浅论人事档案管理和运用

林霖

（黑龙江省鸡西市人民医院，黑龙江 鸡西 158100）

现阶段社会发展迅速，科研人员档案的管理为公共机构内部结构的优化和改革提供了强大动力。人事档案真实记录了每位员工的人事简历，性格和道德以及政治观。它可以反映员工的完整情况，并且是雇用各个部门时的重要参考工具。人事档案与员工的劳动社会保障，人事工资等方面直接相关，因此人事档案部门是幕后的服务提供者和保证人。

一、人事档案管理概述

（一）人事档案的收集

人事档案材料分为十类：简历材料、自传材料、检查与评估材料、学术和职称培训材料、政治评论材料、比赛和联赛材料、奖励材料、处罚材料、任免材料等材料。在这十类材料中，人事部门直接制作或收集了干部履历表，年度评估表和薪资变动表，这可以确保按时收集材料。人事部间接收集诸如研究，政治评论，奖惩以及出国旅行等资料。资料不全，人事部门不知道其他部门是否已生成某些物料，这影响了物料的及时收集。例如，应收集出国人员进行研究，交流和学习的政策审查材料作为工作人员档案。在实际工作中，对海外人员的政治审查由党委劳动部门负责。由于人员不知道出国人员的政策审查材料是否属于人事档案，因此不会将其送交人事办公室。人事部不知道出国人员的清单，也不向党委劳动部索要，这将导致人事档案的收集不完整。如何改变这种情况？必须加强部门之间的业务沟通与协调，并充分利用网络的优势。目前，出国人员基本信息应在互联网上公布，人事部门人事档案管理人员应予以重视，并积极向有关部门积极收集资料。

（二）人员档案的组织和链接

人事档案应定期分类和装订，否则将难以确保人员档案的安全性和完整性。例如：员工提交的学历证书复印件，年度评估表，年薪表，退休批准表，党员资料等未及时分类。然后，在检查的情况下，如果丢失纸张该怎么办？因此，有必要定期组织和链接职员档案并在卷上打印档案目录。这样可以方便查阅，并可以确保人事档案的完整性。

（三）访问人事档案

严格执行人事档案访问纪律，严格执行人事档案访问过程，严格禁止人事档案访问。管理人事档案是机密工作，任何查看人事档案的人都应保守秘密。例如，在审查人事档案时，人事档案管理人员应检查是否有《人事档案查阅审批表》的单位批准印章；档案审查员是中国共产党的成员；档案审阅者强调审阅档案的纪律，不允许有拍照或更改。外部单位工作人员应出示申请书和身份证以核实档案并确保工作人员档案的安全。

（四）人员档案的传输

人才流动将导致人员档案在单位之间的转移。在日常工作中，我经常收到绑定的和未分类的人员档案。为了避免这种情况，在国外审查人事档案时，要求归档单位在传送人事档案之前按照规定进行组织，绑定和密封。人员档案的传输必须通过机密渠道，并且必须使用特殊车辆来接送人员。

二、当前人事档案管理存在的问题

（一）人事档案内容存在单一片面、不真实等问题

通过探索人事档案发现，其中大部分为政史材料，只有少数材料可以体现出个人专业特征以及业绩等。部分人员为达到自己的需求，所记录的学历与出生年月等前后不同。如此一来，对管理人员产生较大影响，当开展人员招聘以及岗位设置等工作时，极易出现引导误差。就人事档案信息应用而言，通常为被动服务，仅仅是供相关人员检查与阅览，并未让人事档案起到作用。

（二）人事档案管理和服务手段比较落后，与现阶段社会发展不匹配

现阶段，在开展人事档案管理工作时，仍旧应用以往落后的管理模式。在记录档案时，通常将一系列纸质材料作为载体，将其整合成卷宗，当进行整理与查阅等操作时，尚且应用手工操作模式，这不符现代社会高速发展的要求，所以不利于共享信息资源，不能实现其跨地域的目的。

