如何实现企业档案工作的创新与发展

刘琳琳

（中国电建市政建设集团有限公司，天津 300384）

一、引言

企业档案工作内容较为繁琐，涉及到企业管理运行的各个方面，需要对相关的资料信息进行全面的收集整理，形成完善的档案管理体系。而随着企业范围和经营规模的不断扩大，档案工作压力不断增大，为适应新常态下的企业发展形势，现有的档案管理模式已经无法满足企业发展需求，推到档案工作的科学创新已经成为档案部门的重要任务。而在实际的档案工作中存在着一些问题，制约着档案机制的体现，需要管理部门优化工作思路，结合企业发展需求，推动档案管理模式的科学转型。

二、十四五时期企业档案工作的趋势分析

企业作为市场经济的基础构成，是推动十四五规划高效落实的重要基础，为保证远景目标的高效实现，对档案工作提出了更高的要求。网络和信息设备的广泛普及推动了数字化数据资料的普及，推动档案管理模式的转型，对提升档案管理水平起到积极作用。在十四五发展阶段，随着信息技术的快速革新，对企业档案工作发展提供了有效的条件，借助信息设备和技术，推动智能化管理体系的构建，实现整体管理水平的提升。[1]档案资料具有较强的价值，在十四五阶段，管理部门要深入挖掘档案资料价值，拓宽档案资源利用途径，为企业经营管理决策的制定和执行提供科学的依据。要丰富档案工作思想内涵，推动档案文化的科学建设，营造积极的档案工作氛围，引导干部职工形成正确的档案管理意识，积极配合档案工作开展。为保证十四五规划和远景目标的科学实现，企业对档案工作人员的素质能力提出了更高的要求，推动人才队伍建设是档案部门的重要工作内容。[2]

三、企业档案的特点及价值表现

（一）企业档案特点

档案是对企业经营管理中产生的数据信息进行全面的收集整理，形成完善的档案管理体系，为企业高质量发展提供有效支持。档案工作具有鲜明的特点，一是全面性，需要对企业管理运行形成全面覆盖，资料内容较为丰富，形式较为多样，将企业发展过程形成直观细致的呈现。二是资料的真实有效，通过管理活动的开展，对资料内容进行有效的审核，对问题资料信息进行及时的处理，切实保证档案价值。[3]三是知识性，档案资料具有较强的专业性，丰富的技术数据资料为生产经营活动提供技术支持。同时档案文化是企业文化的重要组成，其中具有丰富的思想内涵，能够对档案工作者和使用者的思想意识形成科学的引导，形成对企业管理思想的科学渗透，树立正确的价值观念，营造积极的知识氛围，引导职工利用档案资料进行主动的学习提升，推动企业竞争软实力的提升。四是资源属性，档案资源具有较强的利用价值，能够对企业经营管理提供科学的依据，有效推动企业经济效益的提升。

（二）企业档案价值

企业档案具有较强的价值属性，对推动企业发展起到构建作用。一是提升企业管理水平，档案工作涉及到企业管理运行的各个环节，管理内容较为丰富，包括人事资料、技术数据、企业日常管理文书等不同的形式，通过提供查询和调用等服务，为管理工作开展提供科学的依据，提升企业管理效率。二是具有较强的凭证作用，技术创新是推动企业发展的关键动力，而随着市场竞争环境的不断复杂，企业与其它组织在知识产权、发明专利等方面容易好出现纠纷，档案资料在其中起到重要的凭证作用，为保障企业合法权益提供有效支持。三是丰富企业文化，档案是对企业发展历程的全面记录，其中蕴含着丰富的文化思想和人文观念，是企业文化的重要载体，通过档案工作的开展推动档案文化对企业经营管理的全面渗透，有效提升企业文化的科学性，营造积极的企业发展氛围。[4]

四、企业档案工作面临的问题

（一）缺乏重视和支持力度

档案工作的高效开展对推动企业发展起到积极作用，而当前部分企业对档案工作缺乏正确的认识，档案工作定位不够科学，相关的资源配置相对不足，无法保证较好的工作成效。档案工作思路较为传统，缺乏创新意识，对先进的管理理念和方式方法无法做到有效的引进。虽然大多数企业已经实现了信息化管理模式的构建，而在实际的管理活动中，相关的信息设备得不到及时的更新和维护，影响管理效率。同时管理队伍建设较为滞后，管理队伍结构不够科学，管理人员的素质能力存在不足，制约着管理效果的提升。[5]

（二）管理机制不够完善

完善的管理机制为档案工作开展提供制度基础，而现有的管理制度相对固定，缺乏长效机制建设，无法对管理活动形成科学的规范。缺乏完善的责任机制，管理权责划分不够明确，管理人员的责任意识较为薄弱，无法做到责任落实到人，不利于管理制度的严格执行。缺乏完善的保密机制，保密等级和标准设置不够科学，无法对资料进行准确额保密等级的评定，容易造成资料的外泄。[6]

