人员素质

首先，对所有事业单位的工作人员都要进行定期组织现代化设备的培训学习，每次定期培训工作完成以后，为了能够不断提升他们的设备工作管理技能，还需要对这些工作人员进行定期培训考核，提升工作人员对现代化设备的技术操作管理水平。此外，还希望可以通过推进奖惩激励机制建设来不断鼓励这些档案管理工作人员努力学习提升自身专业素质，积极主动地参与学习，进而能够取得很大的收获，并且利用这种奖励方法，可以轻松地实现档案数字化档案管理工作人员专业技能素质的提升。如果在考核执行过程中突然出现不积极配合以及考核结果不合格等现象，事业单位也就需要及时进行相应的惩罚制度。最后，还需要从初次入职前的资格筛选工作入手，通过不断提高初次入职档案人员的资格门槛，对事业单位数字化档案工作人员的资格选拔提高要求和加大工作难度，进行严格化的筛选，确保初次入职的每一位档案工作人员都能够符合标准。

（三）建立完善的档案数字化建设机制

在档案数字化建设期间，除了要全面提升管理人员的数字化意识以及水平之外，还应该构建较为完善的档案数字化建设机制。一方面，档案数字化制度在制定期间，需要深入剖析企业内部的具体经营发展情况，能够对国家相关档案管理法律法规展开整体研究，保证制定的档案管理体系，既能够满足企业单位的实际发展要求，也能符合国家的相关法律法规标准。另一方面，认真执行各项机制，尤其是档案数字化管理制度，可以第一时间将内部档案数字化建设的混乱状态处理好，科学解决各类矛盾问题。此外，在档案管理制度基础上，要明确专门的档案管理岗位，认真执行责任问责制度，确保档案管理人员能够认识到自身工作的重要性，实时规范自身的行为，提升档案管理水平，进而有效推动档案数字化建设进程。

结束语：行政事业单位的档案信息发挥着重要作用，直接影响单位发展质量，而传统档案管理模式在信息化快速发展新形势下，已经逐渐不能满足单位发展需求，数字化管理成为最主要趋势。数字化管理的实现将推动行政事业单位整体向智能化、信息化、现代化方向发展，因此单位应重视数字化建设，探究在建设过程中存在的问题并予以针对性解决，帮助提升档案管理的效率，推动单位实现长足发展，更好地为民众服务。