（三）管理分散，为人事档案管理带来诸多不利

近年来，机关事业单位机构改革不断深化，逐渐落实聘用制，日益加剧人才流动。通过探索人事档案管理现状发现，将人事档案保存在三个地方，一是本单位，二是市委组织部，三是市人才交流中心，当进行整理与查阅等操作时，不仅浪费时间，而且给应用人员造成较大不便。部分人员的人事档案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人单位之间存在一定问题，两者并未共享信息数据，以此对档案资料产生较大不良影响，导致其缺乏连续性。

（四）流动人员中“弃档”“死档”问题比较严重

根据国家规定来看，只有三个地方可以保管人事档案：一是国家机关，二是事业单位，三是国有企业。对于流动人员而言，仅仅可以在人才服务中心保存与管理人事档案，同时需要缴纳管理费。近些年，无论是国家机关还是事业单位均不断深化改革，应用聘用制，而且人才流动强度越来越大，经常出现弃档与死档等现象。部分人员有待提高对人事档案的重视程度，缺乏缴纳人事档案管理费的意愿，担心人事档案内容危及自身等，以此引发许多不良现象，主要包括弃档、改档等现象。针对弃档实际情况来看，通常是高等院校学生、个体创业人员、出国人员等。通过探索大量数据统计发现，在流动人才中，没有携带人事档案的人员大概占比1/4，可能是人档分离，也可能是完全弃置。

三、人员档案的使用

（一）人事档案在甄选和雇用人员方面发挥着重要作用

人事档案中的干部人事资料是反映干部情况的基本依据和重要依据，是干部工作和领导选拔的重要信息。例如，在招募中层干部时，有必要对干部档案进行彻底，严格的审查，重点是“三个时间，两个日历和一个身份”，即出生时间的一致性，工作时间和入党时间；学习经历，工作经历以及身份的真实性。在审查身份档案时，发现身份档案中的某些材料显示出改变的迹象，经过检查和纪律调查，发现这些档案是伪造的，应收到相应的处罚。

（二）人事档案是社会保障服务管理的重要基础

政府机构事业单位养老保险制度改革后，离退休人员的工资将由社会保障支付。人事局的社会保障官员将《事业单位退休人员养老保险待遇审批表》交付给市社会保障局，批准表格中的项目必须填写参与工作的日期和年份的数据和信息。为了确保数据的准确性，有必要查看人事档案中的相关材料以进行确认。例如：在《干部履历表》中检查何时何地参加工作时间和工作经历；回顾多年来评估表上的参与时间；回顾多年来调整薪资表的时间；请检查“更正成绩表”等，以确保正确完成《事业单位退休人员养老保险待遇审批表》的工作，确保每月都能按时无误地收到退休金，并营造一个和谐的社会环境。

（三）人事档案是用于建立退休信息数据库的数据源

建立离退休干部信息数据库，准确认识离退休干部的基本情况，是做好离退休干部管理工作的重要基础。提高离退休干部的标准化和科学的服务管理水平，在相关领域更好地利用离退休干部，具有十分重要的作用。为了确保数据的准确性，请在查询完人事档案后填写《退休干部信息简表》。有必要收集基本信息，家庭状况，健康状况，参加重要的历史活动，奖惩和退休人员的工资状况。

（四）人事档案是公证信息的来源

随着人们法律意识的增强，经济的发展和人事家庭财富的丰富，近年来，公证业务越来越普遍。公证通常要求提取人事档案，这要求人事档案管理者要公正，公平，并寻求事实真相以提取人事档案。例如：提取《职工履历表》或《干部履历表》时，请如实填写父母，配偶，子女和社会关系的信息。有些人事档案有多个简历，必须仔细阅读，经过全面分析，然后提取其中一个简历，并在经过公证的摘要中注明年份，月份和日期的简历。如有问题，提取人事档案的负责人和公证处工作人员将配合对人事档案资料的调查和判断，以确保公证的严肃性。

结束语

人事档案管理部门促进部门的优化和改革，同时，无论部门如何进行改革和优化，该部门仍然是公共机构中的关键部门。在人才招聘过程中，人事档案管理部门扮演着重要角色。人事档案管理部门向招聘部门提供全面协助，以比较每个候选人的实际社会经验，人事能力和道德水准。在绩效考核的日常工作中，人事档案是高层领导决策的主要依据，促进了奖惩目标的实现。它是每位员工日常工作的最真实的资料，并真正记录了整个人事数据范围。