（三）档案利用模式较为单一

档案资源的科学利用是档案价值体现的主要途径，而当前档案利用形式较为单一，主要是提供查询和调用服务，服务效率较低，无法及时满足使用者需求。档案编研工作开展较为滞后，对档案资料缺乏深入的研究，无法对其中的价值信息做到准确的提取，不能保证较好的服务质量，无法为企业发展提供有效的依据。

（四）信息化水平不足

信息技术的运用推动了档案管理模式的科学转型，而在实际的管理活动中，信息设备和技术的利用水平相对不足，对先进技术缺乏有效的引进和利用，信息基础设施建设滞后，无法保证较好的管理效率。同时信息安全防护工作不够到位，网络安全威胁是影响档案安全的重要因素，网络环境的日益复杂对档案安全管理带来了严峻的挑战，而当前管理活动中网络安全意识较为薄弱，安全防护机制不够完善，缺乏完善的安全防护体系，容易受到网络安全威胁的冲击，造成严重的损失。

五、企业档案工作创新与发展的实现措施

（一）加强重视和支持力度

档案工作的创新发展对推动企业高质量发展提供有效支持，企业要对档案工作形成正确的认识，提升主动意识，深入到企业经营管理活动中，准确掌握企业发展需求，明确档案工作方向，提升档案工作的实效性。要加强资金投入，优化基础设施建设，积极引进先进设备和技术，推动管理效率的整体提升。要较强管理队伍建设，积极引进档案专业和信息技术人才，优化管理队伍结构，加强对管理人员的培训教育，将信息知识技能作为重要的培训内容，根据实际的管理情况制定针对性的培训策略，推动管理人员专业素养和工作能力的提升。

（二）完善管理机制

档案部门要积极健全管理机制，严格按照档案法律法规和政策方针，构建长效管理机制，实时关注档案政策变化，对相关的规章制度进行及时的调整，实现对管理活动的科学规范，保证档案法规的严格执行。要完善责任机制，档案工作涉及到企业管理活动的各个环节，管理流程较为繁琐，管理部门要对管理流程进行细致的梳理，科学设置相关岗位的管理职能，明确权责划分，强化管理人员的责任意识，保证管理制度的贯彻执行。要完善监督体系，落实档案管理信息公开，接受广大干部职工的监督，积极听取职工群众的意见建议，及时发现和处理档案工作中存在的问题，推动相关管理制度的针对性优化。要完善保密机制，对保密等级和评判标准进行科学制定，制定相应的使用权限，防止泄密问题的出现，切实保证档案安全。

（三）拓宽利用途径

档案资源的高效利用为企业经营管理提供优质的服务，管理部门要提升主动意识，根据企业的档案利用需求，积极拓宽利用渠道，优化服务水平，推动档案价值的高效实现。要利用大数据等先进技术，对资料信息进行全面的分析和科学的整理，建设数字化档案数据库，为档案利用提供基础保障。要发挥网络优势，使用人员能够通过网络渠道进行档案的远程查询和浏览，提升利用效率。要利用技术手段对使用者需求进行全面的分析和精准的预测，实现服务的针对性投放，对检索机制进行优化，有效适应使用者的不同需求，推到服务质量的提升。要利用网络渠道加强与使用人员的沟通交流，对档案利用情况进行及时的跟进，形成准确的反馈，为后续服务活动的开展提供科学的依据。

（四）推进信息化建设

信息化档案管理模式的构建对提升档案管理质量和服务水平起到关键作用，管理部门要进一步提升信息化水平，积极引进先进设备和技术，对现有的管理体系进行维护升级，有效提升整体管理效率。要强化信息安全管理，构建完善的安全防护机制，对管理流程进行规范，有效防止因人为操作造成的安全问题。要积极引进先进的网络安全技术，对管理体系中的安全隐患和风险做到及时的发现处理，有效抵御外界网络威胁的入侵，切实保证信息安全。要优化防火墙配置，构建智能化防火墙体系，准确把握防护标准，实现对数据交互环节的全面监控，准确定位异常数据，有效维护数据安全。要利用虚拟网络技术，搭建VPN 专用网络，实现与公共网络的有效隔离，有效提升网络环境的安全性。

六、结语

档案管理工作的创新发展对推动企业高质量发展起到关键作用，管理部门要提升主动意识，对十四五期间企业发展形势和档案工作需求形成正确的认识，积极引进先进管理理念和方式方法，完善管理机制，创新管理模式，推动信息化管理体系的科学升级，强化管理水平和服务质量，推动档案价值的高效实现。