新形势下文书档案管理工作转型研究

文·高涛

文书档案是各单位档案的重要组成部分，在单位各项业务工作中发挥着重要的凭证作用以及参考作用[1]。推动文书档案工作转型，可以对文书档案资源进行集成化、智能化、规范化、科学化管理，将档案库转变为单位“智库”以及“知识库”，有效节约文书档案管理成本，全面提升文书档案管理水平。

一、文书档案管理工作转型中存在的问题

（一）尚未形成全覆盖的文书档案管理体系

现阶段，部分单位尚未意识到文书档案工作治理能力现代化转型的必要性，存在档案管理机制单一化、条块分割化的问题。一是表现为部分单位分管领导对于文书档案工作的重视度不足，在人、财、物等资源统筹和协调上没有下足功夫，导致文书档案工作边缘化[2]。二是不断增加的文书档案数量与档案队伍建设不成正比。例如，文书档案工作人员的数量不足，专业素质与时代发展、管理需求不匹配。三是文书资料形成部门对文书档案工作的支持力度不足，影响立卷归档等工作。

（二）文书档案工作制度不完善

一是文书档案工作制度存在漏洞，档案工作人员无法做到有据可依、有章可循，一定程度上影响到文书档案工作流程精细化水平。二是文书档案工作制度的针对性不强，内容较为宏观，没有着眼于单位实际情况，缺乏具体实施细则，无法有效应用到档案工作的各个环节中。三是绩效考核与责任落实等制度内容过于表象化，没有重点围绕“档案规范化、档案精细化、档案创新化”的要求优化制度内容[3]。

（三）文书档案工作数字化转型缓慢

部分单位档案工作信息化水平较低，直接影响了文书档案的收集、整理、归档、以及开发利用。一是文书档案工作模式仍然滞后、粗放，主要以传统线下手工管理模式为主，对人的依赖程度较高，让人的经验取代了标准规范。二是数字档案室建设缓慢，未配备先进的硬件系统、管理软件，不利于推动档案工作提质增效[4]。另外，部分单位对信息技术的应用能力不足，没有深刻领悟数字著录、高速检索、字节深度检索、档案云备份等新型管理模式的优越性，不利于对文书档案的管理和价值挖掘。

二、新形势下文书档案管理工作转型的对策

（一）理顺档案管理机制，实现工作体系全覆盖

要探索建立文书档案“四级管理”模式，搭建分管领导负责统筹、文书档案工作人员负责落实、兼职专员负责配合的工作体系，确保管理梯队完善、单位高度重视、工作职责清晰。一是单位分管领导负责人员配备、经费设施、制度修编、责任落实、绩效考核等工作，协调好文书档案工作人员与其他部门之间的关系，为文书档案工作开展创造有利条件。二是单位要结合文书档案工作量、工作难度、工作要求，配备一定数量的工作人员，并开展持续性的专业培训，打造复合性的专职档案人员队伍。三是文书资料形成部门要设置兼职档案专员，负责本部门文书资料的收集、审核工作，及时移交文书档案工作人员，形成全员参与的档案工作格局，最大限度地保障文书档案工作质量。

（二）建立规范的文书档案工作制度，实现全过程管理

一是要做到制度设计无死角，对文书档案的密级、保管期限、内容类别、格式规范、责任部门、立卷归档时间、立卷归档要求、开发利用、鉴定销毁等进行明确界定，确保文书档案收集完整、整理规范、归档及时。二是突出重点。要重点明确文书档案的归档文件清单，并列出各个环节文书资料的收集节点，确保部门能够按照时间节点对文书资料进行清理。对于未归档的文件资料，要建立文件跟踪台账，定期检查并清查，做到应归尽归，减少工作中的纰漏。三是要从制度上明确绩效考核与责任落实的相关内容，结合年度档案工作目标与计划对指标进行细化，提升员工责任意识。

（三）加快文书档案工作数字化转型，实现技术赋能目标

一是要加快传统载体档案数字化进程，对纸质文书档案进行扫描处理，进一步扩大单位电子档案管理的覆盖面。二是要探索建立数字档案室，尝试将大数据技术、区块链技术、云共享技术、云储存技术应用到文书档案工作中。一方面，依托数据链条打通文书档案管理系统壁垒，协同办公系统及其他信息管理平台，继续深化文书档案线上“一站式”管理、开发、利用工作，加快数据传输、数据共享的步伐。另一方面，依托新型技术打造文书档案数据库，缩短检索查阅时间，为单位各项工作提供快捷的信息支持。

伴随文书档案在单位决策、咨询、编研、参考中的价值不断增加，文书档案工作所受到的重视程度也不断提升，文书档案管理应利用新方法、新途径、新技术，促进文书档案工作内容和方式转型，更好地实现档案资源规范管理、开发利用、开放共享等目标，让文书档案治理工作呈现出崭新的面貌。