新时期办公室档案管理的有效性研究

王敏 李钊 刘刚宇

（北方魏家峁煤电有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 010308）

一、信息化时代下的档案管理工作

（一）档案管理的基本意义

首先，档案管理是企业科学管理的必要环节。当下，许多企业管理科学化进程十分紧迫。档案管理是企业管理中的基础环节，是将复杂、零散的档案材料进行整理和保存。若不能对档案材料进行及时、合理、规范归档管理，则档案有可能被盗、被复制等，其中一些重要档案对企业发展十分关键，若给不良用心的人可乘之机，则会造成管理的被动，导致企业内部管理出现混乱，影响企业当下及未来的经济发展。企业人员流动较为频繁，档案不及时保存，或管理缺乏专业性、独立性，由其他职能部门进行保管，无法有效监督档案管理工作。关键人员跳槽等现象，会使管理出现断裂甚至使企业机密、自主知识产权等重要信息流失，其后果是无法预知且十分严重的。因此，只有高质量的档案管理，才能为企业的正常生存发展提供坚实保障。其次，档案关系企业管理的基本信用，社会公认的档案是企业信用信息的重要资源和评判标准。因此，只有完善、高质量的档案管理才可以体现出企业拥有较高的信息诚信，从侧面反映企业在信息建设、综合管理等方面的水平。而信息化时代，信息泄露等实例不断暴露在公众面前，因此档案管理备受现代人的关注，在企业合作及人员择业时，也会考虑企业的档案管理水平。最后，档案是企业文化建设中的重要信息来源。企业的文化建设无疑要考虑企业发展历史等重要因素，企业核心文化也是从企业历史中精炼出来的，需要较完整地反映企业发展的历程。而档案存储着企业发展过程中的所有真实信息，因此企业在进行文化建设时，无疑会立足于企业发展历史和发展现状，建设拥有自身特色且传承企业优势的文化。

（二）档案管理信息化的特点

通过三个方面阐述档案管理信息化的主要特点。第一，根据相关部门的法律法规开展档案管理工作，严格遵守基本的政策，这是最基础的特点；第二，电子档案替代了实物档案，完成了技术管理代替实物管理的蜕变，采用信息化整体的管理形式，是实现各大部门走向档案信息化管理的重要步伐，这是最明显的特点；第三，信息的数字化与网络化纳入了档案的信息化管理，为档案管理工作的创新与持续发展奠定了坚实的基础。

二、当前办公室档案管理工作存在的主要问题

（一）档案管理工作中存在的问题

档案管理记录了的全部信息，其中包括不同时期背景下的重要工作、人物、事件等，规模的扩大，使档案的调阅需求逐渐增加，若是继续使用纸质档案的方式，将会降低档案管理工作的有效性。在储存管理方面，纸质档案也存在较大的困难，容易出现虫咬、老化等情况，档案利用率较低，使档案失去了原本的价值。由于缺乏完善的档案管理制度，导致内部的管理较为混乱，一旦出现问题，缺乏可依据的规章条例。

（二）档案管理缺乏安全性

档案信息安全性直接影响医院的发展，在档案管理中，由于缺乏信息化的管理，以及对互联网和计算机技术的使用，导致无法控制各种信息的安全漏洞，信息泄露现象十分严重。同时，由于内部的部门种类众多，而档案信息关系着的经营情况，如果管理中出现失误，将会对造成巨大的经济损失。

（三）工作人员的专业素养有待提升

一些单位并未指定专业人员进行管理，使得档案资料的保管出现很多问题，大量的资料被随意堆放，规范管理无从谈起，档案所具有的价值也就难以发挥出来。档案管理人员掌握的专业知识较少，管理能力较为低下，对工作影响较大。若想保证办公室档案管理富有实效，管理人员必须具有较强的专业素养，否则的话，管理过程中出现问题的概率就会大幅增加，办公室工作效率也难以得到保证。

三、新时期办公室档案管理的有效性

（一）企业加大对档案管理的重视

作为企业管理工作中的重要组成部分之一，档案管理工作应该得到各大企业的重视。企业应将档案管理工作质量的提高列入学校的发展规划中，合理分配对于各类管理工作的关注度、重视度，加强对档案管理工作的规范化管理。一方面，要重视相关制度的建立和完善，构建科学合理的管理制度，使档案管理人员的工作能够有章可循，从而使此项工作更加规范化。建立相应的考核制度，为档案管理工作的质量、效率以及相关管理人员工作水平的提高提供有效的制度保障；另一方面，要加大对档案管理的资金投入，充足的资金是有效开展档案管理工作的基础前提和保证，只有投入的资金足够了，档案管理的设施、手段等才能得到更新和维护，才能保证档案管理工作有效开展。

（二）明确档案管理工作

第一，单位为有效提升信息化档案管理水平应当配备相应的硬件和软件设备，使信息化档案管理真正得以落实，促进单位正常有序运转，推动档案管理工作信息化发展。第二，单位应当加强档案管理，定期开展检查整理工作，避免出现遗失或者与记录不相符的状况，也充分保证企业在开展档案管理工作时节省资金投入量。与此同时，单位应当实行档案信息化管理，加强档案管理力度，提升档案管理质量和效率。第三，对于一些从事多年档案管理工作的老员工来讲，面对新的档案管理模式一时之间难以适应，特别是在刚刚引进信息化管理模式时涉及信息转写、归档、归类和录入等环节，对于档案管理老员工而言是不小的挑战。因此，单位可以组织员工参加相关培训或者适当调动工作岗位，以满足现代信息化档案管理的要求[1]。

（三）创新档案管理方法

推动办公室档案管理工作进一步发展，需做到如下两方面：一方面，创新管理理念。档案信息有着极为重要的价值，相关工作人员应当创新管理理念，不仅仅是做好资料收集、整理、归档和保存等工作，还应当转变管理理念。包括单位领导人员和档案工作管理人员都需要拓宽档案管理思维，不断积极学习先进档案管理理念，并且以理念为基础构建信息管理系统，实现信息化的档案管理。另一方面，创新管理方式。第一，单位可以通过多方面力量推动档案管理工作信息化建设，将信息技术作为基础，为实现现代化档案管理提升管理效率提供有利条件。各单位应当提供充足的人力、物力和财力加以支持。第二，传统人力工作形式无法顺应现代化档案管理工作，要建设数字化档案管理，提升管理效率。第三，建立档案信息化管理系统，提供查询和搜索功能，解决传统档案管理存在的查询难和搜索慢等问题，提高档案管理工作的有效性[2]。

（四）加强档案安全管理

计算机主要是由硬件和软件组成，其中的任何环节都可能存在一定风险，可能受到黑客攻击，或者是电脑病毒等因素的影响，造成出现档案信息泄露或丢失的情况，因此，企业需要提高对档案安全的重视，加强档案工作的安全管理，应用防病毒软件，有效预防黑客的攻击，使档案管理人员熟练掌握计算机技术，解决工作中遇到的安全问题。同时，对档案管理人员进行培训，规范其操作行为，严格按照相关的规定，收集和录入档案信息，避免出现操作失误的行为，提高档案安全管理水平。

（五）及时清理失效文档

由于办公室文书档案管理部门随着单位建立而成立，时间久远，所以产生了各式各样的文件档案资料，由于某些资料的性质和作用有限，时间久了资料文档就会失效和过期。对这些已经失效和过期的文档，办公室文书管理人员要及时清理，避免因为这些没有什么作用的文档浪费办公室有限的空间资源，与没有过期还存有利用价值的文档混淆，不方便文档的查找和借阅，降低了工作效率[3]。

（六）加强对档案管理员工的培训

首先，档案管理中人员的能力、素质影响着档案的效力。针对员工能力等方面的问题，应通过专业培训强化其专业能力和综合素养，具体而言，需要强化员工信息收集、分类整理、分析等方面的操作能力；针对煤炭开采合同、合作协议、煤炭人力资源档案等，要做好档案管理分类。重视档案管理、关心员工、培训等方式，强化其工作态度、责任意识，使其充分了解档案管理的重要性，强化其防火防盗意识、重视信息安全管理。其次，人员离职、调动等现象在每个部门都很常见，基于档案管理的重要性和其管理复杂等特性，需要重视相关人员的工作交接，严防信息泄露、工作交接纰漏等问题。部门领导应参与复杂工作的对接，并做好人员电话等信息的记录[4]。

结语：进入新世纪，办公室档案管理工作有了很大的发展。但随着经济社会和档案事业的发展，特别是随着网络信息技术的快速发展，办公室档案管理也面临一些新困难和问题，直接影响办公室档案工作及单位业务工作的发展，需要采取有效的对策，尽快加以解决。